Ein CRM für eine Agentur ist kein Vertriebs-CRM. Während klassische CRMs auf Pipeline und Deal-Closing optimiert sind, brauchen Agenturen drei Dinge zusätzlich: Retainer- und Stunden-Tracking, Projekt-Übersicht über…
26 Tools im VergleichStand 2026 · suitApp
Agenturen brauchen ein CRM, das nicht nur Leads verwaltet, sondern Retainer abrechnet, Stunden trackt und parallele Kundenprojekte sauber abbildet. Von 26 verglichenen Systemen erfüllen 10 deutsche Anbieter wie SmartWe, CentralStationCRM und Akquisemanager die DSGVO-Anforderungen mit deutschem Hosting.
SmartWe ist eine cloudbasierte CRM-Software aus Karlsruhe, entwickelt von der CAS Software AG – einem der führenden deutschen CRM-Hersteller. Die Lösung richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen und vereint klassisches Kundenbeziehungsmanagement mit sogenannten…
Vorteile
+Made in Germany: SmartWe wird von CAS Software AG aus Karlsruhe entwickelt und betrieben – vollständig in der deutschen Cloud gehostet, kein Datentransfer in Drittländer.
+DSGVO-konform und fair.digital-zertifiziert: Höchste Datensicherheit, optimale Verschlüsselung und ein ausgefeiltes Rechtesystem ohne Hintertüren oder Tracking durch US-Konzerne.
+Ausgezeichnet als 'Top Cloud CRM Platform in Europe 2025' durch das Fachmagazin CIO Applications Europe – anerkannte Qualität auf internationalem Niveau.
Nachteile
−Internationaler Einsatz eingeschränkt: SmartWe ist primär auf den deutschsprachigen Markt ausgerichtet – Mehrsprachigkeit ist begrenzt, und der Support ist auf DACH fokussiert.
−Preise nicht auf der Website in Echtzeit einsehbar: Die tatsächlichen Netto-Preise (14,90 / 29,90 / 39,90 EUR) sind im Vergleich zu US-Wettbewerbern weniger prominent kommuniziert; Add-ons und Zusatzmodule können die Kosten erhöhen.
−Kleinere Community und weniger Drittanbieter-Integrationen als internationale CRM-Giganten wie Salesforce oder HubSpot – der App Store ist im Vergleich noch überschaubar.
combit CRM ist eine deutsches CRM-Software aus Konstanz, die seit 1988 Unternehmen im DACH-Raum beim professionellen Kundenmanagement unterstützt. Die Lösung laeuft On-Premise oder in einer deutschen Private Cloud, ist vollstaendig DSGVO-konform und punktet mit…
Vorteile
+Made in Germany aus Konstanz: combit entwickelt und supportet die Software seit 1988 vollstaendig in Deutschland - kein Outsourcing, kein US-Cloud-Zwang.
+Aussergewoehnliche Anpassbarkeit: Eingabemasken, Tabellenstrukturen und Prozesse lassen sich ohne externe Berater individuell konfigurieren und wachsen mit dem Unternehmen.
+DSGVO-nativ und On-Premise-faehig: Als einzige Betriebsvariante bietet combit echten lokalen Serverbetrieb - wichtig für datenschutzsensible Branchen.
Nachteile
−Klassische, eher veraltete Benutzeroberflaeche: Die UI wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-CRM-Lösungen wie HubSpot oder Pipedrive technisch und wenig zeitgemaess.
−Hohe Einstiegshuerden: Das System erfordert eine intensive Einarbeitung; komplexe Anpassungen setzen oft Unterstützung durch Implementierungspartner oder IT-Affinitaet voraus.
−Keine Cloud-First-Optik: Wer eine schlanke, moderne SaaS-Erfahrung erwartet, wird enttaeuscht - combit ist ein Werkzeug für erfahrene CRM-Nutzer, nicht für Einsteiger.
Streak verwandelt Gmail in ein vollstaendiges CRM-System. Pipelines erscheinen als Tabellenansichten direkt im Posteingang, sodass Deals, Recruiting-Prozesse oder Support-Tickets ohne Tab-Wechsel verwaltbar sind. Die Chrome Extension laeuft nativ in Gmail und Google Workspace…
Vorteile
+Lebt vollstaendig im Gmail-Posteingang - kein separates CRM-Tool noetig
+Einzigartig für Gmail- und Google-Workspace-Nutzer konzipiert
+Dauerhafter Free-Tier ohne Zeitlimit
Nachteile
−Ausschlllliesslich für Gmail und Google Workspace - kein Outlook-Support
−Preise in USD, keine DACH-Waehrungsoption
−Server in den USA (Google Cloud), kein EU- oder DACH-Hosting
Insightly ist eine US-amerikanische All-in-One-Business-Plattform, die CRM, Marketing-Automation, Service-Ticketing und natives Projektmanagement in einer einzigen Lösung zusammenfuehrt. Besonders stark ist die nahtlose Verbindung von Vertrieb und Projektlieferung: Gewonnene…
Vorteile
+Einzigartiges natives Projektmanagement direkt im CRM -- Opportunities werden nahtlos in Projekte umgewandelt, ohne Datenverlust oder Systemwechsel.
+Tiefe bidirektionale Integration mit Google Workspace (Gmail, Drive, Calendar) und Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) ohne Drittanbieter-Middleware.
+Hochflexible Anpassbarkeit durch Custom Objects, konfigurierbare Seitenlayouts und rollenbasierte Berechtigungen ohne Entwicklerkenntnisse.
Nachteile
−Marketing-Automation und Service-Ticketing sind kostenpflichtige Add-ons, die den Gesamtpreis gegenueber All-in-One-Angeboten wie HubSpot deutlich erhoehen können.
−Benutzeroberflaeche gilt als funktional, aber weniger modern und intuitiv als Wettbewerber wie HubSpot oder Pipedrive.
−Geringe Markenbekanntheit im DACH-Raum: wenig deutschsprachige Community, Partner und Support-Ressourcen.
Pipedrive ist ein Sales-CRM aus Estland, das für kleine und mittelstaendige Vertriebsteams entwickelt wurde. Die visuelle Pipeline-Ansicht zeigt jeden Deal auf einen Blick. Der integrierte Pipedrive AI Sales Assistant gibt automatisierte Empfehlungen und priorisiert…
Vorteile
+EU-Hosting mit Serverstandort Estland (DSGVO-konform)
+Intuitive visuelle UX senkt Einarbeitungszeit
+KI-Funktionen nativ integriert ohne Aufpreis ab Premium
Nachteile
−Lead-Management-Funktionen im Vergleich zu Spezialtools eingeschraenkt
−Komplexe Enterprise-Anforderungen (z.B. mehrstufige Genehmigungen, tiefes Rollenmanagement) werden nur begrenzt abgedeckt
−Berichterstattung weniger maechtig als bei Salesforce oder HubSpot Enterprise
Akquisemanager (ameax AkquiseManager) ist eine cloudbasierte CRM-Software aus Deutschland, die speziell für kleine und mittelstaendige Unternehmen sowie Selbstständige entwickelt wurde. Die Lösung unterstützt Vertriebsteams bei der Kontaktverwaltung, Akquise-Planung und…
Vorteile
+Made in Germany: Software und Hosting stammen aus Deutschland, was DSGVO-Konformitaet und deutschen Support sicherstellt.
+Einfache Bedienung: Sofort im Browser nutzbar ohne Installation, flache Lernkurve auch für technisch weniger affine Nutzer.
+Praxisnaher Funktionsumfang: Kontaktverwaltung, Wiedervorlagen, Angebote und Rechnungen in einer Lösung ohne unnoetige Komplexitaet.
Nachteile
−Kleiner Anbieter: Im Vergleich zu HubSpot oder Pipedrive deutlich geringerer Funktionsumfang, insbesondere bei nativer Marketing-Automation.
−Keine kostenfreie Dauervariante: Nach dem 30-Tage-Test ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.
−Mobile App limitiert: Die Mobillösung erfolgt hauptsaechlich über den mobilen Browser, eine vollwertige native App ist nicht vorhanden.
Nimble ist das Social CRM für Solopreneure, Berater und KMU, das von Jon Ferrara, dem Gründer von GoldMine CRM, entwickelt wurde. Es reichert Kontakte automatisch mit öffentlichen Social-Media-Profilen und Business-Daten an, ohne manuellen Aufwand. Über Browser-Extensions für…
Vorteile
+Einzigartiges Social-Profile-Enrichment: Nimble reichert Kontakte automatisch mit öffentlichen LinkedIn-, Twitter/X- und Business-Daten an, ohne manuelle Eingabe.
+Tiefe Outlook- und Gmail-Integration über native Sidebars und Browser-Extension, sodass CRM direkt im E-Mail-Postfach nutzbar ist.
+Sehr einsteigerfreundlich und schnell einsatzbereit, ideal für Solopreneure und kleine Teams ohne CRM-Erfahrung.
Nachteile
−Nur ein einziger Plan verfuegbar, wenig Flexibilitaet für unterschiedliche Teamgroessen oder Budget-Stufen.
−Social-Datenanreicherung ist durch LinkedIn-API-Restriktionen deutlich eingeschraenkt worden, sodass Profile öfters unvollstaendig bleiben.
−Kein kostenloser Dauertarif, nur 14-taegige Testphase.
Capsule ist ein britisches CRM-System für kleine und mittelstaendische Unternehmen, entwickelt in Manchester seit 2009. Die Software ueberzeugt durch einen besonders einfachen Einstieg: Kontakt- und Pipeline-Management sind intuitiv aufgebaut, ohne unnoetige Komplexitaet.…
Vorteile
+Sehr einfacher Einstieg ohne steile Lernkurve
+Dauerhaft kostenloser Plan für bis zu 2 Nutzer
+EU-Cloud-Region für DSGVO-konforme Datenhaltung
Nachteile
−Keine native Marketing-Automation (nur über kostenpflichtiges Transpond-Add-on)
−Limitierte Custom Objects und Datenmodell-Anpassungen
−Preise in USD/GBP, kein DACH-spezifisches Pricing oder lokalisierter Support
1CRM ist eine quelloffene CRM-Plattform, die weit über klassisches Kontaktmanagement hinausgeht. Entwickelt von 1CRM Corp (Kanada) und in Deutschland vertrieben von der visual4 GmbH (Freiburg), richtet sich die Software an kleine und mittelstaendige Unternehmen, die neben CRM…
Vorteile
+Open Source mit Self-Hosting-Option: Voller Quellcode-Zugang (PHP) und On-Premise-Betrieb ermöglicht vollstaendige Datenkontrolle ohne Vendor-Lock-in -- besonders relevant für IT-affine KMU und datenschutzsensible Branchen.
+Nativ integrierter ERP-Umfang: Rechnungsstellung, Lagerhaltung, Bestellmanagement und Projektkostenabrechnung sind ohne Zusatzmodule enthalten -- eine Kombination, die vergleichbare CRM-Tools selten in dieser Tiefe bieten.
+Deutsches Hosting durch visual4 Freiburg: DSGVO-konformes Cloud-Hosting mit Serverstandort Deutschland durch den offiziellen deutschen Distributor -- keine Abhaengigkeit von US-Rechenzentren.
Nachteile
−Veraltete Benutzeroberflaeche: Das UI wirkt im Vergleich zu modernen CRM-Lösungen wie HubSpot oder Pipedrive optisch gealtert und weniger intuitiv -- der Einarbeitungsaufwand ist hoeher.
−Kleine Community, wenige deutschsprachige Ressourcen: Im Vergleich zu Salesforce oder HubSpot gibt es deutlich weniger Community-Foren, Tutorials und Drittanbieter-Integrationen, was Problemlösungen erschwert.
−Kaum KI-Funktionen: Automatisierungen und KI-gestuetzte Features (z.B. Lead-Scoring, E-Mail-Generierung) fehlen weitgehend -- hier sind modernere CRM-Tools deutlich weiter.
Pipeline CRM (bis 2020 bekannt als PipelineDeals) ist ein cloudbasiertes Sales-CRM für kleine und mittelstaendische US-Vertriebsteams. Die Software ueberzeugt durch Deal-Management, visuelles Pipeline-Tracking, leistungsstarkes E-Mail-Tracking und praxisnahe Reporting-Tools.…
Vorteile
+Sehr einfache Bedienung - auch für nicht-technische Vertriebler ohne lange Einarbeitung nutzbar
+Starkes E-Mail-Tracking mit Echtzeit-Benachrichtigungen bei E-Mail-Öffnungen und Klicks
+Transparente, gestaffelte Preisstruktur ohne versteckte Kosten
Nachteile
−Preise ausschliesslich in USD - kein DACH-Hosting, keine EU-Datenschutz-Infrastruktur
−Kein kostenloser Free-Plan - nur 14-taegige Testphase
−Deutlich weniger KI- und Automatisierungsfunktionen als HubSpot oder Salesforce
Ein CRM für Agenturen unterscheidet sich vom klassischen Sales-CRM in fünf Punkten:
Retainer-Tracking: wiederkehrende Monatsbudgets pro Kunde mit Verbrauchsanzeige
Time-Billing: Stundenaufzeichnung direkt am CRM-Kontakt, idealerweise mit Verknüpfung zu Rechnungstool
Multi-Project-View: Übersicht über alle aktiven Kundenprojekte parallel, nicht nur Deals
Resource-Allocation: Welcher Mitarbeiter ist diese Woche für welchen Kunden eingeplant
Profitabilitäts-Reporting: Marge pro Kunde, nicht nur Umsatz
Reine Sales-CRMs wie Pipedrive oder klassisches Salesforce brauchen Add-ons (Forecast, Mavenlink, Asana-Integration) für diese Funktionen.
Diese CRMs werden in Deutschland entwickelt
38 Prozent der gelisteten CRMs kommen aus Deutschland oder bieten dedizierte DE-Server. Für Agenturen mit personenbezogenen Kundendaten ist das ein DSGVO-Pluspunkt:
SmartWe: Made in Germany, dedizierte Agentur-Workflows
Wichtig: Bei vielen Anbietern verstecken sich Add-on-Kosten (zusätzliche Pipelines, Reporting-Module, API-Calls) im Kleingedruckten. Bei HubSpot kommen schnell Marketing- und Service-Hub-Kosten dazu, bei Salesforce Implementierungsaufwand von 3.000 bis 30.000 Euro.
Standard-Integrationen für den Agentur-Workflow
Die wichtigsten Integrationen, nach Verbreitung sortiert:
Zapier (54 Prozent): für No-Code-Workflows mit beliebigen anderen Tools
Slack (38 Prozent): Lead-Notifications, Deal-Updates in Channel pushen
Mailchimp (35 Prozent): E-Mail-Kampagnen direkt aus Kontaktlisten
Gmail und Outlook (jeweils 23-31 Prozent): Mail-Sync mit Kontakthistorie
Google Workspace (27 Prozent): Kalender, Docs, Drive-Anhänge an Kontakte
QuickBooks (27 Prozent): Rechnungen aus Deals erstellen (für DACH: bevorzugt sevDesk, Lexware, FastBill via Zapier)
Microsoft 365 (19 Prozent): Teams-Calls, Calendar, Word-Vorlagen
Was häufig fehlt: native Anbindung an deutsche Buchhaltungstools (sevDesk, Lexware, DATEV). Über Zapier oder Make lassen sich diese fast immer abbilden.
Social-Media-Agentur Spezialfall:Sprout Social mit CRM-Light für direkten Community-Daten-Sync
DSGVO und Datenschutz bei Agentur-CRMs
Agenturen verwalten meist Dritt-Daten (Kunden ihrer Kunden), was die DSGVO-Anforderung verschärft. Drei Pflichtkriterien:
AV-Vertrag nach Artikel 28: Pflicht bei allen Anbietern, auch bei deutschen wie SmartWe oder CentralStation
Server-Standort EU oder Deutschland: 17 von 26 CRMs bieten EU-Hosting, 10 davon explizit deutsche Server
Sub-Processor-Liste prüfen: Welche Drittdienste werden vom CRM-Anbieter eingebunden (Mailgun, AWS, Google Cloud)?
US-Anbieter wie Salesforce oder HubSpot sind seit dem EU-US Data Privacy Framework (2023) wieder rechtssicher nutzbar, brauchen aber zusätzlich Standardvertragsklauseln im AV.
Highlight: <a href="/software/smartwe/">SmartWe</a> als CRM mit deutscher DNA
SmartWe erreicht im DACH-Score 7 von 7 Punkten: deutsches Hosting, deutscher Anbieter, DSGVO-konform, deutschsprachiger Support, EU-Datenresidenz. Stärken im Agentur-Einsatz: einfache Bedienung, integriertes E-Mail-Marketing, deutschsprachige Schulungen und mobile Apps für iOS und Android. Schwächen: weniger Drittanbieter-Integrationen als HubSpot oder Salesforce, kein eigenes Projektmanagement-Modul (Asana, Trello oder ClickUp parallel nötig).
Alternative für Agenturen, die ein All-in-One mit deutscher Datenresidenz suchen: Bitrix24 (CRM plus Projekte plus Telefonie) oder Akquisemanager (Vertriebsfokus, sehr DACH-spezifisch).
