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CRM-Software Vergleich 2026

CRM-Software

Ein CRM (Customer-Relationship-Management-System) hält alle Informationen zu deinen Kunden und Interessenten an einem Ort: Kontaktdaten, E-Mail-Verlauf, Angebote, offene Aufgaben und Vertriebs-Pipeline.

34 Tools im VergleichStand 2026 · suitApp

Du suchst ein CRM-System, das wirklich zu deinem Vertrieb passt und nicht nur eine teurere Excel-Tabelle ist? Hier findest du 34 CRMs im strukturierten Vergleich, sortiert nach Use-Case, Preis, DSGVO-Eignung und Integrationen. Wir haben für jedes Tool den Hosting-Standort geprüft, die Preisbandbreite ermittelt und typische Käufer-Fragen beantwortet, an denen klassische Vergleichsportale vorbeireden.

Die wichtigsten CRM-Software im Detail

SmartWe Logo

#1SmartWe

KostenpflichtigDE

SmartWe ist eine cloudbasierte CRM-Software aus Karlsruhe, entwickelt von der CAS Software AG – einem der führenden deutschen CRM-Hersteller. Die Lösung richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen und vereint klassisches Kundenbeziehungsmanagement mit sogenannten…

Vorteile
  • +Made in Germany: SmartWe wird von CAS Software AG aus Karlsruhe entwickelt und betrieben – vollständig in der deutschen Cloud gehostet, kein Datentransfer in Drittländer.
  • +DSGVO-konform und fair.digital-zertifiziert: Höchste Datensicherheit, optimale Verschlüsselung und ein ausgefeiltes Rechtesystem ohne Hintertüren oder Tracking durch US-Konzerne.
  • +Ausgezeichnet als 'Top Cloud CRM Platform in Europe 2025' durch das Fachmagazin CIO Applications Europe – anerkannte Qualität auf internationalem Niveau.
Nachteile
  • −Internationaler Einsatz eingeschränkt: SmartWe ist primär auf den deutschsprachigen Markt ausgerichtet – Mehrsprachigkeit ist begrenzt, und der Support ist auf DACH fokussiert.
  • −Preise nicht auf der Website in Echtzeit einsehbar: Die tatsächlichen Netto-Preise (14,90 / 29,90 / 39,90 EUR) sind im Vergleich zu US-Wettbewerbern weniger prominent kommuniziert; Add-ons und Zusatzmodule können die Kosten erhöhen.
  • −Kleinere Community und weniger Drittanbieter-Integrationen als internationale CRM-Giganten wie Salesforce oder HubSpot – der App Store ist im Vergleich noch überschaubar.
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Wice Logo

#2Wice

FreemiumDE

Wice CRM ist eine professionelle CRM-Software aus Hamburg, die kleine und mittelstaendische Unternehmen bei Marketing, Vertrieb, Service und Faktura unterstützt. Die webbasierte Lösung laeuft komplett im Browser und steht wahlweise als On-Demand-Variante (SaaS) aus deutschen…

Vorteile
  • +DSGVO-konform und Made in Germany
  • +Hosting in deutschen Rechenzentren
  • +Wahlweise SaaS oder On-Premise mit identischer Codebasis
Nachteile
  • −Benutzeroberflaeche wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-CRM etwas in die Jahre gekommen
  • −Kleiner Anbieter mit ueberschaubarem Partner- und App-Marketplace-Oekosystem
  • −Keine native mobile App, mobile Nutzung erfolgt über den Browser
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Infusionsoft von Keap Logo

#3Infusionsoft von Keap

Kostenpflichtig

Infusionsoft ist der historische Markenname der heutigen Plattform Keap und beschreibt eine seit 2001 etablierte All-in-One-Suite für CRM, Sales- und Marketing-Automation. Der Anbieter aus Chandler, Arizona, vollzog 2019 ein Rebranding zu Keap und positioniert das Produkt…

Vorteile
  • +Vereint CRM, Marketing-Automation, Zahlungen und Buchungen in einer Plattform und reduziert Tool-Sprawl
  • +Easy Automations Builder ist auch für nicht-technische Nutzer zugänglich und schneller einsatzfaehig als komparable Enterprise-Lösungen
  • +Dedizierter Onboarding-Coach in allen Plänen verkuerzt den Time-to-Value für Erstanwender deutlich
Nachteile
  • −Marke Infusionsoft wurde 2019 zu Keap, was Doku- und Tutorial-Suchen erschwert
  • −Server stehen ausschliesslich in den USA ohne EU-Data-Residency, was DSGVO-Konformitaet in Deutschland erschwert
  • −Mit ab 299 USD pro Monat deutlich teurer als HubSpot Starter oder Pipedrive
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Combit CRM Logo

#4Combit CRM

KostenpflichtigDE

combit CRM ist eine deutsches CRM-Software aus Konstanz, die seit 1988 Unternehmen im DACH-Raum beim professionellen Kundenmanagement unterstützt. Die Lösung laeuft On-Premise oder in einer deutschen Private Cloud, ist vollstaendig DSGVO-konform und punktet mit…

Vorteile
  • +Made in Germany aus Konstanz: combit entwickelt und supportet die Software seit 1988 vollstaendig in Deutschland - kein Outsourcing, kein US-Cloud-Zwang.
  • +Aussergewoehnliche Anpassbarkeit: Eingabemasken, Tabellenstrukturen und Prozesse lassen sich ohne externe Berater individuell konfigurieren und wachsen mit dem Unternehmen.
  • +DSGVO-nativ und On-Premise-faehig: Als einzige Betriebsvariante bietet combit echten lokalen Serverbetrieb - wichtig für datenschutzsensible Branchen.
Nachteile
  • −Klassische, eher veraltete Benutzeroberflaeche: Die UI wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-CRM-Lösungen wie HubSpot oder Pipedrive technisch und wenig zeitgemaess.
  • −Hohe Einstiegshuerden: Das System erfordert eine intensive Einarbeitung; komplexe Anpassungen setzen oft Unterstützung durch Implementierungspartner oder IT-Affinitaet voraus.
  • −Keine Cloud-First-Optik: Wer eine schlanke, moderne SaaS-Erfahrung erwartet, wird enttaeuscht - combit ist ein Werkzeug für erfahrene CRM-Nutzer, nicht für Einsteiger.
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Streak Logo

#5Streak

Freemium

Streak verwandelt Gmail in ein vollstaendiges CRM-System. Pipelines erscheinen als Tabellenansichten direkt im Posteingang, sodass Deals, Recruiting-Prozesse oder Support-Tickets ohne Tab-Wechsel verwaltbar sind. Die Chrome Extension laeuft nativ in Gmail und Google Workspace…

Vorteile
  • +Lebt vollstaendig im Gmail-Posteingang - kein separates CRM-Tool noetig
  • +Einzigartig für Gmail- und Google-Workspace-Nutzer konzipiert
  • +Dauerhafter Free-Tier ohne Zeitlimit
Nachteile
  • −Ausschlllliesslich für Gmail und Google Workspace - kein Outlook-Support
  • −Preise in USD, keine DACH-Waehrungsoption
  • −Server in den USA (Google Cloud), kein EU- oder DACH-Hosting
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Insightly Logo

#6Insightly

Kostenpflichtig

Insightly ist eine US-amerikanische All-in-One-Business-Plattform, die CRM, Marketing-Automation, Service-Ticketing und natives Projektmanagement in einer einzigen Lösung zusammenfuehrt. Besonders stark ist die nahtlose Verbindung von Vertrieb und Projektlieferung: Gewonnene…

Vorteile
  • +Einzigartiges natives Projektmanagement direkt im CRM -- Opportunities werden nahtlos in Projekte umgewandelt, ohne Datenverlust oder Systemwechsel.
  • +Tiefe bidirektionale Integration mit Google Workspace (Gmail, Drive, Calendar) und Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) ohne Drittanbieter-Middleware.
  • +Hochflexible Anpassbarkeit durch Custom Objects, konfigurierbare Seitenlayouts und rollenbasierte Berechtigungen ohne Entwicklerkenntnisse.
Nachteile
  • −Marketing-Automation und Service-Ticketing sind kostenpflichtige Add-ons, die den Gesamtpreis gegenueber All-in-One-Angeboten wie HubSpot deutlich erhoehen können.
  • −Benutzeroberflaeche gilt als funktional, aber weniger modern und intuitiv als Wettbewerber wie HubSpot oder Pipedrive.
  • −Geringe Markenbekanntheit im DACH-Raum: wenig deutschsprachige Community, Partner und Support-Ressourcen.
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Pipedrive Logo

#7Pipedrive

UnbekanntEU

Pipedrive ist ein Sales-CRM aus Estland, das für kleine und mittelstaendige Vertriebsteams entwickelt wurde. Die visuelle Pipeline-Ansicht zeigt jeden Deal auf einen Blick. Der integrierte Pipedrive AI Sales Assistant gibt automatisierte Empfehlungen und priorisiert…

Vorteile
  • +EU-Hosting mit Serverstandort Estland (DSGVO-konform)
  • +Intuitive visuelle UX senkt Einarbeitungszeit
  • +KI-Funktionen nativ integriert ohne Aufpreis ab Premium
Nachteile
  • −Lead-Management-Funktionen im Vergleich zu Spezialtools eingeschraenkt
  • −Komplexe Enterprise-Anforderungen (z.B. mehrstufige Genehmigungen, tiefes Rollenmanagement) werden nur begrenzt abgedeckt
  • −Berichterstattung weniger maechtig als bei Salesforce oder HubSpot Enterprise
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Akquisemanager Logo

#8Akquisemanager

KostenpflichtigDE

Akquisemanager (ameax AkquiseManager) ist eine cloudbasierte CRM-Software aus Deutschland, die speziell für kleine und mittelstaendige Unternehmen sowie Selbstständige entwickelt wurde. Die Lösung unterstützt Vertriebsteams bei der Kontaktverwaltung, Akquise-Planung und…

Vorteile
  • +Made in Germany: Software und Hosting stammen aus Deutschland, was DSGVO-Konformitaet und deutschen Support sicherstellt.
  • +Einfache Bedienung: Sofort im Browser nutzbar ohne Installation, flache Lernkurve auch für technisch weniger affine Nutzer.
  • +Praxisnaher Funktionsumfang: Kontaktverwaltung, Wiedervorlagen, Angebote und Rechnungen in einer Lösung ohne unnoetige Komplexitaet.
Nachteile
  • −Kleiner Anbieter: Im Vergleich zu HubSpot oder Pipedrive deutlich geringerer Funktionsumfang, insbesondere bei nativer Marketing-Automation.
  • −Keine kostenfreie Dauervariante: Nach dem 30-Tage-Test ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.
  • −Mobile App limitiert: Die Mobillösung erfolgt hauptsaechlich über den mobilen Browser, eine vollwertige native App ist nicht vorhanden.
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Nimble Logo

#9Nimble

Kostenpflichtig

Nimble ist das Social CRM für Solopreneure, Berater und KMU, das von Jon Ferrara, dem Gründer von GoldMine CRM, entwickelt wurde. Es reichert Kontakte automatisch mit öffentlichen Social-Media-Profilen und Business-Daten an, ohne manuellen Aufwand. Über Browser-Extensions für…

Vorteile
  • +Einzigartiges Social-Profile-Enrichment: Nimble reichert Kontakte automatisch mit öffentlichen LinkedIn-, Twitter/X- und Business-Daten an, ohne manuelle Eingabe.
  • +Tiefe Outlook- und Gmail-Integration über native Sidebars und Browser-Extension, sodass CRM direkt im E-Mail-Postfach nutzbar ist.
  • +Sehr einsteigerfreundlich und schnell einsatzbereit, ideal für Solopreneure und kleine Teams ohne CRM-Erfahrung.
Nachteile
  • −Nur ein einziger Plan verfuegbar, wenig Flexibilitaet für unterschiedliche Teamgroessen oder Budget-Stufen.
  • −Social-Datenanreicherung ist durch LinkedIn-API-Restriktionen deutlich eingeschraenkt worden, sodass Profile öfters unvollstaendig bleiben.
  • −Kein kostenloser Dauertarif, nur 14-taegige Testphase.
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1CRM Logo

#101CRM

FreemiumDE

1CRM ist eine quelloffene CRM-Plattform, die weit über klassisches Kontaktmanagement hinausgeht. Entwickelt von 1CRM Corp (Kanada) und in Deutschland vertrieben von der visual4 GmbH (Freiburg), richtet sich die Software an kleine und mittelstaendige Unternehmen, die neben CRM…

Vorteile
  • +Open Source mit Self-Hosting-Option: Voller Quellcode-Zugang (PHP) und On-Premise-Betrieb ermöglicht vollstaendige Datenkontrolle ohne Vendor-Lock-in -- besonders relevant für IT-affine KMU und datenschutzsensible Branchen.
  • +Nativ integrierter ERP-Umfang: Rechnungsstellung, Lagerhaltung, Bestellmanagement und Projektkostenabrechnung sind ohne Zusatzmodule enthalten -- eine Kombination, die vergleichbare CRM-Tools selten in dieser Tiefe bieten.
  • +Deutsches Hosting durch visual4 Freiburg: DSGVO-konformes Cloud-Hosting mit Serverstandort Deutschland durch den offiziellen deutschen Distributor -- keine Abhaengigkeit von US-Rechenzentren.
Nachteile
  • −Veraltete Benutzeroberflaeche: Das UI wirkt im Vergleich zu modernen CRM-Lösungen wie HubSpot oder Pipedrive optisch gealtert und weniger intuitiv -- der Einarbeitungsaufwand ist hoeher.
  • −Kleine Community, wenige deutschsprachige Ressourcen: Im Vergleich zu Salesforce oder HubSpot gibt es deutlich weniger Community-Foren, Tutorials und Drittanbieter-Integrationen, was Problemlösungen erschwert.
  • −Kaum KI-Funktionen: Automatisierungen und KI-gestuetzte Features (z.B. Lead-Scoring, E-Mail-Generierung) fehlen weitgehend -- hier sind modernere CRM-Tools deutlich weiter.
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Alle 34 CRM-Software im Überblick

Klick dich direkt zu unseren Tests der einzelnen Anbieter — sortiert wie sie in der Kategorie gelistet sind.

SmartWe-Test DEBewertung lesen →
Wice-Test DEBewertung lesen →
Combit CRM-Test DEBewertung lesen →
Streak-Test Bewertung lesen →
Insightly-Test Bewertung lesen →
Pipedrive-Test EUBewertung lesen →
Akquisemanager-Test DEBewertung lesen →
Nimble-Test Bewertung lesen →
1CRM-Test DEBewertung lesen →
PipelineDeals-Test Bewertung lesen →
ClientCube-Test DEBewertung lesen →
VTC CRM-Test DEBewertung lesen →
Infusionsoft von Keap-Test Bewertung lesen →
HubSpot CRM-Test DEBewertung lesen →
EspoCRM-Test DEBewertung lesen →
CentralStationCRM-Test DEBewertung lesen →
Copper-Test Bewertung lesen →
Salesforce CRM-Test DEBewertung lesen →
HubSpot Sales Hub-Test DEBewertung lesen →
Vtiger-Test EUBewertung lesen →
Podio-Test Bewertung lesen →
Daylite-Test Bewertung lesen →
Zoho CRM-Test EUBewertung lesen →
Bitrix24-Test EUBewertung lesen →
Sprout Social-Test Bewertung lesen →
Freshsales-Test EUBewertung lesen →
Capsule CRM-Test EUBewertung lesen →
Weclapp CRM-Test DEBewertung lesen →
SugarCRM-Test EUBewertung lesen →
Zendesk Sell-Test Bewertung lesen →
Microsoft Dynamics CRM-Test DEBewertung lesen →
Salesforce-Test EUBewertung lesen →
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14 von 34 CRMs hosten in Deutschland -- entscheidend für DSGVO-Pflicht

Wenn du personenbezogene Kundendaten verarbeitest, bist du nach DSGVO an einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gebunden und musst wissen, wo deine Daten liegen. 41 Prozent der hier gelisteten CRMs betreiben Server in Deutschland, 71 Prozent garantieren zumindest EU-Standort. Das macht eine echte Vorauswahl, wenn du in einer regulierten Branche tätig bist (Steuerberatung, Gesundheitswesen, Recht) oder einfach kein Risiko mit Drittstaaten-Transfers eingehen willst.

CRMs mit deutschem Hosting:

Was kostet ein CRM 2026? Preisbandbreite und Median pro Nutzer

Die monatlichen Lizenzkosten pro Nutzer streuen breit. Der günstigste bezahlbare Einstieg liegt bei 11 EUR (Freshsales Growth), der Median bei 57 EUR, Premium-Pakete kosten dreistellig. Für unter 20 Euro pro Nutzer findest du solide Sales-CRMs ohne Marketing-Schnickschnack. Ab etwa 50 Euro pro Nutzer beginnen die All-in-One-Suiten mit Workflow-Automatisierung, ab 90 Euro pro Nutzer ist Enterprise-Niveau erreicht (KI-Assistenten, native Telefonie, Forecasting).

Komplett kostenlos oder mit dauerhaft kostenlosem Plan:

  • HubSpot CRM - kostenloser Plan für unbegrenzt viele Nutzer
  • Zoho CRM - kostenlos für bis zu 3 Nutzer
  • Freshsales - kostenlos für bis zu 3 Nutzer
  • Bitrix24 - Free-Plan mit unbegrenzten Nutzern (mit Volumen-Limits)
  • Capsule CRM - Free-Tier für bis zu 2 Nutzer
  • Streak - kostenlos im Gmail-Posteingang
  • EspoCRM - Open Source, selbst hosten kostenlos
  • 1CRM - Startup Edition kostenlos
  • Vtiger - Open-Source-Variante kostenlos
  • Wice - Free-Edition mit 3 Nutzern

Achte beim Pricing auf jährliche Bindung (oft 15 bis 20 Prozent Rabatt), Mindestnutzerzahl (Salesforce ab 10 Nutzern) und kostenpflichtige Add-ons wie Telefonie oder erweiterte API-Limits.

Welche Integrationen sind Standard -- und wann brauchst du welche?

Ein CRM ohne Anschluss an deinen restlichen Stack erzeugt Doppelarbeit. Die häufigsten Integrationen in dieser Kategorie zeigen, was als Standard gilt und wo du selten suchen musst.

  • Zapier - 59 Prozent der CRMs (universeller Connector zu 5.000+ Apps, ideal als Notbrücke)
  • Slack - 47 Prozent (Deal-Benachrichtigungen in Channels)
  • Mailchimp - 44 Prozent (Segment-Sync für Newsletter)
  • QuickBooks - 29 Prozent (Sales-zu-Buchhaltung, im DACH-Raum eher DATEV)
  • Gmail / Google Workspace - jeweils 26 Prozent und 24 Prozent (E-Mail-Sync, Kalender)
  • Microsoft Outlook - 24 Prozent (klassisches Office-Setup)
  • Zoom / Microsoft Teams - jeweils 21 Prozent (Meeting-Links direkt aus dem Deal)
  • Salesforce - 21 Prozent (Daten-Sync zwischen Vertriebs- und Service-CRM)
  • DocuSign - 18 Prozent (Vertragsversand und Signatur)
  • Shopify - 18 Prozent (E-Commerce-Kunden ins CRM)

Wenn du DATEV oder Lexware nutzt, lohnt sich der Blick auf deutsche Anbieter: Weclapp CRM, SmartWe und Combit CRM bieten native Schnittstellen, US-Anbieter fast nie. 91 Prozent aller CRMs haben eine API - wenn dein Tool fehlt, kannst du fast immer per Zapier oder Make eine Brücke bauen.

Welche CRM-Features brauchst du wirklich? Basis versus Premium

CRM-Anbieter werben mit Funktionslisten von 200 Punkten - die meisten davon nutzt du nie. Diese Übersicht hilft dir zu priorisieren, welche Features als Branchen-Standard gelten und welche echte Premium-Differenzierung sind.

Standard (in über 70 Prozent aller CRMs vorhanden):

  • Kontakt- und Firmen-Verwaltung mit Aktivitätshistorie
  • Deal- oder Opportunity-Pipeline mit Drag-and-Drop
  • E-Mail-Tracking (öffnet/klickt der Kontakt?)
  • Aufgaben und Wiedervorlagen mit Erinnerung
  • Mobile App (85 Prozent) für iOS und Android
  • API-Zugang (91 Prozent) für eigene Integrationen
  • Kostenlose Testversion (94 Prozent) - probier vor dem Kauf

Premium-Features (selten und differenzierend, unter 30 Prozent):

  • KI-Assistent mit Lead-Scoring und nächster Aktion (z.B. HubSpot Breeze, Salesforce Einstein, Zoho Zia)
  • Native Telefonie mit Anruf-Aufzeichnung (Freshsales, HubSpot Sales)
  • Forecasting mit Wahrscheinlichkeiten und Pipeline-Prognose
  • On-Premise-Hosting (29 Prozent) für volle Datenkontrolle
  • Branchen-Module (Außendienst, Banking, Manufacturing)
  • App-Designer für eigene Datenmodelle ohne Code

Frage dich vor der Demo: Welche zwei oder drei Features wirst du täglich nutzen? Wenn die Antwort "Kontakte, Pipeline, E-Mail-Tracking" ist, reicht ein Tool aus der unteren Preisklasse.

Wann lohnt sich welches CRM? Empfehlungen nach Use-Case

Statt eines globalen Rankings hier konkrete Empfehlungen, sortiert nach typischen Käufer-Situationen.

Solopreneur oder Freelancer (1 bis 3 Nutzer, niedriges Budget):

  • HubSpot CRM - kostenlos, einfacher Einstieg, EU-Hosting
  • Streak - läuft direkt in Gmail, ideal wenn du sowieso aus dem Posteingang verkaufst
  • Capsule CRM - schlank, britisch, schnell einsatzbereit

KMU mit DSGVO-Pflicht (DACH, regulierte Branche):

Apple-zentriertes Team:

  • Daylite - nativ für macOS, iOS und iPad, kein Web-CRM

Enterprise mit eigener IT und individuellen Anforderungen:

Agentur mit Multi-Client-Setup oder Außendienst:

  • ClientCube - Besuchsplanung, Touren, Wiedervorlagen
  • Pipedrive - starkes Pipeline-Management für Sales-Teams
  • Zoho CRM - mandantenfähig im Zoho One-Bundle

Open-Source-Fans mit voller Datenkontrolle:

  • EspoCRM - GPLv3, Self-Hosting, schlank
  • Vtiger - Open Source mit Helpdesk und Inventory
  • 1CRM - mit ERP-Funktionen, deutscher Support

Worauf du achten solltest: DSGVO, AV-Vertrag und Hosting-Standort

Sobald du Namen, E-Mails oder Telefonnummern speicherst, bist du verantwortlich für die rechtskonforme Verarbeitung. Diese vier Punkte solltest du vor der Vertragsunterzeichnung klären.

  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag, Art. 28 DSGVO): Pflicht bei jedem Cloud-CRM. Seriöse Anbieter stellen den Vertrag vorausgefüllt zum Download bereit. Wenn du ihn nicht findest, ist das ein Warnsignal.
  • Server-Standort: EU oder Deutschland ist die sichere Wahl. Bei US-Anbietern (Salesforce, HubSpot, Microsoft) kannst du oft eine EU-Region wählen, musst dies aber explizit konfigurieren. Lies das Data Processing Addendum.
  • Drittstaatentransfer: Auch bei EU-Hosting können Sub-Auftragsverarbeiter in den USA sitzen (z.B. AWS, Google Cloud). Das EU-US Data Privacy Framework von 2023 bildet die Rechtsgrundlage - prüfe, ob dein Anbieter daran teilnimmt.
  • Löschkonzept und Datenportabilität: Du musst Daten exportieren und löschen können. Frag nach dem JSON- oder CSV-Export und der maximalen Aufbewahrungsdauer.

Für besonders sensible Daten (Patienten, Klienten in Rechts- oder Steuerberatung) lohnt sich On-Premise oder Private Cloud: Combit CRM, EspoCRM, 1CRM und Vtiger erlauben das. Bei reiner Cloud sind CentralStationCRM, Akquisemanager und SmartWe deutsche Adressen mit AV-Vertrag aus einer Hand.

Was kostenlose CRMs wirklich können -- und wo sie aufhören

13 der 34 CRMs in dieser Liste haben einen kostenlosen Plan. Das klingt verlockend, aber jedes Free-Tier hat eine Grenze, ab der du entweder upgraden oder wechseln musst. Diese Übersicht zeigt, wann der Free-Plan reicht und wann nicht.

Free-Tier reicht meistens, wenn:

  • Du unter 3 aktiven Nutzern bleibst
  • Du keine E-Mail-Sequenzen oder automatisierten Workflows brauchst
  • Dir grundlegendes Reporting genügt
  • Du keine offizielle Telefonie aus dem CRM heraus brauchst
  • Datenmengen unter etwa 1.000 bis 5.000 Kontakten bleiben

Du brauchst einen kostenpflichtigen Plan ab dem Moment, wo:

  • Mehrere Pipelines, Custom Fields oder rollenbasierte Rechte nötig werden
  • E-Mail-Versand-Limits (oft 200 bis 500 pro Tag im Free-Plan) eng werden
  • Du Workflow-Automatisierung oder Lead-Scoring brauchst
  • API-Aufrufe limitiert sind und externe Tools auflaufen
  • Du Custom Reporting oder Dashboards für das Team brauchst

Konkrete Sprünge: HubSpot wird ab Starter (15 EUR pro Nutzer und Monat) deutlich nützlicher, Zoho ab Standard (20 EUR), Freshsales ab Pro (47 EUR). Wenn du Open-Source-Selbsthosting beherrschst, bleibst du mit EspoCRM oder Vtiger Open Source dauerhaft im Free-Bereich - tauschst aber Lizenzkosten gegen IT-Aufwand.

CRM-Software im Markt-Überblick

34 Tools im Vergleich
14 mit Hosting in Deutschland
32 mit Free-Trial oder Free-Plan
31 mit öffentlicher API
Hosting-Standort34Anbieter Made in Germany 14 (41%) EU (ohne DE) 10 (29%) Außerhalb EU 10 (29%)
Preismodell31Anbieter Kostenlos 1 (3%) Freemium 12 (39%) Kostenpflichtig 18 (58%)
Capabilities92Anbieter mit API 31 (34%) mit Mobile-App 29 (32%) mit Free-Trial 32 (35%)
Marktübersicht: Preis vs Bekanntheit der AnbieterGrößere Punkte = bekanntere Anbieter laut Backlink-Profil und Such-TrafficPREISWERT · ETABLIERTPREMIUM · ETABLIERTPREISWERT · NEWCOMERPREMIUM · NEWCOMERPreisniveaukostenlos / Free-TierEnterprise / hochpreisigBekanntheit & EtabliertheitMarktführerNewcomer / NischeNimbleNimbleNimbleInsightlyInsightlyInsightlyDayliteDayliteDayliteStreakStreakStreakPodioPodioPodioZendesk SellZendesk SellZendesk SellCopperCopperCopperPipelineDealsPipelineDealsPipelineDealsClientCubeClientCubeClientCubeInfusionsoft von KeapInfusionsoft von KeapInfusionsoft von KeapSprout SocialSprout SocialSprout SocialVTC CRMVTC CRMVTC CRMAkquisemanagerAkquisemanagerAkquisemanagerVtigerVtigerVtigerBitrix24Bitrix24Bitrix24Combit CRMCombit CRMCombit CRMSugarCRMSugarCRMSugarCRMFreshsalesFreshsalesFreshsalesSmartWeSmartWeSmartWe1CRM1CRM1CRMSalesforceSalesforceSalesforceZoho CRMZoho CRMZoho CRMPipedrivePipedrivePipedriveWiceWiceWiceEspoCRMEspoCRMEspoCRMWeclapp CRMWeclapp CRMWeclapp CRMHubSpot Sales HubHubSpot Sales HubHubSpot Sales HubSalesforce CRMSalesforce CRMSalesforce CRMCapsule CRMCapsule CRMCapsule CRMHubSpot CRMHubSpot CRMHubSpot CRMCentralStationCRMCentralStationCRMCentralStationCRMClickUpClickUpClickUpMicrosoft Dynamics CRMMicrosoft Dynamics CRMMicrosoft Dynamics CRMMonday CRMMonday CRMMonday CRM
Top-Integrationen in der Kategorie Zapier 20 Slack 16 Mailchimp 15 QuickBooks 10 Gmail 9 HubSpot 9 Microsoft Outlook 8 Google Workspace 8 Zoom 7 Outlook 7
Standard-Features in der Kategorie Mobile App (iOS & Android) 2 Workflow-Automatisierung 2 Mobile App für iOS und Android 2 {"short":"Kontakt- & Kundenmanagement","long":"SmartWe speichert alle Kundendaten zentral in einer digitalen Kundenakte mit vollständiger Kommunikationshistorie, sodass jeder Mitarbeiter jederzeit den kompletten Überblick über Kontakte, Aktivitäten und Dokumente hat."} 1 {"short":"Lead- & Sales-Pipeline","long":"Verkaufschancen werden strukturiert erfasst und im Team verwaltet. Der integrierte Verkaufschancen-Assistent (AIA®) erkennt vielversprechende Leads und gibt Handlungsempfehlungen, damit kein Abschluss verloren geht."} 1 {"short":"Aufgaben- & Terminmanagement","long":"Integrierter Teamkalender mit gemeinsamer Terminplanung, Aufgabenverwaltung und automatischer Synchronisation mit mobilen Endgeräten. Alle Aktivitäten bleiben im CRM-Kontext verknüpft."} 1 {"short":"E-Mail-Archivierung & Outlook-Integration","long":"Über die CRM-Sidebar für MS Outlook lassen sich E-Mails direkt aus Outlook in SmartWe archivieren. Die Hintergrundarchivierung (ab Team) speichert Korrespondenz automatisch in der passenden Kundenakte."} 1 {"short":"App Designer & SmartWe Store","long":"Mit dem integrierten App Designer erstellen Nutzer ohne Programmierkenntnisse eigene Anwendungen und passen Oberflächen an. Der SmartWe Store bietet fertige Add-ons für Branchen und Spezialanforderungen."} 1

Vergleichstabelle

ToolPreismodellHauptfeatures
SmartWe
SmartWe
Kostenpflichtig
Kontakt- & Kundenmanagement, Lead- & Sales-Pipeline …
Wice
Wice
Freemium
Adress- und Kontaktverwaltung mit zentraler Kundenakte, Kampagnen- und Newsletter-Management inklusive E-Mail-Marketing …
Infusionsoft von Keap
Infusionsoft von Keap
Kostenpflichtig
CRM mit zentraler Kontaktdatenbank, Tags, Notizen und Aktivitaetshistorie, Easy Automations Builder mit visuellem Drag-and-Drop für mehrstufige Kampagnen …
Combit CRM
Combit CRM
Kostenpflichtig
Adress- und Kontaktverwaltung, Sales Pipeline Management …
Streak
Streak
Freemium
Pipelines als Tabellenansicht in Gmail, Mail Merge mit Personalisierung …
Insightly
Insightly
Kostenpflichtig
Kontakt- und Lead-Verwaltung, Opportunity-Management (Verkaufschancen) …
Pipedrive
Pipedrive
Unbekannt
Visuelle Sales-Pipeline, AI Sales Assistant …
Akquisemanager
Akquisemanager
Kostenpflichtig
Kontakt- und Kundenverwaltung, Akquise-Tracking und Vertriebspipeline …
Nimble
Nimble
Kostenpflichtig
Kontaktverwaltung mit 25.000 Datensaetzen, Social Profile Auto-Match & Anreicherung …
1CRM
1CRM
Freemium
CRM & Kontaktmanagement, Rechnungsstellung & Faktura …
PipelineDeals
PipelineDeals
Kostenpflichtig
Deal-Management mit visuellem Pipeline-Board, E-Mail-Tracking (Öffnungs- und Klick-Verfolgung) …
VTC CRM
VTC CRM
Unbekannt
Vertriebsmanagement, Marketing-Automatisierung …
HubSpot CRM
HubSpot CRM
Freemium
Kontaktmanagement mit unbegrenzten Kontakten und Smart CRM-Datenbank, Deal-Pipeline mit visuellem Kanban-Board und intelligenter Fortschrittsanzeige …
CentralStationCRM
CentralStationCRM
Kostenpflichtig
Kontaktverwaltung, Kontakthistorie & Kundenakte …
ClientCube
ClientCube
Kostenpflichtig
Kontakt- und Kundenverwaltung, Besuchszyklen und Anrufplanung …
Copper
Copper
Kostenpflichtig
Native Google Workspace Integration, Automatische Kontakterfassung …
EspoCRM
EspoCRM
Freemium
Open Source PHP CRM (GPLv3), Sales- & Marketing-Module …
Salesforce CRM
Salesforce CRM
Kostenpflichtig
Lead- und Opportunity-Management mit konfigurierbaren Pipelines, Einstein GPT für generative KI im Vertrieb (E-Mails, Zusammenfassungen, Next Best Action) …
HubSpot Sales Hub
HubSpot Sales Hub
Freemium
Deal Pipeline Management mit visuellem Kanban-Board und intelligenter Fortschrittsanzeige, Sales Sequences und Cadences für automatisierten Multi-Touch-E-Mail- und Anruf-Outreach …
Vtiger
Vtiger
Freemium
CRM & Pipeline-Management, Helpdesk & Ticketing …
Podio
Podio
Kostenlos
Daylite
Daylite
Kostenpflichtig
CRM: Kontakte, Firmen und Verkaufschancen verwalten, Projekte, Aufgaben und Meilensteine …
Zoho CRM
Zoho CRM
Freemium
Vertriebsautomatisierung, KI-Assistent Zia …
Bitrix24
Bitrix24
Freemium
CRM-System, Telefonie & Contact Center …
Sprout Social
Sprout Social
Kostenpflichtig
Smart Inbox, Publishing & Planung …
Freshsales
Freshsales
Freemium
Sales-Pipeline-Management, Freddy AI Insights …
Capsule CRM
Capsule CRM
Freemium
Kontakt-Management, Visuelle Sales-Pipeline …
Weclapp CRM
Weclapp CRM
Kostenpflichtig
Kontaktverwaltung & 360°-Kundenakte, Sales-Pipeline & Chancenmanagement …
SugarCRM
SugarCRM
Kostenpflichtig
Sales-Force-Automation, Sugar Predict KI …
Zendesk Sell
Zendesk Sell
Kostenpflichtig
Pipeline-Management, E-Mail-Tracking …

Häufig gestellte Fragen