Projektmanagement-Software im Vergleich

Trello ist ein visuelles Projektmanagement-Tool von Atlassian, das Teams hilft, Aufgaben und Projekte übersichtlich auf Kanban-Boards zu organisieren. Das Prinzip ist denkbar einfach: Projekte werden als Boards angelegt, Aufgaben als Karten auf Listen verteilt und per Drag-and-Drop zwischen den Spalten verschoben. Wer ein neues Team einführen möchte, braucht keine Schulung – Trello ist intuitiv genug, damit neue Mitglieder innerhalb weniger Minuten produktiv werden.

Herzstück des Tools ist die Butler-Automatisierung, mit der sich wiederkehrende Aufgaben per Regeln, Schaltflächen und Kalenderbefehlen erledigen lassen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Ab dem Premium-Tarif kommen weitere Projektansichten dazu: Zeitleiste (Gantt), Kalender, Tabelle, Dashboard und Kartenansicht ermöglichen es, dasselbe Projekt aus verschiedenen Perspektiven zu steuern. Atlassian Intelligence ergänzt den Funktionsumfang ab Premium mit KI-gestützter Textoptimierung und automatischer Aufgabenerfassung aus E-Mails oder Slack-Nachrichten.

Besonders praktisch ist die Kartenspiegelung: Einzelne Karten lassen sich boardübergreifend spiegeln, sodass mehrere Teams dieselbe Aufgabe immer aktuell sehen, ohne Duplikate anlegen zu müssen. Benutzerdefinierte Felder erlauben es, Karten mit teamspezifischen Datenfeldern wie Status, Budget oder Priorität auszustatten.

Die Integration in andere Tools ist einer der größten Stärken von Trello. Über 200 Power-Ups verbinden das Tool direkt mit Slack, Google Drive, Jira, Confluence, Salesforce, GitHub, Zapier und vielen weiteren Diensten. Für Teams, die skalieren möchten, bietet die nahtlose Verbindung mit Jira und Confluence einen klaren Mehrwert.

Der kostenlose Plan ist dauerhaft nutzbar und eignet sich gut für kleine Teams oder Einzelpersonen, die bis zu zehn Boards benötigen. Standard (5 USD/Monat jährlich) schaltet unbegrenzte Boards, erweiterte Checklisten und Kartenspiegelung frei. Premium (10 USD/Monat jährlich) fügt alle Ansichten, unbegrenzte Automatisierung und KI hinzu. Enterprise richtet sich ab 50 Nutzern an Unternehmen mit erhöhten Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.

Für einfaches Aufgaben- und Projektmanagement ist Trello eine der besten Optionen auf dem Markt – dank flacher Lernkurve, gutem Free-Plan und starker Integration ins Atlassian-Ökosystem. Wer komplexe Abhängigkeiten, Meilensteine oder umfangreiches Reporting benötigt, sollte hingegen Jira oder eine umfangreichere Projektmanagement-Lösung in Betracht ziehen.

factro ist eine professionelle Projektmanagement-Software aus Bochum, entwickelt und gehostet in Deutschland. Die Lösung richtet sich an Teams und Unternehmen im Mittelstand, die Projekte strukturiert planen, Aufgaben delegieren und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen wollen. Herzstuck ist der Projektstrukturplan, der komplexe Vorhaben in ubersichtliche Pakete und Aufgaben aufteilt. Darüber hinaus bietet factro Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten und Meilensteinen, ein projektübergreifendes Kanban Board, Tabellen-Ansichten sowie To-do-Listen für den personlichen Arbeitsalltag. Im Professional-Tarif kommen Zeiterfassung, Ressourcenauslastung, Meeting-Protokollierung, Kalender-Synchronisation per iCal und Projektberichte hinzu. factro verfolgt konsequent das Prinzip 100% Made in Germany: Entwicklung, Support und Server befinden sich ausschließlich in Deutschland, die Software ist vollständig DSGVO- und BDSG-konform. Über 5.000 Organisationen und 100.000 Nutzer aus mehr als 30 Branchen setzen auf factro, darunter ADAC, DKMS und kommunale Behörden. Für Behörden gibt es einen eigenen Government-Tarif mit speziellen Vorlagen und EVB-IT-Cloudvertrag. Die REST-API ermöglicht Anbindungen an externe Systeme, direkte Integrationen zu MS Teams, SharePoint und Outlook sind im Business-Tarif enthalten. Zapier-Anbindung ist über die API möglich. factro ist als Cloud-Lösung und via Mobile App (iOS und Android) verfügbar.

Atlassian Jira (ehemals Jira Software und Jira Work Management, seit 2023 vereint) ist der Marktführer für Issue Tracking und Projektmanagement in Entwicklungsteams. Die Plattform bietet Scrum- und Kanban-Boards, anpassbare Workflows, Roadmaps, Berichte und seit 2024 Rovo AI für intelligente Automatisierungen und KI-Assistenten. Über 5.000 Marketplace-Apps ermoglichen tiefe Integrationen in jede Entwicklungs- und Unternehmensprozesse. Jira ist sowohl als Cloud- als auch (auslaufend) als Data-Center-Version verfügbar und deckt agile Softwareentwicklung ebenso ab wie klassisches Aufgabenmanagement in Business-Teams.

Stackfield ist eine All-in-One-Kollaborationslösung aus München, die Chat, Projektmanagement, Videocalls, Aufgaben, Dokumente und Dateiablage in einer einzigen, durchgängig Ende-zu-Ende-verschlüsselten Plattform vereint. Entwickelt und gehostet in Deutschland, richtet sich Stackfield an Organisationen mit hohem Schutzbedarf: Behörden, Banken, Versicherungen, Anwaltskanzleien, Arztpraxen und datenschutzbewusste KMU.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist kein Marketingversprechen, sondern technische Realität: Alle Inhalte werden clientseitig mit AES-256 und RSA verschlüsselt, bevor sie die Server erreichen. Selbst Stackfield kann keine Nachrichten, Aufgaben oder Dateien lesen. Zusätzlich ist die Plattform BSI C5-geprüft und nach ISO 27001 zertifiziert, was sie zur sicheren Slack- und Microsoft-Teams-Alternative für regulierte Branchen macht.

Für die Teamkommunikation bietet Stackfield einen vollwertigen Teamchat mit Direktnachrichten, Gruppenräumen und Thread-Diskussionen. Videocalls und Konferenzen mit Screensharing ersetzen externe Tools wie Zoom oder Teams. Das integrierte Projektmanagement unterstützt Listen-, Kanban- und Gantt-Ansichten, Meilensteine, Zeiterfassung, Workflows und Projektportfolios. Dokumente, Whiteboards und eine echte Dateiablage ersetzen SharePoint oder Confluence.

Stackfield steht als Cloud-Lösung mit deutschen Rechenzentren sowie als On-Premise-Installation zur Verfügung. Beide Varianten sind DSGVO- und HIPAA-konform. Die Plattform bietet Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Outlook, Active Directory und LDAP sowie eine REST-API für eigene Anbindungen. Ein 14-tägiger kostenloser Test ohne Kreditkarte steht bereit.

Stackfield ist besonders für Organisationen geeignet, bei denen Datenschutz und Compliance keine Kuerung, sondern eine Pflicht sind. Wer Slack oder Teams wegen DSGVO-Bedenken ablehnt und eine vollständige, in Deutschland entwickelte Alternative sucht, findet in Stackfield eine ausgereifte Lösung.

Notion ist der bekannteste All-in-One Workspace für Teams und Einzelpersonen, der Dokumentenverwaltung, Wikis, Projektmanagement und Datenbanken in einer einzigen Plattform vereint. Mit über 100 Millionen Nutzern weltweit und einer starken Präsenz bei Fortune-500-Unternehmen hat sich Notion als Standardwerkzeug für verteilte Teams und Wissensarbeiter etabliert.

Im Kern besteht Notion aus flexiblen Seiten, die du nach Belieben mit Inhaltsblöcken befüllst: Text, Bilder, eingebettete Videos, Checklisten, Code-Blöcke, Tabellen und vieles mehr. Jede Seite kann gleichzeitig als Dokument, als Datenbankeintrag und als Unterseite eines Wikis dienen. Diese Flexibilität ist Notions größter Vorteil, aber auch die Ursache der bekannten Lernkurve für neue Nutzer.

Datenbanken sind das Herzstück der Produktivitätsfunktionen. Du kannst dieselben Daten als Tabelle, Kanban-Board, Kalender, Galerie, Liste oder Timeline anzeigen. Das ermöglicht es, Redaktionspläne, Projekttracker, einfache CRMs und Dokumentationsportale in einer einzigen Oberfläche zu verwalten, ohne zwischen mehreren Tools wechseln zu müssen.

Seit 2025 ist Notion AI ein zentrales Feature der Plattform. Im Business-Plan sind die Kernfunktionen inklusive. Notion Agents sind KI-Assistenten, die eigenständig Aufgaben erledigen, Anfragen aus deiner Wissensbasis beantworten und Daten aus verbundenen Tools wie Slack, GitHub oder HubSpot auslesen. Smart Notes erstellen automatisch Zusammenfassungen aus Meetings. Die Enterprise Search (Beta) erlaubt eine übergreifende Suche über alle verbundenen Anwendungen hinweg.

Notion bietet außerdem Notion Sites, mit dem du Webseiten direkt aus Notion-Inhalten erstellst, sowie Notion Forms für die strukturierte Datenerfassung. Diese Erweiterungen machen Notion zunehmend zu einer vollständigen Plattform statt nur einem Notiz-Tool.

Die Preise (Stand 2026) richten sich nach Mitgliederzahl. Der Free-Plan ist für Einzelpersonen großzügig: unbegrenzte Seiten und Blöcke, bis zu 10 Gäste, 7 Tage Versionsverlauf. Der Plus-Plan kostet 9,50 EUR pro Mitglied und Monat und eignet sich für kleine Teams. Business mit 19,50 EUR pro Mitglied und Monat bringt private Teamspaces, SAML SSO und Notion AI inklusive. Enterprise wird individuell bepreist.

Für DSGVO-konforme Nutzung in Deutschland lässt sich eine EU-Region für die Datenspeicherung aktivieren. Ein Rechenzentrum in Deutschland existiert nicht, die Standardspeicherung erfolgt auf US-Servern. Für Teams mit strengen Datenschutzanforderungen sollte die EU-Region-Einstellung geprüft und aktiviert werden.

Notion eignet sich besonders gut für Startups und SaaS-Teams, die ein einheitliches System für Dokumentation und Projektarbeit suchen. Für hochspezialisierte Anforderungen wie professionelles Bug-Tracking oder komplexes Ressourcenmanagement sind dedizierte Tools wie Jira oder Asana weiterhin die bessere Wahl.

ClickUp ist eine All-in-One Work-Management-Plattform, die Aufgaben, Docs, Chat, Ziele, Zeiterfassung und Whiteboards in einem einzigen Workspace vereint. Statt einzelner Tools für Projektmanagement, Dokumentation und Kommunikation setzt ClickUp auf eine gemeinsame Oberfläche mit frei konfigurierbaren Ansichten wie Liste, Board, Kalender, Gantt, Timeline und Tabelle. So kannst du für unterschiedliche Teams und Projekte jeweils die passende Darstellung wählen, ohne die Daten in ein anderes Tool zu übertragen.

Der integrierte KI-Assistent ClickUp Brain fasst Aufgaben zusammen, beantwortet Fragen zum Workspace-Inhalt, schreibt Updates und automatisiert wiederkehrende Abläufe. Mit der neueren Generation Brain² kommt ein persistentes Gedächtnis über mehrere KI-Modelle hinweg hinzu, darunter GPT, Claude und Gemini, sowie sogenannte Super Agents, die Aufgaben über mehr als 500 Tool-Integrationen hinweg eigenständig ausführen können. Damit positioniert sich ClickUp zunehmend als Plattform, auf der KI nicht nur unterstützt, sondern eigenständig Teilaufgaben übernimmt.

Die Plattform richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen sowie Enterprise-Teams, die mehrere Einzeltools wie Jira, Asana, Notion oder Slack durch eine gemeinsame Lösung ersetzen möchten. ClickUp gibt an, mehr als fünf Millionen Teams zu bedienen, darunter einen Großteil der Fortune-500-Unternehmen. Über 1.000 native und API-Integrationen verbinden ClickUp mit bestehenden Tool-Stacks, etwa Slack, Microsoft 365, Google Workspace, GitHub, Zoom und Salesforce. Dashboards und Reporting-Funktionen erlauben es, den Fortschritt mehrerer Projekte an einer Stelle zu überwachen, während Automatisierungen wiederkehrende Statuswechsel, Zuweisungen und Benachrichtigungen ohne manuellen Aufwand erledigen.

Die Preise starten bei einem kostenlosen Plan mit unbegrenzten Aufgaben und Mitgliedern und skalieren über mehrere kostenpflichtige Tarife bis hin zu individuellen Enterprise-Konditionen mit SAML SSO, Audit-Logs und HIPAA-Unterstützung. ClickUp Brain lässt sich als eigenes Zusatzpaket zu jedem bezahlten Plan hinzubuchen, sodass Teams die KI-Funktionen unabhängig vom gewählten Basistarif dazuschalten können. Die hohe Funktionsdichte macht ClickUp besonders für Teams interessant, die verschiedene Arbeitsbereiche konsolidieren wollen, verlangt neuen Nutzern aber auch eine spürbar längere Einarbeitungszeit ab als schlankere Einzeltools mit engerem Funktionsumfang.

Wrike ist eine Enterprise Work Management Platform von Citrix (Cloud Software Group) mit uber 2,4 Millionen Nutzern weltweit. Die Plattform vereint Projektmanagement, Custom Item Types, Proofing, Ressourcenplanung und Wrike AI in einer zentralen Lösung. Teams aus Marketing, Professional Services, PMO und IT profitieren von Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Cross-Tagging und über 400 Integrationen. Wrike Lock ermöglicht selbstverwaltete Verschlüsselungsschlüssel; EU-Rechenzentren stehen zur Verfügung.

Asana ist eine der führenden Work-Management-Plattformen und wird von über 170.000 Organisationen weltweit eingesetzt – darunter Accenture, Figma und Johnson & Johnson. Die Plattform verbindet klassisches Projektmanagement mit strategischem OKR-Tracking, KI-gestützten Automatisierungen und Enterprise-Skalierbarkeit in einer einzigen Oberfläche.

Mit Asana planst du Aufgaben, Projekte und Portfolios in verschiedenen Ansichten: Liste, Board (Kanban), Timeline (Gantt), Kalender und Workload. Die Timeline-Ansicht zeigt Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und hilft dir, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Der Workload-View gibt Führungsteams Transparenz darüber, wie Kapazitäten auf Teammitglieder verteilt sind.

Asana bietet ein eingebautes OKR-Framework (Goals), mit dem du Unternehmensziele direkt mit operativen Projekten verknüpfst. So siehst du jederzeit, wie einzelne Aufgaben auf die übergeordnete Strategie einzahlen – und welche Projekte hinter Plan liegen.

Bei den KI-Funktionen setzt Asana auf drei Säulen: AI Teammates sind vorgefertigte KI-Agenten, die Routineaufgaben selbstständig übernehmen. AI Studio ermöglicht dir, No-Code-Automatisierungen zu bauen, die menschliche Arbeit und KI-Aktionen kombinieren. Neu hinzugekommen ist Asana Dash – ein KI-gestütztes Dashboard, das als persönlicher Chief of Staff fungiert, offene Aufgaben zusammenfasst, blockierte Workflows erkennt und proaktiv Prioritäten empfiehlt.

Mit Rules automatisierst du Statusänderungen, Zuweisungen und Benachrichtigungen. Formulare erlauben standardisierte Intake-Prozesse, etwa für Anfragen, Bug-Reports oder Kampagnen-Briefings. Im Starter-Plan sind unbegrenzte Automatisierungen enthalten.

Asana betreibt SOC2/SSAE 16 zertifizierte Rechenzentren. EU Data Residency – die Speicherung von Daten in europäischen Rechenzentren – ist ausschließlich im Enterprise+-Plan verfügbar. Für Teams mit strengen Datenschutzanforderungen nach DSGVO, HIPAA oder HITRUST empfiehlt sich daher der Enterprise+-Plan.

Asana bietet vier Hauptpläne: Der kostenlose Personal-Plan ist für bis zu 2 Nutzer ausgelegt. Der Starter-Plan kostet 10,99 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (13,49 USD monatlich) und umfasst Timeline, Dashboards und unbegrenzte Automatisierungen. Der Advanced-Plan (24,99 USD/Nutzer/Monat jährlich, 30,49 USD monatlich) ergänzt Portfolios, Goals, Workload und Genehmigungen. Enterprise und Enterprise+ werden individuell bepreist.

Mit über 200 nativen Integrationen – darunter Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, GitHub, Jira und Tableau – lässt sich Asana nahtlos in bestehende Tool-Stacks einbinden.

Asana ist besonders stark für mittelgroße bis große Teams in Operations, Marketing, Produktentwicklung und PMO. Wer Strategie, operative Ausführung und KI-Automatisierung in einer Plattform vereinen möchte, ist mit Asana sehr gut aufgestellt.

OpenProject ist die führende Open-Source-Projektmanagement-Software aus Berlin und wird unter der GNU GPL v3 lizenziert. Die Plattform unterstützt klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement in einer zentralen Lösung. Teams können Projekte mit interaktiven Gantt-Diagrammen planen, Scrum-Backlogs und Sprint-Boards für agile Entwicklung nutzen sowie Kanban-Boards für den kontinuierlichen Workflow einsetzen. Besonders für datenschutzbewusste Unternehmen bietet OpenProject entscheidende Vorteile: Die Software lässt sich vollständig auf eigener Infrastruktur (On-Premises) betreiben oder als gehostete Enterprise Cloud nutzen, wobei Daten wahlweise auf EU- oder deutschen Servern gespeichert werden. Die kostenlose Community Edition ermöglicht den Einstieg ohne Lizenzkosten und ohne Nutzerbeschränkung, während Enterprise-Pläne professionellen Support, erweiterte Sicherheitsfunktionen und Premium-Add-ons bieten. OpenProject richtet sich an Teams, die volle Kontrolle über ihre Daten behalten wollen und gleichzeitig einen umfassenden PM-Funktionsumfang benötigen.

Resource Guru ist eine Software für Ressourcenplanung aus Großbritannien. Die Gründer Percy und Andrew haben sie 2012 entwickelt, nachdem sie in Londoner Kreativagenturen jahrelang mit Planungstabellen in Excel gearbeitet hatten. Heute arbeitet das Team nach eigenen Angaben komplett remote aus sechs Ländern, zu den Investoren gehören LocalGlobe und Index Ventures. Laut Anbieter planen mehr als 60.000 Menschen in über 100 Ländern ihre Zeit mit Resource Guru.

Im Kern beantwortet das Tool eine Frage, an der viele Projektmanagement-Programme scheitern: Wer hat wann noch Zeit? Im Planungskalender werden Mitarbeitende, aber auch Geräte und Besprechungsräume als Ressourcen gebucht. Buchungen können mehrere Ressourcen umfassen, sich wiederholen, vorläufig sein oder als Stundenkontingent über einen Zeitraum laufen. Resource Guru zeigt Konflikte bei Doppelbuchungen an und hilft, sie direkt zu lösen. Mit Platzhaltern lassen sich Rollen einplanen, bevor feststeht, wer die Arbeit übernimmt. Für die Suche nach der passenden Person filtert man nach Fähigkeit, Team oder Rolle.

Die Kapazitätsplanung macht Verfügbarkeit, Auslastung und Engpässe sichtbar, etwa über Heatmaps. Urlaube, Abwesenheiten und Feiertagskalender fließen direkt in die Planung ein, ebenso Zeitzonen für verteilte Teams. Für die Projektplanung gibt es Gantt-Diagramme, in denen Phasen und Aufgaben gegen die tatsächliche Kapazität des Teams geplant werden. Ab dem Tarif Blackbelt kommen Projekttermine und Meilensteine, Projektbudgets und Stundensätze, Zeiterfassung und anpassbare Berichte dazu. Die wöchentlichen Stundenzettel füllen sich aus bereits gebuchter Arbeit vor, lassen sich mit einem Klick einreichen und werden freigegeben. So vergleicht man geplante mit tatsächlich geleisteten Stunden und sieht, welche Projekte sich lohnen.

Resource Guru ist bewusst kein Rundum-Projektmanagement mit Kanban-Boards, Kommentaren und Dateiablage. Stattdessen verbindet es sich mit solchen Tools: Es gibt native Integrationen für Jira, Asana, monday.com, ClickUp, Trello, Wrike, Basecamp und Teamwork, für Outlook- und Google-Kalender, Slack und Microsoft Teams, Salesforce, Workday, QuickBooks, Kantata und Google Sheets. Dazu kommen Zapier, eine API mit Webhooks und ein MCP-Server, über den KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude Fragen zur Planung beantworten. Integrationen, API und Webhooks sind laut Anbieter in allen Tarifen ohne Aufpreis enthalten.

Die Preise stehen auf der Website in US-Dollar, auf Anfrage rechnet Resource Guru auch in britischen Pfund ab. Euro-Preise gibt es nicht. Grasshopper kostet 5 US-Dollar, Blackbelt 8 US-Dollar und Master 12 US-Dollar pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis. Bezahlt wird für jede Person im Konto, auch wenn sie sich nie anmeldet. Geräte und Räume kosten je nach Tarif 2,50 bis 6 US-Dollar pro Stück, zusätzliche Platzhalter den Personenpreis. Enterprise mit Kundenbetreuer, Einführung und SLAs gibt es nur auf Anfrage. Die Testphase dauert 30 Tage, umfasst alle Funktionen und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Zum Datenschutz: Resource Guru ist laut Anbieter nach SOC 2 Type II geprüft und arbeitet nach britischer und europäischer DSGVO. Gehostet wird auf der Google Cloud Platform, Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt die Website nicht. Single Sign-on gibt es ab dem Tarif Master.

Resource Guru passt zu Agenturen, Beratungen, Ingenieur- und Baubüros oder IT-Teams, die mehrere Projekte parallel mit denselben Leuten stemmen und eine klare Kapazitätsplanung brauchen. Wer vor allem Aufgaben, Boards und Dokumentation verwalten will, nutzt es am besten als Ergänzung zu einem klassischen Projektmanagement-Tool.

Redmine ist eine leistungsstarke, webbasierte Open-Source-Projektmanagement-Anwendung, die auf dem Ruby-on-Rails-Framework aufbaut. Sie ermöglicht die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte mit einem flexiblen, rollenbasierten Zugriffskontrollsystem. Zu den Kernfunktionen zählen ein ausgereiftes Issue-Tracking-System, interaktive Gantt-Diagramme, ein integriertes Wiki, projektbezogene Foren sowie umfangreiche Zeiterfassung. Dank der nahtlosen Integration mit gängigen Versionskontrollsystemen wie Git, SVN und Mercurial ist Redmine besonders bei Entwicklerteams beliebt. Das Plugin-Ökosystem mit Hunderten von Erweiterungen erlaubt es, den Funktionsumfang individuell anzupassen. Redmine steht unter der GNU General Public License v2 und ist damit dauerhaft kostenlos nutzbar. Es läuft auf allen gängigen Betriebssystemen und unterstützt verschiedene Datenbanken wie MySQL, PostgreSQL und SQLite. Wer volle Datenkontrolle bevorzugt, kann Redmine auf eigenen Servern in Deutschland oder Europa betreiben.

monday.com hat sich 2026 vom reinen Projektmanagement-Tool zur AI Work Platform gewandelt und richtet sich damit an Teams, die Menschen und KI-Agenten gemeinsam in einem System organisieren wollen. Die Basis bilden weiterhin die bekannten Boards mit Listen-, Kanban-, Gantt-, Kalender- und Zeitachsenansicht, ergänzt um Dashboards mit Echtzeit-KPIs, Workdocs für kollaborative Notizen direkt im Board und Formulare für Datenanfragen. Neu ist der Custom Agent Builder: Du kannst eigene KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben zusammenstellen oder auf über 15 vorgefertigte Agenten für Bereiche wie PMO, Marketing, Vertrieb, IT-Support, HR und Produktentwicklung zurückgreifen. Über die Bring-Your-Own-Agent-Funktion lassen sich zudem externe Modelle wie Claude, ChatGPT, Copilot oder Gemini per MCP-Schnittstelle einbinden, sodass du nicht an monday AI allein gebunden bist. Kontrolle bleibt dabei zentral: Echtzeit-Aktivitätsprotokolle, granulare Zugriffsrechte und eine Human-in-the-Loop-Prüfung vor jeder Agenten-Aktivierung sollen verhindern, dass KI unkontrolliert Änderungen vornimmt. monday.com betont, Kundendaten nicht zum Training eigener Modelle zu verwenden. Neben dem klassischen Work Management deckt die Plattform mit monday Sales CRM, monday Dev und monday Service auch Vertrieb, Softwareentwicklung und Kundenservice ab, sodass mehrere Abteilungen auf derselben Datenbasis arbeiten können. Preislich startet monday.com mit einem dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu zwei Nutzer mit maximal drei Boards. Ab dem Basic-Plan für 9 Euro pro Nutzer und Monat (mindestens zwei Sitze, jährliche Abrechnung) sind auch erste KI-Tools und Automatisierungen enthalten. Der Standard-Plan bei 12 Euro bringt 250 Automatisierungsaktionen, Gantt- und Kalenderansicht sowie Gastzugriff, während der beliebte Pro-Plan bei 19 Euro private Boards, Zeiterfassung und 25.000 Automatisierungsaktionen freischaltet. Enterprise-Kunden erhalten individuelle Preise mit erweiterter Sicherheit, SLA-Garantien und einem auf das Team zugeschnittenen KI-Kontingent. Über 200 native Integrationen, darunter Slack, Microsoft 365, Salesforce, Jira und Zapier, machen monday.com zu einer zentralen Schaltstelle für Teams jeder Größe. Die Lernkurve bei komplexen Automationen und die verpflichtende Mindestanzahl von Sitzen ab dem Basic-Plan bleiben allerdings Hürden, besonders für Einzelnutzer oder sehr kleine Teams.

Basecamp ist das klassische Projektmanagement- und Kollaborationstool von 37signals, einem Unternehmen mit Wurzeln seit 1999 (Produktlaunch 2004). Statt Feature-Overload setzt Basecamp auf bewusste Einfachheit: To-do-Listen, Message Boards, Gruppen-Chat (Campfire), Direktnachrichten (Pings), Dateiablage, Kalender, Card Tables (Kanban) und Hill Charts sind fest in jedem Projekt integriert. Kein separates Chat-Tool, kein separates Aufgabenmanager -- alles läuft in einem einzigen System. Das macht Basecamp zum direkten Konkurrenten von Slack plus Asana plus Dropbox zusammen, zu einem Bruchteil des kombinierten Preises. Das Preismodell hebt Basecamp klar von anderen SaaS-Tools ab: Der Plus-Tarif kostet 15 USD pro Mitarbeiter und Monat (Gäste und Kunden sind kostenlos), während der Pro-Unlimited-Tarif eine echte Flat Rate bietet. Im Pro-Unlimited-Plan zahlt eine Organisation 349 USD pro Monat (oder 299 USD bei Jahreszahlung) für unbegrenzte Nutzer, unbegrenzte Projekte und 5 TB Speicher. Das macht Basecamp besonders attraktiv für größere oder wachsende Teams -- ab ca. 20 Mitarbeitern ist der Flat-Rate-Plan günstiger als die nutzerbasierten Tarife vieler Wettbewerber. 37signals, das Unternehmen hinter Basecamp, wurde 1999 von Jason Fried und DHH gegründet und ist seit 25 Jahren profitabel, schuldenfrei und privat gehalten. Das Unternehmen verkörpert die Anti-VC-Philosophie: kein Wachstum um jeden Preis, keine Abhängigkeit von Investoren, keine fragwuerdigen Exits. Ruby on Rails wurde als Nebenprodukt der Basecamp-Entwicklung 2004 als Open-Source veröffentlicht. Basecamp richtet sich an Agenturen, Remote-Teams und mittelgroße Unternehmen, die ein schlankes, verlassliches Werkzeug ohne steile Lernkurve suchen. Die Benutzerfläche ist ausschließlich auf Englisch verfügbar, und die Server befinden sich in den USA (Chicago), was bei DSGVO-sensiblen Anforderungen beachtet werden sollte. Über Zapier lassen sich mehr als 750 externe Apps anbinden.

Smartsheet ist eine Enterprise-Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement, die das vertraute Spreadsheet-Interface mit leistungsstarken Projektmanagement-Funktionen verbindet. Teams planen, verfolgen und automatisieren Projekte, Portfolios und Prozesse in einer zentralen Umgebung, ohne auf spezialisierten Code angewiesen zu sein.

Die Plattform bietet mehrere Ansichten für verschiedene Arbeitsweisen: Gantt-Charts für Zeitplanung und Abhängigkeiten, Kanban-Boards für agile Prozesse, Kalenderansichten für termingebundene Aufgaben sowie eine Zeitachsenansicht für komplexe Projektpläne. Als Grundlage dient das Sheets-Interface, das Excel-erfahrenen Teams den Einstieg erheblich erleichtert.

Die No-Code-Automatisierung erlaubt es, Benachrichtigungen, Genehmigungsworkflows, Zeilenbewegungen und Statusaktualisierungen ohne Programmieraufwand zu konfigurieren. Business-Pläne bieten unbegrenzte Automatisierungen, was besonders für standardisierte Geschäftsprozesse relevant ist. Formulare zur Dateneingabe und dynamische Dashboards aggregieren Sheetdaten für Stakeholder-Reports in Echtzeit.

Für Enterprise-Umgebungen bietet Smartsheet Control Center als zentrales Portfoliomanagement-Werkzeug: standardisierte Vorlagen, automatische Workspace-Erstellung und konsolidierte Portfolio-Berichte ermöglichten Unternehmen wie Bayer oder Roche Diagnostics signifikante Effizienzgewinne. Resource Management unterstützt die Kapazitätsplanung und Auslastungsüberwachung auf Teamebene.

Ab dem Enterprise-Plan stehen KI-Funktionen zur Verfügung: automatische Formelgenerierung, Textzusammenfassungen, Datenanalyse und intelligentes Formularausfullen. Die Szenarioplanung und das Portfoliomanagement wurden 2024/2025 als neue Enterprise-Funktionen eingeführt.

Sicherheit und Compliance sind zentrale Stärken: Smartsheet betreibt eine EU-Region auf AWS Frankfurt (Backup Dublin), die DSGVO-konforme Datenspeicherung sicherstellt. SAML-basiertes SSO, Verzeichnisintegrationen, CMEK-Verschlüsselung, Datenspeicherungsrichtlinien und Enterprise Plan Manager erfullen höchste Governance-Anforderungen. Smartsheet wurde im Gartner Magic Quadrant 2024 als Leader im Bereich Collaborative Work Management anerkannt.

Integriert werden Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint), Google Workspace, Slack, Salesforce, Jira, Tableau, Power BI, DocuSign sowie nahezu 100 weitere Apps. Eine REST API steht ab dem Business-Plan zur Verfügung. Die Plattform ist über Browser sowie native iOS- und Android-Apps zugänglich.

Branchen wie Bauwesen, Fertigung, Pharmazie, Finanzdienstleistungen und Marketing setzen Smartsheet für die koordinierte Ausführung großer Arbeitsprogramme ein. Kunden wie Oerlikon, McLaren Racing, Bayer und Delivery Hero nutzen die Plattform für unternehmensweites Portfolio- und Projektmanagement.

Worksection ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool aus der Ukraine, entwickelt für KMU und Agenturen. Es bietet Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, integrierte Zeiterfassung und einen Kundenportal-Gastzugang in einer schlichten Oberfläche. Teams können Projekte strukturiert planen, Verantwortlichkeiten klar zuweisen und Fortschritte in Echtzeit nachverfolgen. Statusbasierte Automatisierungen, Webhooks und eine REST-API ermöglichen individuelle Workflows. Worksection ist DSGVO-konform und ISO-27001-zertifiziert.

Close ist ein in San Francisco entwickeltes CRM-System, das sich explizit auf Inside-Sales-Teams mit hohem Anruf- und E-Mail-Volumen ausrichtet. Die Plattform vereint Telefonie, SMS, E-Mail und Video-Calls in einer Oberfläche, sodass Reps ohne Tool-Wechsel den gesamten Kommunikationsprozess abwickeln können. Native Cloud-Telefonie in über 200 Ländern mit Voicemail-Drop, Call-Recording und Coaching-Funktionen wie Whisper und Barge gehören zur Standard-Ausstattung. Der Power Dialer wählt Listen automatisch ab, Predictive Dialer (im Enterprise) parallelisiert Anrufe über mehrere Leitungen. E-Mail-Sequenzen mit Bedingungslogik automatisieren Multi-Touch-Kadenzen, während Workflows komplexere Folgeschritte ohne Code orchestrieren. Das CRM bietet visuelle Sales-Pipelines mit Drag-and-Drop, Smart Views für dynamische Lead-Listen, Custom Activities und ein Reporting-Modul mit Activity-Comparisons. Eine eigene Mobile-App ermöglicht Anrufe und CRM-Updates unterwegs. Close betreibt seine Infrastruktur in den USA (AWS, Region us-east) ohne EU-Data-Residency-Option, was DSGVO-Fälle in Deutschland aufwendiger macht. Preise starten bei 49 USD (Startup) pro Nutzer und Monat, Professional liegt bei 99 USD und Enterprise bei 139 USD, jeweils bei jährlicher Abrechnung. Close bietet eine offene REST-API, Webhooks und über 100 native Integrationen plus Zapier. Bekannt ist die Plattform vor allem in SaaS- und Tech-Startups, die schnell skalieren wollen.

Highrise CRM ist ein einfaches, webbasiertes CRM-System, das 2007 von 37signals (heute Basecamp) in Chicago entwickelt und 2016 als eigenständiges Unternehmen ausgegliedert wurde. Die Software richtet sich an kleine Unternehmen, Selbständige und kleine Teams, die Kundenkontakte, Deals und Follow-ups ohne komplexe Einarbeitung verwalten möchten. Highrise bietet ein übersichtliches Kontaktmanagement mit Tags, benutzerdefinierten Feldern und Notizen, ein einfaches Aufgaben- und Erinnerungssystem sowie eine E-Mail-Forwarding-Funktion, die es ermöglicht, Kommunikation direkt dem richtigen Kontakt zuzuordnen. Über den virtuellen Assistenten 'Good Morning' können Nutzer jeden Tag einen kompakten Überblick über offene Aufgaben und anstehende Follow-ups erhalten. Integrationen mit Tools wie Mailchimp, Gmail, Outlook und Excel erleichtern den Datentransfer. Wichtiger Hinweis: Highrise nimmt seit dem 20. August 2018 keine Neuregistrierungen mehr an. Bestehende Nutzer können die Plattform weiterhin unbegrenzt nutzen, da der Dienst für Bestandskunden aktiv gehalten wird. Highrise gilt damit als Legacy-Tool und ist für neue Nutzer nicht zugänglich.

Microsoft Project ist Microsofts professionelle Projektmanagement-Software für Planung, Steuerung und Ressourcenverwaltung. Verfügbar als Desktop-Einmalkauf (Standard/Professional 2024), cloudbasierte Abonnements (Plan 1, 3, 5) und On-Premise via Project Server. Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung, Budget und Portfolio-Management decken den gesamten Projektlebenszyklus ab. Tiefe Integration in M365, Teams, SharePoint und Power BI macht MS Project zur zentralen Plattform in Microsoft-Umgebungen.

Allegra ist eine deutsche Work-Management-Plattform von alltena (ehemals Trustsoft), die Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Helpdesk in einer einzigen Anwendung vereint. Du kannst Projekte klassisch mit Gantt-Diagrammen und Ressourcenplanung, agil nach Scrum und Kanban oder hybrid steuern – innerhalb desselben Projekts. Die Software bietet echte Aufgabenhierarchien (Work Breakdown Structure), rollenbasierte Zugriffssteuerung, vollständige Workflow-Automatisierung sowie ein integriertes Ticketsystem mit Multichannel-Support und SLA-Eskalation. Allegra ist DSGVO-konform und kann wahlweise in der deutschen Cloud (ISO 27001-zertifiziert) oder vollständig selbst gehostet (On-Premises, Docker, VM) betrieben werden – ideal für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen. Dank REST-API und Integrationen zu Microsoft Teams, GitLab, Slack und weiteren Tools lässt sich Allegra nahtlos in bestehende IT-Landschaften einbinden. Die Lösung eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, Behörden und industrielle Anwender in Maschinenbau, Elektronik und Software-Entwicklung.

Troi ist eine deutsche ERP- und Agentursoftware aus Köln für Werbeagenturen und Designstudios. Die Plattform steuert den gesamten Projektzyklus: Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltungsvorbereitung für DATEV und SAGE. KI-gestützte Kalkulation verbessert Aufwandsschätzungen auf Basis historischer Projektdaten. Über 13.500 Nutzer in 650+ Agenturen vertrauen auf Troi – gehostet DSGVO-konform in Österreich.

Todoist ist der weltweit meistgenutzte Task-Manager und wird von über 50 Millionen Menschen in mehr als 160 Ländern eingesetzt. Entwickelt vom tschechischen Unternehmen Doist mit Sitz in Tallinn, arbeitet das Team seit 2007 vollständig remote, bootstrapped und ohne Risikokapital - eine Seltenheit in der SaaS-Welt und ein klares Signal für langfristige Produktstabilität.

Die Stärke von Todoist liegt in der Geschwindigkeit der Aufgabenerfassung. Per natürlicher Spracheingabe werden Datum, Uhrzeit, Priorität und Wiederholungsregeln automatisch erkannt: Wer 'Jeden Montag Bericht erstellen' eintippt, legt die Aufgabe ohne zusätzliche Klicks korrekt an. Wiederkehrende Aufgaben, Prioritätsstufen P1 bis P4, Unteraufgaben, Abschnitte und Etiketten sorgen für eine präzise Strukturierung selbst komplexer Vorhaben.

Seit 2023 integriert Todoist KI-Funktionen direkt in den Workflow. Der Todoist Assist (Pro und Business) schlägt passende Unteraufgaben vor, extrahiert Aktionspunkte aus E-Mails und hilft, große Projekte in konkrete nächste Schritte zu zerlegen. Damit geht Todoist deutlich über klassische To-do-Apps hinaus und positioniert sich als intelligenter Produktivitäts-Hub.

Projekte und Aufgaben können als klassische Liste, Kanban-Board oder Wochenkalender dargestellt werden - je nach Arbeitsstil und Aufgabentyp. Individuelle Filter (bis zu 150 im Pro-Plan) und die 'Heute'- sowie 'Demnachst'-Ansichten helfen, den Fokus auf das Wesentliche zu richten. Das integrierte Karma-System belohnt konsequente Aufgabenerledigung mit Punkten und Levels; Produktivitätsdiagramme machen Fortschritte über Zeit sichtbar.

Todoist läuft nativ auf iOS, Android, Windows, macOS, im Browser sowie als Smartwatch-App - alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert. Über 90 Integrationen, darunter Google Kalender, Outlook, Slack, Gmail, GitHub und IFTTT, verbinden Todoist nahtlos mit bestehenden Tech-Stacks. Der Business-Plan bietet einen gemeinsamen Team-Workspace mit Rollenverwaltung, bis zu 500 Team-Projekten, geteilten Vorlagen und SOC2-Typ-II-Sicherheitszertifizierung für Unternehmens-Compliance.

Wichtige Hinweise für 2026: Im Dezember 2025 hat Doist die Preise spürbar erhöhen - Pro kostet nun 5 USD/Monat (jährlich) statt zuvor 4 USD, Business stieg auf 8 USD/User/Monat (jährlich). Die Serverinfrastruktur läuft ausschließlich bei Amazon Web Services (AWS) ohne EU-spezifische Hosting-Option, was bei DSGVO-sensiblen Anwendungsfällen geprüft werden sollte.

Airtable ist eine Cloud-Plattform des gleichnamigen US-Unternehmens Airtable Inc., die eine klassische Tabellenkalkulation mit den Konzepten einer relationalen Datenbank verbindet. Nutzer legen sogenannte Bases an, innerhalb derer mehrere verknüpfte Tabellen mit unterschiedlichen Feldtypen wie Text, Auswahllisten, Anhängen, Formeln oder Verknüpfungen zu anderen Tabellen abgebildet werden können. Im Unterschied zu einer reinen Tabellenkalkulation lassen sich Datensätze in Airtable zusätzlich als Kanban-Board, Kalender, Galerie oder Gantt-ähnliche Zeitleiste darstellen, ohne dass die zugrunde liegenden Daten dafür dupliziert werden müssen. Dadurch eignet sich Airtable für sehr unterschiedliche Anwendungsfälle, von der Redaktionsplanung über Bestandsverwaltung bis zu individuellen CRM- oder Projektmanagement-Lösungen, die Teams sich mit den integrierten No-Code-Werkzeugen und Automatisierungen selbst zusammenstellen. Preislich bietet Airtable laut eigener Website einen kostenlosen Plan für einzelne Nutzer und kleine Teams mit grundlegenden Bausteinen zum Aufbau erster Anwendungen. Der Team-Plan kostet laut Anbieter 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und richtet sich an Teams, die mehr Kapazität als im kostenlosen Plan benötigen, etwa größere Bases, mehr Automatisierungsläufe und erweiterte Ansichtsoptionen. Der Business-Plan liegt laut Anbieter bei 45 US-Dollar pro Nutzer und Monat und ergänzt zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten, höhere Datenlimits sowie erweiterte administrative Funktionen für größere Organisationen. Für sehr große Unternehmen bietet Airtable eine individuell bepreiste Enterprise-Scale-Stufe an, die unter anderem unbegrenzte Organisationseinheiten, Workspaces und Bases innerhalb der Organisation umfasst und ausschließlich über den Vertrieb vereinbart wird. Abgerechnet wird bei allen Plänen grundsätzlich pro Sitzplatz mit Bearbeitungsrechten, während reine Lesezugriffe, das Ausfüllen von Formularen oder der Zugriff über geteilte Links laut Anbieter kostenlos bleiben, was Airtable insbesondere für Anwendungen mit vielen externen Betrachtern attraktiv macht. Da SaaS-Preise regelmäßig angepasst werden, sollten Interessenten die aktuelle Übersicht direkt auf airtable.com/pricing prüfen. Innerhalb der site-eigenen Taxonomie lässt sich Airtable nicht eindeutig einer einzigen Kategorie zuordnen, da es weder ein klassisches Projektmanagement-Tool noch eine reine Datenbank oder ein Tabellenkalkulationsprogramm im engeren Sinn ist, sondern alle drei Ansätze kombiniert. In der Praxis wird Airtable häufig neben Notion als flexibles Werkzeug für individuell zusammengestellte Arbeitsabläufe genannt und ist damit vor allem für Teams interessant, die vorgefertigte Projektmanagement-Software wie Trello oder Asana als zu starr empfinden und stattdessen eine anpassbare Datenstruktur mit mehreren Ansichtsformen bevorzugen.

awork ist ein Hamburger Projektmanagement-Tool, das speziell für Agenturen und Dienstleister entwickelt wurde. Ursprünglich unter dem Namen "Hellopipe" gestartet, hat sich awork zur führenden deutschen Projekt-Plattform für agenturorientierte Teams etabliert. Die Software vereint Multi-Projekt-Planung, Teamplanung, Zeiterfassung, externe Kollaboration und KI-gestützte Workflows in einer intuitiven Oberfläche. Mit awork können Teams parallele Kundenprojekte koordinieren, Kapazitäten realistisch einplanen und Auslastung in Echtzeit überwachen. Die integrierte Zeiterfassung via Stoppuhr, Kalender oder KI ermöglicht präzise Budgetkontrolle und höhere Billability. awork Connect erlaubt die kostenfreie Zusammenarbeit mit externen Kunden und Freelancern. Durch KI-Funktionen wie automatische Statusberichte, AI-basiertes Umplanen bei Ressourcenengpässen und intelligente Aufwandsschätzung auf Basis vergangener Projekte spart das Tool signifikant Planungsaufwand. Die Daten werden auf ISO 27001-zertifizierten Microsoft-Servern in Deutschland gespeichert und damit DSGVO-konform. Über 10.000 Teams nutzen awork und schätzen besonders die agenturspezifische Ausrichtung, die klare Struktur und den kundenorientierten Support.

Preislich startet awork bei 5 Euro pro User und Monat im Basic-Tarif bei jährlicher Abrechnung, monatlich sind es 7 Euro. Standard mit Workload-Ansicht, Abwesenheiten und Team-Struktur kostet 11 Euro (monatlich 14 Euro), Professional mit unbegrenzten Automatisierungen, umfassenden Zeitauswertungen und Telefon-Support 19 Euro (monatlich 22 Euro). Enterprise mit SSO, SLAs und Datenmigration gibt es auf Anfrage. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. awork AI mit AI Chat und AI Agents ist ein Add-on ab 15 Euro pro User und Monat. Getestet wird kostenfrei und ohne Zahlungsdaten, in Basic, Standard und Professional gilt zudem eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.

Coda war ursprünglich ein eigenständiges Produkt der Firma Coda Inc. und positionierte sich als sogenanntes Doc, ein Hybrid aus klassischem Textdokument, Tabellenkalkulation und einfacher Datenbank, in dem Teams Wissen, Aufgaben und Prozesse in einem einzigen, flexibel strukturierten Dokument abbilden können. Ende 2024 wurde Coda vom Unternehmen Grammarly übernommen, das sich im Oktober 2025 selbst in Superhuman umbenannte und im Juli 2026 seine Produktfamilie neu ordnete. Seit dem 8. Juli 2026 firmiert Coda laut Anbieter unter dem neuen Namen Superhuman Docs und ist Teil der Superhuman Suite neben dem Schreibassistenten Grammarly, dem E-Mail-Programm Superhuman Mail und dem KI-Assistenten Superhuman Go. Funktional bleibt das Grundprinzip erhalten: In einem Dokument lassen sich Textabschnitte, verknüpfte Tabellen, sogenannte Packs für Integrationen mit externen Diensten sowie Formeln und einfache Automatisierungen kombinieren, sodass etwa ein Projektstatus-Dokument gleichzeitig Besprechungsnotizen, eine Aufgabenliste als Tabelle und automatisch berechnete Kennzahlen enthalten kann. Bei der Abrechnung setzt der Anbieter laut eigenen Angaben auf ein sogenanntes Maker-Abrechnungsmodell, bei dem nur Personen bezahlen, die Dokumente aktiv erstellen und bearbeiten, sogenannte Doc Maker, während reine Betrachter und Personen mit Kommentarrechten kostenlos bleiben. Es gibt laut Anbieter vier Stufen: einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen und ohne Größen- oder Objektlimits für nicht geteilte, persönliche Dokumente, einen Pro-Plan für Einzelpersonen und kleine Teams, einen Business-Plan, der frühere Team-Angebote ablöst und zusätzliche Automatisierungen, mehr Packs sowie Dokumentenschutz-Funktionen bietet, sowie eine Enterprise-Stufe für die Einführung in großen Organisationen mit Single Sign-on, persönlicher Betreuung und zusätzlichen Admin-Kontrollen. Konkrete Preise pro Doc Maker nennt der Anbieter auf seiner Pricing-Seite, diese ließen sich zum Zeitpunkt der Recherche jedoch nicht zuverlässig als exakte Dollarbeträge bestätigen, weshalb Interessenten die aktuelle Übersicht direkt auf der offiziellen Pricing-Seite prüfen sollten. Aufgrund der sehr frischen Umbenennung kann es zudem vorkommen, dass ältere Verlinkungen, Erwähnungen und Vergleichsartikel im Netz noch unter dem Namen Coda zu finden sind, während neue Nutzerkonten und Marketingmaterialien bereits auf Superhuman Docs verweisen. In der hauseigenen Taxonomie lässt sich das Werkzeug am ehesten neben Notion und Airtable einordnen, da es ebenfalls flexible Dokumente mit Datenbank- und Automatisierungsfunktionen kombiniert, anstatt einer festen Projektmanagement-Struktur zu folgen.

InLoox ist eine deutsche Projektmanagement-Software aus München, die seit 2001 entwickelt wird und sich durch ihre tiefe Integration in Microsoft Outlook und das gesamte Microsoft-365-Ökosystem auszeichnet. Das Tool richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die Projekte direkt aus ihrem gewohnten E-Mail-Umfeld heraus planen und steuern möchten – ohne einen separaten Kontextwechsel in eine andere Anwendung. InLoox ist als Cloud-Lösung (Professional, Enterprise, Enterprise Plus) sowie als On-Premise-Variante verfügbar, bei der alle Daten auf eigenen Servern in Deutschland liegen. Kernfunktionen umfassen Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten und kritischem Pfad, Kanban-Boards, Mindmapping, Aufgaben- und Ressourcenmanagement, integrierte Zeiterfassung mit Stoppuhr sowie Projekt-Budgetverwaltung mit Plan-/Ist-Vergleich. Über das Outlook-Add-In lassen sich E-Mails mit einem Klick in Aufgaben umwandeln, Anhänge direkt in Projekten ablegen und Outlook-Termine als Projektarbeitszeit verbuchen. Ergänzt wird das Desktop-Add-In durch die InLoox Web App für alle Geräte ohne Outlook sowie eine Mobile App für iOS und Android mit Offline-Fähigkeit. Mehr als 60.000 Anwender in über 60 Ländern – darunter Siemens, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz und Canon – setzen auf InLoox. Ein KI-Assistent analysiert E-Mails und schlägt Aufgaben inklusive Aufwandsschätzung vor.

Joinpoints ist eine österreichische All-in-One-Plattform für Workflow-Management, Prozessautomatisierung und Projektmanagement. Das Tool bündelt Anfragen aus verschiedenen Kanälen – E-Mails, Online-Formulare und externe Systeme – und wandelt sie automatisch in strukturierte Projekte oder Aufträge um. Mit dem integrierten No-Code Workflow-Designer lassen sich komplexe Geschäftsprozesse visualisieren, automatisieren und standardisieren, ohne IT-Kenntnisse zu benötigen. KI-gestützte Funktionen lesen E-Mails und PDFs aus, erfassen Projektdaten automatisch und verteilen Aufgaben an die richtigen Teammitglieder. Joinpoints umfasst ein integriertes CRM, Kanban- und Listenansichten, projektbasierte Zeiterfassung, automatische PDF-Erstellung (Angebote, Rechnungen, Verträge) sowie einen automatischen SMS- und E-Mail-Versand. Typische Anwendungsfälle sind Auftragsabwicklung, Bewerbungsmanagement, Belegsverwaltung und Kundenservice. Das System eignet sich für kleine Unternehmen, KMUs und gemeinnützige Organisationen, die ihre administrativen Abläufe digitalisieren, Insellösungen ablösen und messbar produktiver werden wollen. Alle Pläne inkludieren ein integriertes CRM; höhere Pläne schalten API-Zugriff, Kalenderintegration, Benutzergruppen und Berechtigungsverwaltung frei.

Linear ist ein Issue-Tracking- und Projektmanagement-Werkzeug, das gezielt für Produkt- und Engineering-Teams entwickelt wurde und sich bewusst von schwergewichtigeren Systemen wie Jira abgrenzt. Im Mittelpunkt steht eine sehr schnelle, reduzierte Benutzeroberfläche, die stark auf Tastaturkürzel setzt, sodass sich Aufgaben, sogenannte Issues, ohne viele Mausklicks erstellen, zuweisen und durch Status wie Backlog, In Progress oder Done bewegen lassen. Neben klassischen Boards und Listenansichten bietet Linear Funktionen wie Cycles für zeitlich begrenzte Arbeitsabschnitte vergleichbar mit Sprints, Roadmaps zur Planung größerer Projekte sowie eine sogenannte Triage-Ansicht, in der eingehende Anfragen vor der eigentlichen Priorisierung gesichtet werden können. Laut Anbieter nutzen mittlerweile mehr als 33.000 Organisationen die Plattform, vom kleinen Startup bis zu größeren Softwarehäusern. Preislich bietet Linear einen kostenlosen Plan mit unbegrenzter Nutzerzahl, aber begrenzt auf zwei Teams und 250 Issues, was für kleine Projekte oder erste Tests ausreichen kann. Der Basic-Plan kostet laut Anbieter 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und hebt das Team- und Issue-Limit auf, ergänzt um unbegrenzte Datei-Uploads und Admin-Rollen. Der Business-Plan liegt laut Anbieter bei 16 US-Dollar pro Nutzer und Monat und fügt unter anderem unbegrenzte Teams, private Teams mit Gastzugängen, erweiterte Insights-Auswertungen sowie Integrationen mit Zendesk und Intercom hinzu. Für größere Organisationen gibt es eine individuell bepreiste Enterprise-Stufe mit Rechnungsstellung, SAML- und SCIM-Anbindung für Single Sign-on, granularen Admin-Kontrollen sowie priorisiertem Support und einem eigenen Account-Management. Da sich SaaS-Preise regelmäßig ändern können, empfiehlt sich vor einer Kaufentscheidung ein Blick auf die aktuelle Preisseite von linear.app. Ein zentrales Unterscheidungsmerkmal zu Jira ist der Verzicht auf umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten zugunsten fester, durchdachter Standardabläufe, was die Einarbeitungszeit für neue Teams deutlich verkürzen kann, gleichzeitig aber weniger Anpassungsspielraum für sehr spezifische Unternehmensprozesse lässt. Linear integriert sich zudem eng mit Entwicklungswerkzeugen wie GitHub und GitLab, sodass sich Commits, Pull Requests und Issue-Status automatisch verknüpfen lassen. Für Teams, die im direkten Vergleich zu Jira, Asana oder Trello nach einem schlankeren, entwicklerorientierten Issue-Tracker suchen, zählt Linear inzwischen zu den bekanntesten und am häufigsten empfohlenen Alternativen im Software-Entwicklungsumfeld, insbesondere bei Teams, die Wert auf Geschwindigkeit und eine aufgeräumte Oberfläche legen.

Nutcache ist eine kanadische All-in-One-Projektmanagement-Software, die speziell für Agenturen und Beratungsunternehmen entwickelt wurde. Sie vereint Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Rechnungsstellung in einer Plattform. Dank Gantt-Diagrammen und Echtzeit-Budgetierung behalten Teams stets den Überblick über Projektfortschritt und Kosten. Nutcache eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Teams, die ohne mehrere Einzeltools auskommen möchten.

Projektron BCS ist eine browserbasierte Projektmanagement- und ERP-Software aus Berlin, die speziell für projektgetriebene Unternehmen im Mittelstand und IT-Dienstleistungsbereich entwickelt wurde. Die Software deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab – von der Angebotserstellung über Ressourcen- und Zeitplanung bis hin zur Abrechnung und zum Controlling. BCS unterstützt gängige Projektmanagement-Methoden wie Scrum, Kanban und PRINCE2 und lässt sich flexibel als On-Premise-Installation oder als SaaS-Cloud-Lösung betreiben. Mit mehr als 850 Unternehmenskunden, 10 Sprachversionen und einem integrierten CRM-, Ticket- sowie Qualitätsmanagementsystem ist Projektron BCS eine All-in-One-Lösung für Dienstleister, Agenturen, IT-Beratungen und Forschungseinrichtungen. Die Software wird ausschließlich in Deutschland entwickelt, gehostet und betreut – inklusive Datenschutz nach DSGVO.

Teamelio ist eine deutsche HR- und Mitarbeiter-Engagement-Plattform, die HR-Teams im Mittelstand dabei unterstützt, den Puls ihrer Belegschaft kontinuierlich zu messen und gezielt zu verbessern. Im Zentrum stehen Pulse Surveys, mit denen Unternehmen kurze, regelmäßige Mitarbeiterbefragungen automatisiert versenden und auswerten können. Ergänzt wird das Angebot durch eNPS-Tracking (Employee Net Promoter Score), anonymes 360-Grad-Feedback sowie KI-gestützte Action Plans, die aus den Umfrageergebnissen konkrete Handlungsempfehlungen ableiten.

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet, was die DSGVO-Compliance erheblich vereinfacht. Der deutschsprachige Support und die enge Ausrichtung auf den DACH-Markt machen Teamelio besonders attraktiv für mittelständische Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitenden, die eine datenschutzkonforme Alternative zu internationalen Anbietern wie Culture Amp oder Officevibe suchen.

Die Plattform bietet Engagement-Reports mit aussagekräftigen Dashboards, Multi-Language-Unterstützung für internationale Teams sowie eine mobile App für Mitarbeitende. Für HR-Teams, die bereits mit Personio, Microsoft 365, Slack oder Microsoft Teams arbeiten, stehen native Integrationen bereit, die den Rollout erheblich erleichtern. Die Preisgestaltung ist auf Anfrage verfügbar und orientiert sich typischerweise an einem Modell zwischen 3 und 7 Euro pro Mitarbeitenden pro Monat.

Teamwork.com ist die Projektmanagement-Plattform für Agenturen und Client-Services-Teams. Als irischer Anbieter mit EU-Hosting vereint sie Projektplanung, natives Zeit-Tracking, Ressourcenmanagement, Budgetkontrolle und kostenfreien Client-Zugang in einer Plattform. Profitability-Reporting und KI-Forecaster helfen Dienstleistern, abrechenbare Stunden zu sichern und Projekte rentabel abzuliefern.

YouTrack ist ein Issue-Tracking- und Projektmanagement-System des tschechisch-amerikanischen Softwareherstellers JetBrains, der auch für Entwicklerwerkzeuge wie IntelliJ IDEA und PyCharm bekannt ist. Die Software richtet sich in erster Linie an Softwareentwicklungsteams und bietet neben klassischen Boards im Kanban- und Scrum-Stil auch eine sehr detaillierte, textbasierte Suchsprache, mit der sich Issues nach nahezu beliebigen Kriterien filtern und in gespeicherten Ansichten wiederverwenden lassen. Ein zentrales Merkmal von YouTrack ist die weitreichende Anpassbarkeit der Workflows über eine eigene Skriptsprache, mit der sich automatische Statuswechsel, Benachrichtigungen und Validierungsregeln definieren lassen, ohne auf Drittanbieter-Plugins angewiesen zu sein. Zusätzlich bietet YouTrack integrierte Wissensdatenbank-Funktionen sowie ein eigenes Zeiterfassungs- und Reporting-Modul, sodass Teams neben der reinen Aufgabenverwaltung auch Dokumentation und Aufwandsschätzung in derselben Plattform abbilden können. Preislich unterscheidet JetBrains bei YouTrack Cloud zwischen einer kostenlosen und einer kostenpflichtigen Stufe. Für bis zu zehn Nutzer ist YouTrack Cloud laut Anbieter dauerhaft kostenlos nutzbar und bietet dabei den vollen Funktionsumfang ohne künstliche Einschränkungen. Ab dem elften Nutzer wird pro zusätzlichem Nutzer und Monat abgerechnet, wobei JetBrains die Preise zuletzt zum 1. Oktober 2025 angepasst hat. Bei monatlicher Zahlung liegt der Preis laut Anbieter bei rund 5,40 US-Dollar pro Nutzer und Monat, bei jährlicher Vorauszahlung reduziert er sich auf rund 4,50 US-Dollar pro Nutzer und Monat, was laut Anbieter zwei Gratismonaten pro Jahr entspricht. Der volle Funktionsumfang inklusive Support und optionaler KI-Unterstützung bleibt dabei in allen bezahlten Kontingenten erhalten, es gibt also keine separaten Funktionsstufen wie Basic oder Enterprise, sondern lediglich eine Staffelung nach Nutzerzahl. Neben der Cloud-Variante bietet JetBrains YouTrack auch als selbst gehostete Server-Installation an, was insbesondere für Unternehmen mit strengen Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen relevant sein kann, die ihre Daten nicht in der Cloud des Anbieters ablegen möchten. Da sich Lizenzpreise bei JetBrains-Produkten regelmäßig ändern, sollten Interessenten die aktuellen Konditionen direkt auf der offiziellen Kaufseite prüfen. Im Alternativenvergleich zu Jira, das ebenfalls von einem etablierten Softwarehersteller stammt, punktet YouTrack vor allem mit der kostenlosen Nutzung für kleine Teams bis zehn Personen und der engen Verzahnung mit den übrigen JetBrains-Entwicklerwerkzeugen, während Jira in vielen größeren Organisationen aufgrund des breiteren Plugin-Ökosystems weiterhin verbreiteter ist.

ZenTao (auch bekannt als Sanplex) ist ein chinesisches Open-Source Application-Lifecycle-Management- und Projektmanagement-Tool, das von Easycorp entwickelt wird. Die Plattform vereint Produkt-, Projekt- und Qualitätsmanagement in einem einzigen System und unterstützt agile Methodologien wie Scrum, Kanban und Waterfall sowie hybride Ansätze. ZenTao deckt den gesamten Softwareentwicklungszyklus ab: von der Anforderungserfassung über Aufgabenplanung, Sprint-Management und Bug-Tracking bis hin zu Test-Management, CI/CD-Integration und Dokumentenverwaltung. Die Software ist sowohl als selbst gehostete On-Premises-Lösung als auch als Cloud-Version (Sanplex Cloud) verfügbar. Mit der kostenlosen Community Edition erhalten Teams Zugang zu unbegrenzten Benutzern und Projekten. Kostenpflichtige Pläne (Biz und Max) erweitern die Plattform um Gantt-Diagramme, Zeiterfassung, LDAP-Integration, anpassbare Workflows und CMMI-Support. ZenTao wird von mehr als 25.000 Unternehmen weltweit eingesetzt und positioniert sich als kostengünstige Jira-Alternative mit vollem ALM-Funktionsumfang.