Ressourcenplanungs-Software im Vergleich

Float ist eine Software für Ressourcenplanung, die 2011 von Glenn Rogers und Lars Gelfan in einer Werbeagentur in New York gestartet wurde. Das Unternehmen wächst nach eigenen Angaben seitdem unabhängig, arbeitet als weltweit verteiltes Remote-Team und ist seit März 2024 als B Corp zertifiziert. Laut Anbieter nutzen mehr als 4.500 Dienstleistungsfirmen und interne Delivery-Teams das Tool, als Referenzen nennt Float unter anderem Google, Atlassian, Ogilvy und M+C Saatchi Group. Im Mittelpunkt steht der Planungskalender. Dort weisen Ressourcenmanager Personen Projekten zu und sehen in Echtzeit, wer verfügbar ist, welche Rolle jemand hat und welche Erfahrung mitbringt. Geplant wird wahlweise in Stunden oder in Prozent. Individuelle Arbeitstage und Arbeitszeiten bilden Teilzeitkräfte korrekt ab, Abteilungen, Rollen, Fähigkeiten und Tags erleichtern die Suche nach der passenden Person. Auslastungsanzeigen und Warnungen bei Überbuchung machen Engpässe schon während der Planung sichtbar. Für Rollen, die noch nicht besetzt sind, gibt es Platzhalter: einen im Tarif Starter, fünf im Tarif Pro, im Enterprise-Tarif individuell. Abwesenheiten fließen direkt in die Kapazität ein. Genehmigter Urlaub wird laut Anbieter automatisch in Verfügbarkeit, Kapazität und Planungsansichten berücksichtigt, dazu kommen eigene Abwesenheitsregeln mit Freigabe und globale Feiertagskalender mit automatisch zugeordneten regionalen Feiertagen. Projekte lassen sich mit Phasen, Meilensteinen und Aufgaben anlegen, mit Kostenschätzung, Budget, Ausgaben und Vorlagen. Neu sind KI-Erfahrungsprofile, die zeigen, wer in welchen Branchen und Projekten schon gearbeitet hat, sowie Rollenvorschläge beim Besetzen von Projekten. Ab dem Tarif Pro kommt die Zeiterfassung dazu. Stundenzettel füllen sich aus der Planung vor, lassen sich automatisch protokollieren und sperren. Berichte und Live-Dashboards vergleichen Schätzung, Plan und Ist, zeigen Auslastungstrends, abrechenbare gegenüber nicht abrechenbaren Stunden, Budgetverbrauch und Projektmarge. Kunden-Stundensätze funktionieren in Pro mit bis zu fünf Währungen, in Starter mit einer. Bei den Integrationen nennt Float Google- und Outlook-Kalender, Slack, Zapier und eine offene API. Über Zapier werden Asana, Basecamp, ClickUp, HubSpot, Jira, Linear, monday.com, Salesforce, Trello und Wrike angebunden, direkte Verbindungen gibt es zu Aprimo, Karbon und Pegasus Edge, für NetSuite einen Partner. Mit dem Float MCP (Beta) lassen sich Fragen zu Personen und Projekten direkt aus Claude oder ChatGPT stellen. Eine mobile App gibt es für iOS und Android. Die Preise stehen auf der Website in US-Dollar. Starter kostet 8,50 US-Dollar pro eingeplanter Person und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 7 US-Dollar. Pro kostet 14 US-Dollar monatlich oder 12 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Enterprise für Teams ab etwa 100 Plätzen gibt es nur auf Anfrage. Bezahlt wird nur für Personen, die im Plan eingeplant werden, Gäste ohne Planung sind kostenlos. Die Testphase dauert 30 Tage im Tarif Pro und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Zum Datenschutz: Float ist laut Anbieter SOC 2 zertifiziert und DSGVO-konform. Website und Dienst werden auf der Google Cloud Platform in den USA gehostet, Daten werden mit AES-256 und TLS 1.2 verschlüsselt. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt Float nicht. Single Sign-on gibt es ab Pro. Eine deutsche Website oder Oberfläche wird nicht beworben. Float passt zu Agenturen, Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros sowie internen Projektteams, die viele Projekte parallel mit denselben Leuten stemmen und Planung, Zeiterfassung und Projektfinanzen in einem Werkzeug zusammenführen wollen.

Integrationen: Google Kalender, Outlook-Kalender, Slack, Zapier, Asana und 16 weitere

Productive ist eine All-in-one-Software für Agenturen und Dienstleister, die Ressourcenplanung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Budgets und Abrechnung verbindet. Das Unternehmen wurde 2014 von Gründern gegründet, die zuvor selbst eine Design- und Entwicklungsfirma mit 350 Mitarbeitenden aufgebaut hatten. Productive ist nach eigener Aussage selbstfinanziert und profitabel, laut Preisseite arbeiten mehr als 2.000 Unternehmen mit der Software. Die Website gibt es auch auf Deutsch. Für die Ressourcenplanung zeigt der Planer auf einen Blick, wer ausgelastet ist, wer noch Kapazität hat und wer im Urlaub oder krank ist. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen direkt im Ressourcenplaner, Urlaubsverwaltung und Planung laufen also in einem System. Arbeit lässt sich vorläufig buchen, etwa für noch nicht bestätigte Projekte, und über Platzhalter vorplanen, bevor feststeht, wer sie übernimmt. Später werden die Platzhalter an echte Personen übergeben. Dazu kommen wiederkehrende Buchungen und ein Konfliktlöser für Doppelbuchungen. Mit Resource Requests stellen Projektleitungen strukturierte Anfragen, Productive schlägt dann die passendsten Personen in einer Rangliste vor. Auch hybride Teams mit Homeoffice-Tagen lassen sich planen und genehmigen. Die Kapazitätsplanung vergleicht die aktuelle und künftige Kapazität des Teams mit dem Bedarf und zeigt, ob neue Aufträge noch hineinpassen. Die Auslastungsberichte erfassen abrechenbare Stunden und warnen vor Umsatzlücken in den kommenden Wochen. Weil gebuchte Arbeit mit Kostensätzen verknüpft ist, prognostiziert Productive künftige Kosten und Margen. Im Tarif Ultimate kommen ein Scenario Builder für alternative Planungen und eine Umsatzprognose dazu. Die Zeiterfassung funktioniert per Timer, im Wochen-Stundenzettel, direkt aus Aufgaben oder aus Google- und Outlook-Kalendereinträgen. Zeiten können automatisch aus bereits geplanten Buchungen entstehen, eine KI ordnet Kalendertermine Projekten zu. Über Freigaben entscheiden Verantwortliche, ob Stunden abrechenbar sind. Desktop-Apps für Mac und Windows mit Timer sowie Apps für iOS und Android ergänzen die Weboberfläche. Bei den Integrationen nennt Productive Jira, HubSpot, Slack, Gmail, Google Kalender und Microsoft Outlook, die Buchhaltungen Xero, QuickBooks, Sage, Fortnox, Visma e-conomic, Exact, Twinfield und NetSuite sowie HR-Systeme wie Personio, HiBob, BambooHR, Factorial, Rippling und weitere. Hinzu kommen Zapier, eine offene API, Webhooks im Tarif Ultimate und ein MCP-Server für KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT. Für Besucher aus Deutschland zeigt Productive die Preise in Euro, alternativ gibt es US-Dollar. Essential kostet 11 Euro pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung oder 9,50 Euro bei jährlicher Zahlung. Professional kostet 27 Euro monatlich oder 23 Euro jährlich pro Nutzer und Monat und ergänzt erweiterte Urlaubsverwaltung, Freigaben abrechenbarer Zeiten, Teams, Rate Cards, erweiterte Berichte sowie HRIS- und Rechnungsintegrationen. Ultimate mit Scenario Builder, Umsatzprognose, mehreren Gesellschaften, HubSpot-Integration, erzwungenem SSO oder 2FA und Webhooks gibt es nur auf Anfrage. Alle Tarife setzen mindestens drei Plätze voraus, Freelancer kosten so viel wie Angestellte, Kundenzugänge sind kostenlos. Ab 50 Nutzern gibt es Mengenrabatt, gemeinnützige Organisationen erhalten 50 Prozent. Die Testphase dauert 14 Tage und braucht keine Kreditkarte, einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Zum Datenschutz: Productive nutzt Amazon AWS als Hoster, die Server stehen laut Anbieter in der EU. Die genauen Rechenzentrumsstandorte veröffentlicht Productive nicht, ein Standort in Deutschland wird nicht genannt. Das Unternehmen ist nach SOC 2 Type II geprüft, Daten und Backups werden verschlüsselt, Backups laufen in Echtzeit mit einem Wiederherstellungspunkt von fünf Minuten. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar. Productive passt zu Agenturen, Beratungen und Dienstleistern ab drei Personen, die Ressourcenplanung nicht isoliert betreiben, sondern direkt mit Budgets, Zeiten und Rechnungen verbinden wollen. Wer nur einen reinen Kapazitätsplaner sucht, bezahlt viele Funktionen mit, die er nicht braucht.

Integrationen: Jira, HubSpot, Slack, Gmail, Google Kalender und 23 weitere

Runn ist eine Software für Ressourcen- und Kapazitätsplanung aus Neuseeland. Das Unternehmen wurde 2018 gegründet, hat seinen Sitz in Aotearoa (Neuseeland) und arbeitet seit Beginn remote mit einem Team auf vier Kontinenten. Laut Anbieter nutzen mehr als 500 Kunden und über 15.000 Anwender in mehr als 100 Ländern das Tool. Runn setzt auf eine visuelle Planungsoberfläche, in der Personen und Projekte nebeneinander stehen. Ressourcen werden mit Fähigkeiten und Tags beschrieben und auf Projekte, Phasen und Meilensteine gebucht. Kapazitäts-, Verfügbarkeits- und Auslastungsdiagramme zeigen, wer über- oder unterplant ist. Vorläufige Projekte lassen sich einplanen, ohne die feste Planung zu verfälschen, und in gespeicherten Szenarien vergleicht man verschiedene Varianten. Abwesenheiten und Feiertage fließen in alle Tarife ein. Platzhalter für noch nicht besetzte Rollen sind laut Anbieter in allen Tarifen unbegrenzt und kostenlos. Ressourcen- und Einstellungsanfragen für Platzhalter sowie die KI-Funktion SmartMatch (Beta) für passende Besetzungen gibt es nur im Tarif Advanced. Für die Prognose bietet Runn Auswertungen zu Auslastung, Kapazität, Leistung und Belegschaft, je nach Tarif unterschiedlich umfangreich. Projektbudgets, Stundensatzkarten und der Vergleich von Plan und Ist sind in allen Tarifen enthalten, Budgets je Phase ab Standard. Stundenzettel zur Zeiterfassung gibt es ab Standard, Berichte mit Filtern, Export und einer Übersicht über unverplante Kapazität bereits in Lite. Workstreams, eigene Dashboards und unbegrenzte eigene Felder sind dem Tarif Advanced vorbehalten. Die fertigen Integrationen konzentrieren sich auf HR- und Zeiterfassungssysteme. Personen, Verträge und Abwesenheiten übernimmt Runn aus ADP Workforce Now, AlexisHR, BambooHR, CharlieHR, Factorial, Freshteam, Gusto, HiBob, HR Cloud, Humaans, Namely, Sage HR und Workday. Dazu kommen Jira für Projekte, Harvest und Clockify für Zeiten, Zapier und n8n für Automatisierungen sowie eine API für eigene Anbindungen. Integrationen und API sind ab Standard enthalten, Harvest und Clockify nur auf Anfrage im Tarif Advanced. Eine mobile App nennt die Website nicht. Die Preise stehen in US-Dollar und gelten pro Ressourcenplatz, also pro Person oder Ressource im Planer, nicht pro Login. Lite kostet 9 US-Dollar pro Ressource und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 7 US-Dollar. Standard kostet 13 US-Dollar monatlich oder 11 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Advanced gibt es nur auf Anfrage. Alle Tarife starten bei 20 Ressourcenplätzen, ab 100 Ressourcen gibt es Mengenrabatte. Die kostenlose Testphase dauert 30 Tage im Tarif Standard und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Beim Datenschutz ist Runn für Teams in der EU interessant: Die Daten liegen laut Anbieter bei Salesforce Heroku wahlweise in einem Rechenzentrum in den USA oder in der EU. Runn ist nach SOC 2 Type II zertifiziert, verschlüsselt Daten mit TLS 1.2 und AES-256 und überwacht die Compliance mit Vanta. Backups werden sieben Tage vorgehalten, nach Vertragsende werden alle Daten innerhalb von 21 Tagen gelöscht. Anmeldung per Google ist in allen Tarifen möglich, SAML-SSO nur in Advanced. Einen Standort in Deutschland nennt Runn nicht, eine deutsche Oberfläche ebenfalls nicht. Runn passt zu Beratungen, Agenturen, Softwarehäusern sowie Architektur- und Ingenieurbüros ab etwa 20 Personen, die Kapazität und Nachfrage vorausschauend planen und dabei Projektfinanzen im Blick behalten wollen.

Integrationen: ADP Workforce Now, AlexisHR, BambooHR, CharlieHR, Factorial und 14 weitere

Meisterplan ist eine Software für Ressourcen- und Projektportfoliomanagement aus Deutschland. Hersteller ist die itdesign GmbH aus Tübingen, die 1999 von Johannes Koppenhöfer und Dr. Jörg Leute gegründet wurde und Meisterplan seit 2012 anbietet. Laut Unternehmensseite arbeiten rund 250 Menschen für itdesign, weitere Standorte gibt es in Zwickau, Mainz, Seattle, Toronto und Neu-Delhi. Nach eigenen Angaben ist das Unternehmen vollständig eigenfinanziert. Im Mittelpunkt steht die mittel- bis langfristige Frage, ob für die wichtigen Projekte genug Leute da sind. Grundlage ist ein Ressourcenpool, in dem für jede Ressource Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten, Rollen, Teamzugehörigkeit und eigene Felder gepflegt oder importiert werden. Daraus ergibt sich die tatsächlich nutzbare Kapazität, in die alle geplanten Projekte und Abwesenheiten einfließen. Im Team Planner zeigt eine kompakte Ansicht, welche Projekte Personen, Rollen oder Teams binden und wer überlastet ist. Eine farbige Heatmap mit konkreten Werten macht auch bei großen Datenmengen sichtbar, wo Kapazitäten über- oder unterausgelastet sind. Die Auslastung lässt sich als aktueller Bericht oder als Prognose für die Zukunft darstellen. Beim Besetzen von Rollen sucht man passende Ressourcen für eine Projektanfrage, sortiert sie nach Verfügbarkeit und weist sie mit einem Klick zu. Eine Live-Vorschau zeigt vorher, wie sich die Auslastung verändert. Die Zuordnung läuft über Rollen und Eignung, einen eigenen Skill-Katalog beschreibt die Website nicht. Kommt es zu Konflikten, lassen sich Zuweisungen und Projekte kommentieren, Alternativen suchen und Beteiligte automatisch benachrichtigen. Eine Stärke sind Szenarien. Im Portfolio Designer verschiebt man Projekte, Prioritäten oder Zuweisungen per Drag-and-drop und sieht Konflikte sofort. Mit einem Klick entsteht eine geschützte Kopie der Plandaten, in der man Neueinstellungen, verschobene Termine oder umverteilte Kapazitäten durchspielt, ohne den Live-Plan anzufassen. Zwei Pläne lassen sich im Gantt-Diagramm übereinanderlegen und Kennzahl für Kennzahl vergleichen, etwa bei Kosten und Aufwand. Freigegebene Projekte oder ganze Szenarien werden anschließend ohne erneute Eingabe in die Plandaten übernommen. Wer an der Szenarioplanung teilnimmt, regeln rollenbasierte Berechtigungen. Für das Reporting gibt es Management-Dashboards, Vorlagen wie Heatmap- und Pivot-Berichte, eine Reporting-API und Drilldowns zu Problemprojekten, gefährdeten Meilensteinen und überlasteten Ressourcen. Dazu kommen Plan-Ist-Vergleiche und Finanzmanagement. Eine eigene Zeiterfassung beschreibt die Website nicht, operative Daten aus Jira lassen sich aber laut Anbieter mit Meisterplan kombinieren. Die Integrationsseite nennt unter anderem Jira, Microsoft Azure DevOps, Asana, ClickUp, monday.com, Trello, Wrike, Smartsheet, Microsoft Planner Premium, Microsoft Teams, Outlook, Excel, PowerPoint, Power BI, Power Automate, Tableau, Salesforce, Slack, Google Sheets und Zapier. Hinzu kommen Single Sign-on über SAML 2.0 und Microsoft Entra ID, eine REST API und eine MCP-Anbindung für eigene KI-Assistenten. Microsoft Project Server und ServiceNow sind über Drittanbieter angebunden. Preise veröffentlicht Meisterplan nicht. Der Lizenzpreis richtet sich nach der Zahl der Ressourcen, also Mitarbeitenden oder Vollzeitäquivalenten. Es zählen nur Ressourcen, die heute aktiv oder künftig eingeplant sind, Teams zählen nicht mit. Nutzer sind in allen Editionen kostenlos und unbegrenzt. Ab mehr als 1.000 Ressourcen gibt es ein individuelles Angebot. Verträge laufen monatlich oder jährlich und verlängern sich automatisch, bezahlt wird per Kreditkarte oder Rechnung. Namentlich nennt die Preisseite nur die Pro-Edition. Die Testphase dauert 30 Tage, ist kostenlos, braucht keine Kreditkarte und entspricht im Umfang der Pro-Edition. Bei Kauf werden die Testdaten übernommen, sonst wird das System automatisch gelöscht. Beim Datenschutz punktet Meisterplan für den DACH-Markt. Die Software läuft als Cloud-Dienst auf Amazon Web Services. Laut Subunternehmerliste werden alle Systeme mit einer EU-URL in Deutschland gehostet und Daten ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet, US-Systeme liegen in Oregon. Meisterplan ist nach ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27018:2019 zertifiziert, itdesign wurde von TÜV SÜD nach TISAX geprüft und trägt das Siegel Software Made in Germany. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Geschäftsbedingungen. Eine On-Premises-Variante und eine Mobile App nennt die Website nicht. Meisterplan passt zu PMOs, Portfolio- und Ressourcenmanagern in mittleren und großen Organisationen, die viele Projekte über Abteilungen hinweg gegen begrenzte Kapazitäten planen. Für die tägliche Aufgabensteuerung ist es nicht gedacht, dafür wird es mit Tools wie Jira oder Asana verbunden.

Integrationen: Jira, Microsoft Azure DevOps, Asana, ClickUp, monday.com und 24 weitere

Rillsoft ist eine Software für Projekt-, Ressourcen- und Kapazitätsplanung der Rillsoft GmbH aus Leonberg, die nach eigenen Angaben seit 2003 Software entwickelt. Der Schwerpunkt liegt auf dem DACH-Raum, die Zielgruppe sind mittelständische Industrieunternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitenden. Kern ist Rillsoft Project, ein Desktop-Client für Windows. Er läuft in drei Betriebsarten: standalone mit lokalen Projektdateien, mit dem Rillsoft Integration Server in der eigenen Infrastruktur oder als Rillsoft Cloud, bei der Rillsoft den Integration Server betreibt. Grundlage der Planung ist ein unternehmensweiter Ressourcenpool für alle Projekte. Personal wird mit Rollen und Qualifikationen geführt, Maschinen mit Rollen und Typen, dazu kommen Material und Sachressourcen. Die Organisation lässt sich in Teams abbilden, eine Person kann mehrere Rollen haben und mehreren Teams angehören. Arbeits- und arbeitsfreie Zeiten werden im Kalender für Projekte, Teams und einzelne Mitarbeitende hinterlegt. Den Unterschied zu allgemeinen Projektmanagement-Tools sieht Rillsoft darin, dass der Kapazitätsabgleich zuerst auf Ebene von Rolle und Qualifikation passiert. Konkrete Personen werden erst kurz vor der Ausführung nach Verfügbarkeit und Qualifikation zugeordnet. Bei Dauer und Aufwand legt man fest, was fix bleibt, und die Software berechnet daraus den Endtermin oder den Ressourcenbedarf. In der Kapazitätsplanung markiert Rillsoft Engpässe durch fehlende Personalkapazität rot und Überkapazitäten blau. Die Software zeigt, welche Vorgänge die Last verursachen und wie viel Spielraum im Puffer bleibt. Freie Kapazität und Auslastung lassen sich für Rollen und einzelne Mitarbeitende jederzeit grafisch und projektübergreifend auswerten. Die Website nennt ein Beispiel, in dem jedes Projekt für sich machbar ist, im Portfolio aber 45 Personentage fehlen. Maschinenkapazität wird genauso abgeglichen wie Personal, außerdem lassen sich Mitarbeitende einem Standort zuordnen, inklusive Reisezeit. Weitere Module sind Terminplanung, Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleich, Personaleinsatzplanung und Schichtplanung. Eine eigene Szenario- oder Was-wäre-wenn-Funktion beschreiben die Feature-Seiten nicht ausdrücklich. Mit Integration Server oder Cloud kommen eine zentrale Datenbank, Mehrbenutzerbetrieb und eine Weboberfläche hinzu, außerdem Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Dokumentenmanagement, iCalendar, E-Mail-Benachrichtigungen, Versionsverwaltung und ein Rollen- und Rechtekonzept, bei dem alle Zugriffe und Änderungen protokolliert werden. Mit der Android-App Rillsoft Connect erfassen Mitarbeitende Zeiten, hängen Fotos und Dokumente an und verwalten Urlaub, auch offline mit späterer Synchronisation. Eine iOS-Version erwähnt die Website nicht. Für den Datenaustausch gibt es Import und Export mit MS Project per XML und Excel per CSV, eine REST API und ab Rillsoft Project 10 einen lokalen MCP-Server, über den KI-Assistenten den berechneten Plan abfragen, ohne selbst zu planen. Rillsoft Project wird als Kauflizenz verkauft, alle Preise netto zuzüglich Mehrwertsteuer. Eine Einzelplatzlizenz kostet in der Edition Light 357 Euro, Standard 579 Euro, Professional 899 Euro und Enterprise 1.399 Euro. Floating-Lizenzen ab fünf Stück kosten 413, 739, 1.179 und 1.839 Euro. Light deckt nur Projektplanung und Termincontrolling ab, Standard ergänzt Team-Ressourcenplanung und Multiprojektplanung, Professional die vollständige Ressourcen- und Personaleinsatzplanung. Die Kapazitätsplanung gibt es erst in Enterprise. Der Wartungsvertrag kostet jährlich 15 Prozent des Listenpreises, mindestens 300 Euro. Der Integration Server ist nur auf Anfrage erhältlich. Rillsoft Cloud kostet im Tarif Starter 6 Euro und im Tarif Standard 4 Euro pro Mitarbeitendem und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit mindestens 10 beziehungsweise 30 Mitarbeitenden. Das ergibt mindestens 720 oder 1.440 Euro im Jahr. Beide Tarife enthalten alle Planungsfunktionen und Zusatzmodule. Premium ist eine On-Premises-Installation auf dem eigenen Server zu individuellen Konditionen. Rillsoft Project lässt sich 30 Tage kostenlos testen, danach können Projekte nur noch gelesen werden. Auch die Cloud ist 30 Tage kostenlos testbar, dazu gibt es Sandbox-Mandanten mit Beispieldaten. Kostenlos sind außerdem ein Reader und laut Startseite eine eingeschränkte Free-Version für private, nicht kommerzielle Nutzung. Die Rillsoft Cloud läuft laut Anbieter auf einem Server in Deutschland. Rillsoft schließt mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Daten jedes Kunden liegen getrennt in einem eigenen Mandanten. Wer seine Daten nicht in eine Cloud geben will, betreibt den Integration Server im eigenen Haus oder arbeitet rein dateibasiert. Rillsoft passt zu Maschinen- und Anlagenbauern, Ingenieurbüros und anderen Mittelständlern, die Personal und Maschinen über viele Projekte hinweg nach Qualifikation planen und eine klassische Windows-Planungssoftware mit flexibler Betriebsart suchen.

Integrationen: Microsoft Project, Microsoft Excel, REST API, iCalendar, E-Mail-Benachrichtigungen und 1 weitere

Am besten geeignet für: Mittelstand und Behörden mit Wunsch nach deutschem Hosting

factro ist eine professionelle Projektmanagement-Software aus Bochum, entwickelt und gehostet in Deutschland. Die Lösung richtet sich an Teams und Unternehmen im Mittelstand, die Projekte strukturiert planen, Aufgaben delegieren und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen wollen. Herzstuck ist der Projektstrukturplan, der komplexe Vorhaben in ubersichtliche Pakete und Aufgaben aufteilt. Darüber hinaus bietet factro Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten und Meilensteinen, ein projektübergreifendes Kanban Board, Tabellen-Ansichten sowie To-do-Listen für den personlichen Arbeitsalltag. Im Professional-Tarif kommen Zeiterfassung, Ressourcenauslastung, Meeting-Protokollierung, Kalender-Synchronisation per iCal und Projektberichte hinzu. factro verfolgt konsequent das Prinzip 100% Made in Germany: Entwicklung, Support und Server befinden sich ausschließlich in Deutschland, die Software ist vollständig DSGVO- und BDSG-konform. Über 5.000 Organisationen und 100.000 Nutzer aus mehr als 30 Branchen setzen auf factro, darunter ADAC, DKMS und kommunale Behörden. Für Behörden gibt es einen eigenen Government-Tarif mit speziellen Vorlagen und EVB-IT-Cloudvertrag. Die REST-API ermöglicht Anbindungen an externe Systeme, direkte Integrationen zu MS Teams, SharePoint und Outlook sind im Business-Tarif enthalten. Zapier-Anbindung ist über die API möglich. factro ist als Cloud-Lösung und via Mobile App (iOS und Android) verfügbar.

Integrationen: Microsoft Teams, SharePoint, Microsoft Outlook, iCal, timeBro und 2 weitere

Teamdeck ist eine Software für Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Betrieben wird sie von der Teamdeck sp. z o.o. mit Sitz in Poznań in Polen. Das Unternehmen unterliegt damit direkt der DSGVO. Die Website gibt es in vielen Sprachen, auch auf Deutsch. Das Herzstück ist ein Ressourcenkalender, in dem Personen per Drag and Drop auf Projekte gebucht werden. Buchungen lassen sich stundengenau planen, in der Größe ändern, ausschneiden und duplizieren. Teilzeitkräfte und Freelancer hinterlegen ihre stündliche Verfügbarkeit, sodass klar ist, wie viel Zeit sie pro Tag für ein Projekt haben. Teamdeck warnt automatisch vor Überschneidungen, die zu Überbuchung führen, und zeigt, wer unterbucht ist und neue Aufgaben übernehmen kann. Gesucht wird nach Fähigkeiten, Position und eigenen Attributen wie Seniorität. Mehrere Projektmanager können gleichzeitig planen, Meilensteine helfen, Personen zum richtigen Zeitpunkt zu buchen. Organisationseinheiten und Zeitzonen unterstützen internationale Teams. Die Urlaubsverwaltung ist direkt in die Planung eingebunden. Im Kalender sieht man, wer im Urlaub oder krank ist, Urlaubsgründe und Urlaubszeiträume lassen sich anpassen und Feiertage importieren. Für die Zeiterfassung gibt es Stundenzettel mit Tags für abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit, den Import von Zeiten und eine mobile App für iOS und Android mit Zeiterfassung per Fingertipp, Kalender und Abwesenheiten. Berichte zeigen Teamauslastung, Bench-Zeiten, Urlaub, Projektbudgets und Lohnabrechnungen aus Stundenzetteln. Mit eigenen Formeln, Werten, Tabellen und Gruppierungen baut man Berichte von Grund auf selbst und teilt sie per Link. Budgets lassen sich in mehreren Währungen definieren, Stundensätze pro Projekt oder Person hinterlegen und Plan- mit Ist-Stunden vergleichen. Eine Umsatzprognose ist ebenfalls enthalten. An Integrationen nennt Teamdeck Google- und Outlook-Kalender, Slack, Podio und Sage HR für Abwesenheiten. Zapier ist nur auf Einladung verfügbar, außerdem gibt es eine dokumentierte API. Daten lassen sich als CSV exportieren. Das Preismodell ist ungewöhnlich: Alle Funktionen sind in jedem Platz enthalten, der Preis hängt nur von der Art des Mitglieds ab. Ein Light Member ist für Mitarbeitende oder Externe gedacht, die eingeplant werden und Zeiten erfassen, aber keinen vollen App-Zugang brauchen, und kostet 2 US-Dollar pro Monat. Ein Full Member mit vollem Zugriff kostet 6 US-Dollar pro Monat. Bei jährlicher Zahlung spart man laut Anbieter 10 Prozent, also 1,80 beziehungsweise 5,40 US-Dollar. Projekte sind unbegrenzt. Für große Organisationen gibt es ein Enterprise-Paket mit Account Manager, eigenen Integrationen, Audit-Logs und SLA auf Anfrage. Die Testphase dauert 14 Tage und braucht keine Kreditkarte. Einen kostenlosen Dauertarif gibt es nicht. Auch auf der deutschen Seite stehen die Preise in Dollar. Zum Hosting nennt die Datenschutzinformation Amazon Web Services als Dienstleister, aber keine Region. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU gibt Teamdeck nicht an. Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001 werden auf der Website nicht genannt. Teamdeck passt zu Kreativagenturen, Softwarehäusern, Produktteams und kleinen bis mittleren Dienstleistern, die Planung, Zeiterfassung und Urlaub günstig in einem Tool verbinden wollen und keinen großen Funktionsumfang für Projektfinanzen brauchen.

Integrationen: Google Kalender, Outlook-Kalender, Slack, Podio, Sage HR und 2 weitere

Am besten geeignet für: Agenturen, die Auslastung und Projektkalkulation verbinden

Troi ist eine deutsche ERP- und Agentursoftware aus Köln für Werbeagenturen und Designstudios. Die Plattform steuert den gesamten Projektzyklus: Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltungsvorbereitung für DATEV und SAGE. KI-gestützte Kalkulation verbessert Aufwandsschätzungen auf Basis historischer Projektdaten. Über 13.500 Nutzer in 650+ Agenturen vertrauen auf Troi – gehostet DSGVO-konform in Österreich.

Integrationen: DATEV, SAGE, JIRA, HubSpot, Personio und 6 weitere

Am besten geeignet für: Agenturen und Teams, die Auslastung über viele Kundenprojekte steuern

awork ist ein Hamburger Projektmanagement-Tool, das speziell für Agenturen und Dienstleister entwickelt wurde. Ursprünglich unter dem Namen "Hellopipe" gestartet, hat sich awork zur führenden deutschen Projekt-Plattform für agenturorientierte Teams etabliert. Die Software vereint Multi-Projekt-Planung, Teamplanung, Zeiterfassung, externe Kollaboration und KI-gestützte Workflows in einer intuitiven Oberfläche. Mit awork können Teams parallele Kundenprojekte koordinieren, Kapazitäten realistisch einplanen und Auslastung in Echtzeit überwachen. Die integrierte Zeiterfassung via Stoppuhr, Kalender oder KI ermöglicht präzise Budgetkontrolle und höhere Billability. awork Connect erlaubt die kostenfreie Zusammenarbeit mit externen Kunden und Freelancern. Durch KI-Funktionen wie automatische Statusberichte, AI-basiertes Umplanen bei Ressourcenengpässen und intelligente Aufwandsschätzung auf Basis vergangener Projekte spart das Tool signifikant Planungsaufwand. Die Daten werden auf ISO 27001-zertifizierten Microsoft-Servern in Deutschland gespeichert und damit DSGVO-konform. Über 10.000 Teams nutzen awork und schätzen besonders die agenturspezifische Ausrichtung, die klare Struktur und den kundenorientierten Support. Preislich startet awork bei 5 Euro pro User und Monat im Basic-Tarif bei jährlicher Abrechnung, monatlich sind es 7 Euro. Standard mit Workload-Ansicht, Abwesenheiten und Team-Struktur kostet 11 Euro (monatlich 14 Euro), Professional mit unbegrenzten Automatisierungen, umfassenden Zeitauswertungen und Telefon-Support 19 Euro (monatlich 22 Euro). Enterprise mit SSO, SLAs und Datenmigration gibt es auf Anfrage. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. awork AI mit AI Chat und AI Agents ist ein Add-on ab 15 Euro pro User und Monat. Getestet wird kostenfrei und ohne Zahlungsdaten, in Basic, Standard und Professional gilt zudem eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.

Integrationen: Slack, Microsoft Teams, helloHQ, MOCO, Personio und 7 weitere

Resource Guru ist eine Software für Ressourcenplanung aus Großbritannien. Die Gründer Percy und Andrew haben sie 2012 entwickelt, nachdem sie in Londoner Kreativagenturen jahrelang mit Planungstabellen in Excel gearbeitet hatten. Heute arbeitet das Team nach eigenen Angaben komplett remote aus sechs Ländern, zu den Investoren gehören LocalGlobe und Index Ventures. Laut Anbieter planen mehr als 60.000 Menschen in über 100 Ländern ihre Zeit mit Resource Guru. Im Kern beantwortet das Tool eine Frage, an der viele Projektmanagement-Programme scheitern: Wer hat wann noch Zeit? Im Planungskalender werden Mitarbeitende, aber auch Geräte und Besprechungsräume als Ressourcen gebucht. Buchungen können mehrere Ressourcen umfassen, sich wiederholen, vorläufig sein oder als Stundenkontingent über einen Zeitraum laufen. Resource Guru zeigt Konflikte bei Doppelbuchungen an und hilft, sie direkt zu lösen. Mit Platzhaltern lassen sich Rollen einplanen, bevor feststeht, wer die Arbeit übernimmt. Für die Suche nach der passenden Person filtert man nach Fähigkeit, Team oder Rolle. Die Kapazitätsplanung macht Verfügbarkeit, Auslastung und Engpässe sichtbar, etwa über Heatmaps. Urlaube, Abwesenheiten und Feiertagskalender fließen direkt in die Planung ein, ebenso Zeitzonen für verteilte Teams. Für die Projektplanung gibt es Gantt-Diagramme, in denen Phasen und Aufgaben gegen die tatsächliche Kapazität des Teams geplant werden. Ab dem Tarif Blackbelt kommen Projekttermine und Meilensteine, Projektbudgets und Stundensätze, Zeiterfassung und anpassbare Berichte dazu. Die wöchentlichen Stundenzettel füllen sich aus bereits gebuchter Arbeit vor, lassen sich mit einem Klick einreichen und werden freigegeben. So vergleicht man geplante mit tatsächlich geleisteten Stunden und sieht, welche Projekte sich lohnen. Resource Guru ist bewusst kein Rundum-Projektmanagement mit Kanban-Boards, Kommentaren und Dateiablage. Stattdessen verbindet es sich mit solchen Tools: Es gibt native Integrationen für Jira, Asana, monday.com, ClickUp, Trello, Wrike, Basecamp und Teamwork, für Outlook- und Google-Kalender, Slack und Microsoft Teams, Salesforce, Workday, QuickBooks, Kantata und Google Sheets. Dazu kommen Zapier, eine API mit Webhooks und ein MCP-Server, über den KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude Fragen zur Planung beantworten. Integrationen, API und Webhooks sind laut Anbieter in allen Tarifen ohne Aufpreis enthalten. Die Preise stehen auf der Website in US-Dollar, auf Anfrage rechnet Resource Guru auch in britischen Pfund ab. Euro-Preise gibt es nicht. Grasshopper kostet 5 US-Dollar, Blackbelt 8 US-Dollar und Master 12 US-Dollar pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis. Bezahlt wird für jede Person im Konto, auch wenn sie sich nie anmeldet. Geräte und Räume kosten je nach Tarif 2,50 bis 6 US-Dollar pro Stück, zusätzliche Platzhalter den Personenpreis. Enterprise mit Kundenbetreuer, Einführung und SLAs gibt es nur auf Anfrage. Die Testphase dauert 30 Tage, umfasst alle Funktionen und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Zum Datenschutz: Resource Guru ist laut Anbieter nach SOC 2 Type II geprüft und arbeitet nach britischer und europäischer DSGVO. Gehostet wird auf der Google Cloud Platform, Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt die Website nicht. Single Sign-on gibt es ab dem Tarif Master. Resource Guru passt zu Agenturen, Beratungen, Ingenieur- und Baubüros oder IT-Teams, die mehrere Projekte parallel mit denselben Leuten stemmen und eine klare Kapazitätsplanung brauchen. Wer vor allem Aufgaben, Boards und Dokumentation verwalten will, nutzt es am besten als Ergänzung zu einem klassischen Projektmanagement-Tool.

Integrationen: Jira, Asana, monday.com, ClickUp, Trello und 15 weitere

Kantata ist eine Plattform für Professional Services Automation (PSA) aus den USA, die Ressourcenmanagement, Projektmanagement und Finanzsteuerung für Dienstleister bündelt. Das Unternehmen ist aus Mavenlink und Kimble hervorgegangen, die in der Datenschutzerklärung weiterhin als Gesellschaften genannt werden. Nach eigener Aussage hilft Kantata Agenturen und Professional-Services-Firmen seit mehr als zehn Jahren, als Referenzkunden nennt die Website unter anderem Deloitte, Sage und Hitachi. Es gibt zwei Varianten. Kantata OX richtet sich an schnell wachsende Dienstleister und soll laut Anbieter innerhalb weniger Wochen produktiv laufen. Kantata SX ist nativ auf Salesforce aufgebaut und zielt auf große Organisationen mit mehreren Gesellschaften, verschachtelten Berechtigungen und strengen Compliance-Vorgaben. Im Zentrum der Ressourcenplanung steht die Frage, wer mit welchen Fähigkeiten wann verfügbar ist. Kantata bündelt Planung und Disposition an einem Ort, zeigt Projektänderungen in Echtzeit und schlägt passende Personen über konfigurierbare Ressourcenempfehlungen vor. Mitarbeitende lassen sich vorläufig (soft) oder fest (hard) buchen, sodass man Szenarien durchspielen kann, bevor das Team feststeht. Für Rollen, deren Besetzung noch offen ist, gibt es sogenannte Unnamed Resources als Platzhalter. Über Resource Requests stellen Projektleitungen strukturierte Anfragen, die im Resourcing Dashboard zusammen mit prognostizierter Auslastung sowie geplanten und zugewiesenen Stunden auflaufen. Für die Kapazitätsplanung plant Kantata den Ressourcenbedarf gegen die Projekt-Pipeline, damit Engpässe und Überlastung früh sichtbar werden. Ein Skills-Inventar gleicht Fähigkeiten mit dem Bedarf ab und meldet Lücken, bevor sie Projekte gefährden. Schon vor Vertragsabschluss lassen sich Rollen und Personen für noch nicht verkaufte Arbeit vorplanen. Der KI-gestützte Staffing Optimizer spielt Besetzungsszenarien über mehrere Projekte durch, Candidate Assignments vergleichen interne und externe Ressourcen nach Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Margenwirkung. Externe Partner und Freelancer werden mit Rollen, Kalendern, Kostensätzen und Verfügbarkeit im Talent Network geführt. Die Zeiterfassung in Kantata OX füllt wiederkehrende Aufgaben vor, vergleicht Ist-Stunden mit der Prognose und schickt Zeiten mit wenigen Klicks zur Freigabe. Ein persönliches Dashboard zeigt Aufgaben, gebuchte Stunden und Auslastung. Dazu kommen Finanzfunktionen wie Rechnungsstellung, Profitabilitätskontrolle und Umsatzprognosen sowie eine KI-Schicht namens Expertise Engine mit einem Agenten, der Anfragen in natürlicher Sprache beantwortet. Für Auswertungen außerhalb der Plattform exportiert der Scheduled Data Exporter Daten automatisch in BI-Tools und Data Warehouses. Eine eigene App im App Store oder bei Google Play nennt Kantata nicht, die Hilfe beschreibt eine für Smartphones optimierte mobile Weboberfläche für Zeiten, Spesen und Aufgaben. Bei den Integrationen nennt Kantata Salesforce, NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Xero, HubSpot, Slack, Microsoft 365, Jira, BambooHR, Expensify, Concur und Avalara. Hinzu kommen die Middleware-Plattformen MuleSoft und Workato, APIs sowie MCP-Server, über die KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Copilot angebunden werden. Laut Anbieter stehen über 1.200 vorgefertigte Konnektoren bereit. Preise veröffentlicht Kantata nicht. Die Tarife werden nach Unternehmensgröße, Zielen und Arbeitsweise zusammengestellt, ein Angebot gibt es nach einem Gespräch mit einem PSA-Berater. Eine kostenlose Testversion bietet die Website nicht an, nur eine Demo auf Anfrage. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es ebenfalls nicht. Zum Datenschutz: Kantata läuft auf AWS, das primäre Rechenzentrum liegt in der AWS-Region Oregon, die Notfallwiederherstellung in Virginia. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt der Anbieter nicht. Kantata ist nach SOC 1 Type II und SOC 2 Type II geprüft, verschlüsselt Daten bei Übertragung und im Ruhezustand per TLS und AES und unterstützt Single Sign-on. Für die DSGVO bietet Kantata einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln an und erfüllt nach eigener Aussage das EU-U.S. Data Privacy Framework. Die Website ist nur auf Englisch, eine deutschsprachige Oberfläche erwähnt Kantata nicht. Kantata passt zu mittelgroßen und großen Beratungen, Agenturen, IT-Dienstleistern und Softwarefirmen mit eigenem Services-Geschäft, die Ressourcen, Projekte und Finanzen in einem System steuern wollen. Für kleine Teams, die nur sehen wollen, wer nächste Woche Zeit hat, ist die Plattform eher überdimensioniert.

Integrationen: Salesforce, NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Xero und 15 weitere

Planisware ist ein französischer Anbieter für Projekt- und Portfoliomanagement mit Hauptsitz in Paris. Das Unternehmen wurde 1996 von einem Team aus der Thales-Gruppe gegründet, beschäftigt laut eigener Website rund 850 Menschen in etwa 20 Büros und betreut rund 650 Organisationen in mehr als 35 Ländern. Seit April 2024 ist Planisware börsennotiert. Für den DACH-Markt gibt es seit 2002 ein Büro in München, dazu einen Standort in Wien und eine deutschsprachige Website. Ressourcenplanung ist bei Planisware keine Einzelsoftware, sondern Teil einer Produktfamilie. Planisware Orchestra ist eine vorkonfigurierte PPM-Lösung für PMOs, die schnell startklar sein soll. Horizon richtet sich an das strategische IT-Portfoliomanagement, Nova an die Produktentwicklung und verbindet Produkte, Programme und Ressourcen. Valoris plant Investitionen in Anlagen, Planisware Enterprise steuert unternehmensweit Budgets, Prognosen, Termine, Ressourcen und Ist-Daten. In Orchestra sieht man je Person Aktivitäten, Zuweisungen und Auslastungsquoten. Ändern sich Status oder Verfügbarkeit einer Ressource, lassen sich die Auswirkungen auf Termine, Kosten und ROI modellieren. Dazu kommen Kapazitätsplanung, ein Skill-Inventar und eine Engpassanalyse, die zeigt, wo Zuweisungen an Grenzen stoßen. Planisware Enterprise geht weiter: Engpass-Ansichten stellen Angebot, Nachfrage und Kapazität gegenüber und zeigen über- und unterausgelastete Ressourcen. Was-wäre-wenn-Analysen simulieren Personaländerungen und ihre Wirkung auf das gesamte Portfolio. Der Bedarf entsteht aus Vorlagen, per parametrischer Schätzung, Analogieschätzung oder KI-gestützter Schätzung. Rollenbasierte Workflows und Prognoseberichte auf Ebene benannter Ressourcen ergänzen die Planung. Auf Portfolioebene vergleicht man Investitionsszenarien, auch mit Efficient Frontier, gegen strategische Ziele innerhalb von Budget- und Ressourcengrenzen. Eine KI-gestützte Portfoliooptimierung gleicht Ressourceneinsätze, Termine und Einschränkungen portfolioübergreifend ab. Für das Reporting liefert Planisware konsolidierte Echtzeitdaten aus einer Quelle, Statusberichte und gemeinsame Dashboards zu Projektstatus, Leistung, Problemen, Kosten und Ressourcenauslastung, ausgerichtet an OKRs. Eine Zeiterfassung beschreiben die geprüften Produktseiten nicht ausdrücklich, Ist-Daten nennt aber die Seite zu Planisware Enterprise. Bei den Integrationen ist die Liste sehr lang: eine offene REST API mit OpenAPI-Dokumentation, OData, Apache Kafka, Tray.io, ein LLM-Connector und MCP. Angebunden werden unter anderem SAP, Oracle Fusion, Oracle NetSuite, Workday, ADP, SAP HCM, Jira, Azure DevOps, Broadcom Rally, Microsoft Project, Oracle Primavera P6, Smartsheet, Clarity, Power BI, Tableau, Qlik, Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Suite, Salesforce, ServiceNow, Okta, Azure Active Directory, SharePoint und Slack. Insgesamt spricht Planisware von mehr als 100 Unternehmensanwendungen. Preise veröffentlicht Planisware nicht, auch eine Testversion gibt es nicht. Stattdessen bietet die Website eine Demo auf Anfrage, eine Demo-Bibliothek und einen ROI-Rechner. Orchestra beschreibt der Anbieter als vorkonfiguriertes, bezahlbares Paket für Organisationen mit geringerer Prozessreife, mit Upgrade-Pfad zu den anderen Produkten. Einführung und Betrieb begleitet Planisware weltweit. Planisware läuft auf einer eigenen Cloud-Infrastruktur mit Single-Tenant-Servern, die die Kundendaten vollständig trennen sollen. Die Rechenzentren liegen in Tier-1-Einrichtungen von Equinix und PhoenixNAP, insgesamt zwölf Rechenzentren auf vier Kontinenten. Der Anbieter verspricht volle Kontrolle über den Speicherort der Daten, nennt im Text aber keinen konkreten Standort in Deutschland oder der EU. Zertifiziert ist Planisware nach ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017 und ISO 27018, dazu SOC 1, SOC 2, TISAX Level 3 und CAIQ STAR Level 2. Ein Incident Response Team arbeitet an 365 Tagen im Jahr. Eine On-Premises-Variante oder eine Mobile App nennen die geprüften Seiten nicht. Planisware passt zu Konzernen und großen Mittelständlern, etwa in Fertigung, Luft- und Raumfahrt, Pharma oder IT, die Ressourcen über ein großes Portfolio steuern und Finanz-, HR- und Engineering-Systeme anbinden müssen. Für kleine Teams ist die Plattform überdimensioniert.

Integrationen: REST API, OData, Apache Kafka, Tray.io, MCP und 34 weitere

Allex ist eine Plattform für Multiprojekt-, Ressourcen- und Aufgabenmanagement der Allex Projects GmbH mit Sitz in Bad Boll. Laut Über-uns-Seite arbeitet das Team an zwei Standorten in München und Berlin. Der Fokus liegt auf Fertigung, Maschinen- und Anlagenbau im DACH-Raum, als Kunden nennt die Website etwa Broetje-Automation und Atlas Converting Equipment. Nach eigenen Angaben nutzen mehr als 10.000 Fachanwender Allex. Methodisch stützt sich die Software auf die Theory of Constraints. Bei der Ressourcenplanung geht es Allex darum, Projektgeschäft und Teamplanung zu verbinden. Mitarbeitende und Maschinen, die ohnehin im ERP-System erfasst sind, sollen in Allex eingeplant werden, damit separate Excel-Planungen entfallen. Dafür gibt es Team-Buchungen, eine Kapazitätsübersicht, individuelle Teamboards, ein Teamboard nach Ressource, eine Listenansicht und eine Zeitachse mit Workload. Projekt- und Teamleiter sehen dieselben Informationen zu Projekten und Mitarbeitenden. Verschiebt ein Projektleiter oder Kunde ein Projekt, wird der Teamleiter informiert und das Teamboard passt sich automatisch an. Verschiebt umgekehrt der Teamleiter eine Aufgabe, erfährt der Projektleiter sofort die Auswirkungen und der Projektplan wird angepasst. Im Multiprojektmanagement bildet Allex aus allen parallelen Projekten eine Aufgabenreihenfolge für jedes Team und jede Person. Die Website nennt dafür Prioritätensequenzierung, Engpass-Indikatoren und Kapazitätsoptimierung, außerdem Puffer in den Zeitachsen und Ansichten zur Projektgesundheit mit Frühwarnindikatoren. Für die Zukunftsplanung lassen sich Szenarien anlegen, um zu sehen, wie sich neue Projektanfragen auf die Kapazität auswirken. Ein KI-Assistent erzeugt Projekte, Aufgaben und Ressourcen und beantwortet Fragen zu Projekten und Ressourcen auch per Spracheingabe am Smartphone. Eine eigene App nennt die Website nicht. Abwesenheiten, Skill-Profile und Zeiterfassung beschreiben die Produktseiten nicht im Detail. Für die Anbindung anderer Systeme gibt es laut Anbieter eine offene API, über die der Datenaustausch mit ERP- und anderen IT-Systemen in wenigen Stunden eingerichtet sein soll. Namentlich genannt werden Microsoft Teams und im Enterprise-Tarif ein unterstützter Datenimport aus Microsoft Project. Single Sign-on läuft über SAML2. Externe Partner und Lieferanten lassen sich laut Preisseite kostenlos einbinden. Die Preise stehen in Euro auf der Website. Die Team-Lösung kostet 28 Euro pro Lizenz und Monat. Sie umfasst Portfolioplanung mit Simulation, Projektmanagement mit integrierten Ressourcen, unbegrenzt viele Einzelprojekte, Teamboards und eigene Felder sowie Kapazitätsplanung und Teamsteuerung. Ob der Preis netto ist und ob es eine jährliche Variante gibt, steht nicht dabei. Die Enterprise-Lösung gibt es nur auf Anfrage, sie ergänzt IT-Integration und SSO, Unterstützung beim Datenimport, Ressourcenintegration, Schulung, Hilfe bei Vorlagen und einen Team-Workshop zur Arbeit in Matrixorganisationen. Eine kostenlose Testversion ohne Kreditkarte ist verfügbar, ihre Dauer nennt die Website nicht. Für gemeinnützige Organisationen, Hochschulen, Studierende und weitere Gruppen gibt es Sonderkonditionen auf Anfrage. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif für Unternehmen gibt es nicht. Allex wird als Software as a Service betrieben. Laut Sicherheitsseite werden Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt, Schwachstellen werden wöchentlich gescannt und die Verfügbarkeit liegt bei 99,9 Prozent. Allex verspricht, deutsche und europäische Datenschutzgesetze einzuhalten. Einen Serverstandort, einen Hosting-Anbieter oder Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 nennt die Website nicht, die Angabe In Deutschland gebaut bezieht sich auf die Entwicklung. Eine On-Premises-Variante wird nicht erwähnt. Allex passt zu Maschinen- und Anlagenbauern sowie Entwicklungsteams, die viele Kundenprojekte parallel mit denselben Teams umsetzen und Projekt- und Teamleitung auf einen gemeinsamen Stand bringen wollen.

Integrationen: Offene API, ERP-Systeme über API, Microsoft Teams, Microsoft Project, SSO über SAML2

Am besten geeignet für: Beratungen und IT-Dienstleister mit Projektzeiterfassung

ZEP ist eine Software für Projektzeiterfassung, Projektmanagement und Projekt-ERP der ZEP GmbH aus Ditzingen bei Stuttgart. Die Plattform richtet sich an IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen, Agenturen sowie Architektur- und Ingenieurbüros, die ihre Stunden auf Kunden und Projekte buchen und daraus Budgets, Margen und Rechnungen ableiten. Zeiten lassen sich im Browser, in den Apps für iOS und Android (auch offline) oder über ein gemietetes RFID-Terminal erfassen. ZEP verkauft fünf Produktlinien mit festem Leistungsumfang. ZEP Clock deckt nur die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung mit Abwesenheiten und Lohnexport ab und kostet ab 4,50 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresvertrag. ZEP Track für 9 Euro ergänzt die Projektzeiterfassung mit Kunden- und Projektverwaltung. ZEP Control für 19 Euro bringt Aufgabenmanagement, Projektplanung sowie Umsätze und Kosten. ZEP Operations für 29 Euro führt als Professional Services Automation vom Angebot über die Reisekosten bis zur Rechnung. ZEP Business für 39 Euro richtet sich an Organisationen mit mehreren Gesellschaften und enthält zusätzlich Dokumentenmanagement, HR-Modul und Ressourcenplanung. Bei monatlicher Zahlung kosten die Linien 6, 12, 25, 35 und 45 Euro. Alle Preise gelten pro Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Ressourcenplanung für Auslastung und Staffing lässt sich in Track, Control und Operations für 5 Euro pro Nutzer und Monat dazubuchen, ein Ticketsystem kostet 4 Euro, das ZEP-Terminal 15 Euro pro Gerät und Monat. Auf Add-ons gibt es keinen Jahresrabatt. In allen Projektlinien sind ein KI-Chat, die automatische Zeiterfassung und unbegrenzte Drittanbieter-Schnittstellen enthalten, etwa zu DATEV, Personio, JIRA oder Salesforce. Ein Wechsel zwischen den Projektlinien ist jederzeit ohne Migration möglich. ZEP hostet in Deutschland, arbeitet DSGVO-konform und ist ISO 27001-zertifiziert. Alle Funktionen lassen sich 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

Integrationen: DATEV, Personio, Salesforce, HubSpot, JIRA und 5 weitere

Am besten geeignet für: Wachsende Teams, die Workload visuell auf Boards steuern

monday.com hat sich 2026 vom reinen Projektmanagement-Tool zur AI Work Platform gewandelt und richtet sich damit an Teams, die Menschen und KI-Agenten gemeinsam in einem System organisieren wollen. Die Basis bilden weiterhin die bekannten Boards mit Listen-, Kanban-, Gantt-, Kalender- und Zeitachsenansicht, ergänzt um Dashboards mit Echtzeit-KPIs, Workdocs für kollaborative Notizen direkt im Board und Formulare für Datenanfragen. Neu ist der Custom Agent Builder: Du kannst eigene KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben zusammenstellen oder auf über 15 vorgefertigte Agenten für Bereiche wie PMO, Marketing, Vertrieb, IT-Support, HR und Produktentwicklung zurückgreifen. Über die Bring-Your-Own-Agent-Funktion lassen sich zudem externe Modelle wie Claude, ChatGPT, Copilot oder Gemini per MCP-Schnittstelle einbinden, sodass du nicht an monday AI allein gebunden bist. Kontrolle bleibt dabei zentral: Echtzeit-Aktivitätsprotokolle, granulare Zugriffsrechte und eine Human-in-the-Loop-Prüfung vor jeder Agenten-Aktivierung sollen verhindern, dass KI unkontrolliert Änderungen vornimmt. monday.com betont, Kundendaten nicht zum Training eigener Modelle zu verwenden. Neben dem klassischen Work Management deckt die Plattform mit monday Sales CRM, monday Dev und monday Service auch Vertrieb, Softwareentwicklung und Kundenservice ab, sodass mehrere Abteilungen auf derselben Datenbasis arbeiten können. Preislich startet monday.com mit einem dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu zwei Nutzer mit maximal drei Boards. Ab dem Basic-Plan für 9 Euro pro Nutzer und Monat (mindestens zwei Sitze, jährliche Abrechnung) sind auch erste KI-Tools und Automatisierungen enthalten. Der Standard-Plan bei 12 Euro bringt 250 Automatisierungsaktionen, Gantt- und Kalenderansicht sowie Gastzugriff, während der beliebte Pro-Plan bei 19 Euro private Boards, Zeiterfassung und 25.000 Automatisierungsaktionen freischaltet. Enterprise-Kunden erhalten individuelle Preise mit erweiterter Sicherheit, SLA-Garantien und einem auf das Team zugeschnittenen KI-Kontingent. Über 200 native Integrationen, darunter Slack, Microsoft 365, Salesforce, Jira und Zapier, machen monday.com zu einer zentralen Schaltstelle für Teams jeder Größe. Die Lernkurve bei komplexen Automationen und die verpflichtende Mindestanzahl von Sitzen ab dem Basic-Plan bleiben allerdings Hürden, besonders für Einzelnutzer oder sehr kleine Teams.

Integrationen: Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Zoom, Salesforce und 10 weitere

Am besten geeignet für: Unternehmen mit Tabellen-Workflows und Bedarf an Kapazitätsprognosen

Smartsheet ist eine Enterprise-Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement, die das vertraute Spreadsheet-Interface mit leistungsstarken Projektmanagement-Funktionen verbindet. Teams planen, verfolgen und automatisieren Projekte, Portfolios und Prozesse in einer zentralen Umgebung, ohne auf spezialisierten Code angewiesen zu sein. Die Plattform bietet mehrere Ansichten für verschiedene Arbeitsweisen: Gantt-Charts für Zeitplanung und Abhängigkeiten, Kanban-Boards für agile Prozesse, Kalenderansichten für termingebundene Aufgaben sowie eine Zeitachsenansicht für komplexe Projektpläne. Als Grundlage dient das Sheets-Interface, das Excel-erfahrenen Teams den Einstieg erheblich erleichtert. Die No-Code-Automatisierung erlaubt es, Benachrichtigungen, Genehmigungsworkflows, Zeilenbewegungen und Statusaktualisierungen ohne Programmieraufwand zu konfigurieren. Business-Pläne bieten unbegrenzte Automatisierungen, was besonders für standardisierte Geschäftsprozesse relevant ist. Formulare zur Dateneingabe und dynamische Dashboards aggregieren Sheetdaten für Stakeholder-Reports in Echtzeit. Für Enterprise-Umgebungen bietet Smartsheet Control Center als zentrales Portfoliomanagement-Werkzeug: standardisierte Vorlagen, automatische Workspace-Erstellung und konsolidierte Portfolio-Berichte ermöglichten Unternehmen wie Bayer oder Roche Diagnostics signifikante Effizienzgewinne. Resource Management unterstützt die Kapazitätsplanung und Auslastungsüberwachung auf Teamebene. Ab dem Enterprise-Plan stehen KI-Funktionen zur Verfügung: automatische Formelgenerierung, Textzusammenfassungen, Datenanalyse und intelligentes Formularausfullen. Die Szenarioplanung und das Portfoliomanagement wurden 2024/2025 als neue Enterprise-Funktionen eingeführt. Sicherheit und Compliance sind zentrale Stärken: Smartsheet betreibt eine EU-Region auf AWS Frankfurt (Backup Dublin), die DSGVO-konforme Datenspeicherung sicherstellt. SAML-basiertes SSO, Verzeichnisintegrationen, CMEK-Verschlüsselung, Datenspeicherungsrichtlinien und Enterprise Plan Manager erfullen höchste Governance-Anforderungen. Smartsheet wurde im Gartner Magic Quadrant 2024 als Leader im Bereich Collaborative Work Management anerkannt. Integriert werden Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint), Google Workspace, Slack, Salesforce, Jira, Tableau, Power BI, DocuSign sowie nahezu 100 weitere Apps. Eine REST API steht ab dem Business-Plan zur Verfügung. Die Plattform ist über Browser sowie native iOS- und Android-Apps zugänglich. Branchen wie Bauwesen, Fertigung, Pharmazie, Finanzdienstleistungen und Marketing setzen Smartsheet für die koordinierte Ausführung großer Arbeitsprogramme ein. Kunden wie Oerlikon, McLaren Racing, Bayer und Delivery Hero nutzen die Plattform für unternehmensweites Portfolio- und Projektmanagement.

Integrationen: Microsoft 365, Microsoft Teams, Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint, Google Workspace und 8 weitere

Saviom ist eine Enterprise-Software für Ressourcen- und Workforce-Planung mit australischen Wurzeln. Das Unternehmen wurde 1999 gegründet und startete laut eigener Darstellung selbstfinanziert in einer Garage in einem Vorort von Sydney. Heute ist Saviom nach eigenen Angaben in mehr als 50 Ländern vertreten, als Kunden nennt die Website unter anderem Siemens, Fujitsu, DHL, AlixPartners und Global Wind Services. Neben dem Ressourcenmanagement bietet Saviom Module für Workforce-Planung, Professional Services Automation, Projektportfolio-Management und PMO. Kern der Ressourcenplanung ist ein Planer, der Ressourcen über Projekte, Teams, Rollen, Standorte, Geschäftsbereiche und Zeiträume hinweg koordiniert. Ressourcen werden nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit zugeordnet, per Drag-and-drop oder auf einer Zeitleiste eingeplant und über konfigurierbare Workflows für Ressourcenanfragen angefordert. Saviom unterscheidet vorläufige und bestätigte Zuweisungen (Soft und Hard Allocation), sodass Manager Kapazität für mögliche Aufträge reservieren können, ohne sie fest zu verplanen. Überschneidende Zuweisungen, Über- und Unterauslastung und Planungskonflikte werden angezeigt, bevor sie die Arbeit beeinträchtigen. Neben Personen lassen sich auch Geräte und andere Betriebsmittel über Projekte und Standorte hinweg einplanen. Einen ausdrücklichen Platzhalter für noch unbesetzte Rollen beschreibt die Website nicht. Stark ist Saviom in der Kapazitätsplanung und Prognose. Das Tool vergleicht bestätigten, geplanten und Pipeline-Bedarf mit aktueller und künftiger Kapazität, aufgeschlüsselt nach Rolle, Skill, Team oder Standort. Kapazitätslücken und Überhänge werden sichtbar, Was-wäre-wenn-Szenarien spielen Änderungen bei Bedarf, Verfügbarkeit, Neueinstellungen, Freelancern und Projektzeitpunkten durch. Die Prognose berücksichtigt auch wahrscheinlichkeitsgewichteten Bedarf aus dem Vertrieb und rechnet Auslastung, Bench-Zeiten sowie Kosten, Umsatz und Marge der Ressourcen hoch. Für die Auslastung gibt es Analysen zu Produktivität, Lastausgleich und ungenutzter Kapazität. Unter dem Namen Resource Intelligence bündelt Saviom operative und Management-Dashboards, Analysen zu Kapazität, Bedarf, Auslastung und Finanzen, Frühwarnungen sowie KI-gestützte Erklärungen, Empfehlungen und Abfragen in natürlicher Sprache. Zeiterfassung mit Stundenzetteln, Erinnerungen bei fehlenden Zeiten, Spesen und Rechnungsstellung gehören zum PSA-Modul. Bei den Integrationen bleibt die Website allgemein: Saviom lässt sich laut Anbieter mit Workforce- und HR-Plattformen, Kalender- und Abwesenheitssystemen, Zeiterfassungsanwendungen sowie Finanz- und Geschäftssystemen verbinden. Konkrete Produktnamen, eine öffentliche API oder native Apps für iOS und Android nennt Saviom nicht. Preise veröffentlicht Saviom nicht, ein Angebot gibt es nur auf Anfrage. Abgerechnet wird nach Lizenzen: Die Power License bietet vollen Zugriff zum Planen, für Berichte und Berechtigungen, die Lite License erlaubt nur das Ansehen von Plänen und Berichten. Personen, die nur verplant werden und keinen Systemzugang brauchen, laufen als Non User ohne Lizenzkosten und ohne Obergrenze. Der Preis steigt laut Anbieter daher nicht, wenn die Belegschaft wächst. Eine Währung nennt die Preisseite nicht. Saviom wirbt mit einer kostenlosen Testphase von 60 Tagen, die FAQ sprechen von 4 bis 6 Wochen mit begleitenden Einführungen. Die Implementierung dauert laut Anbieter 2 bis 6 Wochen. Zum Betrieb: Saviom ist nach eigener Aussage keine SaaS-Lösung. Die Software läuft auf einem Server des Unternehmens oder auf einem Cloud-Server nach Wahl, wer beides nicht hat, nutzt einen der Cloud-Partner von Saviom. Damit bestimmt der Kunde den Speicherort der Daten selbst. Einen eigenen Serverstandort in Deutschland oder der EU, Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 und eine deutschsprachige Oberfläche nennt die Website nicht. Die Datenschutzerklärung verweist auf die DSGVO und eine Adresse in Hastings, Großbritannien. Saviom passt zu großen Unternehmen, Beratungen, Wirtschaftsprüfungen, Bau- und Ingenieurfirmen sowie IT-Dienstleistern, die hunderte oder tausende Mitarbeitende über viele Projekte und Standorte planen und die Software selbst betreiben möchten. Kleine Teams, die eine schnell eingerichtete Cloud-Lösung mit transparenten Preisen suchen, sind bei anderen Anbietern besser aufgehoben.

Integrationen: HR- und Workforce-Plattformen, Kalender- und Abwesenheitssysteme, Zeiterfassungsanwendungen, Finanz- und Geschäftssysteme

Hub Planner ist eine Software für Ressourcenplanung, die heute unter dem Namen Resource Flow von Milient vertrieben wird. Die alte Domain hubplanner.com leitet auf die Produktseite von Milient weiter, die Testanmeldung und das Hilfe-Center laufen weiter unter dem Namen Hub Planner. Milient entstand laut eigener Darstellung 2023 aus mehreren Softwarefirmen, darunter Moment, Millnet, Hub Planner, Flo10, Pluriell, Rapport3 und OOTI. Das Unternehmen hat Büros in Norwegen, Schweden, Belgien, Frankreich, Irland, Vietnam und Großbritannien und nennt mehr als 3.000 Kundenunternehmen. Neben Resource Flow gehören Project Flow für Projektmanagement und Time Flow für Zeiterfassung zum Angebot. Kern von Resource Flow ist ein Scheduler, der Verfügbarkeit, Auslastung und Projektbedarf in einer Ansicht zeigt. Personen lassen sich nach Fähigkeiten, Rolle oder Standort filtern und auf reale Projekttermine statt grobe Wochen planen. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben halten den Plan synchron, wenn sich etwas verschiebt. Die Kapazitätsplanung zeigt in Echtzeit, wer zu viel oder zu wenig zu tun hat. Mit dem Capacity Finder filtert man das Team nach Verfügbarkeit oder Auslastung in einem Zeitraum, mit Smart Schedules baut man eigene Planungsansichten. Für Arbeit, die noch niemandem zugeordnet ist, gibt es laut Hilfe-Center Kategorien für nicht zugewiesene Arbeit, die eigene Lizenzen verbrauchen. Ab Premium können Projektleiter Ressourcen anfragen, die Ressourcenmanager dann freigeben. Berichte gibt es als vorgefertigte Vorlagen, die sich automatisch mit Teamdaten füllen, oder als eigene Berichte. Der Bericht Forecasted Utilization zeigt die geplante Auslastung über einen Zeitraum und markiert freie Kapazität und Engpässe, Heatmaps visualisieren Auslastung und Abwesenheiten. Ab Premium kommen Stundenzettel mit Freigabe, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sowie Budgets und Ausgaben hinzu. Fixkosten lassen sich einzelnen Projekten zuordnen. Integrationen sind bei Resource Flow eher schlank. Das Hilfe-Center nennt eine offene REST-API für alle Tarife, Zapier und eine direkte Basecamp-Anbindung. Buchungen lassen sich als iCal-Feed in Google-, Apple- oder Outlook-Kalender abonnieren. Auf der Produktseite werden zusätzlich Google Kalender, Okta, OneLogin, Microsoft Authenticator und GitHub gezeigt. Eine native App gibt es laut Hilfe-Center nicht, mobil wird die Weboberfläche im Browser genutzt. Die Preise stehen auf der Milient-Seite in Euro und gelten pro Ressource und Monat bei jährlicher Abrechnung. Monatliche Preise nennt der Anbieter nicht. Plug & Play kostet 7 Euro, Premium 18 Euro und Business Leader 54 Euro. Business Leader enthält Capacity Finder, Smart Schedules, Single Sign-on, Mehr-Faktor-Authentifizierung, einen festen Ansprechpartner und ein SLA. Erweiterungen kosten in Plug & Play extra, das Onboarding in allen Tarifen. Resource Flow enthält laut Anbieter auch Time Flow. Die Testphase dauert 14 Tage, ist nicht eingeschränkt und braucht keine Kreditkarte. Einen kostenlosen Dauertarif gibt es nicht. Zum Datenschutz schreibt Milient nur, dass alle Tarife DSGVO-ready sind. Einen Serverstandort, Hosting-Anbieter oder Zertifizierungen nennt die Website nicht. Die Website gibt es auf Englisch, Dänisch, Norwegisch, Schwedisch und Französisch, nicht auf Deutsch. Resource Flow passt zu Architektur- und Ingenieurbüros, IT-Beratungen, IT-Abteilungen und Professional-Services-Firmen, die viele Projekte mit einem gemeinsamen Personalpool planen und Skill-Matching, Ressourcenanfragen und Prognosen brauchen.

Integrationen: REST-API, Zapier, Basecamp, Google Kalender, iCal-Feed und 4 weitere

Am besten geeignet für: Microsoft-365-Unternehmen, die Ressourcen in Teams planen

Microsoft Project ist Microsofts professionelle Projektmanagement-Software für Planung, Steuerung und Ressourcenverwaltung. Verfügbar als Desktop-Einmalkauf (Standard/Professional 2024), cloudbasierte Abonnements (Plan 1, 3, 5) und On-Premise via Project Server. Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung, Budget und Portfolio-Management decken den gesamten Projektlebenszyklus ab. Tiefe Integration in M365, Teams, SharePoint und Power BI macht MS Project zur zentralen Plattform in Microsoft-Umgebungen.

Integrationen: Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, Power BI, Microsoft Dynamics 365 und 3 weitere

Am besten geeignet für: Outlook-zentrierte Teams im klassischen Projektmanagement

InLoox ist eine deutsche Projektmanagement-Software aus München, die seit 2001 entwickelt wird und sich durch ihre tiefe Integration in Microsoft Outlook und das gesamte Microsoft-365-Ökosystem auszeichnet. Das Tool richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die Projekte direkt aus ihrem gewohnten E-Mail-Umfeld heraus planen und steuern möchten – ohne einen separaten Kontextwechsel in eine andere Anwendung. InLoox ist als Cloud-Lösung (Professional, Enterprise, Enterprise Plus) sowie als On-Premise-Variante verfügbar, bei der alle Daten auf eigenen Servern in Deutschland liegen. Kernfunktionen umfassen Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten und kritischem Pfad, Kanban-Boards, Mindmapping, Aufgaben- und Ressourcenmanagement, integrierte Zeiterfassung mit Stoppuhr sowie Projekt-Budgetverwaltung mit Plan-/Ist-Vergleich. Über das Outlook-Add-In lassen sich E-Mails mit einem Klick in Aufgaben umwandeln, Anhänge direkt in Projekten ablegen und Outlook-Termine als Projektarbeitszeit verbuchen. Ergänzt wird das Desktop-Add-In durch die InLoox Web App für alle Geräte ohne Outlook sowie eine Mobile App für iOS und Android mit Offline-Fähigkeit. Mehr als 60.000 Anwender in über 60 Ländern – darunter Siemens, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz und Canon – setzen auf InLoox. Ein KI-Assistent analysiert E-Mails und schlägt Aufgaben inklusive Aufwandsschätzung vor.

Integrationen: Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Microsoft 365, SharePoint Online, OneDrive und 2 weitere

Am besten geeignet für: Mittelstand und IT-Dienstleister mit Matrixorganisation

Projektron BCS ist eine browserbasierte Projektmanagement- und ERP-Software aus Berlin, die speziell für projektgetriebene Unternehmen im Mittelstand und IT-Dienstleistungsbereich entwickelt wurde. Die Software deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab – von der Angebotserstellung über Ressourcen- und Zeitplanung bis hin zur Abrechnung und zum Controlling. BCS unterstützt gängige Projektmanagement-Methoden wie Scrum, Kanban und PRINCE2 und lässt sich flexibel als On-Premise-Installation oder als SaaS-Cloud-Lösung betreiben. Mit mehr als 850 Unternehmenskunden, 10 Sprachversionen und einem integrierten CRM-, Ticket- sowie Qualitätsmanagementsystem ist Projektron BCS eine All-in-One-Lösung für Dienstleister, Agenturen, IT-Beratungen und Forschungseinrichtungen. Die Software wird ausschließlich in Deutschland entwickelt, gehostet und betreut – inklusive Datenschutz nach DSGVO.

Integrationen: Jira, Microsoft 365, Microsoft Exchange OnPrem, Microsoft Active Directory, Microsoft Project und 10 weitere

Am besten geeignet für: Agenturen und Dienstleister, die abrechenbare Auslastung steigern wollen

Teamwork.com ist die Projektmanagement-Plattform für Agenturen und Client-Services-Teams. Als irischer Anbieter mit EU-Hosting vereint sie Projektplanung, natives Zeit-Tracking, Ressourcenmanagement, Budgetkontrolle und kostenfreien Client-Zugang in einer Plattform. Profitability-Reporting und KI-Forecaster helfen Dienstleistern, abrechenbare Stunden zu sichern und Projekte rentabel abzuliefern.

Integrationen: Slack, Microsoft Teams, HubSpot, QuickBooks, Xero und 10 weitere

Am besten geeignet für: Größere Organisationen mit komplexer Ressourcensteuerung

Wrike ist eine Enterprise Work Management Platform von Citrix (Cloud Software Group) mit uber 2,4 Millionen Nutzern weltweit. Die Plattform vereint Projektmanagement, Custom Item Types, Proofing, Ressourcenplanung und Wrike AI in einer zentralen Lösung. Teams aus Marketing, Professional Services, PMO und IT profitieren von Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Cross-Tagging und über 400 Integrationen. Wrike Lock ermöglicht selbstverwaltete Verschlüsselungsschlüssel; EU-Rechenzentren stehen zur Verfügung.

Integrationen: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Slack, Microsoft Teams, Tableau und 5 weitere