Die 6 besten Die Agenturverwaltung-Alternativen

ZEP ist eine Software für Projektzeiterfassung, Projektmanagement und Projekt-ERP der ZEP GmbH aus Ditzingen bei Stuttgart. Die Plattform richtet sich an IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen, Agenturen sowie Architektur- und Ingenieurbüros, die ihre Stunden auf Kunden und Projekte buchen und daraus Budgets, Margen und Rechnungen ableiten. Zeiten lassen sich im Browser, in den Apps für iOS und Android (auch offline) oder über ein gemietetes RFID-Terminal erfassen.

ZEP verkauft fünf Produktlinien mit festem Leistungsumfang. ZEP Clock deckt nur die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung mit Abwesenheiten und Lohnexport ab und kostet ab 4,50 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresvertrag. ZEP Track für 9 Euro ergänzt die Projektzeiterfassung mit Kunden- und Projektverwaltung. ZEP Control für 19 Euro bringt Aufgabenmanagement, Projektplanung sowie Umsätze und Kosten. ZEP Operations für 29 Euro führt als Professional Services Automation vom Angebot über die Reisekosten bis zur Rechnung. ZEP Business für 39 Euro richtet sich an Organisationen mit mehreren Gesellschaften und enthält zusätzlich Dokumentenmanagement, HR-Modul und Ressourcenplanung. Bei monatlicher Zahlung kosten die Linien 6, 12, 25, 35 und 45 Euro. Alle Preise gelten pro Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer.

Die Ressourcenplanung für Auslastung und Staffing lässt sich in Track, Control und Operations für 5 Euro pro Nutzer und Monat dazubuchen, ein Ticketsystem kostet 4 Euro, das ZEP-Terminal 15 Euro pro Gerät und Monat. Auf Add-ons gibt es keinen Jahresrabatt. In allen Projektlinien sind ein KI-Chat, die automatische Zeiterfassung und unbegrenzte Drittanbieter-Schnittstellen enthalten, etwa zu DATEV, Personio, JIRA oder Salesforce. Ein Wechsel zwischen den Projektlinien ist jederzeit ohne Migration möglich. ZEP hostet in Deutschland, arbeitet DSGVO-konform und ist ISO 27001-zertifiziert. Alle Funktionen lassen sich 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

Productive ist eine All-in-one-Software für Agenturen und Dienstleister, die Ressourcenplanung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Budgets und Abrechnung verbindet. Das Unternehmen wurde 2014 von Gründern gegründet, die zuvor selbst eine Design- und Entwicklungsfirma mit 350 Mitarbeitenden aufgebaut hatten. Productive ist nach eigener Aussage selbstfinanziert und profitabel, laut Preisseite arbeiten mehr als 2.000 Unternehmen mit der Software. Die Website gibt es auch auf Deutsch.

Für die Ressourcenplanung zeigt der Planer auf einen Blick, wer ausgelastet ist, wer noch Kapazität hat und wer im Urlaub oder krank ist. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen direkt im Ressourcenplaner, Urlaubsverwaltung und Planung laufen also in einem System. Arbeit lässt sich vorläufig buchen, etwa für noch nicht bestätigte Projekte, und über Platzhalter vorplanen, bevor feststeht, wer sie übernimmt. Später werden die Platzhalter an echte Personen übergeben. Dazu kommen wiederkehrende Buchungen und ein Konfliktlöser für Doppelbuchungen. Mit Resource Requests stellen Projektleitungen strukturierte Anfragen, Productive schlägt dann die passendsten Personen in einer Rangliste vor. Auch hybride Teams mit Homeoffice-Tagen lassen sich planen und genehmigen.

Die Kapazitätsplanung vergleicht die aktuelle und künftige Kapazität des Teams mit dem Bedarf und zeigt, ob neue Aufträge noch hineinpassen. Die Auslastungsberichte erfassen abrechenbare Stunden und warnen vor Umsatzlücken in den kommenden Wochen. Weil gebuchte Arbeit mit Kostensätzen verknüpft ist, prognostiziert Productive künftige Kosten und Margen. Im Tarif Ultimate kommen ein Scenario Builder für alternative Planungen und eine Umsatzprognose dazu.

Die Zeiterfassung funktioniert per Timer, im Wochen-Stundenzettel, direkt aus Aufgaben oder aus Google- und Outlook-Kalendereinträgen. Zeiten können automatisch aus bereits geplanten Buchungen entstehen, eine KI ordnet Kalendertermine Projekten zu. Über Freigaben entscheiden Verantwortliche, ob Stunden abrechenbar sind. Desktop-Apps für Mac und Windows mit Timer sowie Apps für iOS und Android ergänzen die Weboberfläche.

Bei den Integrationen nennt Productive Jira, HubSpot, Slack, Gmail, Google Kalender und Microsoft Outlook, die Buchhaltungen Xero, QuickBooks, Sage, Fortnox, Visma e-conomic, Exact, Twinfield und NetSuite sowie HR-Systeme wie Personio, HiBob, BambooHR, Factorial, Rippling und weitere. Hinzu kommen Zapier, eine offene API, Webhooks im Tarif Ultimate und ein MCP-Server für KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT.

Für Besucher aus Deutschland zeigt Productive die Preise in Euro, alternativ gibt es US-Dollar. Essential kostet 11 Euro pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung oder 9,50 Euro bei jährlicher Zahlung. Professional kostet 27 Euro monatlich oder 23 Euro jährlich pro Nutzer und Monat und ergänzt erweiterte Urlaubsverwaltung, Freigaben abrechenbarer Zeiten, Teams, Rate Cards, erweiterte Berichte sowie HRIS- und Rechnungsintegrationen. Ultimate mit Scenario Builder, Umsatzprognose, mehreren Gesellschaften, HubSpot-Integration, erzwungenem SSO oder 2FA und Webhooks gibt es nur auf Anfrage. Alle Tarife setzen mindestens drei Plätze voraus, Freelancer kosten so viel wie Angestellte, Kundenzugänge sind kostenlos. Ab 50 Nutzern gibt es Mengenrabatt, gemeinnützige Organisationen erhalten 50 Prozent. Die Testphase dauert 14 Tage und braucht keine Kreditkarte, einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Zum Datenschutz: Productive nutzt Amazon AWS als Hoster, die Server stehen laut Anbieter in der EU. Die genauen Rechenzentrumsstandorte veröffentlicht Productive nicht, ein Standort in Deutschland wird nicht genannt. Das Unternehmen ist nach SOC 2 Type II geprüft, Daten und Backups werden verschlüsselt, Backups laufen in Echtzeit mit einem Wiederherstellungspunkt von fünf Minuten. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar.

Productive passt zu Agenturen, Beratungen und Dienstleistern ab drei Personen, die Ressourcenplanung nicht isoliert betreiben, sondern direkt mit Budgets, Zeiten und Rechnungen verbinden wollen. Wer nur einen reinen Kapazitätsplaner sucht, bezahlt viele Funktionen mit, die er nicht braucht.

Float ist eine Software für Ressourcenplanung, die 2011 von Glenn Rogers und Lars Gelfan in einer Werbeagentur in New York gestartet wurde. Das Unternehmen wächst nach eigenen Angaben seitdem unabhängig, arbeitet als weltweit verteiltes Remote-Team und ist seit März 2024 als B Corp zertifiziert. Laut Anbieter nutzen mehr als 4.500 Dienstleistungsfirmen und interne Delivery-Teams das Tool, als Referenzen nennt Float unter anderem Google, Atlassian, Ogilvy und M+C Saatchi Group.

Im Mittelpunkt steht der Planungskalender. Dort weisen Ressourcenmanager Personen Projekten zu und sehen in Echtzeit, wer verfügbar ist, welche Rolle jemand hat und welche Erfahrung mitbringt. Geplant wird wahlweise in Stunden oder in Prozent. Individuelle Arbeitstage und Arbeitszeiten bilden Teilzeitkräfte korrekt ab, Abteilungen, Rollen, Fähigkeiten und Tags erleichtern die Suche nach der passenden Person. Auslastungsanzeigen und Warnungen bei Überbuchung machen Engpässe schon während der Planung sichtbar. Für Rollen, die noch nicht besetzt sind, gibt es Platzhalter: einen im Tarif Starter, fünf im Tarif Pro, im Enterprise-Tarif individuell.

Abwesenheiten fließen direkt in die Kapazität ein. Genehmigter Urlaub wird laut Anbieter automatisch in Verfügbarkeit, Kapazität und Planungsansichten berücksichtigt, dazu kommen eigene Abwesenheitsregeln mit Freigabe und globale Feiertagskalender mit automatisch zugeordneten regionalen Feiertagen. Projekte lassen sich mit Phasen, Meilensteinen und Aufgaben anlegen, mit Kostenschätzung, Budget, Ausgaben und Vorlagen. Neu sind KI-Erfahrungsprofile, die zeigen, wer in welchen Branchen und Projekten schon gearbeitet hat, sowie Rollenvorschläge beim Besetzen von Projekten.

Ab dem Tarif Pro kommt die Zeiterfassung dazu. Stundenzettel füllen sich aus der Planung vor, lassen sich automatisch protokollieren und sperren. Berichte und Live-Dashboards vergleichen Schätzung, Plan und Ist, zeigen Auslastungstrends, abrechenbare gegenüber nicht abrechenbaren Stunden, Budgetverbrauch und Projektmarge. Kunden-Stundensätze funktionieren in Pro mit bis zu fünf Währungen, in Starter mit einer.

Bei den Integrationen nennt Float Google- und Outlook-Kalender, Slack, Zapier und eine offene API. Über Zapier werden Asana, Basecamp, ClickUp, HubSpot, Jira, Linear, monday.com, Salesforce, Trello und Wrike angebunden, direkte Verbindungen gibt es zu Aprimo, Karbon und Pegasus Edge, für NetSuite einen Partner. Mit dem Float MCP (Beta) lassen sich Fragen zu Personen und Projekten direkt aus Claude oder ChatGPT stellen. Eine mobile App gibt es für iOS und Android.

Die Preise stehen auf der Website in US-Dollar. Starter kostet 8,50 US-Dollar pro eingeplanter Person und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 7 US-Dollar. Pro kostet 14 US-Dollar monatlich oder 12 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Enterprise für Teams ab etwa 100 Plätzen gibt es nur auf Anfrage. Bezahlt wird nur für Personen, die im Plan eingeplant werden, Gäste ohne Planung sind kostenlos. Die Testphase dauert 30 Tage im Tarif Pro und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Zum Datenschutz: Float ist laut Anbieter SOC 2 zertifiziert und DSGVO-konform. Website und Dienst werden auf der Google Cloud Platform in den USA gehostet, Daten werden mit AES-256 und TLS 1.2 verschlüsselt. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt Float nicht. Single Sign-on gibt es ab Pro. Eine deutsche Website oder Oberfläche wird nicht beworben.

Float passt zu Agenturen, Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros sowie internen Projektteams, die viele Projekte parallel mit denselben Leuten stemmen und Planung, Zeiterfassung und Projektfinanzen in einem Werkzeug zusammenführen wollen.

Kantata ist eine Plattform für Professional Services Automation (PSA) aus den USA, die Ressourcenmanagement, Projektmanagement und Finanzsteuerung für Dienstleister bündelt. Das Unternehmen ist aus Mavenlink und Kimble hervorgegangen, die in der Datenschutzerklärung weiterhin als Gesellschaften genannt werden. Nach eigener Aussage hilft Kantata Agenturen und Professional-Services-Firmen seit mehr als zehn Jahren, als Referenzkunden nennt die Website unter anderem Deloitte, Sage und Hitachi.

Es gibt zwei Varianten. Kantata OX richtet sich an schnell wachsende Dienstleister und soll laut Anbieter innerhalb weniger Wochen produktiv laufen. Kantata SX ist nativ auf Salesforce aufgebaut und zielt auf große Organisationen mit mehreren Gesellschaften, verschachtelten Berechtigungen und strengen Compliance-Vorgaben.

Im Zentrum der Ressourcenplanung steht die Frage, wer mit welchen Fähigkeiten wann verfügbar ist. Kantata bündelt Planung und Disposition an einem Ort, zeigt Projektänderungen in Echtzeit und schlägt passende Personen über konfigurierbare Ressourcenempfehlungen vor. Mitarbeitende lassen sich vorläufig (soft) oder fest (hard) buchen, sodass man Szenarien durchspielen kann, bevor das Team feststeht. Für Rollen, deren Besetzung noch offen ist, gibt es sogenannte Unnamed Resources als Platzhalter. Über Resource Requests stellen Projektleitungen strukturierte Anfragen, die im Resourcing Dashboard zusammen mit prognostizierter Auslastung sowie geplanten und zugewiesenen Stunden auflaufen.

Für die Kapazitätsplanung plant Kantata den Ressourcenbedarf gegen die Projekt-Pipeline, damit Engpässe und Überlastung früh sichtbar werden. Ein Skills-Inventar gleicht Fähigkeiten mit dem Bedarf ab und meldet Lücken, bevor sie Projekte gefährden. Schon vor Vertragsabschluss lassen sich Rollen und Personen für noch nicht verkaufte Arbeit vorplanen. Der KI-gestützte Staffing Optimizer spielt Besetzungsszenarien über mehrere Projekte durch, Candidate Assignments vergleichen interne und externe Ressourcen nach Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Margenwirkung. Externe Partner und Freelancer werden mit Rollen, Kalendern, Kostensätzen und Verfügbarkeit im Talent Network geführt.

Die Zeiterfassung in Kantata OX füllt wiederkehrende Aufgaben vor, vergleicht Ist-Stunden mit der Prognose und schickt Zeiten mit wenigen Klicks zur Freigabe. Ein persönliches Dashboard zeigt Aufgaben, gebuchte Stunden und Auslastung. Dazu kommen Finanzfunktionen wie Rechnungsstellung, Profitabilitätskontrolle und Umsatzprognosen sowie eine KI-Schicht namens Expertise Engine mit einem Agenten, der Anfragen in natürlicher Sprache beantwortet. Für Auswertungen außerhalb der Plattform exportiert der Scheduled Data Exporter Daten automatisch in BI-Tools und Data Warehouses. Eine eigene App im App Store oder bei Google Play nennt Kantata nicht, die Hilfe beschreibt eine für Smartphones optimierte mobile Weboberfläche für Zeiten, Spesen und Aufgaben.

Bei den Integrationen nennt Kantata Salesforce, NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Xero, HubSpot, Slack, Microsoft 365, Jira, BambooHR, Expensify, Concur und Avalara. Hinzu kommen die Middleware-Plattformen MuleSoft und Workato, APIs sowie MCP-Server, über die KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Copilot angebunden werden. Laut Anbieter stehen über 1.200 vorgefertigte Konnektoren bereit.

Preise veröffentlicht Kantata nicht. Die Tarife werden nach Unternehmensgröße, Zielen und Arbeitsweise zusammengestellt, ein Angebot gibt es nach einem Gespräch mit einem PSA-Berater. Eine kostenlose Testversion bietet die Website nicht an, nur eine Demo auf Anfrage. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es ebenfalls nicht.

Zum Datenschutz: Kantata läuft auf AWS, das primäre Rechenzentrum liegt in der AWS-Region Oregon, die Notfallwiederherstellung in Virginia. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt der Anbieter nicht. Kantata ist nach SOC 1 Type II und SOC 2 Type II geprüft, verschlüsselt Daten bei Übertragung und im Ruhezustand per TLS und AES und unterstützt Single Sign-on. Für die DSGVO bietet Kantata einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln an und erfüllt nach eigener Aussage das EU-U.S. Data Privacy Framework. Die Website ist nur auf Englisch, eine deutschsprachige Oberfläche erwähnt Kantata nicht.

Kantata passt zu mittelgroßen und großen Beratungen, Agenturen, IT-Dienstleistern und Softwarefirmen mit eigenem Services-Geschäft, die Ressourcen, Projekte und Finanzen in einem System steuern wollen. Für kleine Teams, die nur sehen wollen, wer nächste Woche Zeit hat, ist die Plattform eher überdimensioniert.

Troi ist eine deutsche ERP- und Agentursoftware aus Köln für Werbeagenturen und Designstudios. Die Plattform steuert den gesamten Projektzyklus: Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltungsvorbereitung für DATEV und SAGE. KI-gestützte Kalkulation verbessert Aufwandsschätzungen auf Basis historischer Projektdaten. Über 13.500 Nutzer in 650+ Agenturen vertrauen auf Troi – gehostet DSGVO-konform in Österreich.

actiTIME ist eine Software für Zeiterfassung und Projektcontrolling, die erfasste Stunden direkt mit Kosten, Budgets, Abrechnung und Profitabilität verknüpft. Entwickelt wird sie von actiTIME Inc., einem kanadischen Unternehmen mit verteiltem Team. Das Produkt entstand 2004 als internes Werkzeug eines Softwarehauses, die erste öffentliche Version erschien 2007 als Self-Hosted-Edition, die Cloud-Version folgte 2012. Nach eigenen Angaben nutzen heute mehr als 100.000 Anwender in über 130 Ländern actiTIME.

Im Alltag erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten in einem Wochen-Stundenzettel, in einer Kalenderansicht mit Start- und Endzeiten, über die Chrome-Erweiterung oder in der mobilen App für iOS und Android, die laut Anbieter auch offline funktioniert. Führungskräfte können Stundenzettel prüfen, bearbeiten, freigeben und sperren, damit eingereichte Zeiten nicht nachträglich verändert werden. Überstunden werden nach eigenen Regeln berechnet, Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit lassen sich direkt im Stundenzettel erfassen, inklusive Urlaubskonten, Ansparregeln und Sperrtagen.

Die eigentliche Stärke liegt im Projektcontrolling. Aufgaben bekommen Zeitschätzungen, Fristen, Prioritäten, eigene Status und eigene Felder, ein Kanban-Board zeigt den Fortschritt. Budgets lassen sich als Zeit-, Kosten- oder Abrechnungsbudget auf Ebene von Aufgabe, Projekt und Kunde anlegen. Über Stundensätze für abrechenbare und nicht abrechenbare Tätigkeiten berechnet actiTIME Arbeitskosten, erstellt Rechnungen und liefert Berichte wie Soll-Ist-Vergleich, Kosten der Arbeit oder Gewinn und Verlust je Kunde und Projekt. Für die Ressourcenplanung helfen Zeitschätzungen, Arbeitszuweisungen, individuelle Arbeitszeitmodelle und der Vergleich von geplantem und tatsächlichem Aufwand. Eine visuelle Einsatzplanung auf einer Zeitleiste mit Schichten, Projektaktivitäten und Abwesenheiten bietet das separate Zusatzprodukt actiPLANS, das sich mit actiTIME verbinden lässt.

Als Anbindungen nennt der Anbieter Zapier, QuickBooks Online, actiPLANS, eine REST-API und die Chrome-Erweiterung, die Zeiten in anderen Web-Apps erfasst. Eine direkte Schnittstelle zu DATEV oder deutschen Lohnprogrammen wird auf der Website nicht genannt, Daten lassen sich aber als CSV exportieren oder per API übergeben.

Beim Datenschutz bezeichnet sich actiTIME als DSGVO-konform. Laut Sicherheitsrichtlinie läuft die Online-Version in Rechenzentren von Amazon Web Services, Daten europäischer Kunden werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbankinstanz, Backups laufen täglich, die Übertragung ist per TLS verschlüsselt. Wer die Daten im eigenen Haus halten möchte, kann actiTIME Self-Hosted auf eigenen Servern per Docker betreiben.

Zum Preis: Für bis zu 3 Nutzer ist actiTIME kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang und ohne API-Zugang. actiTIME Online kostet bei 1 bis 40 Nutzern 6 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 7 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, ab 41 Nutzern sinkt der Preis auf 5 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Für mehr als 200 Nutzer gibt es einen Festpreis für unbegrenzt viele Nutzer. Die Self-Hosted-Version kostet einmalig 120 US-Dollar pro Nutzer. Alle Preise verstehen sich ohne Steuern, eine 30-tägige Testphase ist ohne Kreditkarte möglich. actiTIME passt damit vor allem zu Agenturen, Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros sowie IT-Teams, die Projektzeiten nicht nur erfassen, sondern gegen Budgets und Abrechnung auswerten wollen.