Productive
Productive ist eine All-in-one-Software für Agenturen und Dienstleister, die Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit Platzhaltern, vorläufigen Buchungen, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Budgets und Abrechnung verbindet und Daten bei AWS in der EU hostet, ab 9,50 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
Was ist Productive?
Productive ist eine All-in-one-Software für Agenturen und Dienstleister, die Ressourcenplanung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Budgets und Abrechnung verbindet. Das Unternehmen wurde 2014 von Gründern gegründet, die zuvor selbst eine Design- und Entwicklungsfirma mit 350 Mitarbeitenden aufgebaut hatten. Productive ist nach eigener Aussage selbstfinanziert und profitabel, laut Preisseite arbeiten mehr als 2.000 Unternehmen mit der Software. Die Website gibt es auch auf Deutsch. Für die Ressourcenplanung zeigt der Planer auf einen Blick, wer ausgelastet ist, wer noch Kapazität hat und wer im Urlaub oder krank ist. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen direkt im Ressourcenplaner, Urlaubsverwaltung und Planung laufen also in einem System. Arbeit lässt sich vorläufig buchen, etwa für noch nicht bestätigte Projekte, und über Platzhalter vorplanen, bevor feststeht, wer sie übernimmt. Später werden die Platzhalter an echte Personen übergeben. Dazu kommen wiederkehrende Buchungen und ein Konfliktlöser für Doppelbuchungen. Mit Resource Requests stellen Projektleitungen strukturierte Anfragen, Productive schlägt dann die passendsten Personen in einer Rangliste vor. Auch hybride Teams mit Homeoffice-Tagen lassen sich planen und genehmigen. Die Kapazitätsplanung vergleicht die aktuelle und künftige Kapazität des Teams mit dem Bedarf und zeigt, ob neue Aufträge noch hineinpassen. Die Auslastungsberichte erfassen abrechenbare Stunden und warnen vor Umsatzlücken in den kommenden Wochen. Weil gebuchte Arbeit mit Kostensätzen verknüpft ist, prognostiziert Productive künftige Kosten und Margen. Im Tarif Ultimate kommen ein Scenario Builder für alternative Planungen und eine Umsatzprognose dazu. Die Zeiterfassung funktioniert per Timer, im Wochen-Stundenzettel, direkt aus Aufgaben oder aus Google- und Outlook-Kalendereinträgen. Zeiten können automatisch aus bereits geplanten Buchungen entstehen, eine KI ordnet Kalendertermine Projekten zu. Über Freigaben entscheiden Verantwortliche, ob Stunden abrechenbar sind. Desktop-Apps für Mac und Windows mit Timer sowie Apps für iOS und Android ergänzen die Weboberfläche. Bei den Integrationen nennt Productive Jira, HubSpot, Slack, Gmail, Google Kalender und Microsoft Outlook, die Buchhaltungen Xero, QuickBooks, Sage, Fortnox, Visma e-conomic, Exact, Twinfield und NetSuite sowie HR-Systeme wie Personio, HiBob, BambooHR, Factorial, Rippling und weitere. Hinzu kommen Zapier, eine offene API, Webhooks im Tarif Ultimate und ein MCP-Server für KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT. Für Besucher aus Deutschland zeigt Productive die Preise in Euro, alternativ gibt es US-Dollar. Essential kostet 11 Euro pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung oder 9,50 Euro bei jährlicher Zahlung. Professional kostet 27 Euro monatlich oder 23 Euro jährlich pro Nutzer und Monat und ergänzt erweiterte Urlaubsverwaltung, Freigaben abrechenbarer Zeiten, Teams, Rate Cards, erweiterte Berichte sowie HRIS- und Rechnungsintegrationen. Ultimate mit Scenario Builder, Umsatzprognose, mehreren Gesellschaften, HubSpot-Integration, erzwungenem SSO oder 2FA und Webhooks gibt es nur auf Anfrage. Alle Tarife setzen mindestens drei Plätze voraus, Freelancer kosten so viel wie Angestellte, Kundenzugänge sind kostenlos. Ab 50 Nutzern gibt es Mengenrabatt, gemeinnützige Organisationen erhalten 50 Prozent. Die Testphase dauert 14 Tage und braucht keine Kreditkarte, einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Zum Datenschutz: Productive nutzt Amazon AWS als Hoster, die Server stehen laut Anbieter in der EU. Die genauen Rechenzentrumsstandorte veröffentlicht Productive nicht, ein Standort in Deutschland wird nicht genannt. Das Unternehmen ist nach SOC 2 Type II geprüft, Daten und Backups werden verschlüsselt, Backups laufen in Echtzeit mit einem Wiederherstellungspunkt von fünf Minuten. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar. Productive passt zu Agenturen, Beratungen und Dienstleistern ab drei Personen, die Ressourcenplanung nicht isoliert betreiben, sondern direkt mit Budgets, Zeiten und Rechnungen verbinden wollen. Wer nur einen reinen Kapazitätsplaner sucht, bezahlt viele Funktionen mit, die er nicht braucht.
Quick Info
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Für wen ist Productive geeignet?
Productive ist geeignet für:
Wichtigste Funktionen von Productive
Die wichtigsten Funktionen von Productive sind:
Ressourcenplanung
Planer zeigt, wer ausgelastet ist, wer Kapazität hat und wer abwesend ist, mit vorläufigen und wiederkehrenden Buchungen und Konfliktlöser.
Platzhalter und Resource Requests
Arbeit mit Platzhaltern vorplanen und später echten Personen zuweisen, Ressourcenanfragen mit Rangliste der passendsten Personen.
Kapazitätsplanung und Auslastung
Aktuelle und künftige Kapazität gegen den Bedarf stellen, abrechenbare Auslastung verfolgen und Umsatzlücken früh erkennen.
Szenarien und Prognosen
Kosten und Margen aus geplanter Arbeit prognostizieren, alternative Planungen im Scenario Builder vergleichen (Ultimate).
Abwesenheitsverwaltung
Genehmigte Urlaube und Krankheitstage erscheinen direkt im Ressourcenplaner, Homeoffice-Tage hybrider Teams lassen sich planen.
Zeiterfassung
Timer, Wochen-Stundenzettel, Einträge aus Kalendern und Buchungen, KI-Zuordnung von Terminen und Freigabe abrechenbarer Zeiten.
Integrationen
Jira, HubSpot, Slack, Kalender, Xero, QuickBooks, Exact, Visma, Personio, HiBob, Zapier, API und MCP-Server.
Was sind Vorteile und Nachteile von Productive?
Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile von Productive im Überblick:
Vorteile
Nachteile
Productive-Preise und Kosten
Die aktuellen Preispläne und Kosten von Productive sind:
Essential
Pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 9,50 Euro pro Monat (in US-Dollar 12 bzw. 10). Mindestens 3 Plätze.
- Ressourcenplanung und Zeiterfassung
- Projekt- und Aufgabenmanagement, Docs
- Budgets, Spesen und Berichte
- Urlaubsverwaltung
- API-Zugang und KI-Assistent
Professional
BeliebtPro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 23 Euro pro Monat (in US-Dollar 29 bzw. 25). Mindestens 3 Plätze, Mengenrabatt ab 50 Nutzern.
- Alles aus Essential
- Erweiterte Urlaubsverwaltung und Freigabe abrechenbarer Zeiten
- Teams, Rate Cards und erweiterte Berichte
- HRIS- und Rechnungsintegrationen
- Wiederkehrende Budgets
Ultimate
Preis nur auf Anfrage.
- Alles aus Professional
- Scenario Builder und Umsatzprognose
- Mehrere Gesellschaften und Gemeinkostenberechnung
- Erzwungenes SSO oder 2FA, Webhooks
- HubSpot-Integration
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Häufig gestellte Fragen zu Productive
Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Productive auf einen Blick: