Die 6 besten Productive-Alternativen

monday.com hat sich 2026 vom reinen Projektmanagement-Tool zur AI Work Platform gewandelt und richtet sich damit an Teams, die Menschen und KI-Agenten gemeinsam in einem System organisieren wollen. Die Basis bilden weiterhin die bekannten Boards mit Listen-, Kanban-, Gantt-, Kalender- und Zeitachsenansicht, ergänzt um Dashboards mit Echtzeit-KPIs, Workdocs für kollaborative Notizen direkt im Board und Formulare für Datenanfragen. Neu ist der Custom Agent Builder: Du kannst eigene KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben zusammenstellen oder auf über 15 vorgefertigte Agenten für Bereiche wie PMO, Marketing, Vertrieb, IT-Support, HR und Produktentwicklung zurückgreifen. Über die Bring-Your-Own-Agent-Funktion lassen sich zudem externe Modelle wie Claude, ChatGPT, Copilot oder Gemini per MCP-Schnittstelle einbinden, sodass du nicht an monday AI allein gebunden bist. Kontrolle bleibt dabei zentral: Echtzeit-Aktivitätsprotokolle, granulare Zugriffsrechte und eine Human-in-the-Loop-Prüfung vor jeder Agenten-Aktivierung sollen verhindern, dass KI unkontrolliert Änderungen vornimmt. monday.com betont, Kundendaten nicht zum Training eigener Modelle zu verwenden. Neben dem klassischen Work Management deckt die Plattform mit monday Sales CRM, monday Dev und monday Service auch Vertrieb, Softwareentwicklung und Kundenservice ab, sodass mehrere Abteilungen auf derselben Datenbasis arbeiten können. Preislich startet monday.com mit einem dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu zwei Nutzer mit maximal drei Boards. Ab dem Basic-Plan für 9 Euro pro Nutzer und Monat (mindestens zwei Sitze, jährliche Abrechnung) sind auch erste KI-Tools und Automatisierungen enthalten. Der Standard-Plan bei 12 Euro bringt 250 Automatisierungsaktionen, Gantt- und Kalenderansicht sowie Gastzugriff, während der beliebte Pro-Plan bei 19 Euro private Boards, Zeiterfassung und 25.000 Automatisierungsaktionen freischaltet. Enterprise-Kunden erhalten individuelle Preise mit erweiterter Sicherheit, SLA-Garantien und einem auf das Team zugeschnittenen KI-Kontingent. Über 200 native Integrationen, darunter Slack, Microsoft 365, Salesforce, Jira und Zapier, machen monday.com zu einer zentralen Schaltstelle für Teams jeder Größe. Die Lernkurve bei komplexen Automationen und die verpflichtende Mindestanzahl von Sitzen ab dem Basic-Plan bleiben allerdings Hürden, besonders für Einzelnutzer oder sehr kleine Teams.

Smartsheet ist eine Enterprise-Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement, die das vertraute Spreadsheet-Interface mit leistungsstarken Projektmanagement-Funktionen verbindet. Teams planen, verfolgen und automatisieren Projekte, Portfolios und Prozesse in einer zentralen Umgebung, ohne auf spezialisierten Code angewiesen zu sein. Die Plattform bietet mehrere Ansichten für verschiedene Arbeitsweisen: Gantt-Charts für Zeitplanung und Abhängigkeiten, Kanban-Boards für agile Prozesse, Kalenderansichten für termingebundene Aufgaben sowie eine Zeitachsenansicht für komplexe Projektpläne. Als Grundlage dient das Sheets-Interface, das Excel-erfahrenen Teams den Einstieg erheblich erleichtert. Die No-Code-Automatisierung erlaubt es, Benachrichtigungen, Genehmigungsworkflows, Zeilenbewegungen und Statusaktualisierungen ohne Programmieraufwand zu konfigurieren. Business-Pläne bieten unbegrenzte Automatisierungen, was besonders für standardisierte Geschäftsprozesse relevant ist. Formulare zur Dateneingabe und dynamische Dashboards aggregieren Sheetdaten für Stakeholder-Reports in Echtzeit. Für Enterprise-Umgebungen bietet Smartsheet Control Center als zentrales Portfoliomanagement-Werkzeug: standardisierte Vorlagen, automatische Workspace-Erstellung und konsolidierte Portfolio-Berichte ermöglichten Unternehmen wie Bayer oder Roche Diagnostics signifikante Effizienzgewinne. Resource Management unterstützt die Kapazitätsplanung und Auslastungsüberwachung auf Teamebene. Ab dem Enterprise-Plan stehen KI-Funktionen zur Verfügung: automatische Formelgenerierung, Textzusammenfassungen, Datenanalyse und intelligentes Formularausfullen. Die Szenarioplanung und das Portfoliomanagement wurden 2024/2025 als neue Enterprise-Funktionen eingeführt. Sicherheit und Compliance sind zentrale Stärken: Smartsheet betreibt eine EU-Region auf AWS Frankfurt (Backup Dublin), die DSGVO-konforme Datenspeicherung sicherstellt. SAML-basiertes SSO, Verzeichnisintegrationen, CMEK-Verschlüsselung, Datenspeicherungsrichtlinien und Enterprise Plan Manager erfullen höchste Governance-Anforderungen. Smartsheet wurde im Gartner Magic Quadrant 2024 als Leader im Bereich Collaborative Work Management anerkannt. Integriert werden Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint), Google Workspace, Slack, Salesforce, Jira, Tableau, Power BI, DocuSign sowie nahezu 100 weitere Apps. Eine REST API steht ab dem Business-Plan zur Verfügung. Die Plattform ist über Browser sowie native iOS- und Android-Apps zugänglich. Branchen wie Bauwesen, Fertigung, Pharmazie, Finanzdienstleistungen und Marketing setzen Smartsheet für die koordinierte Ausführung großer Arbeitsprogramme ein. Kunden wie Oerlikon, McLaren Racing, Bayer und Delivery Hero nutzen die Plattform für unternehmensweites Portfolio- und Projektmanagement.

Runn ist eine Software für Ressourcen- und Kapazitätsplanung aus Neuseeland. Das Unternehmen wurde 2018 gegründet, hat seinen Sitz in Aotearoa (Neuseeland) und arbeitet seit Beginn remote mit einem Team auf vier Kontinenten. Laut Anbieter nutzen mehr als 500 Kunden und über 15.000 Anwender in mehr als 100 Ländern das Tool. Runn setzt auf eine visuelle Planungsoberfläche, in der Personen und Projekte nebeneinander stehen. Ressourcen werden mit Fähigkeiten und Tags beschrieben und auf Projekte, Phasen und Meilensteine gebucht. Kapazitäts-, Verfügbarkeits- und Auslastungsdiagramme zeigen, wer über- oder unterplant ist. Vorläufige Projekte lassen sich einplanen, ohne die feste Planung zu verfälschen, und in gespeicherten Szenarien vergleicht man verschiedene Varianten. Abwesenheiten und Feiertage fließen in alle Tarife ein. Platzhalter für noch nicht besetzte Rollen sind laut Anbieter in allen Tarifen unbegrenzt und kostenlos. Ressourcen- und Einstellungsanfragen für Platzhalter sowie die KI-Funktion SmartMatch (Beta) für passende Besetzungen gibt es nur im Tarif Advanced. Für die Prognose bietet Runn Auswertungen zu Auslastung, Kapazität, Leistung und Belegschaft, je nach Tarif unterschiedlich umfangreich. Projektbudgets, Stundensatzkarten und der Vergleich von Plan und Ist sind in allen Tarifen enthalten, Budgets je Phase ab Standard. Stundenzettel zur Zeiterfassung gibt es ab Standard, Berichte mit Filtern, Export und einer Übersicht über unverplante Kapazität bereits in Lite. Workstreams, eigene Dashboards und unbegrenzte eigene Felder sind dem Tarif Advanced vorbehalten. Die fertigen Integrationen konzentrieren sich auf HR- und Zeiterfassungssysteme. Personen, Verträge und Abwesenheiten übernimmt Runn aus ADP Workforce Now, AlexisHR, BambooHR, CharlieHR, Factorial, Freshteam, Gusto, HiBob, HR Cloud, Humaans, Namely, Sage HR und Workday. Dazu kommen Jira für Projekte, Harvest und Clockify für Zeiten, Zapier und n8n für Automatisierungen sowie eine API für eigene Anbindungen. Integrationen und API sind ab Standard enthalten, Harvest und Clockify nur auf Anfrage im Tarif Advanced. Eine mobile App nennt die Website nicht. Die Preise stehen in US-Dollar und gelten pro Ressourcenplatz, also pro Person oder Ressource im Planer, nicht pro Login. Lite kostet 9 US-Dollar pro Ressource und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 7 US-Dollar. Standard kostet 13 US-Dollar monatlich oder 11 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Advanced gibt es nur auf Anfrage. Alle Tarife starten bei 20 Ressourcenplätzen, ab 100 Ressourcen gibt es Mengenrabatte. Die kostenlose Testphase dauert 30 Tage im Tarif Standard und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Beim Datenschutz ist Runn für Teams in der EU interessant: Die Daten liegen laut Anbieter bei Salesforce Heroku wahlweise in einem Rechenzentrum in den USA oder in der EU. Runn ist nach SOC 2 Type II zertifiziert, verschlüsselt Daten mit TLS 1.2 und AES-256 und überwacht die Compliance mit Vanta. Backups werden sieben Tage vorgehalten, nach Vertragsende werden alle Daten innerhalb von 21 Tagen gelöscht. Anmeldung per Google ist in allen Tarifen möglich, SAML-SSO nur in Advanced. Einen Standort in Deutschland nennt Runn nicht, eine deutsche Oberfläche ebenfalls nicht. Runn passt zu Beratungen, Agenturen, Softwarehäusern sowie Architektur- und Ingenieurbüros ab etwa 20 Personen, die Kapazität und Nachfrage vorausschauend planen und dabei Projektfinanzen im Blick behalten wollen.

Float ist eine Software für Ressourcenplanung, die 2011 von Glenn Rogers und Lars Gelfan in einer Werbeagentur in New York gestartet wurde. Das Unternehmen wächst nach eigenen Angaben seitdem unabhängig, arbeitet als weltweit verteiltes Remote-Team und ist seit März 2024 als B Corp zertifiziert. Laut Anbieter nutzen mehr als 4.500 Dienstleistungsfirmen und interne Delivery-Teams das Tool, als Referenzen nennt Float unter anderem Google, Atlassian, Ogilvy und M+C Saatchi Group. Im Mittelpunkt steht der Planungskalender. Dort weisen Ressourcenmanager Personen Projekten zu und sehen in Echtzeit, wer verfügbar ist, welche Rolle jemand hat und welche Erfahrung mitbringt. Geplant wird wahlweise in Stunden oder in Prozent. Individuelle Arbeitstage und Arbeitszeiten bilden Teilzeitkräfte korrekt ab, Abteilungen, Rollen, Fähigkeiten und Tags erleichtern die Suche nach der passenden Person. Auslastungsanzeigen und Warnungen bei Überbuchung machen Engpässe schon während der Planung sichtbar. Für Rollen, die noch nicht besetzt sind, gibt es Platzhalter: einen im Tarif Starter, fünf im Tarif Pro, im Enterprise-Tarif individuell. Abwesenheiten fließen direkt in die Kapazität ein. Genehmigter Urlaub wird laut Anbieter automatisch in Verfügbarkeit, Kapazität und Planungsansichten berücksichtigt, dazu kommen eigene Abwesenheitsregeln mit Freigabe und globale Feiertagskalender mit automatisch zugeordneten regionalen Feiertagen. Projekte lassen sich mit Phasen, Meilensteinen und Aufgaben anlegen, mit Kostenschätzung, Budget, Ausgaben und Vorlagen. Neu sind KI-Erfahrungsprofile, die zeigen, wer in welchen Branchen und Projekten schon gearbeitet hat, sowie Rollenvorschläge beim Besetzen von Projekten. Ab dem Tarif Pro kommt die Zeiterfassung dazu. Stundenzettel füllen sich aus der Planung vor, lassen sich automatisch protokollieren und sperren. Berichte und Live-Dashboards vergleichen Schätzung, Plan und Ist, zeigen Auslastungstrends, abrechenbare gegenüber nicht abrechenbaren Stunden, Budgetverbrauch und Projektmarge. Kunden-Stundensätze funktionieren in Pro mit bis zu fünf Währungen, in Starter mit einer. Bei den Integrationen nennt Float Google- und Outlook-Kalender, Slack, Zapier und eine offene API. Über Zapier werden Asana, Basecamp, ClickUp, HubSpot, Jira, Linear, monday.com, Salesforce, Trello und Wrike angebunden, direkte Verbindungen gibt es zu Aprimo, Karbon und Pegasus Edge, für NetSuite einen Partner. Mit dem Float MCP (Beta) lassen sich Fragen zu Personen und Projekten direkt aus Claude oder ChatGPT stellen. Eine mobile App gibt es für iOS und Android. Die Preise stehen auf der Website in US-Dollar. Starter kostet 8,50 US-Dollar pro eingeplanter Person und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 7 US-Dollar. Pro kostet 14 US-Dollar monatlich oder 12 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Enterprise für Teams ab etwa 100 Plätzen gibt es nur auf Anfrage. Bezahlt wird nur für Personen, die im Plan eingeplant werden, Gäste ohne Planung sind kostenlos. Die Testphase dauert 30 Tage im Tarif Pro und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Zum Datenschutz: Float ist laut Anbieter SOC 2 zertifiziert und DSGVO-konform. Website und Dienst werden auf der Google Cloud Platform in den USA gehostet, Daten werden mit AES-256 und TLS 1.2 verschlüsselt. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt Float nicht. Single Sign-on gibt es ab Pro. Eine deutsche Website oder Oberfläche wird nicht beworben. Float passt zu Agenturen, Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros sowie internen Projektteams, die viele Projekte parallel mit denselben Leuten stemmen und Planung, Zeiterfassung und Projektfinanzen in einem Werkzeug zusammenführen wollen.

Planisware ist ein französischer Anbieter für Projekt- und Portfoliomanagement mit Hauptsitz in Paris. Das Unternehmen wurde 1996 von einem Team aus der Thales-Gruppe gegründet, beschäftigt laut eigener Website rund 850 Menschen in etwa 20 Büros und betreut rund 650 Organisationen in mehr als 35 Ländern. Seit April 2024 ist Planisware börsennotiert. Für den DACH-Markt gibt es seit 2002 ein Büro in München, dazu einen Standort in Wien und eine deutschsprachige Website. Ressourcenplanung ist bei Planisware keine Einzelsoftware, sondern Teil einer Produktfamilie. Planisware Orchestra ist eine vorkonfigurierte PPM-Lösung für PMOs, die schnell startklar sein soll. Horizon richtet sich an das strategische IT-Portfoliomanagement, Nova an die Produktentwicklung und verbindet Produkte, Programme und Ressourcen. Valoris plant Investitionen in Anlagen, Planisware Enterprise steuert unternehmensweit Budgets, Prognosen, Termine, Ressourcen und Ist-Daten. In Orchestra sieht man je Person Aktivitäten, Zuweisungen und Auslastungsquoten. Ändern sich Status oder Verfügbarkeit einer Ressource, lassen sich die Auswirkungen auf Termine, Kosten und ROI modellieren. Dazu kommen Kapazitätsplanung, ein Skill-Inventar und eine Engpassanalyse, die zeigt, wo Zuweisungen an Grenzen stoßen. Planisware Enterprise geht weiter: Engpass-Ansichten stellen Angebot, Nachfrage und Kapazität gegenüber und zeigen über- und unterausgelastete Ressourcen. Was-wäre-wenn-Analysen simulieren Personaländerungen und ihre Wirkung auf das gesamte Portfolio. Der Bedarf entsteht aus Vorlagen, per parametrischer Schätzung, Analogieschätzung oder KI-gestützter Schätzung. Rollenbasierte Workflows und Prognoseberichte auf Ebene benannter Ressourcen ergänzen die Planung. Auf Portfolioebene vergleicht man Investitionsszenarien, auch mit Efficient Frontier, gegen strategische Ziele innerhalb von Budget- und Ressourcengrenzen. Eine KI-gestützte Portfoliooptimierung gleicht Ressourceneinsätze, Termine und Einschränkungen portfolioübergreifend ab. Für das Reporting liefert Planisware konsolidierte Echtzeitdaten aus einer Quelle, Statusberichte und gemeinsame Dashboards zu Projektstatus, Leistung, Problemen, Kosten und Ressourcenauslastung, ausgerichtet an OKRs. Eine Zeiterfassung beschreiben die geprüften Produktseiten nicht ausdrücklich, Ist-Daten nennt aber die Seite zu Planisware Enterprise. Bei den Integrationen ist die Liste sehr lang: eine offene REST API mit OpenAPI-Dokumentation, OData, Apache Kafka, Tray.io, ein LLM-Connector und MCP. Angebunden werden unter anderem SAP, Oracle Fusion, Oracle NetSuite, Workday, ADP, SAP HCM, Jira, Azure DevOps, Broadcom Rally, Microsoft Project, Oracle Primavera P6, Smartsheet, Clarity, Power BI, Tableau, Qlik, Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Suite, Salesforce, ServiceNow, Okta, Azure Active Directory, SharePoint und Slack. Insgesamt spricht Planisware von mehr als 100 Unternehmensanwendungen. Preise veröffentlicht Planisware nicht, auch eine Testversion gibt es nicht. Stattdessen bietet die Website eine Demo auf Anfrage, eine Demo-Bibliothek und einen ROI-Rechner. Orchestra beschreibt der Anbieter als vorkonfiguriertes, bezahlbares Paket für Organisationen mit geringerer Prozessreife, mit Upgrade-Pfad zu den anderen Produkten. Einführung und Betrieb begleitet Planisware weltweit. Planisware läuft auf einer eigenen Cloud-Infrastruktur mit Single-Tenant-Servern, die die Kundendaten vollständig trennen sollen. Die Rechenzentren liegen in Tier-1-Einrichtungen von Equinix und PhoenixNAP, insgesamt zwölf Rechenzentren auf vier Kontinenten. Der Anbieter verspricht volle Kontrolle über den Speicherort der Daten, nennt im Text aber keinen konkreten Standort in Deutschland oder der EU. Zertifiziert ist Planisware nach ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017 und ISO 27018, dazu SOC 1, SOC 2, TISAX Level 3 und CAIQ STAR Level 2. Ein Incident Response Team arbeitet an 365 Tagen im Jahr. Eine On-Premises-Variante oder eine Mobile App nennen die geprüften Seiten nicht. Planisware passt zu Konzernen und großen Mittelständlern, etwa in Fertigung, Luft- und Raumfahrt, Pharma oder IT, die Ressourcen über ein großes Portfolio steuern und Finanz-, HR- und Engineering-Systeme anbinden müssen. Für kleine Teams ist die Plattform überdimensioniert.

Resource Guru ist eine Software für Ressourcenplanung aus Großbritannien. Die Gründer Percy und Andrew haben sie 2012 entwickelt, nachdem sie in Londoner Kreativagenturen jahrelang mit Planungstabellen in Excel gearbeitet hatten. Heute arbeitet das Team nach eigenen Angaben komplett remote aus sechs Ländern, zu den Investoren gehören LocalGlobe und Index Ventures. Laut Anbieter planen mehr als 60.000 Menschen in über 100 Ländern ihre Zeit mit Resource Guru. Im Kern beantwortet das Tool eine Frage, an der viele Projektmanagement-Programme scheitern: Wer hat wann noch Zeit? Im Planungskalender werden Mitarbeitende, aber auch Geräte und Besprechungsräume als Ressourcen gebucht. Buchungen können mehrere Ressourcen umfassen, sich wiederholen, vorläufig sein oder als Stundenkontingent über einen Zeitraum laufen. Resource Guru zeigt Konflikte bei Doppelbuchungen an und hilft, sie direkt zu lösen. Mit Platzhaltern lassen sich Rollen einplanen, bevor feststeht, wer die Arbeit übernimmt. Für die Suche nach der passenden Person filtert man nach Fähigkeit, Team oder Rolle. Die Kapazitätsplanung macht Verfügbarkeit, Auslastung und Engpässe sichtbar, etwa über Heatmaps. Urlaube, Abwesenheiten und Feiertagskalender fließen direkt in die Planung ein, ebenso Zeitzonen für verteilte Teams. Für die Projektplanung gibt es Gantt-Diagramme, in denen Phasen und Aufgaben gegen die tatsächliche Kapazität des Teams geplant werden. Ab dem Tarif Blackbelt kommen Projekttermine und Meilensteine, Projektbudgets und Stundensätze, Zeiterfassung und anpassbare Berichte dazu. Die wöchentlichen Stundenzettel füllen sich aus bereits gebuchter Arbeit vor, lassen sich mit einem Klick einreichen und werden freigegeben. So vergleicht man geplante mit tatsächlich geleisteten Stunden und sieht, welche Projekte sich lohnen. Resource Guru ist bewusst kein Rundum-Projektmanagement mit Kanban-Boards, Kommentaren und Dateiablage. Stattdessen verbindet es sich mit solchen Tools: Es gibt native Integrationen für Jira, Asana, monday.com, ClickUp, Trello, Wrike, Basecamp und Teamwork, für Outlook- und Google-Kalender, Slack und Microsoft Teams, Salesforce, Workday, QuickBooks, Kantata und Google Sheets. Dazu kommen Zapier, eine API mit Webhooks und ein MCP-Server, über den KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude Fragen zur Planung beantworten. Integrationen, API und Webhooks sind laut Anbieter in allen Tarifen ohne Aufpreis enthalten. Die Preise stehen auf der Website in US-Dollar, auf Anfrage rechnet Resource Guru auch in britischen Pfund ab. Euro-Preise gibt es nicht. Grasshopper kostet 5 US-Dollar, Blackbelt 8 US-Dollar und Master 12 US-Dollar pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis. Bezahlt wird für jede Person im Konto, auch wenn sie sich nie anmeldet. Geräte und Räume kosten je nach Tarif 2,50 bis 6 US-Dollar pro Stück, zusätzliche Platzhalter den Personenpreis. Enterprise mit Kundenbetreuer, Einführung und SLAs gibt es nur auf Anfrage. Die Testphase dauert 30 Tage, umfasst alle Funktionen und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Zum Datenschutz: Resource Guru ist laut Anbieter nach SOC 2 Type II geprüft und arbeitet nach britischer und europäischer DSGVO. Gehostet wird auf der Google Cloud Platform, Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt die Website nicht. Single Sign-on gibt es ab dem Tarif Master. Resource Guru passt zu Agenturen, Beratungen, Ingenieur- und Baubüros oder IT-Teams, die mehrere Projekte parallel mit denselben Leuten stemmen und eine klare Kapazitätsplanung brauchen. Wer vor allem Aufgaben, Boards und Dokumentation verwalten will, nutzt es am besten als Ergänzung zu einem klassischen Projektmanagement-Tool.