Resource Guru
Resource Guru ist eine Software für Ressourcen- und Kapazitätsplanung, mit der Agenturen, Beratungen und Projektteams Personen, Geräte und Räume einplanen, Auslastung und Abwesenheiten im Blick behalten, Projekte im Gantt-Diagramm planen und Stunden erfassen, ab 5 US-Dollar pro Person und Monat.
Was ist Resource Guru?
Resource Guru ist eine Software für Ressourcenplanung aus Großbritannien. Die Gründer Percy und Andrew haben sie 2012 entwickelt, nachdem sie in Londoner Kreativagenturen jahrelang mit Planungstabellen in Excel gearbeitet hatten. Heute arbeitet das Team nach eigenen Angaben komplett remote aus sechs Ländern, zu den Investoren gehören LocalGlobe und Index Ventures. Laut Anbieter planen mehr als 60.000 Menschen in über 100 Ländern ihre Zeit mit Resource Guru. Im Kern beantwortet das Tool eine Frage, an der viele Projektmanagement-Programme scheitern: Wer hat wann noch Zeit? Im Planungskalender werden Mitarbeitende, aber auch Geräte und Besprechungsräume als Ressourcen gebucht. Buchungen können mehrere Ressourcen umfassen, sich wiederholen, vorläufig sein oder als Stundenkontingent über einen Zeitraum laufen. Resource Guru zeigt Konflikte bei Doppelbuchungen an und hilft, sie direkt zu lösen. Mit Platzhaltern lassen sich Rollen einplanen, bevor feststeht, wer die Arbeit übernimmt. Für die Suche nach der passenden Person filtert man nach Fähigkeit, Team oder Rolle. Die Kapazitätsplanung macht Verfügbarkeit, Auslastung und Engpässe sichtbar, etwa über Heatmaps. Urlaube, Abwesenheiten und Feiertagskalender fließen direkt in die Planung ein, ebenso Zeitzonen für verteilte Teams. Für die Projektplanung gibt es Gantt-Diagramme, in denen Phasen und Aufgaben gegen die tatsächliche Kapazität des Teams geplant werden. Ab dem Tarif Blackbelt kommen Projekttermine und Meilensteine, Projektbudgets und Stundensätze, Zeiterfassung und anpassbare Berichte dazu. Die wöchentlichen Stundenzettel füllen sich aus bereits gebuchter Arbeit vor, lassen sich mit einem Klick einreichen und werden freigegeben. So vergleicht man geplante mit tatsächlich geleisteten Stunden und sieht, welche Projekte sich lohnen. Resource Guru ist bewusst kein Rundum-Projektmanagement mit Kanban-Boards, Kommentaren und Dateiablage. Stattdessen verbindet es sich mit solchen Tools: Es gibt native Integrationen für Jira, Asana, monday.com, ClickUp, Trello, Wrike, Basecamp und Teamwork, für Outlook- und Google-Kalender, Slack und Microsoft Teams, Salesforce, Workday, QuickBooks, Kantata und Google Sheets. Dazu kommen Zapier, eine API mit Webhooks und ein MCP-Server, über den KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude Fragen zur Planung beantworten. Integrationen, API und Webhooks sind laut Anbieter in allen Tarifen ohne Aufpreis enthalten. Die Preise stehen auf der Website in US-Dollar, auf Anfrage rechnet Resource Guru auch in britischen Pfund ab. Euro-Preise gibt es nicht. Grasshopper kostet 5 US-Dollar, Blackbelt 8 US-Dollar und Master 12 US-Dollar pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis. Bezahlt wird für jede Person im Konto, auch wenn sie sich nie anmeldet. Geräte und Räume kosten je nach Tarif 2,50 bis 6 US-Dollar pro Stück, zusätzliche Platzhalter den Personenpreis. Enterprise mit Kundenbetreuer, Einführung und SLAs gibt es nur auf Anfrage. Die Testphase dauert 30 Tage, umfasst alle Funktionen und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Zum Datenschutz: Resource Guru ist laut Anbieter nach SOC 2 Type II geprüft und arbeitet nach britischer und europäischer DSGVO. Gehostet wird auf der Google Cloud Platform, Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt die Website nicht. Single Sign-on gibt es ab dem Tarif Master. Resource Guru passt zu Agenturen, Beratungen, Ingenieur- und Baubüros oder IT-Teams, die mehrere Projekte parallel mit denselben Leuten stemmen und eine klare Kapazitätsplanung brauchen. Wer vor allem Aufgaben, Boards und Dokumentation verwalten will, nutzt es am besten als Ergänzung zu einem klassischen Projektmanagement-Tool.
Quick Info
Tags
Für wen ist Resource Guru geeignet?
Resource Guru ist geeignet für:
Wichtigste Funktionen von Resource Guru
Die wichtigsten Funktionen von Resource Guru sind:
Ressourcenplanung
Mitarbeitende, Geräte und Räume im Planungskalender buchen, mit Mehrfach-, Wiederholungs- und vorläufigen Buchungen sowie Konfliktanzeige bei Doppelbuchungen.
Kapazitätsplanung
Verfügbarkeit, Auslastung und Engpässe des Teams auf einen Blick, mit Heatmaps, Platzhaltern für offene Rollen und Suche nach Fähigkeit, Team oder Rolle.
Projektplanung
Phasen und Aufgaben im Gantt-Diagramm gegen die tatsächliche Kapazität planen, Projekttermine, Meilensteine und Budgets ab Blackbelt.
Abwesenheitsverwaltung
Urlaub, Abwesenheiten und Feiertagskalender fließen direkt in die Planung ein, damit niemand verplant wird, der nicht da ist.
Zeiterfassung
Wöchentliche Stundenzettel, die sich aus gebuchter Arbeit vorbefüllen, mit Freigabe und Vergleich von Plan- und Ist-Stunden (ab Blackbelt).
Berichte
Anpassbare Berichte zu Auslastung, abrechenbaren Stunden, Budgets und Projekten, mit Export (ab Blackbelt).
Integrationen und KI
Native Integrationen mit Jira, Asana, monday.com, ClickUp, Trello und Kalendern, dazu API mit Webhooks und ein MCP-Server für ChatGPT oder Claude.
Was sind Vorteile und Nachteile von Resource Guru?
Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile von Resource Guru im Überblick:
Vorteile
Nachteile
Resource Guru-Preise und Kosten
Die aktuellen Preispläne und Kosten von Resource Guru sind:
Grasshopper
Pro Person und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 4,16 US-Dollar pro Monat. Geräte und Räume 2,50 US-Dollar je Stück.
- Unbegrenzte Projekte und Kunden
- Ressourcenplanung mit Konfliktanzeige
- Personalisierte Dashboards und eigene Filter
- Kalendersynchronisation
- 1 Platzhalter inklusive, keine Berichte
Blackbelt
BeliebtPro Person und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 6,66 US-Dollar pro Monat. Geräte und Räume 4 US-Dollar je Stück.
- Alles aus Grasshopper
- Zeiterfassung mit Stundenzetteln
- Anpassbare Berichte
- Projekttermine, Meilensteine, Stundensätze und Budgets
- Eigene Felder, 5 Platzhalter inklusive
Master
Pro Person und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 10 US-Dollar pro Monat. Geräte und Räume 6 US-Dollar je Stück.
- Alles aus Blackbelt
- Freigabe-Workflow für Buchungen
- Single Sign-on (SSO)
- Unbegrenzter Aktivitätsverlauf und unbegrenzte eigene Felder
- Telefonsupport, 10 Platzhalter inklusive
Enterprise
Preis nur auf Anfrage.
- Alles aus Master
- Eigener Customer Success Manager
- Einrichtung, Einführung und Schulung
- Enterprise-API, SLAs und individuelle Verträge
Resource Guru Erfahrungen (0)
So bewerten Nutzerinnen und Nutzer Resource Guru:
Noch keine Bewertungen
Sei der Erste, der dieses Tool bewertet!
Häufig gestellte Fragen zu Resource Guru
Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Resource Guru auf einen Blick: