Die 6 besten Troi-Alternativen

awork ist ein Hamburger Projektmanagement-Tool, das speziell für Agenturen und Dienstleister entwickelt wurde. Ursprünglich unter dem Namen "Hellopipe" gestartet, hat sich awork zur führenden deutschen Projekt-Plattform für agenturorientierte Teams etabliert. Die Software vereint Multi-Projekt-Planung, Teamplanung, Zeiterfassung, externe Kollaboration und KI-gestützte Workflows in einer intuitiven Oberfläche. Mit awork können Teams parallele Kundenprojekte koordinieren, Kapazitäten realistisch einplanen und Auslastung in Echtzeit überwachen. Die integrierte Zeiterfassung via Stoppuhr, Kalender oder KI ermöglicht präzise Budgetkontrolle und höhere Billability. awork Connect erlaubt die kostenfreie Zusammenarbeit mit externen Kunden und Freelancern. Durch KI-Funktionen wie automatische Statusberichte, AI-basiertes Umplanen bei Ressourcenengpässen und intelligente Aufwandsschätzung auf Basis vergangener Projekte spart das Tool signifikant Planungsaufwand. Die Daten werden auf ISO 27001-zertifizierten Microsoft-Servern in Deutschland gespeichert und damit DSGVO-konform. Über 10.000 Teams nutzen awork und schätzen besonders die agenturspezifische Ausrichtung, die klare Struktur und den kundenorientierten Support.

Preislich startet awork bei 5 Euro pro User und Monat im Basic-Tarif bei jährlicher Abrechnung, monatlich sind es 7 Euro. Standard mit Workload-Ansicht, Abwesenheiten und Team-Struktur kostet 11 Euro (monatlich 14 Euro), Professional mit unbegrenzten Automatisierungen, umfassenden Zeitauswertungen und Telefon-Support 19 Euro (monatlich 22 Euro). Enterprise mit SSO, SLAs und Datenmigration gibt es auf Anfrage. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. awork AI mit AI Chat und AI Agents ist ein Add-on ab 15 Euro pro User und Monat. Getestet wird kostenfrei und ohne Zahlungsdaten, in Basic, Standard und Professional gilt zudem eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.

Teamwork.com ist die Projektmanagement-Plattform für Agenturen und Client-Services-Teams. Als irischer Anbieter mit EU-Hosting vereint sie Projektplanung, natives Zeit-Tracking, Ressourcenmanagement, Budgetkontrolle und kostenfreien Client-Zugang in einer Plattform. Profitability-Reporting und KI-Forecaster helfen Dienstleistern, abrechenbare Stunden zu sichern und Projekte rentabel abzuliefern.

monday.com hat sich 2026 vom reinen Projektmanagement-Tool zur AI Work Platform gewandelt und richtet sich damit an Teams, die Menschen und KI-Agenten gemeinsam in einem System organisieren wollen. Die Basis bilden weiterhin die bekannten Boards mit Listen-, Kanban-, Gantt-, Kalender- und Zeitachsenansicht, ergänzt um Dashboards mit Echtzeit-KPIs, Workdocs für kollaborative Notizen direkt im Board und Formulare für Datenanfragen. Neu ist der Custom Agent Builder: Du kannst eigene KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben zusammenstellen oder auf über 15 vorgefertigte Agenten für Bereiche wie PMO, Marketing, Vertrieb, IT-Support, HR und Produktentwicklung zurückgreifen. Über die Bring-Your-Own-Agent-Funktion lassen sich zudem externe Modelle wie Claude, ChatGPT, Copilot oder Gemini per MCP-Schnittstelle einbinden, sodass du nicht an monday AI allein gebunden bist. Kontrolle bleibt dabei zentral: Echtzeit-Aktivitätsprotokolle, granulare Zugriffsrechte und eine Human-in-the-Loop-Prüfung vor jeder Agenten-Aktivierung sollen verhindern, dass KI unkontrolliert Änderungen vornimmt. monday.com betont, Kundendaten nicht zum Training eigener Modelle zu verwenden. Neben dem klassischen Work Management deckt die Plattform mit monday Sales CRM, monday Dev und monday Service auch Vertrieb, Softwareentwicklung und Kundenservice ab, sodass mehrere Abteilungen auf derselben Datenbasis arbeiten können. Preislich startet monday.com mit einem dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu zwei Nutzer mit maximal drei Boards. Ab dem Basic-Plan für 9 Euro pro Nutzer und Monat (mindestens zwei Sitze, jährliche Abrechnung) sind auch erste KI-Tools und Automatisierungen enthalten. Der Standard-Plan bei 12 Euro bringt 250 Automatisierungsaktionen, Gantt- und Kalenderansicht sowie Gastzugriff, während der beliebte Pro-Plan bei 19 Euro private Boards, Zeiterfassung und 25.000 Automatisierungsaktionen freischaltet. Enterprise-Kunden erhalten individuelle Preise mit erweiterter Sicherheit, SLA-Garantien und einem auf das Team zugeschnittenen KI-Kontingent. Über 200 native Integrationen, darunter Slack, Microsoft 365, Salesforce, Jira und Zapier, machen monday.com zu einer zentralen Schaltstelle für Teams jeder Größe. Die Lernkurve bei komplexen Automationen und die verpflichtende Mindestanzahl von Sitzen ab dem Basic-Plan bleiben allerdings Hürden, besonders für Einzelnutzer oder sehr kleine Teams.

Productive ist eine All-in-one-Software für Agenturen und Dienstleister, die Ressourcenplanung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Budgets und Abrechnung verbindet. Das Unternehmen wurde 2014 von Gründern gegründet, die zuvor selbst eine Design- und Entwicklungsfirma mit 350 Mitarbeitenden aufgebaut hatten. Productive ist nach eigener Aussage selbstfinanziert und profitabel, laut Preisseite arbeiten mehr als 2.000 Unternehmen mit der Software. Die Website gibt es auch auf Deutsch.

Für die Ressourcenplanung zeigt der Planer auf einen Blick, wer ausgelastet ist, wer noch Kapazität hat und wer im Urlaub oder krank ist. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen direkt im Ressourcenplaner, Urlaubsverwaltung und Planung laufen also in einem System. Arbeit lässt sich vorläufig buchen, etwa für noch nicht bestätigte Projekte, und über Platzhalter vorplanen, bevor feststeht, wer sie übernimmt. Später werden die Platzhalter an echte Personen übergeben. Dazu kommen wiederkehrende Buchungen und ein Konfliktlöser für Doppelbuchungen. Mit Resource Requests stellen Projektleitungen strukturierte Anfragen, Productive schlägt dann die passendsten Personen in einer Rangliste vor. Auch hybride Teams mit Homeoffice-Tagen lassen sich planen und genehmigen.

Die Kapazitätsplanung vergleicht die aktuelle und künftige Kapazität des Teams mit dem Bedarf und zeigt, ob neue Aufträge noch hineinpassen. Die Auslastungsberichte erfassen abrechenbare Stunden und warnen vor Umsatzlücken in den kommenden Wochen. Weil gebuchte Arbeit mit Kostensätzen verknüpft ist, prognostiziert Productive künftige Kosten und Margen. Im Tarif Ultimate kommen ein Scenario Builder für alternative Planungen und eine Umsatzprognose dazu.

Die Zeiterfassung funktioniert per Timer, im Wochen-Stundenzettel, direkt aus Aufgaben oder aus Google- und Outlook-Kalendereinträgen. Zeiten können automatisch aus bereits geplanten Buchungen entstehen, eine KI ordnet Kalendertermine Projekten zu. Über Freigaben entscheiden Verantwortliche, ob Stunden abrechenbar sind. Desktop-Apps für Mac und Windows mit Timer sowie Apps für iOS und Android ergänzen die Weboberfläche.

Bei den Integrationen nennt Productive Jira, HubSpot, Slack, Gmail, Google Kalender und Microsoft Outlook, die Buchhaltungen Xero, QuickBooks, Sage, Fortnox, Visma e-conomic, Exact, Twinfield und NetSuite sowie HR-Systeme wie Personio, HiBob, BambooHR, Factorial, Rippling und weitere. Hinzu kommen Zapier, eine offene API, Webhooks im Tarif Ultimate und ein MCP-Server für KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT.

Für Besucher aus Deutschland zeigt Productive die Preise in Euro, alternativ gibt es US-Dollar. Essential kostet 11 Euro pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung oder 9,50 Euro bei jährlicher Zahlung. Professional kostet 27 Euro monatlich oder 23 Euro jährlich pro Nutzer und Monat und ergänzt erweiterte Urlaubsverwaltung, Freigaben abrechenbarer Zeiten, Teams, Rate Cards, erweiterte Berichte sowie HRIS- und Rechnungsintegrationen. Ultimate mit Scenario Builder, Umsatzprognose, mehreren Gesellschaften, HubSpot-Integration, erzwungenem SSO oder 2FA und Webhooks gibt es nur auf Anfrage. Alle Tarife setzen mindestens drei Plätze voraus, Freelancer kosten so viel wie Angestellte, Kundenzugänge sind kostenlos. Ab 50 Nutzern gibt es Mengenrabatt, gemeinnützige Organisationen erhalten 50 Prozent. Die Testphase dauert 14 Tage und braucht keine Kreditkarte, einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Zum Datenschutz: Productive nutzt Amazon AWS als Hoster, die Server stehen laut Anbieter in der EU. Die genauen Rechenzentrumsstandorte veröffentlicht Productive nicht, ein Standort in Deutschland wird nicht genannt. Das Unternehmen ist nach SOC 2 Type II geprüft, Daten und Backups werden verschlüsselt, Backups laufen in Echtzeit mit einem Wiederherstellungspunkt von fünf Minuten. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar.

Productive passt zu Agenturen, Beratungen und Dienstleistern ab drei Personen, die Ressourcenplanung nicht isoliert betreiben, sondern direkt mit Budgets, Zeiten und Rechnungen verbinden wollen. Wer nur einen reinen Kapazitätsplaner sucht, bezahlt viele Funktionen mit, die er nicht braucht.

Smartsheet ist eine Enterprise-Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement, die das vertraute Spreadsheet-Interface mit leistungsstarken Projektmanagement-Funktionen verbindet. Teams planen, verfolgen und automatisieren Projekte, Portfolios und Prozesse in einer zentralen Umgebung, ohne auf spezialisierten Code angewiesen zu sein.

Die Plattform bietet mehrere Ansichten für verschiedene Arbeitsweisen: Gantt-Charts für Zeitplanung und Abhängigkeiten, Kanban-Boards für agile Prozesse, Kalenderansichten für termingebundene Aufgaben sowie eine Zeitachsenansicht für komplexe Projektpläne. Als Grundlage dient das Sheets-Interface, das Excel-erfahrenen Teams den Einstieg erheblich erleichtert.

Die No-Code-Automatisierung erlaubt es, Benachrichtigungen, Genehmigungsworkflows, Zeilenbewegungen und Statusaktualisierungen ohne Programmieraufwand zu konfigurieren. Business-Pläne bieten unbegrenzte Automatisierungen, was besonders für standardisierte Geschäftsprozesse relevant ist. Formulare zur Dateneingabe und dynamische Dashboards aggregieren Sheetdaten für Stakeholder-Reports in Echtzeit.

Für Enterprise-Umgebungen bietet Smartsheet Control Center als zentrales Portfoliomanagement-Werkzeug: standardisierte Vorlagen, automatische Workspace-Erstellung und konsolidierte Portfolio-Berichte ermöglichten Unternehmen wie Bayer oder Roche Diagnostics signifikante Effizienzgewinne. Resource Management unterstützt die Kapazitätsplanung und Auslastungsüberwachung auf Teamebene.

Ab dem Enterprise-Plan stehen KI-Funktionen zur Verfügung: automatische Formelgenerierung, Textzusammenfassungen, Datenanalyse und intelligentes Formularausfullen. Die Szenarioplanung und das Portfoliomanagement wurden 2024/2025 als neue Enterprise-Funktionen eingeführt.

Sicherheit und Compliance sind zentrale Stärken: Smartsheet betreibt eine EU-Region auf AWS Frankfurt (Backup Dublin), die DSGVO-konforme Datenspeicherung sicherstellt. SAML-basiertes SSO, Verzeichnisintegrationen, CMEK-Verschlüsselung, Datenspeicherungsrichtlinien und Enterprise Plan Manager erfullen höchste Governance-Anforderungen. Smartsheet wurde im Gartner Magic Quadrant 2024 als Leader im Bereich Collaborative Work Management anerkannt.

Integriert werden Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint), Google Workspace, Slack, Salesforce, Jira, Tableau, Power BI, DocuSign sowie nahezu 100 weitere Apps. Eine REST API steht ab dem Business-Plan zur Verfügung. Die Plattform ist über Browser sowie native iOS- und Android-Apps zugänglich.

Branchen wie Bauwesen, Fertigung, Pharmazie, Finanzdienstleistungen und Marketing setzen Smartsheet für die koordinierte Ausführung großer Arbeitsprogramme ein. Kunden wie Oerlikon, McLaren Racing, Bayer und Delivery Hero nutzen die Plattform für unternehmensweites Portfolio- und Projektmanagement.

Float ist eine Software für Ressourcenplanung, die 2011 von Glenn Rogers und Lars Gelfan in einer Werbeagentur in New York gestartet wurde. Das Unternehmen wächst nach eigenen Angaben seitdem unabhängig, arbeitet als weltweit verteiltes Remote-Team und ist seit März 2024 als B Corp zertifiziert. Laut Anbieter nutzen mehr als 4.500 Dienstleistungsfirmen und interne Delivery-Teams das Tool, als Referenzen nennt Float unter anderem Google, Atlassian, Ogilvy und M+C Saatchi Group.

Im Mittelpunkt steht der Planungskalender. Dort weisen Ressourcenmanager Personen Projekten zu und sehen in Echtzeit, wer verfügbar ist, welche Rolle jemand hat und welche Erfahrung mitbringt. Geplant wird wahlweise in Stunden oder in Prozent. Individuelle Arbeitstage und Arbeitszeiten bilden Teilzeitkräfte korrekt ab, Abteilungen, Rollen, Fähigkeiten und Tags erleichtern die Suche nach der passenden Person. Auslastungsanzeigen und Warnungen bei Überbuchung machen Engpässe schon während der Planung sichtbar. Für Rollen, die noch nicht besetzt sind, gibt es Platzhalter: einen im Tarif Starter, fünf im Tarif Pro, im Enterprise-Tarif individuell.

Abwesenheiten fließen direkt in die Kapazität ein. Genehmigter Urlaub wird laut Anbieter automatisch in Verfügbarkeit, Kapazität und Planungsansichten berücksichtigt, dazu kommen eigene Abwesenheitsregeln mit Freigabe und globale Feiertagskalender mit automatisch zugeordneten regionalen Feiertagen. Projekte lassen sich mit Phasen, Meilensteinen und Aufgaben anlegen, mit Kostenschätzung, Budget, Ausgaben und Vorlagen. Neu sind KI-Erfahrungsprofile, die zeigen, wer in welchen Branchen und Projekten schon gearbeitet hat, sowie Rollenvorschläge beim Besetzen von Projekten.

Ab dem Tarif Pro kommt die Zeiterfassung dazu. Stundenzettel füllen sich aus der Planung vor, lassen sich automatisch protokollieren und sperren. Berichte und Live-Dashboards vergleichen Schätzung, Plan und Ist, zeigen Auslastungstrends, abrechenbare gegenüber nicht abrechenbaren Stunden, Budgetverbrauch und Projektmarge. Kunden-Stundensätze funktionieren in Pro mit bis zu fünf Währungen, in Starter mit einer.

Bei den Integrationen nennt Float Google- und Outlook-Kalender, Slack, Zapier und eine offene API. Über Zapier werden Asana, Basecamp, ClickUp, HubSpot, Jira, Linear, monday.com, Salesforce, Trello und Wrike angebunden, direkte Verbindungen gibt es zu Aprimo, Karbon und Pegasus Edge, für NetSuite einen Partner. Mit dem Float MCP (Beta) lassen sich Fragen zu Personen und Projekten direkt aus Claude oder ChatGPT stellen. Eine mobile App gibt es für iOS und Android.

Die Preise stehen auf der Website in US-Dollar. Starter kostet 8,50 US-Dollar pro eingeplanter Person und Monat bei monatlicher Zahlung, jährlich 7 US-Dollar. Pro kostet 14 US-Dollar monatlich oder 12 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Enterprise für Teams ab etwa 100 Plätzen gibt es nur auf Anfrage. Bezahlt wird nur für Personen, die im Plan eingeplant werden, Gäste ohne Planung sind kostenlos. Die Testphase dauert 30 Tage im Tarif Pro und braucht keine Kreditkarte. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Zum Datenschutz: Float ist laut Anbieter SOC 2 zertifiziert und DSGVO-konform. Website und Dienst werden auf der Google Cloud Platform in den USA gehostet, Daten werden mit AES-256 und TLS 1.2 verschlüsselt. Einen Serverstandort in Deutschland oder der EU nennt Float nicht. Single Sign-on gibt es ab Pro. Eine deutsche Website oder Oberfläche wird nicht beworben.

Float passt zu Agenturen, Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros sowie internen Projektteams, die viele Projekte parallel mit denselben Leuten stemmen und Planung, Zeiterfassung und Projektfinanzen in einem Werkzeug zusammenführen wollen.