Projektmanagement-Software fasst Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten und Dokumente an einem Ort zusammen. Vergleich von 28 PM-Tools für Teams von 1 bis 500 – von Kanban bis klassischem PMO.
28 Tools im VergleichStand 2026 · suitApp
Eine gute Projektmanagement-Software macht aus Chaos planbare Arbeit: Aufgaben sind klar verteilt, Fortschritt ist sichtbar, Termine und Budgets stehen unter Kontrolle. Statt Statusrunden, E-Mail-Threads und parallelen Excel-Listen arbeiten alle im selben System – egal ob in Scrum-Sprints, Kanban-Flows oder klassisch nach Gantt.
Die wichtigsten Projektmanagement-Software im Detail
ZenTao (auch bekannt als Sanplex) ist ein chinesisches Open-Source Application-Lifecycle-Management- und Projektmanagement-Tool, das von Easycorp entwickelt wird. Die Plattform vereint Produkt-, Projekt- und Qualitätsmanagement in einem einzigen System und unterstützt agile…
Vorteile
+Kostenlose Community Edition mit unbegrenzten Nutzern und Projekten – keine Seat-Limits wie bei Jira oder ähnlichen Tools.
+Vollständiger ALM-Umfang in einer Plattform: Anforderungen, Sprints, Bugs, Tests und Dokumente ohne externe Plugins.
+Flexibler Betrieb: On-Premises für maximale Datenkontrolle oder Sanplex Cloud als SaaS – beides aus einer Hand.
Nachteile
−Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu modernen Tools wie Linear oder Jira veraltet und weniger intuitiv, was die Einarbeitung erschwert.
−Wichtige Funktionen wie Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und LDAP sind nur in kostenpflichtigen Plänen verfügbar – die Free-Version ist für professionelle Teams damit eingeschränkt.
−Dokumentation und Support sind primär auf Chinesisch und Englisch verfügbar; eine vollständige deutschsprachige Unterstützung fehlt.
OpenProject ist die führende Open-Source-Projektmanagement-Software aus Berlin und wird unter der GNU GPL v3 lizenziert. Die Plattform unterstützt klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement in einer zentralen Lösung. Teams können Projekte mit interaktiven…
Vorteile
+Vollständig Open Source (GPL v3) mit öffentlichem GitHub-Repository und aktiver Community – keine Vendor-Lock-in-Risiken.
+Kostenlose Community Edition ohne Nutzerlimit ermöglicht den Einstieg für Teams jeder Größe ohne Lizenzkosten.
+Datensouveränität durch On-Premises-Betrieb oder EU-/deutsches Hosting für datenschutzkritische Branchen.
Nachteile
−On-Premises-Installation erfordert Linux-/Mac-Kenntnisse und eigene IT-Ressourcen für Wartung und Updates.
−Kanban-Boards bieten keine Swimlanes, was die Visualisierung komplexer Workflows im Vergleich zu Jira einschränkt.
−Automations-Engine und erweiterte Filteroptionen sind weniger mächtig als bei spezialisierten Wettbewerbern wie Jira oder Monday.com.
Joinpoints ist eine österreichische All-in-One-Plattform für Workflow-Management, Prozessautomatisierung und Projektmanagement. Das Tool bündelt Anfragen aus verschiedenen Kanälen – E-Mails, Online-Formulare und externe Systeme – und wandelt sie automatisch in strukturierte…
Vorteile
+All-in-One-Ansatz: CRM, Projektmanagement, Workflow-Automatisierung und Dokumentenerstellung sind in einem Tool vereint – kein teures Flickwerk aus Insellösungen.
+No-Code-Automatisierungen ermöglichen es auch nicht-technischen Teams, komplexe Prozesse selbst zu digitalisieren und kontinuierlich anzupassen.
+KI-Funktionen reduzieren manuelle Dateneingabe erheblich, indem E-Mails und PDFs automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
Nachteile
−Die Vielzahl an Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten kann für kleinere Teams oder Einsteiger anfangs überwältigend wirken; die Einarbeitungszeit ist nicht zu unterschätzen.
−Das JoinCoins-System für KI-Automatisierungen bringt eine zusätzliche Kostenvariable: Wer viele Automatisierungen nutzt, muss ggf. Coin-Pakete dazukaufen.
−Die Nutzerbasis und Community sind im Vergleich zu etablierten internationalen Tools (Asana, Monday.com) noch deutlich kleiner, was die Verfügbarkeit von Drittanbieter-Tutorials einschränkt.
InLoox ist eine deutsche Projektmanagement-Software aus München, die seit 2001 entwickelt wird und sich durch ihre tiefe Integration in Microsoft Outlook und das gesamte Microsoft-365-Ökosystem auszeichnet. Das Tool richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die…
Vorteile
+Tiefste Outlook-Integration am Markt: E-Mails direkt in Aufgaben umwandeln, Termine verbuchen und Projekte ohne App-Wechsel steuern – ideal für Mittelstandsteams, die stark in Microsoft 365 arbeiten.
+DSGVO-konformer Serverstandort Deutschland: Cloud-Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert; On-Premise-Option für maximale Datensouveränität verfügbar.
+Hybride Bereitstellung: Unternehmen können frei zwischen Cloud (SaaS) und lokaler Installation (On-Prem) wählen – beide Varianten teilen dieselbe Oberfläche und Datenbasis.
Nachteile
−Kanban-Board eingeschränkt: Spalten können nicht per Drag-and-Drop umsortiert werden; das Board bietet im Vergleich zu spezialisierten Kanban-Tools wie Trello oder Jira weniger Flexibilität.
−Outlook-Abhängigkeit als Risiko: Wer nicht primär in Microsoft Outlook arbeitet (z. B. Mac-Nutzer ohne Outlook-Lizenz, Google-Workspace-Teams), verliert den zentralen Nutzervorteil von InLoox.
−Preisgestaltung nicht transparent: Enterprise- und On-Premise-Pläne sind nur auf Anfrage verfügbar; für kleinere Teams können die Gesamtkosten inklusive Microsoft-365-Lizenzen schnell steigen.
Projektron BCS ist eine browserbasierte Projektmanagement- und ERP-Software aus Berlin, die speziell für projektgetriebene Unternehmen im Mittelstand und IT-Dienstleistungsbereich entwickelt wurde. Die Software deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab – von der…
Vorteile
+Vollständige All-in-One-Lösung: Projektmanagement, ERP, CRM, Zeiterfassung, Ticketing und Abrechnung in einer einzigen Software ohne Medienbrüche.
+Made in Germany: Entwicklung, Hosting und Support erfolgen ausschließlich in Deutschland, was DSGVO-Konformität und hohe Datensicherheit garantiert.
+Flexible Bereitstellung als On-Premise oder Cloud (SaaS) – Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Infrastruktur und Daten.
Nachteile
−Die Benutzeroberfläche ist funktionell, wirkt aber veraltet und überladen – neue Nutzer benötigen eine deutlich längere Einarbeitungszeit als bei modernen Cloud-Alternativen.
−Die mobile App wird nicht aktiv weiterentwickelt, was die Nutzung unterwegs im Vergleich zu Wettbewerbern einschränkt.
−Die Preisgestaltung ist komplex und wenig transparent – der tatsächliche Gesamtpreis ergibt sich erst nach individueller Beratung, was den Einstieg erschwert.
Troi ist eine deutsche ERP- und Agentursoftware aus Koeln für Werbeagenturen und Designstudios. Die Plattform steuert den gesamten Projektzyklus: Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltungsvorbereitung für DATEV und SAGE.…
Vorteile
+Spezialisierung auf Agenturen und Designstudios: Troi wurde explizit für die Bedürfnisse von Kreativagenturen entwickelt – Projektkalkulation, Stundenerfassung und Abrechnung sind eng aufeinander abgestimmt.
+Vollstaendige Abdeckung des Projektzyklus: Von der Akquise über Ressourcenplanung und Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung und DATEV-Export ist alles in einer Plattform integriert – ohne Datensilos.
+KI-gestuetzte Kalkulation: Die Smart Calculation nutzt historische Projektdaten für praezisere Aufwandsschaetzungen und reduziert so das Risiko von Budgetueberziehungen.
Nachteile
−Steile Lernkurve: Die Einführung erfordert Zeit und Schulungen; die Benutzeroberflaeche gilt bei Nutzern als weniger intuitiv als bei neueren SaaS-Wettbewerbern.
−Support nur werktags verfuegbar: Prioritaets-Telefonsupport ist dem Enterprise-Tarif vorbehalten; Professional-Kunden sind auf Ticket-Support angewiesen, der gelegentlich als langsam wahrgenommen wird.
−Preismodell wenig transparent für größere Teams: Die Enterprise-Lizenz ist nur auf Anfrage verfuegbar; bei hoher Nutzerzahl können die Lizenzkosten schnell steigen, ohne vorherige Kalkulationsmoeglichkeit.
ClickUp ist eine All-in-One Work-Management-Plattform, die Aufgaben, Docs, Chat, Ziele, Zeiterfassung und Whiteboards in einem einzigen Workspace vereint. Statt einzelner Tools für Projektmanagement, Dokumentation und Kommunikation setzt ClickUp auf eine gemeinsame Oberfläche…
Vorteile
+All-in-One-Breite ersetzt Aufgaben-, Docs-, Chat- und Ziel-Tools in einem Workspace
+ClickUp Brain KI tief in den Workflow integriert, kein separates KI-Abo für Basisfunktionen nötig
+Günstigere Einstiegspreise gegenüber Asana oder Monday.com bei vergleichbarem Funktionsumfang
Nachteile
−Steile Lernkurve durch die Funktionsfülle, neue Nutzer benötigen deutlich mehr Einarbeitungszeit als bei fokussierteren Tools
−Performance-Probleme bei sehr großen Workspaces mit vielen Aufgaben und Mitgliedern möglich
−Server-Infrastruktur primär in den USA, für Unternehmen mit strikten EU-Datenschutzanforderungen relevant
Atlassian Jira (ehemals Jira Software und Jira Work Management, seit 2023 vereint) ist der Marktfuehrer für Issue Tracking und Projektmanagement in Entwicklungsteams. Die Plattform bietet Scrum- und Kanban-Boards, anpassbare Workflows, Roadmaps, Berichte und seit 2024 Rovo AI…
Vorteile
+Marktfuehrer für agile Entwicklungsteams weltweit
Allegra ist eine deutsche Work-Management-Plattform von alltena (ehemals Trustsoft), die Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Helpdesk in einer einzigen Anwendung vereint. Du kannst Projekte klassisch mit Gantt-Diagrammen und Ressourcenplanung, agil nach Scrum und Kanban…
Vorteile
+Einzige Plattform für Task-, Projekt- und Servicemanagement – reduziert Tool-Wildwuchs und Integrationsaufwand erheblich.
+Vollständige Datensouveränität durch echtes Self-Hosting (On-Premises, Docker) und DSGVO-konforme deutsche Cloud – besonders wichtig für Behörden und regulierte Branchen.
+Hybrides Projektmanagement erlaubt klassische und agile Methoden innerhalb desselben Projekts, was in der Praxis viel Flexibilität schafft.
Nachteile
−Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu modernen SaaS-Tools wie monday.com oder Asana optisch weniger modern und intuitiv.
−Einstieg und Konfiguration sind komplex – ohne das bezahlte Onboarding kann die Lernkurve besonders für kleine Teams hoch sein.
−Keine nativen mobilen Apps für iOS oder Android; die Nutzung erfolgt browserbasiert.
Wrike ist eine Enterprise Work Management Platform von Citrix (Cloud Software Group) mit uber 2,4 Millionen Nutzern weltweit. Die Plattform vereint Projektmanagement, Custom Item Types, Proofing, Ressourcenplanung und Wrike AI in einer zentralen Lösung. Teams aus Marketing,…
Vorteile
+Citrix/Cloud Software Group-Backing garantiert langfristige Investitionen in Enterprise-Sicherheit, Compliance und Plattformstabilitat.
+Wrike AI und konfigurierbare KI-Agenten automatisieren Routineaufgaben, erkennen Projektrisiken fruhzeitig und beschleunigen Entscheidungsprozesse.
+EU-Rechenzentren und Wrike Lock mit selbstverwalteten Verschlüsselungsschlüsseln erfullen hochste DSGVO- und Compliance-Anforderungen.
Nachteile
−Überladenes Interface mit sehr hoher Funktionsdichte - insbesondere fur neue Nutzer ist die Lernkurve steil und die Einarbeitung zeitintensiv.
−Business-Plan kostet $25/Nutzer/Monat und ist nur ab 5 Nutzern verfugbar - fur kleinere Teams oder KMU mit engem Budget vergleichsweise teuer.
−Viele der leistungsstarksten Funktionen (Wrike Lock, erweiterte Analytics, Kapazitatsplanung) sind ausschliesslich in Pinnacle oder Apex enthalten.
Sechs Tools hosten in Deutschland, 22 in der EU, sechs außerhalb (meist USA). Wer Kundendaten, Patente oder strategische Roadmaps in der PM-Software verwaltet, bevorzugt EU-Hosting wegen der Schrems-II-Anforderungen.
Redmine – Open Source, selbst hostbar (DE möglich)
MS Project – Microsoft-Rechenzentrum in Deutschland
EU-Hosting (ohne DE): Jira, Asana, OpenProject, Projektron BCS, Inloox und weitere 11 Anbieter. Bei US-Anbietern wie Monday.com oder Basecamp sind Standardvertragsklauseln (SCC) und ein Transfer Impact Assessment Pflicht.
Preise und Free-Tier
Projektmanagement-Software wird typischerweise pro Nutzer und Monat berechnet. Die Spanne ist sehr breit:
93 Prozent bieten eine 14- bis 30-tägige Testphase ohne Kreditkarte.
Standard-Integrationen, die du brauchst
PM-Software lebt von Integrationen, weil sie Aufgaben aus E-Mail, Chat, Code und Dokumenten zusammenführt:
Slack (61 Prozent), Microsoft Teams (43 Prozent): Aufgaben aus Chat-Nachrichten erstellen, Statusupdates posten.
Zapier (54 Prozent): Brücke zu 6.000 weiteren Tools für Automatisierungen ohne Code.
GitHub und GitLab (32 bzw. 29 Prozent): Pull Requests automatisch mit Tasks verknüpfen.
Microsoft 365, Google Workspace (je 25 Prozent): Dateianhänge, Kalender-Sync, SSO.
HubSpot, Salesforce: Aufgaben aus CRM-Deals direkt ins PM-Tool.
REST API (100 Prozent): eigene Workflows und BI-Anbindung.
Standard- vs. Premium-Features
Standard (alle Tools): Kanban-Boards, Listen, Kommentare, Dateianhänge, Benachrichtigungen, Mobile Apps (82 Prozent), REST-API (100 Prozent), Free Trial (93 Prozent).
Premium-Features: Gantt-Charts und Abhängigkeiten, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Zeiterfassung und Budget-Controlling, Multiprojekt-Portfolios, individuelle Workflows mit Status-Automatisierungen, Dashboards mit KPIs, Scrum-Boards mit Burndown, On-Premises-Hosting (32 Prozent), SSO und SAML.
DSGVO-sensible Branchen (Recht, Gesundheit):Stackfield (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung), factro oder OpenProject self-hosted.
DSGVO, ISO 27001 und Datenresidenz
Projektdaten enthalten oft Kundendaten, Strategien und vertrauliche Dokumente. Diese Punkte solltest du prüfen:
AVV nach DSGVO Art. 28: liefern alle EU-Anbieter; bei US-Anbietern wie Asana oder Monday.com brauchst du SCC und ein Transfer Impact Assessment.
Datenresidenz: 79 Prozent hosten in der EU, 21 Prozent in Deutschland. Stackfield bietet zusätzlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass selbst der Anbieter Inhalte nicht lesen kann.
Zertifizierungen: ISO 27001 ist Standard bei seriösen Anbietern; BSI C5 ist Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern.
Self-Hosting: 32 Prozent erlauben On-Premises-Betrieb. Sinnvoll für Behörden, Verteidigung oder bei sehr strengen Konzern-Richtlinien.
Welche Methode unterstützt welches Tool
Scrum / agile Entwicklung: Jira, OpenProject, ClickUp, Wrike, Redmine – mit Backlog, Sprints, Burndown, Story Points.
Kanban / visueller Flow: alle Tools, besonders stark Trello, Notion, Asana, Stackfield.
Klassisch / Wasserfall mit Gantt: MS Project, Projektron BCS, Inloox, factro, Wrike.
Hybrid (Scrum + Gantt): Wrike, ClickUp, Jira mit Advanced Roadmaps.
Portfolio-Management: Projektron BCS, MS Project, Wrike Enterprise, Joinpoints.
Highlights aus dem Vergleich
Bester Allrounder für KMU:factro – Made in Germany, Kanban + Gantt + Zeiterfassung.
Bester kostenloser Einstieg:Trello oder Notion Free.
Beste DSGVO-Lösung mit Verschlüsselung:Stackfield – Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Hosting in München.
Beste Scrum-Software:Jira – Industriestandard für Softwareteams.
Beste Enterprise-PMO-Suite:Projektron BCS – Portfolio, Ressourcen, Budget aus einer Hand.
