IT-Service-Management-Software im Vergleich
IT-Service-Management-Software (ITSM) steuert Störungen, Anfragen, Änderungen und Assets. Sie hilft IT-Abteilungen und Dienstleistern, Tickets strukturiert und nachvollziehbar zu bearbeiten.
- Tools im Vergleich
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- Tools im Vergleich
- mit Hosting in Deutschland
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- kostenlos oder Freemium
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- mit kostenloser Testphase
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Wenn Mitarbeitende ihre IT-Probleme per Mail, Chat und Zuruf melden, gehen Anfragen verloren. Niemand weiß, wer woran arbeitet, und wiederkehrende Störungen werden nie sauber analysiert. IT-Service-Management-Software (ITSM) bündelt diese Anfragen in einem System. Sie ordnet sie Tickets zu, verteilt sie an Bearbeiter und hält fest, wie schnell du reagierst.
Diese Seite vergleicht zwölf Lösungen vom Open-Source-Helpdesk bis zur Konzernplattform. Dazu gehören ServiceNow, Jira Service Management, Freshservice, ManageEngine, TOPdesk, SysAid, Zammad, OTOBO, Matrix42, HaloITSM, Ivanti und Hornbill. Du siehst Preise, Hosting-Standorte und typische Einsatzbereiche auf einen Blick, soweit die Hersteller sie öffentlich nennen.
Achte beim Vergleich auf vier Dinge: den Prozessumfang (Incident, Change, Asset, CMDB), das Preismodell pro Agent oder pro Jahr, den Hosting-Standort für die DSGVO und den Aufwand für Einführung und Betrieb. Ein Team mit fünf Technikern braucht etwas anderes als ein Konzern mit eigener Plattformabteilung. Die Einsatzempfehlungen weiter unten helfen dir bei der ersten Auswahl.
Unsere Empfehlungen nach Einsatzzweck
Aus unserem Ratgeber weiter unten
Ist ein Open-Source-Helpdesk aus Deutschland mit kostenloser Self-Hosted-Version und gehosteten Plänen ab 9 Euro pro Agent.
Auch gut: OTOBO
Details ansehen →Liefert Software, Hosting und Support in einem Paket mit festen Preisen pro Bearbeiter.
Auch gut: Matrix42
Details ansehen →Verbindet Service Desk und Entwicklung in einer Umgebung.
Auch gut: freshservice
Details ansehen →Deckt die ITIL-Prozesse in sehr großem Umfang ab.
Auch gut: SysAid
Details ansehen →Alle 12 IT-Service-Management-Software im Überblick
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ZammadKostenlos nutzbarOpen-Source-Helpdesk Made in Germany mit Multi-Channel-Ticketing, DSGVO-konformem Hosting in Frankfurt und freier Self-Hosted-Version.FreemiumHosting DE
Zammad ist eine in Berlin entwickelte Open-Source-Helpdesk- und Ticketing-Plattform, die seit 2016 unter AGPL veroeffentlicht wird und vom Berliner Unternehmen Zammad Foundation und der Zammad GmbH gepflegt wird. Die Plattform versteht sich als moderne, browserbasierte Alternative zu OTRS und Zendesk und richtet sich an Service-Teams, die ein DSGVO-konformes, in Deutschland gehostetes und vollstaendig Open-Source-Helpdesk wollen. Zammad kann kostenlos selbst gehostet werden oder als Cloud-SaaS aus deutschen Rechenzentren bezogen werden. Funktional deckt Zammad Ticketing aus E-Mail, Telefon, Chat, Twitter, Facebook und Webformularen ab, bietet eine Knowledge Base, ein Self-Service-Portal, SLA-Management, Time-Tracking, automatische Trigger und Scheduler. Die Volltextsuche basiert auf Elasticsearch und ermöglicht schnelle Recherche in Tickets und Wissensartikeln. Die Integration zu CTI-Lösungen wie sipgate, placetel und 3CX ist nativ, ebenso die i-doit-CMDB-Integration für Asset-Bezug zu Tickets. Im Zammad-Marketplace finden sich weitere Connectoren zu GitLab, GitHub, Jira und Slack. Die Lizenzierung ist klar gestaffelt: Self-Hosted ist kostenfrei unter AGPL, die Cloud-Pläne starten bei 5 Euro pro Agent und Monat im Basic-Plan, Professional und Plus liegen hoeher, Enterprise-Verträge mit On-Site-Support sind individuell verhandelbar. Zammad ist Made in Germany, betreibt die Cloud-Server in Frankfurt am Main, ist ISO 27001 zertifiziert und vollstaendig DSGVO-konform. Schwachpunkte sind das im Vergleich zu kommerziellen Helpdesks geringere KI-Feature-Set, eine kleinere Auswahl an Out-of-the-box-Integrationen und die für technisch weniger versierte Teams aufwendige Self-Hosted-Wartung. Für datenschutzsensible Organisationen, öffentliche Verwaltungen und Open-Source-affine Teams ist Zammad eine erstklassige deutsche Alternative.
Vorteile
- Made in Germany mit Hauptsitz in Berlin und vollstaendiger DSGVO-Konformitaet sowie Hosting in Frankfurt am Main.
- Vollstaendige Open-Source-Lizenz unter AGPL ermöglicht kostenfreie Self-Hosting-Nutzung ohne Lizenzkosten oder Vendor-Lock-in.
- Sehr transparente Cloud-Preise ab 5 Euro pro Agent und Monat mit klarer Plan-Struktur und EUR-Abrechnung.
- Starke deutsche Community und kompetenter deutschsprachiger Support durch die Zammad GmbH in Berlin.
- Multi-Channel-Ticketing inklusive Telefonie-Integration zu deutschen CTI-Anbietern wie sipgate und placetel.
Nachteile
- Generative KI-Funktionen wie autonome Agenten oder Copiloten sind im Vergleich zu Freshservice oder ServiceNow noch nicht ausgereift.
- Self-Hosted-Installation und -Wartung erfordert solide Linux- und Datenbank-Kenntnisse für Betrieb und Updates.
- Kleineres Out-of-the-box-Integrationsoekosystem als kommerzielle Wettbewerber; viele Integrationen erfordern eigene API-Anbindung.
- Reine ITSM-Module wie Change-Management und CMDB sind weniger ausgepraegt; Zammad ist primaer ein Helpdesk-Werkzeug, nicht ITIL-Komplettlösung.
Integrationen: sipgate, Placetel, 3CX, i-doit, GitLab und 5 weitere
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TOPdeskKostenpflichtigNiederlaendische Enterprise-Service-Management-Plattform mit ITSM, FSM und Reservationen für DACH-Mittelstand und öffentlichen Sektor.KostenpflichtigHosting DE
TOPdesk ist ein niederlaendischer Anbieter für Enterprise-Service-Management mit Hauptsitz in Delft und seit 1993 am Markt. Die Plattform richtet sich an mittelgrosse und große Organisationen, die ITSM über das IT-Team hinaus auf HR, Facility, Finance und andere interne Servicebereiche ausweiten moechten. TOPdesk vereint Incident-, Problem-, Change- und Asset-Management mit Self-Service-Portal, Wissensdatenbank und Reservation-Modulen für Raeume, Fahrzeuge und Equipment auf einer einheitlichen Plattform. Die KI-Funktionen umfassen automatische Ticket-Klassifizierung, Antwortvorschlaege und einen Virtual Agent für Self-Service-Anfragen. Das Configuration-Management-Modul bietet eine CMDB mit Auto-Discovery via Snow Software-Partnerschaft und visualisiert Service-Abhaengigkeiten für Impact-Analysen. Die Plattform legt großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit für Endnutzer und ist insbesondere im DACH-Raum und Benelux bei öffentlichen Verwaltungen, Bildungseinrichtungen und Mittelstandsunternehmen verbreitet. TOPdesk wird in der Cloud (SaaS) und optional On-Premise angeboten, für europaeische Kunden stehen Rechenzentren in den Niederlanden, Deutschland und weiteren EU-Standorten zur Verfuegung. TOPdesk ist nach ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform. Die Preise werden in den drei Editionen Essential, Engaged und Excellent angeboten, wobei alle Preise individuell auf Anfrage kalkuliert werden und sich an Anzahl Agenten, Modulen und Vertragslaufzeit orientieren. Schwachpunkte sind die nicht öffentlichen Preise, die teils stark konfigurationsorientierte Plattform mit hoher Anfangsinvestition in Setup und die im Marktvergleich konservative Innovationsgeschwindigkeit bei KI-Funktionen. Für ESM-Initiativen im europaeischen Mittelstand bleibt TOPdesk eine etablierte und solide Wahl.
Vorteile
- Echtes Enterprise Service Management mit nativen Modulen für IT, HR, Facility und Reservierungen auf einer Plattform.
- Sehr starkes Self-Service-Portal mit hohem End-User-Fokus, ideal für Organisationen mit hoher Service-Demand aus den Fachabteilungen.
- EU-Hosting in den Niederlanden, Deutschland und weiteren EU-Standorten für DSGVO-konforme Datenhaltung mit ISO-27001-Zertifizierung.
- Etablierter Marktanbieter in DACH und Benelux mit lokalem Support, deutschsprachiger Oberflaeche und Implementierungspartnern.
- Cloud- und On-Premise-Optionen mit hohem Anpassungsgrad für komplexe organisatorische Anforderungen.
Nachteile
- Preise werden nur auf Anfrage kommuniziert, was schnellen Vergleich und transparente Budgetplanung erschwert.
- Hohe Anfangsinvestition in Setup und Konfiguration; Implementierungen dauern typischerweise mehrere Monate.
- Innovationsgeschwindigkeit bei KI-Funktionen geringer als bei juengeren Wettbewerbern wie Freshservice oder Atera.
- Bedienoberflaeche wirkt im Vergleich zu Wettbewerbern wie Jira Service Management teils klassisch und weniger modern.
Integrationen: Microsoft Teams, Slack, Snow Software, Azure Active Directory, Atlassian Jira und 5 weitere
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Jira Service Deskab 18,40 € / MonatITSM- und Enterprise-Service-Management-Plattform von Atlassian, seit 2026 Teil der Service Collection mit Rovo-KI, ITIL-4-Prozessen und CMDB.KostenpflichtigHosting DE
Jira Service Management (frueher Jira Service Desk) ist die ITSM- und Enterprise-Service-Management-Plattform von Atlassian. Sie kombiniert die bewaehrte Jira-Workflow-Engine mit einem dedizierten Service-Portal, einem Service-Katalog und einer CMDB auf Basis von Insight Assets. Damit deckt das System klassische IT-Service-Prozesse nach ITIL 4 ab und laesst sich gleichzeitig fuer HR-, Facility-, Marketing- und Legal-Anfragen einsetzen. Tickets entstehen ueber Self-Service-Portal, E-Mail, REST-API, Slack, Microsoft Teams oder direkt aus verknuepften Jira- und Confluence-Projekten. Seit 2026 verkauft Atlassian Jira Service Management nicht mehr als Einzelprodukt, sondern nur noch als Teil der Service Collection zusammen mit Customer Service Management, Assets und der KI-Plattform Rovo. Jeder Plan enthaelt monatliche Rovo-Credits pro Nutzer, mit denen sich Anfragen automatisch zusammenfassen, Wissensartikel vorschlagen und Tickets ueber den Virtual Agent in Teams oder Slack loesen lassen. Ab Premium kommen zusaetzlich Rovo-Agents fuer Suche und Chat hinzu, die tiefer in Workflows eingreifen. Die Plattform bietet Incident-, Problem-, Change-, Release- und Service-Request-Management mit SLA-Tracking, Genehmigungs-Workflows und einem visuellen Workflow-Editor. Die enge Integration mit Jira Software erlaubt es Entwicklungs- und Operations-Teams, Incidents direkt mit Bugs und Epics zu verknuepfen und so DevOps- und Site-Reliability-Workflows abzubilden. Confluence dient als integrierte Knowledge Base fuer das Self-Service-Portal. Atlassian bietet die Service Collection in vier Editionen an: Free fuer bis zu drei Agents, Standard, Premium und Enterprise. Die Listenpreise liegen 2026 bei rund 18 bis 19 Euro fuer Standard und 47 bis 48 Euro fuer Premium pro Agent und Monat bei jaehrlicher Abrechnung, Enterprise wird individuell kalkuliert. Cloud-Hosting erfolgt wahlweise in der EU mit einer Frankfurter Region zur Erfuellung deutscher Datenschutzanforderungen, alternativ in den USA, UK oder APAC. Die Oberflaeche ist vollstaendig auf Deutsch verfuegbar. Staerken sind das riesige App-Marketplace, die DevOps-Naehe und die wachsende Rovo-KI-Integration. Schwaechen sind die Komplexitaet der Konfiguration, die erzwungene Buendelung in die Service Collection und die laufenden Preiserhoehungen. Fuer Teams, die bereits Jira Software nutzen, bleibt der Umstieg dennoch naheliegend, weil Vorgaenge, Berechtigungen und Automatisierungsregeln direkt uebernommen werden koennen.
Vorteile
- Sehr grosses Oekosystem mit ueber 1000 Marketplace-Apps
- EU-Cloud-Region in Frankfurt fuer DSGVO-konformes Hosting
- Rovo-KI mit monatlichen Credits bereits ab dem Standard-Plan enthalten
- Tiefe Integration mit Jira Software, Confluence und Opsgenie
- Free-Plan fuer bis zu drei Agents ermoeglicht risikoarmen Einstieg
Nachteile
- Seit 2026 nicht mehr einzeln kaeuflich, sondern nur als Teil der Service Collection
- Komplexe Konfiguration, vor allem bei Berechtigungen und Workflows
- Atlassian erhoeht Listenpreise nahezu jaehrlich
- Insight Assets CMDB in vollem Umfang erst ab Premium verfuegbar
- Hohe Add-on-Kosten ueber den Marketplace fuer spezialisierte Funktionen
Integrationen: Jira Software, Confluence, Bitbucket, Opsgenie, Slack und 8 weitere
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ServiceNowKostenpflichtigEnterprise-ITSM-Marktfuehrer mit Now Assist KI, kompletter ITIL-Abdeckung und DSGVO-Hosting in Frankfurt für Grosskonzerne und Behoerden.KostenpflichtigHosting DE
ServiceNow ist die fuehrende Enterprise-ITSM- und Workflow-Plattform aus den USA und gilt als Goldstandard im Enterprise-Markt. Auf der ServiceNow Now Platform vereinen sich IT-Service-Management, IT-Operations-Management, IT-Asset-Management, HR-Service-Delivery, Customer Service Management und Security Operations in einer einheitlichen Datenarchitektur. Das ITSM-Modul deckt alle ITIL-Prozesse ab, von Incident- über Problem- und Change-Management bis hin zu Service-Katalog und CMDB, die als Single Source of Truth für alle IT-Assets dient. Mit Now Assist hat ServiceNow eine generative KI-Schicht eingefuehrt, die Tickets klassifiziert, zusammenfasst, Antworten generiert und mit dem AI Agent autonom Anfragen loest. Predictive Intelligence nutzt klassisches Machine Learning für Routing und Priorisierung. Die Plattform ist hoch konfigurierbar und erlaubt App-Entwicklung im App Engine Studio mit Low-Code-Werkzeugen. Für europaeische Kunden betreibt ServiceNow ein Rechenzentrum in Frankfurt am Main, das DSGVO-konforme Datenhaltung in der EU sichert. ServiceNow verkauft ausschliesslich Custom-Verträge auf Anfrage, typische Einstiege liegen bei mindestens 100.000 US-Dollar pro Jahr für mittelgrosse Implementierungen und reichen bis in den siebenstelligen Bereich bei Konzernen. Kritisch sind die hohen Lizenz- und Implementierungskosten, die teils komplexe Bedienoberflaeche für Endnutzer und die starke Abhaengigkeit von zertifizierten Partnern. Für Enterprise-IT-Organisationen mit komplexen ITIL-Anforderungen bleibt ServiceNow die Referenzplattform mit unübertroffener Funktionsbreite.
Vorteile
- Marktfuehrende Funktionsbreite für ITSM, ITOM, ITAM, HR, CSM und SecOps auf einer einheitlichen Plattform mit gemeinsamer CMDB.
- Marktfuehrende CMDB mit Service Graph, Auto-Discovery und über 250 vorgefertigten Service-Mapping-Patterns für Hybrid-Cloud-Umgebungen.
- Now Assist Generative AI und AI Agents auf einheitlicher Datenbasis ermöglichen tiefe Workflow-Automatisierung und autonome Service-Bearbeitung.
- Rechenzentrum in Frankfurt am Main für DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland, FedRAMP- und ISO-27001-zertifiziert.
- Hochgradig konfigurierbar und erweiterbar über App Engine Studio, mit großem Partner-Oekosystem und über 2.000 ServiceNow Store-Apps.
Nachteile
- Sehr hohe Lizenzkosten mit typischen Einstiegspunkten ab USD 100k pro Jahr und siebenstelligen Verträgen bei Konzernen.
- Custom-Pricing ohne öffentliche Preisliste erschwert Vergleich und Budgetplanung in der Evaluierungsphase.
- Komplexe Implementierung mit mehrmonatigen Projektlaufzeiten und hoher Abhaengigkeit von zertifizierten Beratungspartnern.
- Endnutzeroberflaeche wird teils als ueberfrachtet wahrgenommen, neueres Next Experience UI verbessert dies aber spürbar.
Integrationen: Slack, Microsoft Teams, Microsoft Azure, Amazon Web Services, Atlassian Jira und 5 weitere
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OTOBOFreemiumMade-in-Germany-Open-Source-ITSM auf Basis von OTRS, von Rother OSS gepflegt, mit voller ITIL-Funktionalitaet und Self-Hosting oder Enterprise-Hosting in Deutschland.FreemiumHosting DE
OTOBO ist eine in Deutschland entwickelte Open-Source-ITSM- und Help-Desk-Software, die als modernisierter Fork von OTRS Community Edition von der Rother OSS GmbH aus dem Allgaeu gepflegt wird. Die Anwendung kombiniert klassische ITIL-Prozesse mit einer ueberarbeiteten, responsiven Oberflaeche, modernem Sourcecode und einer aktiven Community. Sie richtet sich an mittelstaendische bis große Service-Organisationen aus öffentlicher Verwaltung, Bildung, Gesundheitswesen, Industrie und IT-Dienstleistung in der DACH-Region, die Wert auf Datenhoheit, deutsche Sprache und Made-in-Germany-Support legen. OTOBO unterstützt Incident-, Service-Request-, Problem-, Change- und Configuration-Management mit integrierter CMDB. Tickets werden über Self-Service-Portal, E-Mail, Webformular, REST-API oder Generic Interface aus Drittsystemen erfasst. Ein Ticket-Workflow-Editor erlaubt Anpassungen ohne Programmierung, waehrend Prozesse, ACLs und Eskalationen flexibel modelliert werden. Das Self-Service-Portal Customer Interface bietet Wissensartikel, Service-Katalog und Statusabfragen. Module für ITSM, FAQ, Survey, Time Accounting, Kalender, Chat und Mobile sind in den offiziellen Paketen enthalten oder als Erweiterung verfuegbar. OTOBO wird wahlweise als Community-OSS-Edition kostenfrei selbst gehostet oder über Rother OSS als Enterprise-Variante mit Wartungsvertrag, Hosting in deutschen Rechenzentren, Mehrjahres-Support, Schulungen und Implementierung angeboten. Die Software ist vollstaendig auf Deutsch lokalisiert, ergaenzt durch Englisch und viele weitere Sprachen. Die Preise für die Enterprise-Variante werden individuell kalkuliert. Staerken sind der Made-in-Germany-Ansatz, die hohe Anpassbarkeit, die OSS-Lizenz und das vollstaendige ITIL-Set. Schwaechen sind die hoehere Einstiegshuerde im Vergleich zu schlanken SaaS-Help-Desks, die in Teilen technische Konfiguration über Perl-Module und ein vergleichsweise kleines Partner-Oekosystem außerhalb der DACH-Region.
Vorteile
- Made in Germany, Hosting in deutschen Rechenzentren möglich
- Open-Source-Lizenz, langfristig vendor-unabhaengig
- Vollstaendiges ITIL-Set inklusive CMDB ohne Aufpreis
- Deutsche Oberflaeche, deutsche Dokumentation und deutscher Support
- Aktive Weiterentwicklung als OTRS-Fork mit modernisierter Codebasis
Nachteile
- Hoehere Einstiegshuerde als schlanke SaaS-Help-Desks
- Konfiguration teils über Perl-Module und Config-Dateien
- Implementierung in größeren Setups beratungs- und zeitintensiv
- Kleineres Partner- und App-Oekosystem außerhalb der DACH-Region
- Mobile Apps decken nur einen Teil der Web-Funktionalitaet ab
Integrationen: LDAP, Active Directory, SAML SSO, Microsoft Exchange, Nagios und 6 weitere
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Matrix42KostenpflichtigService-Management-Plattform aus Frankfurt für IT und Fachbereiche mit CMDB, Asset-Management und Endpoint-Verwaltung.KostenpflichtigHosting EU
Matrix42 ist ein Softwarehersteller mit Sitz in Frankfurt am Main. Das Unternehmen wurde 1992 gegründet, beschäftigt laut eigener Angabe über 600 Mitarbeitende und betreut mehr als 4.300 Kunden. Weitere Standorte gibt es unter anderem in Wien, Rothenburg in der Schweiz, Paris und Mailand. Damit zählt Matrix42 zu den bekanntesten ITSM-Anbietern im deutschsprachigen Raum. Kern des Angebots ist die Service-Management-Plattform für IT und Enterprise Service Management. Sie bildet Incidents, Service Requests und Änderungen ab und lässt sich über Workflows automatisieren. Eine KI-Komponente soll Routineaufgaben im Service Management beschleunigen. Dazu kommt ein IT-Asset-Management mit CMDB, das dir einen Überblick über Hardware und Software im Unternehmen gibt. Das Portfolio geht über klassisches ITSM hinaus. Matrix42 bietet außerdem Software Asset Management, SaaS Management, Unified Endpoint Management, Identity Governance and Administration, Endpoint Data Protection und Remote Assistance über FastViewer. So kannst du Service Desk und Endpoint-Verwaltung bei einem Hersteller bündeln. Ein Marketplace stellt fertige Apps und Integrationen bereit. Beim Betrieb hast du die Wahl. Matrix42 nennt Cloud, Private Cloud und On-Premises als Optionen. Der Hersteller betont, dass die Software in Europa entwickelt, gehostet und unterstützt wird und dass die Optionen die EU-Datenvorschriften einhalten. Ob ein Rechenzentrum in Deutschland genutzt wird, nennt die Seite nicht ausdrücklich. Das solltest du vor dem Vertrag klären. Preise veröffentlicht Matrix42 nicht. Sie hängen laut Hersteller von Unternehmensgröße, Nutzerzahl, gewählten Produkten, Anpassungen und Integrationen ab. Du fragst ein Angebot an. Jedes Produkt kannst du 30 Tage kostenlos testen. Als Referenzkunden nennt Matrix42 unter anderem PUMA, JCDecaux, Infineon und die Universität Wien. Die Lösung richtet sich an Unternehmen aller Größen in Europa, besonders an Organisationen, die eine europäische Alternative zu US-Anbietern suchen und mehrere IT-Management-Aufgaben in einer Plattform zusammenführen wollen. Für sehr kleine Teams mit einfachem Ticketbedarf ist der Umfang meist größer als nötig.
Vorteile
- Hersteller mit Sitz in Frankfurt und Büros in Österreich und der Schweiz
- ITSM, Asset- und Endpoint-Management aus einer Hand
- Cloud, Private Cloud oder On-Premises wählbar
- 30 Tage kostenloser Test für jedes Produkt
Nachteile
- Keine veröffentlichten Preise, Angebot nötig
- Großer Funktionsumfang kann kleine Teams überfordern
- Rechenzentrumsstandort Deutschland nicht ausdrücklich genannt
Integrationen: Matrix42 Marketplace, FastViewer
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freshserviceKostenlos nutzbarCloudnative ITSM-Plattform mit Freddy AI Agent, CMDB und DSGVO-konformem EU-Hosting in Frankfurt für Mid-Market- und Enterprise-IT-Teams.FreemiumHosting DE
Freshservice ist die cloudnative ITSM- und ESM-Plattform von Freshworks aus Indien, die IT-Helpdesks, HR-Service-Desks und Facility-Teams auf einer einheitlichen Oberfläche zusammenfasst. Kernstuck ist Freddy AI: Der KI-Copilot unterstützt Agenten bei der Ticket-Klassifizierung, der Wissenssuche und der Antwortgenerierung, waehrend der Freddy AI Agent eigenstaendig Anfragen in Slack und Microsoft Teams loest und dabei bis zu 66 Prozent der Tickets automatisch deflektiert. Das Change-Management-Modul bewertet Auswirkungen direkt in der CMDB, das integrierte IT-Asset-Management erkennt Hardware, Software und Cloud-Ressourcen in Echtzeit und fuehrt sie in einer zentralen CMDB zusammen. Für europaeische Kunden betreibt Freshworks ein dediziertes Rechenzentrum in Frankfurt am Main, das DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland ermoeg licht. Die Plattform ist über 1.000 Marketplace-Integrationen anschliessbar, darunter Slack, Microsoft Teams, Jira, Salesforce, Azure AD und Microsoft 365. Mehr als 74.000 Unternehmen weltweit nutzen Freshservice, darunter DPD und Aramex. Die Preise beginnen bei 15 Euro pro Agent und Monat im Jahresvertrag; ein kostenloser 14-Tage-Test steht ohne Kreditkarte zur Verfuegung. Eingeschraenkte Reporting-Flexibilitaet und ein Support, der teils ausgelagert ist, gelten als bekannte Schwachpunkte. Dennoch bietet die Plattform für Mid-Market- und Enterprise-IT-Organisationen ein sehr ausgereiftes KI-gestuetztes Serviceerlebnis zu einem transparenten Preismodell.
Vorteile
- Cloud-native Architektur mit schneller Implementierung ohne aufwendige On-Premise-Infrastruktur und regelmäßigen automatischen Updates.
- Ausgereifte Freddy AI mit Copilot für Agenten und autonomem AI Agent, der Anfragen selbstständig loest und die Agenten-Auslastung deutlich reduziert.
- EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main für DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland ohne zusaetzliche Konfiguration.
- Transparentes Preismodell in Euro mit vier klar abgestuften Plänen und einem kostenlosen Einstiegplan für bis zu 3 Agenten.
- Über 1.000 Marketplace-Integrationen inkl. Slack, Microsoft Teams, Jira, Salesforce, Azure AD und SCCM für nahtlose IT-Toolchain-Integration.
Nachteile
- Preise in US-Dollar bei monatlicher Abrechnung; EUR-Preise gelten nur bei jaehrlicher Zahlung, was die Planungsflexibilitaet einschraenkt.
- Freddy AI Credits sind je nach Plan kontingentiert; intensive KI-Nutzung kann schnell auf hoehere Plantierstufen treiben.
- Enterprise-Preise werden nur auf Anfrage kommuniziert, was Budgetplanung für große IT-Organisationen erschwert.
- Reporting-Modul bietet weniger Flexibilitaet als spezialisierte BI-Tools; komplexe custom Reports benoetigen teils externe Unterstützung.
Integrationen: Slack, Microsoft Teams, Atlassian Jira, Salesforce, Azure Active Directory und 5 weitere
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SysAidKostenpflichtigITIL-konforme ITSM-Plattform aus Israel mit SysAid Copilot, Asset-Management und EU-Hosting für Mid-Market- und Enterprise-IT-Teams.KostenpflichtigHosting DE
SysAid ist ein israelischer Anbieter für IT-Service-Management mit Sitz in Airport City bei Tel Aviv und seit 2002 am Markt. Die Plattform deckt das vollstaendige ITIL-Spektrum ab und positioniert sich als KI-first-ITSM-Lösung für den Mid-Market und Enterprise-Bereich. SysAid Copilot ist der generative KI-Layer der Plattform und nutzt große Sprachmodelle, um Tickets automatisch zu klassifizieren, Antworten vorzuschlagen, Faelle zusammenzufassen und mit dem SysAid Agent autonome Lösungen zu liefern. Das ITSM-Modul umfasst Incident-, Problem-, Change- und Request-Management, das integrierte IT-Asset-Management entdeckt Hardware und Software über Discovery-Agents und ergaenzt sie um Lifecycle-, Lizenz- und Vertragsdaten in einer CMDB. Die Self-Service-Funktionen reichen vom markenfaehigen End-User-Portal über einen Chatbot bis zu kontextsensitiven Wissensartikel-Vorschlaegen. Workflow-Automatisierung erlaubt komplexe Genehmigungs-Ketten und Eskalationen ohne Code. SysAid wird in der Cloud (AWS) und optional On-Premise angeboten, für europaeische Kunden steht ein EU-Hosting in Frankfurt zur Verfuegung. SysAid ist nach ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert. Die Preise werden Custom auf Anfrage kommuniziert, typische Mid-Market-Implementierungen starten ueblicherweise im mittleren vierstelligen Bereich pro Jahr. Schwachpunkte sind die teils dichte Bedienoberflaeche, die zwar funktional, aber im UX-Vergleich zu juengeren Wettbewerbern wie Freshservice altmodisch wirkt, und die Custom-Pricing-Politik, die einen schnellen Vergleich erschwert. Für Mid-Market-IT-Teams mit hoher ITIL-Reife und KI-Ambition bleibt SysAid eine starke Plattform.
Vorteile
- Vollstaendige ITIL-Abdeckung mit Incident-, Problem-, Change- und Asset-Management plus CMDB auf einer Plattform.
- SysAid Copilot mit generativer KI und autonomem SysAid Agent für hohe Automatisierungsrate und Deflektion einfacher Anfragen.
- Cloud- und On-Premise-Deployment-Optionen für Compliance-sensitive Umgebungen mit strikten Datenhaltungsanforderungen.
- EU-Hosting in Frankfurt am Main für DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland, ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert.
- Reife Plattform mit über 20 Jahren Marktpraesenz und etabliertem Partner-Oekosystem für Implementierung und Support.
Nachteile
- Custom-Pricing ohne öffentliche Preisliste erschwert schnellen Vergleich und Budgetplanung in der Evaluierungsphase.
- Bedienoberflaeche wirkt im Vergleich zu juengeren Wettbewerbern wie Freshservice oder Atera teils altmodisch und ueberfrachtet.
- Initiale Konfiguration erfordert Beratungsaufwand und ITSM-Erfahrung, um die volle Funktionsbreite optimal zu nutzen.
- KI-Funktionen Copilot und Agent erfordern hoehere Edition und sind nicht in der Basis-ITSM-Lizenz enthalten.
Integrationen: Microsoft Teams, Slack, Azure Active Directory, Atlassian Jira, Microsoft SCCM und 5 weitere
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HaloITSMKostenpflichtigITIL-konforme Service-Desk-Software mit KI-Funktionen, CMDB und Self-Service-Portal zu einem Einheitspreis pro Agent.Kostenpflichtig
HaloITSM ist eine ITIL-konforme Service-Desk-Software für IT-Teams, die auf Incident-, Change- und Asset-Management setzen. Der Hersteller nennt über 100.000 Nutzer in mehr als 75 Ländern. Zielgruppen sind laut Anbieter der öffentliche Sektor, Bildungseinrichtungen, Finanzwesen und Gesundheitswesen. Angaben zum Firmensitz und zum Hosting nennt die Produktseite nicht eindeutig. Das solltest du vor dem Einsatz beim Anbieter erfragen, besonders wenn du Daten in Deutschland oder der EU halten musst. Zu den Kernfunktionen zählen Incident Management mit Workflow-Automatisierung, ein Servicekatalog mit Self-Service-Portal, Change Control und ein Asset-Management mit CMDB. KI-Funktionen unterstützen bei der Triage, Zusammenfassung und Kategorisierung von Tickets. So kann dein Team Routinearbeit reduzieren und Tickets schneller zuordnen. Für eigene Anpassungen gibt es eine REST-API mit vollständiger Dokumentation. Außerdem bietet HaloITSM Integrationen mit gängigen Anwendungen. Die Software lässt sich stark an eigene Prozesse anpassen, was für Teams mit speziellen Abläufen ein Vorteil ist. Der Einrichtungsaufwand kann dadurch aber höher ausfallen als bei Lösungen mit festen Vorgaben. Beim Preis geht Halo einen eigenen Weg. Es gibt ein einziges Modell pro Agent und Monat. Alle Funktionen und Module sind darin enthalten, es gibt keine Tarifstufen und keine Zusatzpakete. Lizenzen gibt es als Named License für eine feste Person oder als Concurrent License aus einem gemeinsamen Pool. Endnutzer, die das Portal nutzen, sind immer kostenlos. Auf der Preisseite nennt der Hersteller für Großbritannien 66 Pfund pro Agent und Monat. Preise in Euro hängen von der Region ab und sind auf der abgerufenen Seite nicht als Zahl genannt. Für gemeinnützige Organisationen gibt es einen zusätzlichen Rabatt von 15 Prozent. Du kannst HaloITSM 30 Tage ohne Kreditkarte testen. HaloITSM passt für mittelgroße bis große IT-Teams und Managed Service Provider, die viel Funktionsumfang ohne gestaffelte Tarife wollen.
Vorteile
- Ein Preis pro Agent, alle Funktionen enthalten
- Endnutzer im Portal immer kostenlos
- 30 Tage Test ohne Kreditkarte
- Dokumentierte REST-API für eigene Anpassungen
Nachteile
- Hosting und Firmensitz auf der Produktseite nicht klar genannt
- Euro-Preis nicht als Zahl veröffentlicht
- Anpassbarkeit kann den Einrichtungsaufwand erhöhen
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HornbillKostenpflichtigHornbill ist eine cloudbasierte ITSM- und ESM-Plattform aus Grossbritannien mit Hornbill AI Assistant, codelosen Workflows und ITIL-Service-Management für über 1.500 Kunden.KostenpflichtigHosting EU
Hornbill ist eine cloudbasierte ITSM- und ESM-Plattform aus Grossbritannien mit über 1.500 Kunden weltweit. Die Lösung vereint IT Service Management nach ITIL-Standard, Enterprise Service Management, Asset Management und Workflow-Automatisierung in einer zentralen Plattform. Der integrierte Hornbill AI Assistant analysiert Tickets, schlaegt Lösungen vor und automatisiert Routineaufgaben direkt im Service Desk. Das Self-Service-Portal ermöglichen Mitarbeitern die eigenstaendige Lösungssuche und Anfragenstellung rund um die Uhr. Mit dem codelosen BPM-Builder und dem Custom Apps Builder können Teams eigene Geschäftsprozesse und Anwendungen ohne Entwicklerwissen abbilden. Hornbill unterstützt ITIL-Prozesse wie Incident, Problem, Change, Release und Service Level Management vollstaendig. Die Plattform ist ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert und wird auf Servern in der UK und Europa betrieben. Integrationen mit Salesforce, Slack, Microsoft Teams, Jira und REST API ermöglichen die Anbindung bestehender Systemlandschaften. Typische Kunden sind Mid-Market- und Enterprise-IT-Teams, die einen modernen Service Desk ohne hohe Implementierungskosten benoetigen.
Vorteile
- UK- und EU-Anbieter mit ISO 27001- und SOC 2-Zertifizierung und Server-Hosting in UK/Europa.
- Custom Apps Builder ermöglicht Teams die Erstellung eigener Anwendungen ohne Entwicklerwissen direkt auf der Hornbill-Plattform.
- Hornbill AI Assistant automatisiert Ticketklassifizierung, Lösungsvorschlaege und Routineaufgaben nativ im Service Desk.
- Codelose BPM- und Workflow-Engine erlaubt schnelle Anpassung von ITSM-Prozessen ohne externe Berater oder Entwickler.
Nachteile
- Preise werden nicht öffentlich ausgewiesen und sind ausschliesslich auf Anfrage in GBP erhältlich, was Budgetplanung erschwert.
- Kleiner Anbieter im Vergleich zu ServiceNow oder BMC Helix -- geringere Marktpraesenz und weniger Drittanbieter-Integrationen.
- Standard-Hosting auf UK-Servern: Kunden mit DSGVO-Anforderung an deutschen Serverstandort müssen gesondert prüfen.
- Reporting- und Analysefunktionen sind für komplexe Enterprise-Auswertungen begrenzt -- oft wird externes BI wie Power BI benoetigt.
Integrationen: Salesforce, Microsoft Teams, Slack, Jira, REST API
IvantiKostenpflichtigIvanti Neurons: KI-gestuetzte Plattform für Endpoint-Management, IT-Service-Management, Patch-Management und Netzwerksicherheit aus einer Hand.KostenpflichtigHosting EU
Ivanti ist eine umfassende IT-Management- und Sicherheitsplattform für Unternehmen jeder Größe. Das Kernprodukt Ivanti Neurons vereint IT-Service-Management, Unified Endpoint Management, Netzwerksicherheit und Exposure Management in einer einzigen, KI-gestuetzten Plattform. Administratoren können damit alle Endgeraete -- Windows, macOS, Linux, iOS, Android und IoT -- zentral verwalten, automatisch patchen und absichern, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Die Shift-Left-Strategie im ITSM verlagert Problemlösungen direkt zum Anwender: Chatbots, Self-Service-Portale und automatisierte Workflows reduzieren das Ticketaufkommen und entlasten den Helpdesk. Das risikobasierte Patch-Management bewertet Schwachstellen nach Ausnutzungswahrscheinlichkeit und hilft IT-Teams, Prioritaeten richtig zu setzen. Ivanti Neurons for Digital Experience (DEX) misst kontinuierlich die Geraeteleistung und Mitarbeiterzufriedenheit, um proaktiv Probleme zu beheben, bevor Nutzer sie bemerken. Die Plattform unterstützt Cloud-, On-Premises- und hybride Deployments und laesst sich per REST-API und vorgefertigten Konnektoren in bestehende IT-Landschaften integrieren. Ivanti adressiert vor allem mittlere und große Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Organisationen in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen.
Vorteile
- Eine einzige Plattform für ITSM, Endpoint Management, Patch-Management und Sicherheit vermeidet Tool-Silos und reduziert den Verwaltungsaufwand für große IT-Teams.
- Das risikobasierte Patch-Management hilft, kritische Schwachstellen priorisiert zu schließen, und verringert so die Angriffsoberflaeche erheblich.
- KI-gestuetzte Automatisierungsbots (Ivanti Neurons) uebernehmen repetitive Aufgaben selbstständig und entlasten den Helpdesk spürbar.
- Flexible Deployment-Optionen (Cloud, On-Premises, Hybrid) ermöglichen auch regulierten Branchen und Behoerden den Einsatz unter Datenschutzanforderungen.
- Digital Experience Monitoring liefert objektive Daten zur IT-Qualitaet und Mitarbeiterzufriedenheit -- eine seltene Kombination in Enterprise-ITSM-Tools.
- Breite Geraeteunterstuetzung (Windows, macOS, Linux, iOS, Android, IoT) macht Ivanti zur zentralen Steuerkonsole für heterogene Geraetelandschaften.
Nachteile
- Ivanti-Produkte waren wiederholt Ziel schwerwiegender Zero-Day-Angriffe: CISA fuehrt über 30 Ivanti-Schwachstellen in ihrem KEV-Katalog (Known Exploited Vulnerabilities), darunter CVE-2025-0282 (Ivanti Connect Secure, unauthenticated RCE, aktiv ausgenutzt ab Dezember 2024) und CVE-2025-4427/4428 (EPMM, vor Patch bereits im Einsatz). Das wirft grundlegende Fragen zur Produkt-Sicherheitsqualitaet auf.
- Komplexe Lizenzstruktur: Die Plattform besteht aus vielen separaten Produkten und Add-ons, Preise werden nicht veroeffentlicht. Kunden berichten, dass die Gesamtkosten durch erforderliche Professional Services und kostenpflichtige Add-ons erheblich steigen können.
- Steile Lernkurve und aufwaendige Implementierung: Nutzer auf G2 und Capterra bemängeln regelmäßig, dass die Einrichtung mehrerer Serverkomponenten, komplexe Konfiguration und inkonsistente Benutzeroberflaechen viel IT-Fachwissen und Zeit erfordern.
- Uneinheitliche Produktqualitaet: Einige Funktionen wirken wie nachtraeglich integrierte Zukaeufe (Ivanti hat in kurzer Zeit viele Unternehmen akquiriert), was zu unterschiedlicher UX-Qualitaet und Medienbruechen zwischen Modulen fuehrt.
- Mobiler Self-Service und einige neuere KI-Funktionen gelten laut Nutzerbewertungen noch als nicht vollstaendig ausgereift -- der Abstand zu spezialisierten Best-of-Breed-Lösungen ist hier sichtbar.
Integrationen: Microsoft Azure AD, Microsoft Intune, ServiceNow, Salesforce, Slack und 5 weitere
ManageEngineKostenpflichtigUmfangreiches IT-Management-Portfolio von Zoho mit ITSM-Suite ServiceDesk Plus, Endpoint-, Network- und Security-Modulen, wahlweise Cloud oder On-Premises.KostenpflichtigHosting EU
ManageEngine ist die IT-Management-Sparte des indischen Software-Konzerns Zoho Corporation und bündelt mehr als 60 Produkte für IT Service Management, IT Operations, Endpoint Management, Security und Analytics. Die bekannteste Lösung im ITSM-Portfolio ist ServiceDesk Plus, eine ITIL-konforme Help-Desk- und ITSM-Suite mit Incident-, Problem-, Change-, Release-, Service-Request- und Asset-Management. Weitere Module wie Endpoint Central, OpManager, ADManager Plus, Patch Manager Plus und Analytics Plus lassen sich integrieren und über das einheitliche AppCreator-Framework anpassen. Die Plattform richtet sich an mittelstaendische bis große IT-Abteilungen und interne Shared-Service-Center. Sie kombiniert klassische ITIL-Prozesse mit moderner Automatisierung, einer CMDB inklusive Visual-Map und einem KI-Assistenten namens Zia, der Tickets klassifiziert, Wissensartikel vorschlaegt und Anomalien erkennt. Ein Self-Service-Portal mit Service-Katalog steht auf Deutsch zur Verfuegung, ebenso Workflows für Genehmigungen, SLAs mit Eskalation und mobile Apps für iOS und Android. ManageEngine wird wahlweise als Cloud-SaaS über Zoho-Rechenzentren in den USA, der EU oder Asien betrieben oder als On-Premises-Installation auf Windows- und Linux-Servern. Für den deutschen Markt steht ein muttersprachliches Vertriebsteam mit Partnern, deutsche Dokumentation und EU-Hosting in Amsterdam und Dublin bereit. Die Preise starten transparent bei rund 6 US-Dollar pro Techniker und Monat für die Standard-Edition von ServiceDesk Plus Cloud, Professional und Enterprise sowie zusaetzliche Module werden individuell kalkuliert. Staerken sind das sehr breite Produktportfolio, das gute Preis-Leistungs-Verhaeltnis und die ausgereifte ITSM-Suite. Schwaechen sind die teils inkonsistente UX zwischen Modulen, die fragmentierte Lizenzierung und der Support, der je nach Region und Modul stark variiert.
Vorteile
- Sehr breites Portfolio von ITSM über Endpoint bis Security aus einer Hand
- Transparenter, gut planbarer Einstiegspreis
- Cloud und On-Premises mit Wahlmoeglichkeit beim Hosting
- EU-Region über Zoho-Rechenzentren in Amsterdam und Dublin
- Deutsche Oberflaeche, deutsche Dokumentation und lokale Partner
Nachteile
- UX und Designsprache wirken zwischen Modulen inkonsistent
- Lizenzierung wird durch viele Editionen und Add-ons fragmentiert
- Erweiterte Funktionen wie CMDB-Full erst in Enterprise-Edition enthalten
- Support-Qualitaet schwankt je nach Region und Produkt
- Mobile Apps decken nur einen Teil der Web-Funktionalitaet ab
Integrationen: Endpoint Central, OpManager, ADManager Plus, Analytics Plus, Active Directory und 7 weitere
Was ist IT-Service-Management-Software?
IT-Service-Management-Software (ITSM) organisiert alle Dienste, die eine IT-Abteilung für das Unternehmen erbringt. Mitarbeitende melden Störungen oder Wünsche über ein Portal, per Mail oder Chat. Die Software macht daraus Tickets, weist sie zu und überwacht Fristen.
Die meisten Systeme orientieren sich an ITIL, einem verbreiteten Rahmenwerk für IT-Prozesse. Typische Module sind:
- Incident Management: Störungen erfassen und beheben.
- Service Request Management: Standardanfragen wie neue Hardware oder Zugriffsrechte.
- Problem und Change Management: Ursachen analysieren und Änderungen kontrolliert umsetzen.
- Asset-Management und CMDB: Geräte, Lizenzen und ihre Abhängigkeiten dokumentieren.
- Wissensdatenbank und Self-Service-Portal: Antworten bereitstellen, bevor ein Ticket entsteht.
Ein einfacher Helpdesk wie Zammad deckt vor allem Ticketing ab. Plattformen wie ServiceNow, TOPdesk oder Matrix42 gehen weiter und verbinden IT mit Fachbereichen wie HR oder Facility Management. Das nennt sich Enterprise Service Management.
Du brauchst ITSM, sobald mehrere Personen Anfragen bearbeiten und du Nachweise zu Reaktionszeiten, Änderungen oder Assets brauchst. Das gilt für interne IT-Abteilungen genauso wie für Managed Service Provider.
Auswahlkriterien: Worauf du beim Vergleich achten solltest
Die Funktionslisten der Anbieter sehen ähnlich aus. Entscheidend sind meist diese Punkte:
- Prozessumfang: Brauchst du nur Tickets oder auch Change, Problem, Asset und CMDB? ManageEngine und Freshservice bieten Module in Stufen an. Bei Zammad steht das Ticketing im Mittelpunkt.
- Preismodell: Manche Hersteller rechnen pro Agent und Monat ab, andere pro Jahr mit Paketen. Frag nach den Gesamtkosten inklusive Einrichtung, Schulung und Zusatzmodulen.
- Betriebsmodell: Cloud, Self-Hosted oder beides. Open-Source-Lösungen wie OTOBO und Zammad lassen sich selbst betreiben.
- Einführungsaufwand: Konzernplattformen wie ServiceNow sind sehr mächtig, brauchen aber oft Partner und Zeit. Kleinere Tools gehen schneller live.
- Integrationen: Prüfe Anbindungen an dein Verzeichnis (Active Directory), Monitoring, Chat und Endpoint-Management. Jira Service Management passt gut zu Teams, die schon Atlassian nutzen.
- KI-Funktionen: Viele Anbieter werben mit Agenten und Zusammenfassungen. Frag, ob diese im Preis enthalten sind. HaloITSM und ManageEngine nennen KI-Funktionen laut Herstellerseite ohne Aufpreis.
- Sprache und Support: Deutschsprachige Oberfläche und Ansprechpartner in deiner Zeitzone sparen im Alltag Zeit.
Starte mit einer Testphase. Fast alle Anbieter bieten Testzugänge. Bilde dort zwei oder drei echte Tickets aus deinem Alltag nach, bevor du entscheidest.
Preise und Kosten von ITSM-Software
Die meisten Anbieter rechnen pro Agent ab. Ein Agent ist eine Person, die Tickets bearbeitet. Endnutzer, die nur Anfragen stellen, kosten in der Regel nichts. Hier die Angaben, die die Hersteller auf ihren Preisseiten nennen (Stand Oktober 2026):
- Freshservice: Starter 19 US-Dollar, Growth 49 US-Dollar, Pro 99 US-Dollar pro Agent und Monat bei jährlicher Zahlung. Enterprise auf Anfrage. 14 Tage kostenlos testen.
- Zammad: gehostet ab 9 Euro pro Agent und Monat (Starter), 18 Euro (Professional) und 27 Euro (Plus). Bei jährlicher Zahlung 7, 16 und 25 Euro. Self-Hosted-Pakete kosten 2.999 bis 9.999 Euro pro Jahr. Die Open-Source-Version ist frei.
- TOPdesk: Essential 61 Euro, Engaged 86 Euro, Excellent 120 Euro pro Bearbeiter und Monat. Hosting, Updates und Support sind enthalten.
- SysAid: Professional 89 US-Dollar pro Agent und Monat, Enterprise ab 20 Agenten auf Anfrage.
- ManageEngine (ServiceDesk Plus): in der Cloud kostenlos für bis zu 5 Techniker in der Standard-Edition, danach ab 1.545 US-Dollar pro Jahr für 10 Techniker. 30 Tage testen.
- OTOBO: keine Lizenzkosten. Support, Schulung und Hosting bucht man bei Rother OSS dazu.
Bei ServiceNow, Matrix42, Ivanti, Hornbill und Jira Service Management fehlen verlässliche öffentliche Preise, oder sie hängen stark vom Umfang ab. Hole dafür ein Angebot ein. Rechne neben der Lizenz mit Einführung, Schnittstellen und Schulung. Diese Posten fallen bei großen Plattformen oft höher aus als die Lizenz selbst.
Datenschutz, DSGVO und Hosting
In einem ITSM-System landen personenbezogene Daten: Namen, Mailadressen, Gerätenummern und manchmal sensible Inhalte aus Ticketbeschreibungen. Du brauchst daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Speicherort.
Das nennen die Hersteller zum Hosting:
- Zammad betreibt die gehostete Version in deutschen, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren.
- TOPdesk wirbt mit Daten-Hosting in Deutschland.
- OTOBO: Rother OSS bietet Hosting in deutschen Rechenzentren an. Du kannst die Software auch selbst betreiben.
- Freshservice lässt dich den Standort des Rechenzentrums wählen.
- Matrix42 beschreibt sich als in Europa entwickelt, gehostet und unterstützt. Cloud, Private Cloud und On-Premises sind möglich.
- ManageEngine gibt es als Cloud- und als On-Premises-Version.
- SysAid nutzt laut Preisseite AWS. Eine private AWS-Instanz gibt es als Zusatz für Enterprise-Kunden.
Bei Anbietern ohne klare Angabe, etwa HaloITSM, Hornbill und Ivanti, frag den Standort schriftlich ab. Lass dir außerdem die Unterauftragnehmer nennen und prüfe, ob Support-Zugriffe aus Drittländern stattfinden.
Wer maximale Kontrolle will, betreibt die Software selbst auf eigenen Servern. Das geht bei Zammad, OTOBO und ManageEngine. Dann bist du aber auch für Updates und Sicherheit zuständig.
Welche Software passt zu dir? Empfehlungen nach Einsatzzweck
Die folgenden Situationen kommen im Mittelstand besonders oft vor.
Kleines Team mit knappem Budget. Zammad ist ein Open-Source-Helpdesk aus Deutschland mit kostenloser Self-Hosted-Version und gehosteten Plänen ab 9 Euro pro Agent. Auch OTOBO kommt ohne Lizenzkosten aus und deckt ITIL-Prozesse ab.
Mittelstand im DACH-Raum mit Hosting in Deutschland. TOPdesk liefert Software, Hosting und Support in einem Paket mit festen Preisen pro Bearbeiter. Matrix42 ist ein deutscher Hersteller, der auch Asset- und Endpoint-Verwaltung abdeckt.
Team, das schon mit Atlassian oder Freshworks arbeitet. Jira Service Management verbindet Service Desk und Entwicklung in einer Umgebung. Freshservice ist eine Cloud-Plattform mit Stufen von Starter bis Pro und kurzer Einführungszeit.
Großes Unternehmen mit vielen Prozessen. ServiceNow deckt die ITIL-Prozesse in sehr großem Umfang ab. SysAid richtet sich an Mid-Market- und Enterprise-Teams und setzt auf KI-Unterstützung.
Alle anderen Tools aus der Liste (ManageEngine, HaloITSM, Ivanti, Hornbill) sind je nach Bestand an Infrastruktur und Verträgen eine Prüfung wert. Nutze deren Testzugänge für einen direkten Vergleich.
Integrationen und Automatisierung
Ein ITSM-System ist selten allein im Einsatz. Es muss mit dem Rest deiner IT sprechen. Prüfe deshalb vor dem Kauf, welche Schnittstellen vorhanden sind und wie viel davon ohne Programmierung geht.
- Benutzerverzeichnis: Anbindung an Active Directory oder Entra ID für Single Sign-on und Benutzerdaten.
- Monitoring und Endpoint-Management: Alarme aus Monitoring-Tools sollen automatisch Tickets erzeugen. Matrix42 und ManageEngine bringen eigene Endpoint-Module mit.
- Chat und Mail: Tickets aus Microsoft Teams, Slack oder dem Postfach. Zammad unterstützt laut Hersteller mehrere Kanäle, je nach Plan auch WhatsApp und Telegram.
- API und Webhooks: Damit verbindest du ITSM mit Buchhaltung, HR-System oder eigenen Skripten.
- Workflows ohne Code: Hornbill stellt dafür eine Automatisierungsplattform ohne Programmierung vor. Auch Jira Service Management und ServiceNow bieten Workflow-Editoren.
Ein häufiger Fehler: Du automatisierst zu früh. Beginne mit den zehn häufigsten Ticketarten, baue dafür Vorlagen und Antworten, und erweitere dann schrittweise. So bleibt das System verständlich.
Frag den Anbieter außerdem, welche Integrationen im Preis enthalten sind und welche als Zusatzmodul extra kosten.
Trends 2026: KI im Service Desk
Fast alle Hersteller in dieser Liste bewerben KI-Funktionen. Gemeint sind meist drei Dinge: automatische Ticketzuordnung und Zusammenfassung, ein virtueller Agent im Self-Service-Portal und Vorschläge für Antworten aus der Wissensdatenbank.
Das sagen die Hersteller selbst:
- HaloITSM gibt an, KI-Funktionen ohne Aufpreis zu liefern, etwa für Triage und Zusammenfassungen.
- SysAid wirbt bei Professional mit unbegrenzter agentischer KI ohne Nutzungsgrenzen.
- ManageEngine nennt prädiktive, generative und konversationelle KI in allen Editionen ohne Zusatzkosten.
- Matrix42 betont, dass Kunden steuern, welche KI-Modelle und Speicherorte genutzt werden.
- Hornbill stellt mit Hornbill AI eine eigene KI-Funktion für Service Management vor.
Das ist Herstellerkommunikation, kein Nachweis für den Nutzen in deinem Alltag. Teste die KI mit echten Tickets. Frag zusätzlich, welche Daten an externe Sprachmodelle gehen und ob du das abschalten kannst. Für den Datenschutz ist das oft wichtiger als der Funktionsumfang.
Plane KI nicht als Ersatz für saubere Prozesse. Ohne gepflegte Wissensdatenbank liefert auch ein guter Assistent schwache Antworten.
IT-Service-Management-Software im Markt-Überblick
Häufige Fragen
Was kostet IT-Service-Management-Software?
Das hängt vom Anbieter ab. Bei den Herstellern mit öffentlichen Preisen liegen gehostete Pläne zwischen 9 Euro pro Agent und Monat bei Zammad und 120 Euro pro Bearbeiter und Monat bei TOPdesk Excellent. Open-Source-Lösungen wie OTOBO haben keine Lizenzkosten. Plane Einführung und Schulung zusätzlich ein.
Gibt es kostenlose ITSM-Software?
Ja. OTOBO ist laut Hersteller zu 100 Prozent Open Source und ohne Lizenzkosten. Zammad bietet eine freie Self-Hosted-Version. ManageEngine ServiceDesk Plus Cloud ist in der Standard-Edition für bis zu 5 Techniker kostenlos. Hosting, Betrieb und Support musst du entweder selbst leisten oder dazukaufen.
Was ist der Unterschied zwischen ITSM und einem Helpdesk?
Ein Helpdesk bearbeitet Tickets. ITSM geht weiter und steuert auch Change, Problem, Asset und CMDB nach ITIL. Kleine Teams kommen oft mit einem Helpdesk aus. Sobald du Änderungen dokumentieren, Assets verwalten oder Prozesse nachweisen musst, lohnt sich eine ITSM-Plattform. Lass dir bei der Auswahl zeigen, wie der Anbieter Change und Asset abbildet.
Welche ITSM-Software ist DSGVO-konform?
Keine Software ist es automatisch. Entscheidend sind Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherort und Unterauftragnehmer. Zammad und TOPdesk nennen Hosting in Deutschland, OTOBO wird bei Rother OSS in deutschen Rechenzentren gehostet. Prüfe bei jedem Anbieter die Vertragsunterlagen und frag den Standort schriftlich ab, falls er nicht klar genannt wird.
Was bedeutet ITIL?
ITIL ist ein weit verbreitetes Rahmenwerk mit Empfehlungen für IT-Prozesse wie Incident, Problem und Change Management. Es ist kein Gesetz und keine Pflicht. Viele ITSM-Tools orientieren sich daran und bieten passende Vorlagen. Du musst nicht alle Prozesse einführen, sondern kannst mit den wichtigsten starten. Das spart Aufwand und hält das System übersichtlich.
Welche ITSM-Software eignet sich für kleine Unternehmen?
Für kleine Teams eignen sich Tools mit schneller Einrichtung und fairen Preisen, etwa Zammad, OTOBO oder Freshservice. Prüfe, ob das Preismodell mit der Zahl deiner Agenten mitwächst. Beachte auch Mindestabnahmen, die manche Hersteller für größere Pakete verlangen. Eine kostenlose Testphase zeigt dir schnell, ob die Bedienung zu deinem Team passt.
Cloud oder On-Premises: was ist besser?
Cloud spart Betriebsaufwand und liefert Updates automatisch. On-Premises oder Self-Hosted gibt dir mehr Kontrolle über Daten und Konfiguration, verlangt aber eigene Administration. Zammad, OTOBO und ManageEngine bieten beide Wege. Für viele Mittelständler ist eine Cloud mit Standort in Deutschland ein guter Kompromiss.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein Helpdesk mit Mail-Anbindung läuft oft in wenigen Tagen. Eine ITSM-Plattform mit CMDB, Change-Prozessen und Schnittstellen braucht eher Wochen bis Monate. Rechne mit Zeit für Prozessdefinition, Datenimport und Schulung. Starte mit Incident und Service Request und erweitere dann Schritt für Schritt um weitere Prozesse.