Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter systematisch zu erfassen.
29 Tools im VergleichStand 2026 · suitApp
Die Zeiterfassungspflicht trifft seit dem BAG-Urteil 2022 jeden Arbeitgeber in Deutschland, unabhaengig von Branche oder Mitarbeiterzahl. Wer noch mit Excel oder Stundenzetteln arbeitet, riskiert Bussgelder, falsche Lohnabrechnungen und unbezahlte Ueberstunden. Eine moderne Zeiterfassungssoftware loest das Problem in wenigen Tagen: Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten per App oder Browser, das System berechnet Pausen, Ueberstunden und Urlaubsanspruch automatisch, und der DATEV-Export landet direkt beim Lohnbuero.
Clockodo ist eine deutsche Cloud-Zeiterfassungssoftware aus Hannover, die Selbstständige, Agenturen und KMU dabei unterstützt, Arbeits- und Projektzeiten einfach und gesetzeskonform zu erfassen. Über 15.000 Unternehmen setzen Clockodo täglich ein, um zu verstehen, wo ihre Zeit…
Vorteile
+Made in Germany: Entwicklung und Server-Standort in Deutschland, DSGVO-konform ohne Kompromisse – ideal für datenschutzbewusste Unternehmen.
+Dauerhaft kostenloser Free-Tarif für Einzelnutzer, der nahezu alle Pro-Funktionen enthält und Freelancern echten Mehrwert ohne Kreditkarte bietet.
+Sehr kurze Lernkurve durch intuitive Stempeluhr-Oberfläche – Teams sind laut Kundenberichten innerhalb eines Tages produktiv.
Nachteile
−Eingeschränkte Anpassbarkeit der Berichte: Layouts und Felder lassen sich nur begrenzt individualisieren, was für Unternehmen mit sehr spezifischen Reporting-Anforderungen ein Engpass sein kann.
−Dynamische Zuschläge (z. B. Nacht- oder Wochenendaufschläge) sind nur im Pro-Tarif verfügbar und erfordern manuelle Konfiguration.
−Kein integriertes Projektmanagement: Clockodo erfasst Zeiten, bietet aber keine Aufgaben- oder Meilenstein-Verwaltung – dafür sind separate Tools nötig.
Zeitguru ist eine deutsche Cloud-Software zur rechtssicheren Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Mitarbeiter stempeln per App, am PC oder per stationärer Stempeluhr – mit automatischer Pausenüberwachung gemäß Arbeitszeitgesetz. Geofencing verhindert Zeitmanipulation…
Vorteile
+Rechtssichere All-in-One-Lösung: Zeitguru erfüllt die seit September 2022 geltende gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und deckt Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Dienstplanung in einem einzigen Tool ab.
+Einfache Bedienung ohne Einarbeitungszeit: Die übersichtliche Oberfläche und die intuitive App ermöglichen es Mitarbeitern und Managern, das System ohne Schulungsaufwand sofort zu nutzen.
+Geofencing verhindert Zeitmanipulation: Durch standortbasiertes Ein- und Ausstempeln mit individuell definierbarem Radius wird sichergestellt, dass Zeiten nur vom tatsächlichen Arbeitsort erfasst werden.
Nachteile
−Keine grafischen Auswertungen: Arbeitszeitberichte sind tabellarisch, bieten jedoch keine visuellen Dashboards oder Charts – die schnelle Analyse auf einen Blick ist dadurch eingeschränkt.
−Fehlende Projektzeit- und Rechnungsstellung: Zeitguru erfasst Arbeitszeiten, jedoch keine projektbezogenen Zeiten oder abrechenbaren Stunden; für Agenturen oder Dienstleister sind ergänzende Tools nötig.
−Geofencing kann als Überwachung empfunden werden: Standortbasierte Stempelung und die optionale Vorgesetztengenehmigung können bei Mitarbeitern Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Vertrauen auslösen.
Aplano ist eine deutsche Cloud-Software für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement – entwickelt und gehostet in Deutschland. Die Plattform richtet sich besonders an Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Hotellerie und andere dienstleistungsnahe Branchen mit…
Vorteile
+Sehr intuitive Bedienung – auch für nicht-technikaffine Teams in Gastronomie oder Pflege schnell einsetzbar.
+Rechtssichere Zeiterfassung gemäß der deutschen Arbeitszeiterfassungspflicht (seit September 2022) inklusive revisionssicherer Dokumentation.
+DSGVO-konform mit Server- und Entwicklungsstandort Deutschland sowie 256-Bit-Verschlüsselung aller Daten.
Nachteile
−Keine vollständige Lohnabrechnung integriert – Daten müssen in externe Lohnbuchhaltungssoftware exportiert werden.
−Automatische Dienstplanung und API-Zugang sind nur im teuersten Pro-Tarif verfügbar, was für kleinere Teams kostspielig sein kann.
−Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten mit Drittanbieter-Systemen (z. B. HR-Software, POS) ohne höherstufigen Tarif.
Adequasys HRMS ist eine modulare HR-Software aus der Schweiz für Unternehmen mit 200 bis 10.000 Mitarbeitenden. Die Plattform deckt den gesamten Employee Lifecycle ab – Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung, Performance-Management und Talententwicklung – und lässt sich modular…
Vorteile
+Vollständig modularer Aufbau – Unternehmen aktivieren nur die Bereiche, die sie wirklich nutzen, und vermeiden Feature-Overload.
+Über 23 Jahre Erfahrung im HR-Software-Markt mit mehr als 250 Unternehmenskunden und bewährter Implementierungsmethodik.
+DSGVO-konformes Hosting in Europa und klare Datenschutzprozesse durch spezialisierte Partner.
Nachteile
−Preise werden nicht öffentlich kommuniziert – Budgetplanung ist nur nach individuellem Beratungsgespräch möglich.
−Primär auf Unternehmen ab 200 Mitarbeitenden ausgerichtet; kleinere Teams finden kaum passende Einstiegspakete.
−Im deutschsprachigen Markt weniger bekannt als Wettbewerber wie Personio oder Factorial, was Community-Support und verfügbare Erfahrungsberichte einschränkt.
Crewmeister ist eine deutsche Zeiterfassungssoftware aus München für Betriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Per Smartphone-App, Tablet-Terminal oder Browser stempeln Mitarbeiter sekundengenau ein und aus, auch offline. Überstunden werden automatisch berechnet, Pausen abgezogen und…
Vorteile
+Extrem einfache Bedienung: Einrichtung in unter 5 Minuten, intuitive Oberfläche auch für technisch weniger versierte Mitarbeiter.
+Rechtssicher und DSGVO-konform: Server ausschließlich in Deutschland, erfüllt EuGH-Urteil und deutsches Arbeitszeitgesetz.
+Sehr günstige Einstiegspreise ab 1,50 Euro pro Nutzer und Monat – ideal für kleine Betriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitern.
Nachteile
−Eingeschränkte Skalierbarkeit: Für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder komplexen HR-Anforderungen sind individuelle Angebote nötig; fortgeschrittene Funktionen fehlen im Standard.
−DATEV-Integration und Zuschlagsarten (Wochenend-/Feiertagszuschläge) sind nicht im Basispaket enthalten, sondern kostenpflichtige Erweiterungen.
−Keine native API für Drittanbieter-Integrationen außerhalb der DATEV-Schnittstelle; Anbindung an gängige HR- oder ERP-Systeme fehlt weitgehend.
TimeStatement ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs- und Spesenmanagement-Software aus Zug in der Schweiz, die speziell für KMU, Freelancer und Dienstleister im DACH-Raum entwickelt wurde. Die Plattform vereint Projektzeiterfassung, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung…
Vorteile
+Sehr günstiger Pro-Plan ab 9,50 EUR pro Nutzer/Monat mit vollständiger Projekt-, Spesen- und Fakturierungsfunktion – einer der preiswertesten Anbieter im Markt.
+Kostenloser Gratis-Plan für einzelne Freelancer ermöglicht den risikofreien Einstieg ohne Kreditkarte.
+Daten werden auf Schweizer Servern gespeichert und unterliegen dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) – besonders relevant für sensible Unternehmens- und Projektdaten.
Nachteile
−Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise unintuitiv und erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit, insbesondere bei der ersten Projektkonfiguration.
−Die Anpassung von Rechnungsvorlagen ist komplex und für ungeübte Nutzer zeitaufwendig.
−Projektmanagement-Funktionen sind rudimentär – für tiefgreifendes Task- und Ressourcenmanagement ist eine zusätzliche PM-Software nötig.
Bexio ist eine Schweizer Cloud-Business-Software, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU, Selbstständigen und Startups in der Schweiz ausgerichtet ist. Die Lösung vereint Buchhaltung, Rechnungsstellung, Lohnbuchhaltung, CRM und Banking in einer einzigen Plattform und wird von…
Vorteile
+Vollständig auf Schweizer Recht zugeschnitten: QR-Rechnung, MWST-Abrechnung, Swissdec-Lohn und Schweizer Bankintegration out of the box.
+Alle Daten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz gespeichert – entspricht höchsten Datenschutzanforderungen für Schweizer KMU.
+All-in-One-Plattform vereint Buchhaltung, CRM, Lohn und Banking – kein Flickenteppich aus verschiedenen Tools nötig.
Nachteile
−Der Kundensupport wird in Nutzerbewertungen trotz 24/7-Versprechen oft als langsam und bei komplexen Problemen (z.B. Lohnmodul) als unzureichend bewertet.
−Funktionale Lücken in Bereichen wie Kostenstellen, Budgetierung und erweiterte Reportings – für komplexere Controlling-Anforderungen ist Bexio zu einfach.
−Preisgestaltung ist im europäischen Vergleich hoch; Zusatzleistungen wie automatische Belegverarbeitung werden teils separat berechnet, was das Preis-Leistungs-Verhältnis schmälert.
Zeit AG ist eine deutsche SaaS-Lösung für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung, die Unternehmen bei der digitalen Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Schichtplanung und HR-Controlling unterstützt. Die cloudbasierte Software ermöglicht eine ortsunabhängige…
Vorteile
+Vollständig deutschsprachige Oberfläche und Support, ausgelegt auf die Anforderungen des deutschen Arbeitsrechts und gesetzeskonforme Arbeitszeitabrechnung.
+Modulares Paketsystem (Basic, Professional, Ultimate) erlaubt bedarfsgerechten Einstieg und schrittweise Erweiterung ohne Funktionen zahlen zu müssen, die nicht benötigt werden.
+Kombiniertes Angebot aus Software und lokalem Personaldienstleistungsnetzwerk bietet Unternehmen eine einzige Anlaufstelle für Zeitwirtschaft und Personalflexibilisierung.
Nachteile
−Alle Preise werden nur auf Anfrage kommuniziert; fehlende Transparenz erschwert den schnellen Kostenvergleich mit Wettbewerbern wie Crewmeister oder Clockify.
−Das Produktangebot vereint Personalvermittlung und Software unter einer Marke, was die Positionierung als reines Zeiterfassungs-Tool im Vergleich zu spezialisierten Anbietern unklarer macht.
−Laut Nutzerbewertungen gibt es vereinzelt Kritik an interner Kommunikation und Transparenz, was auf Optimierungspotenzial im Kundensupport und Onboarding hindeutet.
Harvest ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware aus New York fur Freelancer und Agenturen. Per One-Click-Timer oder Wochenstundenzettel werden Stunden auf jedem Gerat gebucht; aus den Daten entstehen automatisch Rechnungen, die Kunden direkt per…
Vorteile
+Sehr einfache Bedienung: Der One-Click-Timer und die übersichtliche Wochenansicht ermöglichen einen schnellen Einstieg ohne lange Einarbeitungszeit.
+Nahtloser Übergang von der Zeiterfassung zur Rechnungsstellung – erfasste Stunden und Ausgaben werden automatisch in fakturierbare Rechnungen umgewandelt.
+Plattformübergreifende Verfügbarkeit (Web, Mac, Windows, iOS, Android) mit konsistenter Synchronisierung in Echtzeit.
Nachteile
−Die Benutzeroberfläche ist ausschließlich auf Englisch – eine deutsche Lokalisierung fehlt vollständig, was für deutschsprachige Teams eine Hürde darstellt.
−Keine eigenen Projektmanagement-Funktionen (Kanban, Gantt): Harvest ergänzt bestehende PM-Tools, ersetzt sie aber nicht.
−Die Kosten pro Sitzplatz (ab 11 USD/Monat) summieren sich bei wachsenden Teams schnell – günstigere Alternativen decken ähnliche Kernfunktionen ab.
ZEP ist eine deutsche Software für Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung sowie Projekt-ERP aus Saarbrücken. Die Plattform richtet sich an IT-Beratungen, Agenturen und Professional-Services-Teams: Zeiten werden minutengenau per App, Browser oder Terminal erfasst. ZEP deckt den…
Vorteile
+Made in Germany: Entwicklung und Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren, ISO 27001-zertifiziert und vollständig DSGVO-konform – keine Datenweitergabe ins Ausland.
+Modularer Aufbau: Unternehmen starten mit dem passenden Basispaket und ergänzen nur die Funktionen, die sie tatsächlich benötigen – ohne versteckte Kosten oder Funktionsoverload.
+Spezialisiert auf Projektdienstleister: ZEP wurde für IT-Beratungen, Agenturen und Professional-Services-Unternehmen entwickelt und deckt deren gesamten Projektzyklus ab.
Nachteile
−Die Benutzeroberfläche wird von manchen Nutzern als nicht intuitiv empfunden – bestimmte Funktionen sind tief in Menüs verborgen und erfordern eine Einarbeitungszeit.
−Vorschaufunktionen fehlen an einigen Stellen, etwa bei automatisch versendeten E-Mails an Mitarbeiter, was das Testen von Konfigurationen erschwert.
−Die Favoriten-Funktion innerhalb der Plattform ist nur rudimentär umgesetzt, was die Navigation für Vielnutzer mit komplexen Projektstrukturen einschränkt.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass jeder Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet ist, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters systematisch zu erfassen. Die Pflicht gilt unabhaengig von der Unternehmensgroesse und ohne Übergangsfrist. Das Format ist offen: Papier, Excel oder Software sind erlaubt, solange die Aufzeichnung manipulationssicher und nachvollziehbar bleibt.
Konkret heißt das für dich: Du musst die tatsächlichen Arbeitszeiten erfassen, nicht nur die vertraglich vereinbarten. Pausen müssen dokumentiert sein, ebenso Ueberstunden und Reisezeiten. Aufbewahrungsfrist sind zwei Jahre nach dem Arbeitszeitgesetz, sechs Jahre nach dem Steuerrecht. Wer nicht erfasst, riskiert Bussgelder bis 30.000 Euro durch die Arbeitsschutzbehoerden und im Streitfall die Beweislastumkehr bei Ueberstundenklagen.
Anbieter mit Hosting in Deutschland
24 Prozent der gelisteten Tools hosten ausschliesslich auf deutschen Servern. Das spart dir die DSGVO-Prüfung für US-Transfers und ist nach dem EuGH-Urteil Schrems II der sicherste Weg, wenn du Personaldaten verarbeitest. 76 Prozent bleiben zumindest innerhalb der EU.
Zeitguru - Hosting in Frankfurt, DSGVO-zertifiziert
Die Preisbandbreite reicht von kostenlos bis rund 12 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Elf der 29 Anbieter haben eine Free- oder Freemium-Stufe, mit der du ohne Investition starten kannst.
Eine kostenlose Lösung lohnt sich für Solo-Selbstständige und Teams bis fuenf Personen. Ab zehn Mitarbeitern rechnet sich oft schon der bezahlte Tarif, weil DATEV-Export und Schichtplanung den manuellen Aufwand massiv reduzieren.
Standard-Integrationen, die du brauchst
Damit Zeiterfassung nicht zur Insel-Lösung wird, muss sie sich an dein Lohn-, HR- und Projektsystem anbinden lassen. Diese Integrationen sind im Vergleich am häufigsten:
DATEV (34 Prozent der Tools): direkter Export an dein Steuerbuero, Pflicht-Schnittstelle für fast jede deutsche Lohnabrechnung
Slack und Microsoft Teams (28 bzw. 10 Prozent): Stempeln per Chat-Befehl, Erinnerungen ans Ausstempeln
Zapier (28 Prozent): Verbindung zu 6.000 weiteren Tools ohne Entwickleraufwand
Personio (14 Prozent): Sync von Personalstamm, Urlaub und Abwesenheiten
Salesforce, HubSpot: für Projektzeiten auf Kundenkonten
Standard- vs Premium-Features
Wenn du nur die BAG-Pflicht erfuellen willst, reicht eine einfache Stempellösung mit Berichten und DATEV-Export. Sobald Schichten, Projekte oder Aussendienst hinzukommen, brauchst du mehr.
Standard (in allen Tools): Stempeln per App und Browser, Pausenautomatik, Urlaubs- und Krankmeldungen, monatliche Zeitkonten, PDF/CSV-Export, Mobile App (93 Prozent), REST-API (86 Prozent)
Premium (50-70 Prozent der Tools): Schichtplanung, GPS-Tracking, Geofencing für Baustellen, Projektzeiten mit Budgets, automatische Lohnarten, stationaere Terminals mit RFID, Zutrittskontrolle, on-premises Hosting (31 Prozent)
Welche Lösung passt zu welcher Persona
Solo-Selbstständiger oder Freelancer:Clockify (kostenlos, unbegrenzte Projekte) oder Toggl Track (Free bis 5 Nutzer); beide mit Rechnungsexport.
Agentur 5-25 Mitarbeiter mit Projektabrechnung:Clocko:do, ZEP oder Harvest - alle mit Budget-Tracking und Rechnungsmodul.
Handwerk und Baustelle:123erfasst oder clockin - mobile Erfassung offline, GPS, Bautagebuch.
Mittelstand 25-200 Mitarbeiter mit Schichten:Papershift, TimeTac oder Aplano - mit Dienstplanung und Lohnschnittstelle.
Zeiterfassung verarbeitet sensible Personaldaten, deshalb gelten zwei rechtliche Pflichten parallel: DSGVO und Betriebsverfassungsgesetz.
Auftragsverarbeitung (AVV): Der Anbieter muss dir einen DSGVO-konformen Vertrag nach Art. 28 anbieten. Bei Hosting in den USA brauchst du zusaetzlich Standardvertragsklauseln und eine Transfer-Impact-Assessment.
Mitbestimmung des Betriebsrats (Paragraph 87 BetrVG): Bevor du eine Zeiterfassungssoftware einführst, muss der Betriebsrat zustimmen. Plane eine Betriebsvereinbarung mit Zweckbindung, Loeschfristen und Auswertungsregeln ein.
Manipulationsschutz: Das System muss Änderungen revisionssicher protokollieren. Achte auf Audit-Log und Vier-Augen-Prinzip bei nachtraeglichen Korrekturen.
Loeschfristen: Arbeitszeitnachweise zwei Jahre (ArbZG), Lohnunterlagen sechs Jahre (Abgabenordnung), danach automatisches Loeschen aktivieren.
Highlights aus dem Vergleich
Bester kostenloser Einstieg:Clockify mit unbegrenzten Nutzern und Projekten.
Beste Made-in-Germany-Komplettlösung:Zeitguru - Hosting in Frankfurt, DATEV-Export inklusive.
Beste Handwerker-App:clockin - mobile Offline-Erfassung mit GPS und Bautagebuch.
Beste Projektzeiterfassung für Agenturen:ZEP - Budgets, Rentabilitaet, ISO 27001.
Beste Enterprise-Plattform:Kelio - Zeiterfassung, Zutritt und Schichtplanung in einem System.
Digitale Personalakte mit revisionssicherer Dokumentenablage und elektronischer SignaturZeiterfassung über Browser, iOS, Android und Tablet-Kiosk mit GPS-StempelUrlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows
