Projektzeiterfassung Software im Vergleich

Toggl Track ist eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware aus Tallinn, Estland, genutzt von über 70.000 Unternehmen. Zeit erfasst man per Web-App, Desktop (Windows/macOS), Mobile (iOS/Android) oder Browser-Extension. Der Autotracker erkennt genutzte Apps im Hintergrund und schlägt Einträge vor – Daten bleiben privat. Über 100 Integrationen, Rentabilitätsberichte und ISO 27001 runden das Angebot ab. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos für bis zu 5 Nutzer.

TimeTac ist eine österreichische Cloud-Zeiterfassungssoftware aus Graz, die seit über 15 Jahren auf den DACH-Markt spezialisiert ist. Die Lösung vereint Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einem einzigen System – rechtssicher, DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert. KMU, Mittelstand und Außendienstteams profitieren besonders vom modularen Aufbau: Betriebe können gezielt nur die Funktionen einsetzen, die sie wirklich brauchen, und den Funktionsumfang jederzeit erweitern. Die Zeiterfassung funktioniert geräteübergreifend – im Browser, als Desktop-App, per iOS- oder Android-App sowie über dedizierte Zeiterfassungsterminals mit RFID, NFC oder Fingerprint. GPS-Positionsdaten und NFC-Stempel ermöglichen den Nachweis von Außendienstleistungen. Eine native DATEV-Schnittstelle übergibt Arbeitszeiten direkt an die Lohnabrechnung, ohne manuellen Export. TimeTac wird von über 4.500 Unternehmen mit täglich mehr als 150.000 Nutzern eingesetzt und überzeugt durch einen kostenlos enthaltenen Support per Telefon und E-Mail sowie einen optionalen Onboarding-Service. Alle Daten werden ausschließlich bei ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der EU gespeichert.

ZEP ist eine Software für Projektzeiterfassung, Projektmanagement und Projekt-ERP der ZEP GmbH aus Ditzingen bei Stuttgart. Die Plattform richtet sich an IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen, Agenturen sowie Architektur- und Ingenieurbüros, die ihre Stunden auf Kunden und Projekte buchen und daraus Budgets, Margen und Rechnungen ableiten. Zeiten lassen sich im Browser, in den Apps für iOS und Android (auch offline) oder über ein gemietetes RFID-Terminal erfassen.

ZEP verkauft fünf Produktlinien mit festem Leistungsumfang. ZEP Clock deckt nur die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung mit Abwesenheiten und Lohnexport ab und kostet ab 4,50 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresvertrag. ZEP Track für 9 Euro ergänzt die Projektzeiterfassung mit Kunden- und Projektverwaltung. ZEP Control für 19 Euro bringt Aufgabenmanagement, Projektplanung sowie Umsätze und Kosten. ZEP Operations für 29 Euro führt als Professional Services Automation vom Angebot über die Reisekosten bis zur Rechnung. ZEP Business für 39 Euro richtet sich an Organisationen mit mehreren Gesellschaften und enthält zusätzlich Dokumentenmanagement, HR-Modul und Ressourcenplanung. Bei monatlicher Zahlung kosten die Linien 6, 12, 25, 35 und 45 Euro. Alle Preise gelten pro Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer.

Die Ressourcenplanung für Auslastung und Staffing lässt sich in Track, Control und Operations für 5 Euro pro Nutzer und Monat dazubuchen, ein Ticketsystem kostet 4 Euro, das ZEP-Terminal 15 Euro pro Gerät und Monat. Auf Add-ons gibt es keinen Jahresrabatt. In allen Projektlinien sind ein KI-Chat, die automatische Zeiterfassung und unbegrenzte Drittanbieter-Schnittstellen enthalten, etwa zu DATEV, Personio, JIRA oder Salesforce. Ein Wechsel zwischen den Projektlinien ist jederzeit ohne Migration möglich. ZEP hostet in Deutschland, arbeitet DSGVO-konform und ist ISO 27001-zertifiziert. Alle Funktionen lassen sich 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

Harvest ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware aus New York fur Freelancer und Agenturen. Per One-Click-Timer oder Wochenstundenzettel werden Stunden auf jedem Gerat gebucht; aus den Daten entstehen automatisch Rechnungen, die Kunden direkt per Kreditkarte bezahlen konnen. Budgetwarnungen, Team-Berichte und 50+ native Integrationen mit Asana, QuickBooks und Xero runden das Angebot ab.

Clockify ist eine der beliebtesten Zeiterfassungssoftware weltweit und wird von über 7 Millionen Nutzern eingesetzt. Das serbische Unternehmen COING (Teil der CAKE.com-Gruppe) bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan mit unbegrenzten Nutzern, Projekten und Zeiterfassungen – ohne versteckte Gebühren. Per Timer, Wochentabelle, Kalender oder Auto-Tracker lässt sich Arbeitszeit sekundengenau erfassen. Berichte, Rechnungsstellung, Genehmigungsworkflows und GPS-Tracking runden das Funktionsspektrum ab. Clockify läuft als Web-App, Desktop-Client und mobile App (iOS/Android) und synchronisiert alle Daten in Echtzeit. Bezahlpläne (Basic bis Enterprise) schalten erweiterte Verwaltungs-, Abrechnungs- und Sicherheitsfunktionen frei. Datenhaltung wahlweise auf US- oder EU-Servern (Deutschland) möglich.

TimePunch ist eine deutsche Zeiterfassungs- und Projektzeitmanagement-Software aus Bensheim, die sowohl als Cloud-Lösung als auch zur On-Premises-Installation auf eigenem Windows-Server angeboten wird. Unternehmen können Arbeitszeiten per Stoppuhr am PC, per Smartphone-App, per RFID- oder Barcode-Scanner sowie über Touch-Terminals erfassen. Das modulare Baukastenprinzip erlaubt es, nur die tatsächlich benötigen Module zu lizenzieren: Projektzeiterfassung mit Kundenzuordnung und Stundenkontingenten, Personalzeiterfassung mit Kommen-Gehen-Buchungen, Urlaubsworkflow mit digitalem Genehmigungsverfahren, Schichtmodelle und Rahmenarbeitszeiten sowie Lohn- und Gehaltsexporte in DATEV, Lexware und SBS. Die Software ist vollständig DSGVO-konform, die Server stehen in Deutschland. Gleitzeitkonten, Überstundenberechnung, digitale Personalakte und eine REST-API zur Anbindung externer Systeme runden das Angebot ab. TimePunch eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine revisionssichere, gesetzeskonforme Lösung ohne kompliziertes Onboarding benötigen.

actiTIME ist eine Software für Zeiterfassung und Projektcontrolling, die erfasste Stunden direkt mit Kosten, Budgets, Abrechnung und Profitabilität verknüpft. Entwickelt wird sie von actiTIME Inc., einem kanadischen Unternehmen mit verteiltem Team. Das Produkt entstand 2004 als internes Werkzeug eines Softwarehauses, die erste öffentliche Version erschien 2007 als Self-Hosted-Edition, die Cloud-Version folgte 2012. Nach eigenen Angaben nutzen heute mehr als 100.000 Anwender in über 130 Ländern actiTIME.

Im Alltag erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten in einem Wochen-Stundenzettel, in einer Kalenderansicht mit Start- und Endzeiten, über die Chrome-Erweiterung oder in der mobilen App für iOS und Android, die laut Anbieter auch offline funktioniert. Führungskräfte können Stundenzettel prüfen, bearbeiten, freigeben und sperren, damit eingereichte Zeiten nicht nachträglich verändert werden. Überstunden werden nach eigenen Regeln berechnet, Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit lassen sich direkt im Stundenzettel erfassen, inklusive Urlaubskonten, Ansparregeln und Sperrtagen.

Die eigentliche Stärke liegt im Projektcontrolling. Aufgaben bekommen Zeitschätzungen, Fristen, Prioritäten, eigene Status und eigene Felder, ein Kanban-Board zeigt den Fortschritt. Budgets lassen sich als Zeit-, Kosten- oder Abrechnungsbudget auf Ebene von Aufgabe, Projekt und Kunde anlegen. Über Stundensätze für abrechenbare und nicht abrechenbare Tätigkeiten berechnet actiTIME Arbeitskosten, erstellt Rechnungen und liefert Berichte wie Soll-Ist-Vergleich, Kosten der Arbeit oder Gewinn und Verlust je Kunde und Projekt. Für die Ressourcenplanung helfen Zeitschätzungen, Arbeitszuweisungen, individuelle Arbeitszeitmodelle und der Vergleich von geplantem und tatsächlichem Aufwand. Eine visuelle Einsatzplanung auf einer Zeitleiste mit Schichten, Projektaktivitäten und Abwesenheiten bietet das separate Zusatzprodukt actiPLANS, das sich mit actiTIME verbinden lässt.

Als Anbindungen nennt der Anbieter Zapier, QuickBooks Online, actiPLANS, eine REST-API und die Chrome-Erweiterung, die Zeiten in anderen Web-Apps erfasst. Eine direkte Schnittstelle zu DATEV oder deutschen Lohnprogrammen wird auf der Website nicht genannt, Daten lassen sich aber als CSV exportieren oder per API übergeben.

Beim Datenschutz bezeichnet sich actiTIME als DSGVO-konform. Laut Sicherheitsrichtlinie läuft die Online-Version in Rechenzentren von Amazon Web Services, Daten europäischer Kunden werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbankinstanz, Backups laufen täglich, die Übertragung ist per TLS verschlüsselt. Wer die Daten im eigenen Haus halten möchte, kann actiTIME Self-Hosted auf eigenen Servern per Docker betreiben.

Zum Preis: Für bis zu 3 Nutzer ist actiTIME kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang und ohne API-Zugang. actiTIME Online kostet bei 1 bis 40 Nutzern 6 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 7 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, ab 41 Nutzern sinkt der Preis auf 5 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Für mehr als 200 Nutzer gibt es einen Festpreis für unbegrenzt viele Nutzer. Die Self-Hosted-Version kostet einmalig 120 US-Dollar pro Nutzer. Alle Preise verstehen sich ohne Steuern, eine 30-tägige Testphase ist ohne Kreditkarte möglich. actiTIME passt damit vor allem zu Agenturen, Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros sowie IT-Teams, die Projektzeiten nicht nur erfassen, sondern gegen Budgets und Abrechnung auswerten wollen.

EARLY (ehemals Timely / Memory.ai) ist eine KI-gestutzte Zeiterfassungssoftware aus Norwegen für Agenturen, Berater und Professional-Services-Teams. Der KI-Kern des Tools heißt Memory Agent: Er läuft im Hintergrund auf Windows und Mac, erfasst automatisch genutzte Apps, Dokumente, Websites und Kalendertermine und schlägt daraus präzise Zeiteinträge vor, ohne dass Nutzer manuell stempeln müssen. Das Ergebnis sind lückenlose Stundennachweise mit minimalem Aufwand. EARLY legt großen Wert auf Datenschutz: Die automatisch erfassten Aktivitätsdaten verlassen das Gerät erst dann, wenn der Nutzer sie explizit bestätigt und verbucht. Manager sehen keine Rohdaten in Echtzeit. Die Server stehen in Europa (Norwegen), der Dienst ist DSGVO-konform. Für Teams bietet EARLY ein People Dashboard mit Kapazitätsplanung, Urlaubs- und Überstundenmanagement sowie detaillierte Abrechnungsberichte mit anpassbaren Stundensätzen. Native Integrationen verbinden EARLY mit Google Calendar, Outlook, Slack, Asana, Jira, Trello, Microsoft 365, QuickBooks, Xero und Zapier (3.000+ Apps). Preise werden in USD abgerechnet; es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Plan, aber eine 14-tägige kostenlose Testphase. Im Vergleich zu Toggl oder Clockify ist EARLY teurer, bietet dafür aber deutlich ausgefeilteres KI-Tracking ohne manuellen Aufwand.

Clockodo ist eine deutsche Cloud-Zeiterfassungssoftware aus Hannover, die Selbstständige, Agenturen und KMU dabei unterstützt, Arbeits- und Projektzeiten einfach und gesetzeskonform zu erfassen. Über 15.000 Unternehmen setzen Clockodo täglich ein, um zu verstehen, wo ihre Zeit tatsächlich investiert wird. Die Software bietet eine digitale Stempeluhr, flexible Berichte, Abwesenheitsmanagement und Projektcontrolling in einer intuitiven Oberfläche. Dank DSGVO-konformer Server-Infrastruktur in Deutschland, nativer Mobile Apps für iOS und Android sowie einer offenen API lässt sich Clockodo nahtlos in bestehende Workflows und Lohnbuchhaltungssysteme integrieren. Freelancer können Clockodo dauerhaft kostenlos nutzen; Teams starten ab 4 Euro pro Nutzer und Monat.

Die Agenturverwaltung ist eine browserbasierte Agentursoftware der Die Agenturverwaltung GmbH & Co. KG aus Hamburg. Sie bündelt Angebot, Projektmanagement, Zeiterfassung, Eingangsbelege, Abrechnung, Controlling und Personalverwaltung in einem System, statt sie auf getrennte Tools und Excel-Listen zu verteilen. Die Zielgruppe sind dienstleistende Betriebe mit Honorargeschäft: Marketing-, PR-, Werbe-, Social-Media- und Digitalagenturen, Beratungen, Design- und Filmstudios sowie Software- und App-Entwicklung. Starten kann man laut Anbieter schon allein, richtig spürbar wird der Effekt bei etwa 25 bis 35 Personen.

Am Anfang steht das Angebot. Kostenvoranschläge entstehen im eigenen Corporate Design, gegliedert in Positionsgruppen und Positionen, kalkuliert als Festpreis, nach Tagessatz oder nach Stundensatz. Wiederkehrende Leistungen liegen in einem Produktkatalog, komplette Angebote oder einzelne Positionen lassen sich kopieren. Aus dem freigegebenen Kostenvoranschlag entsteht das Projekt samt Zeitbudgets, die in die Aufgaben übertragen werden. Der Soll-Ist-Vergleich läuft laufend mit, ein Budget-Alarm meldet, wenn hinterlegte Schwellen erreicht werden. Alternativ kann das Projektbudget auch manuell, ohne Kostenvoranschlag, festgelegt werden.

Für die Projektsteuerung gibt es Kanban-Boards je Projekt oder Team, Aufgaben mit Unteraufgaben, Kommentaren und Dateianhängen sowie eine Listen-, Wochen- und Kapazitätsansicht. Die Kapazitätsplanung zeigt geplante Last gegen verfügbare Zeit, sodass sichtbar wird, wer in der nächsten Woche überbucht ist. Abwesenheiten fließen direkt ein, individuelle Arbeitszeitmodelle bilden Teilzeit und Vier-Tage-Woche ab, und die Verrechenbarkeitsquote lässt sich je Person, Team und Zeitraum auswerten. Zeiten werden per Timer oder als Liste direkt auf Projekt, Aufgabe oder Angebotsposition gebucht und mit hinterlegten Stundensätzen bewertet. Zusätzlich gibt es eine digitale Stechuhr für die gesetzeskonforme Anwesenheitserfassung mit Start, Ende und Pausen.

Bei der Abrechnung unterstützt das System Voll-, Teil- und Akontorechnungen, Retainer und Time and Material, außerdem E-Rechnungen in allen gängigen Formaten, offene Posten und ein Mahnwesen. Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Upload oder über Dienste wie GetMyInvoices und Pleo ins System. Eine KI-gestützte Belegerkennung liest die Daten aus und schlägt die Kontierung vor, Freigaben laufen digital, und Fremdleistungen werden dem Projekt zugeordnet und automatisch weiterberechnet. Die Agenturverwaltung ist Schnittstellenpartner für den DATEV Buchungsdatenservice und den DATEV Belegbildservice, Buchungen und Belegbilder gehen damit ganz ohne Export an DATEV und den Steuerberater. Über 200 Kennzahlen bilden die Grundlage für eigene Berichte und rollenbezogene Dashboards. Die Personalverwaltung führt Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Arbeitszeitkonten.

Angebunden sind unter anderem DATEV, Personio, HRworks, Pleo, GetMyInvoices, Slack, make.com, Google Sheets, Microsoft Entra für Single Sign-on, HubSpot CRM, E-Mail und iCal. Über make.com lassen sich tausende weitere Drittanbieter-Apps anbinden. Eine API ist dokumentiert, und über einen MCP-Server lassen sich Projekt- und Finanzdaten aus Claude oder ChatGPT abfragen. Ein Vertriebs-CRM ist die Software nach Angaben des Anbieters nicht, dafür wird HubSpot angebunden.

Die Preise gelten netto pro Nutzerin und Nutzer und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer: Basic kostet 15 Euro, Cherry-Picker mit drei frei wählbaren Premium-Modulen 25 Euro, mit sechs Modulen 35 Euro, Premium mit vollem Funktionsumfang 45 Euro. Grundlegende Projektmanagement-Funktionen sind in jedem Paket enthalten, die Kapazitätsplanung und das erweiterte Projektmanagement gehören zu den Premium-Modulen und sind im Basic-Paket nicht enthalten. Die Lizenzkosten werden für zwölf Monate im Voraus berechnet und danach tagesgenau korrigiert, Kündigungsfristen gibt es nicht. Hinzu kommt eine einmalige Onboarding-Pauschale von 1.000 Euro. Support per E-Mail und Telefon ist inklusive. Eine interaktive Demo startet sofort, für einen Test mit eigenen Daten muss man den Anbieter ansprechen.

Zum Datenschutz nennt der Anbieter ISO-27001-zertifizierte Server, Betrieb nach DSGVO inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag, tägliche Backups und Audit-Trails. Die Daten liegen in drei Rechenzentren in der Region Frankfurt, die mehrere Kilometer voneinander entfernt sind, und werden in jedem davon doppelt gespeichert. Eine Spiegelung in ein anderes EU-Land gibt es aktuell nicht, sie ist laut Anbieter aber geplant. KI-Modelle laufen neben Frankfurt teils in Irland und Schweden, der E-Mail-Versand aus dem System läuft über Rechenzentren in Frankreich.