Reisekosten- und Spesensoftware im Vergleich

Zoho Expense ist die Software für Spesen und Geschäftsreisen aus der Zoho-Produktfamilie. Der Anbieter beschreibt sie als KI-gestützte Plattform, die Reisebuchung, Spesenabrechnung und Firmenkartenverwaltung verbindet. Zoho ist ein Unternehmen mit Sitz in Indien und weltweiter Präsenz. Bei den Spesen erkennt die KI Belege in über 38 Sprachen. Ausgaben werden in Berichten gesammelt, gegen Richtlinien geprüft und zur Genehmigung weitergeleitet. Firmenkarten liefern Transaktionen in Echtzeit, die sich automatisch zuordnen lassen. Die KI Zia hilft bei Erfassung, Richtlinienprüfung und Auswertung. Im Bereich Reisen bietet Zoho eine Online-Buchung mit nach eigenen Angaben über 500 Fluggesellschaften und mehr als 1,6 Millionen Hotels. Mehrere Währungen werden unterstützt. Zoho Expense richtet sich an kleine Unternehmen bis zu Konzernen sowie an Branchen wie Beratung, Gesundheitswesen, Hochschulen, Non-Profit und Fertigung. Für kleine Teams ist der Gratisplan interessant. Wer bereits andere Zoho-Produkte nutzt, kann Expense mit Zoho Books oder weiteren Anwendungen verbinden. Der Anbieter nennt über 2.500 Integrationen. Dazu zählen ERP-Systeme wie Oracle und SAP, Buchhaltungslösungen wie QuickBooks, Sage, Xero und Zoho Books sowie Kartenanbieter wie Amex, Visa und Mastercard. Auch WhatsApp und Slack werden im Standard-Plan genannt. Eine DATEV-Anbindung wird auf der geprüften Seite nicht erwähnt, das solltest du für deutsche Buchhaltung prüfen. Zu den Preisen nennt Zoho vier Stufen. Der Free-Plan kostet 0 US-Dollar und gilt für bis zu 3 Nutzer mit 20 Belegscans pro Nutzer und Monat. Der Standard-Plan kostet bei jährlicher Zahlung 3 US-Dollar pro Nutzer und Monat, der Premium-Plan 5 US-Dollar. Premium enthält Selbstbuchung von Reisen und erweiterte Genehmigungen. Der Custom-Plan wird per Angebot berechnet und gilt ab 100 Nutzern. Eine 14-tägige Testversion ist verfügbar. Zum Hosting schreibt Zoho, eigene Rechenzentren zu betreiben und Daten nicht über Cloud-Drittanbieter zu leiten. Einen deutschen Standort nennt die geprüfte Seite nicht.

Integrationen: Zoho Books, QuickBooks, Sage, Xero, SAP und 3 weitere

Circula ist eine Software für Reisekosten- und Spesenabrechnung aus Deutschland. Mitarbeitende fotografieren Belege mit der App, die Texterkennung liest die Daten aus und erstellt daraus Auslagen und Reisekostenabrechnungen. Dadurch entfällt das manuelle Eintippen und Sammeln von Zetteln. Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschalen berechnet das System automatisch nach den gültigen Vorgaben. Genehmigungsworkflows und Prüfregeln sorgen dafür, dass Abrechnungen vollständig und regelkonform sind. Web- und Mobile-Apps für iOS und Android sind enthalten. Über Schnittstellen zu DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, Personio und Workday landen die Daten direkt in deiner Buchhaltung. Neben der Reisekostenabrechnung bietet Circula Firmenkreditkarten, die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Mitarbeiter-Benefits an. Du kannst die Module einzeln buchen. Das Modul Auslagen und Reisekosten startet bei 15 Euro pro Lizenz und Monat, es gilt in der Regel eine Mindestzahl von zehn Lizenzen. Komplexe Integrationen können zusätzliche Kosten verursachen. Laut Anbieter nutzen mehr als 2.800 Unternehmen Circula. Für sehr kleine Teams ist die Mindestabnahme ein Nachteil, für mittelständische Unternehmen mit vielen Reisenden ist Circula eine etablierte, auf den deutschen Markt zugeschnittene Lösung.

Integrationen: DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, Personio, Workday

Moss ist eine deutsche Plattform für das Management von Unternehmensausgaben. Sie vereint Firmenkarten, Eingangsrechnungen und die Erstattung von Mitarbeiterauslagen in einem System. Für Reisekosten bedeutet das: Du buchst Ausgaben über virtuelle oder physische Karten oder lässt Auslagen erstatten, und Kilometer, Verpflegungspauschalen und Belege werden automatisiert verarbeitet. Eine KI-gestützte Belegverarbeitung ordnet Dokumente den Transaktionen zu und bereitet die Buchung vor. Budgets und Genehmigungen steuerst du zentral, außerdem gibt es Funktionen für Einkaufsanfragen. Moss bietet laut Anbieter eine Integration für DATEV und verbindet sich mit mehr als 40 Buchhaltungs-, ERP-, HR- und Produktivitätstools. Die Plattform wird in Deutschland entwickelt und gehostet, die Daten bleiben in der EU. Moss verfügt über eine BaFin-Lizenz als E-Geld-Institut sowie ISO 27001 und SOC 2. Preise veröffentlicht der Anbieter auf der Startseite nicht, es gibt individuelle Pläne wie Smart Cards und Complete Spend Management auf Anfrage. Laut eigener Angabe nutzen mehr als 7.500 europäische Unternehmen Moss. Moss ist breiter als reine Reisekostensoftware. Wenn du nur Spesen abrechnen willst, kann der Funktionsumfang größer sein als nötig. Für wachsende Unternehmen, die Karten und Ausgaben zusammenführen, ist es eine starke Wahl.

Integrationen: DATEV, SAP, Personio, Slack

Lanes & Planes ist ein deutscher Anbieter von Software für Geschäftsreisemanagement mit Sitz in München. Die Plattform deckt den gesamten Ablauf einer Dienstreise ab, von der Buchung über die Reise selbst bis zur Abrechnung. Nach Angaben des Unternehmens nutzen über 1.700 Firmen weltweit die Lösung. Vor der Reise buchen Mitarbeitende Flüge, Bahn, Hotels und Mietwagen über einen großen B2B-Bestand. Während der Reise unterstützt eine mobile App, dazu nennt der Anbieter einen deutschsprachigen Kundenservice rund um die Uhr. Nach der Reise folgen die automatisierte Reisekostenabrechnung, die Anbindung an ERP-Systeme und die Rückforderung der Umsatzsteuer bei Auslandsreisen. Belege lassen sich verwalten und Daten automatisch an die Buchhaltung übergeben. Die Software richtet sich an vier Gruppen. Reisende buchen selbst über die App. Travel Manager setzen Richtlinien und Genehmigungsabläufe um. Die Buchhaltung profitiert von automatisierter Rechnungsverarbeitung. Die Geschäftsführung erhält Berichte und Überblick über Compliance. Der Anbieter nennt Zertifizierungen und Standards wie TÜV, ISO 27001 und DSGVO-Konformität. Die Plattform läuft im Browser, eine Installation ist nicht nötig. Sie lässt sich mit ERP- und HR-Systemen verbinden. Welche Systeme genau unterstützt werden, nennt die geprüfte Seite nicht. Einen konkreten Hosting-Standort gibt der Anbieter dort ebenfalls nicht an. Beim Preis arbeitet Lanes & Planes nicht mit festen Tarifen. Die Kosten hängen vom jährlichen Reisevolumen und den gewählten Leistungen ab. Als Einstieg nennt das Unternehmen ein Reisevolumen ab etwa 30.000 Euro pro Jahr. Auf der Website gibt es einen Preisrechner. Das Tool passt damit eher zu Firmen mit regelmäßigen Dienstreisen als zu Teams, die nur ein paar Belege im Monat abrechnen wollen. Wer Reisebuchung und Abrechnung aus einer Hand sucht und Wert auf einen deutschen Anbieter mit Service in deutscher Sprache legt, findet hier eine Alternative zu den großen internationalen Plattformen. Für reine Spesenerfassung ohne Buchungsbedarf sind schlankere Tools wie Rydoo oder Circula oft die einfachere Wahl.

Integrationen: ERP-Systeme, HR-Systeme

Rydoo ist eine Software für Spesen- und Reisekostenabrechnung, die du am Rechner und über die mobile App nutzt. Mitarbeitende scannen Belege, erfassen Kilometer und reichen Abrechnungen ein, die automatisch durch die Genehmigungsstufen laufen. Das senkt den Aufwand in Buchhaltung und Personalabteilung. Bereits im Tarif Essentials sind unbegrenzte Auslagen, ein Beleg-Scanner, Kilometererfassung und ein einfacher Genehmigungsworkflow enthalten. Der Tarif Pro ergänzt Tagegelder, Anbindungen an Buchhaltungssoftware, automatischen Abgleich von Transaktionen sowie anpassbare Richtlinien mit mehrstufigen Freigaben. Business und Enterprise richten sich an größere Unternehmen und bringen unter anderem Rydoo Cards, SFTP-Export, API-Zugriff, Smart Audit, SSO und eine HR-Anbindung mit. Die Preise liegen bei 8 Euro (Essentials) und 10 Euro (Pro) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, mit einer Mindestabnahme von fünf Nutzern. Für Business ab 30 und Enterprise ab 50 aktiven Nutzern gibt es Angebote auf Anfrage. Du zahlst dort nur für Nutzer, die im Monat mindestens eine Aktion durchführen. Rydoo ist ein internationales Produkt mit Fokus auf klassische Spesenabrechnung. Für Teams mit Firmenkarten und Ausgabenkontrolle lohnt auch ein Vergleich mit Moss, Pleo oder Spendesk.

Integrationen: DATEV, SAP, Sage

HR WORKS ist eine deutsche HR-Software speziell für KMU und den Mittelstand, entwickelt von der HRworks GmbH (heute Teil der Forterro-Gruppe) mit Sitz in Freiburg. Die Plattform vereint alle zentralen HR-Prozesse in einer Lösung: Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung, Zeitwirtschaft, vorbereitende Lohnbuchhaltung und Personalentwicklung. Mehr als 375.000 Nutzer vertrauen auf HR WORKS. Die Software wird in der AWS-Cloud betrieben und erfüllt vollständig die DSGVO-Anforderungen. Als zertifizierter DATEV-Partner ermöglicht HR WORKS eine nahtlose Übergabe von Lohndaten an Steuerberater. Durch den Employee-Self-Service-Ansatz entlasten Unternehmen ihre HR-Teams erheblich und schaffen Freiraum für strategische Personalarbeit. Das transparente, nutzerbasierte Preismodell ohne Mindestlaufzeit macht HR WORKS besonders attraktiv für wachsende Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitern.

Integrationen: DATEV, ADDISON, Microsoft 365, Active Directory / Azure AD, softgarden und 1 weitere

Pleo ist eine Lösung für Ausgabenmanagement, die Firmenkarten mit einer Web- und Mobile-App für Belege, Spesen und Erstattungen verbindet. Mitarbeitende bezahlen mit der Pleo-Karte und laden den Beleg direkt nach dem Einkauf hoch. Die Ausgaben werden in Echtzeit erfasst und automatisch zu Berichten zusammengeführt. In den höheren Tarifen kommen Erstattungen und Kilometerabrechnung hinzu, außerdem KI-gestützte Ausgaberichtlinien und Genehmigungsworkflows. Der Tarif Optimise ergänzt Budgetverwaltung, Cashback-Prämien, HRIS-Integrationen und Einblicke in Händlerdaten. Pleo lässt sich laut Anbieter mit zahlreichen Buchhaltungssystemen verbinden. Über 40.000 europäische Unternehmen nutzen die Plattform. Die Preise gelten pro Nutzer und Monat: Start kostet 8 Euro, Build 14 Euro und Optimise 18 Euro. Start wird monatlich abgerechnet und erlaubt einen Administrator, Build und Optimise setzen mindestens drei Nutzer und jährliche Zahlung voraus. Für Erstattungen über Build und Optimise fällt eine Gebühr von 0,90 Prozent an, auch für Zahlungen in fremden Währungen gelten Gebühren. Du kannst Pleo kostenlos testen. Pleo eignet sich für kleine und mittlere Teams, die Ausgaben kartenbasiert steuern wollen. Wer nur eine klassische Reisekostenabrechnung mit Tagegeldern sucht, vergleicht es besser mit Circula oder Rydoo.

Integrationen: DATEV, Xero

Spendesk ist eine europäische Plattform für das Ausgabenmanagement. Du steuerst darüber Firmenkarten, Auslagen, Eingangsrechnungen und Einkaufsprozesse an einer Stelle. Für Reisekosten und Spesen fotografieren Mitarbeitende ihre Belege per App, Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwand werden digital erfasst. Laut Anbieter werden 98 Prozent der Belege automatisch erfasst, ohne dass Erinnerungsmails nötig sind. KI-gestützte Dokumentenerkennung und die Erkennung von Dubletten entlasten die Buchhaltung. Du legst Budgets fest und steuerst Freigaben. Die Plattform bindet Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie DATEV, Sage, Xero, NetSuite und SAP sowie HR-Systeme und Slack an. Spendesk ist ISO-27001-zertifiziert und DSGVO-konform, die Zahlungsdienste erbringt eine in Frankreich lizenzierte Zahlungsinstitution. Es gibt die Pläne Essentials, Scale und Premium. Preise nennt der Anbieter nicht öffentlich, du fragst ein individuelles Angebot an. Die Abrechnung hängt von Transaktionsart und Menge ab, etwa bei Kartenkäufen, Rechnungen und Spesen. Spendesk ist ein Spend-Management-System und keine reine Reisekostensoftware. Für kleine Teams ist der Umfang eher groß, für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften und höherem Ausgabenvolumen ist es eine ausgereifte Lösung.

Integrationen: DATEV, Sage, Xero, NetSuite, SAP und 1 weitere

SAP Concur ist eine cloudbasierte Plattform für Geschäftsreisen und Spesen. Sie verbindet Reiseplanung, Buchung und Kostenabrechnung in einem System. Der deutsche Ableger ist die Concur (Germany) GmbH mit Sitz in Eschborn. Concur gehört zum SAP-Konzern und gilt in Deutschland als einer der bekanntesten Anbieter für diesen Bereich. Die Lösung besteht aus mehreren Bausteinen. Concur Expense erfasst Belege per KI, prüft Ausgaben gegen die Reiserichtlinie und beschleunigt Erstattungen. Concur Travel unterstützt die Buchung von Reisen mit einem KI-Assistenten und umfangreichen Anbieterinhalten. Dazu kommen Werkzeuge für Compliance, Budgetverwaltung, Reporting und Audit. Der Anbieter nennt außerdem den KI-Assistenten Joule, der Abläufe automatisieren soll. SAP Concur richtet sich nach Angaben des Anbieters an Unternehmen aller Größen, vom Kleinunternehmen über den Mittelstand bis zum Großkonzern. Als Referenzkunden nennt die Website unter anderem Adesso, Evonik, den FC Bayern, Henkel, Infineon, Puma und das Universitätsklinikum Tübingen. Für den Mittelstand ist vor allem die Anbindung an Buchhaltung und ERP wichtig. Concur nennt über 300 vorgefertigte Konnektoren, darunter SAP S/4HANA, DATEV, ADP, Workday und Microsoft Teams. Zum Datenschutz verweist der Anbieter auf seine Datenschutzerklärung und erwähnt die GoBD-Konformität. Ein Hosting ausschließlich in Deutschland wird auf der Startseite nicht zugesagt. Preise veröffentlicht SAP Concur nicht. Du erhältst ein Angebot erst nach einer Anfrage beim Vertrieb, der Preis hängt vom gewählten Umfang und der Unternehmensgröße ab. Das macht den Einstieg weniger transparent als bei Tools mit festen Tarifen. SAP Concur passt vor allem zu Firmen, die Reisen und Spesen zentral steuern wollen und bereits SAP oder DATEV nutzen. Für sehr kleine Teams mit wenigen Belegen kann die Lösung größer ausfallen als nötig. Wer eine schlanke Spesen-App ohne Vertriebsgespräch sucht, findet bei anderen Anbietern in diesem Vergleich einfachere Einstiege. Für Unternehmen mit vielen Dienstreisen, mehreren Gesellschaften und klaren Richtlinien ist Concur dagegen eine naheliegende Wahl, weil Buchung, Genehmigung und Abrechnung in einer Umgebung laufen.

Integrationen: SAP S/4HANA, DATEV, ADP, Workday, Microsoft Teams

Payhawk ist eine Plattform für Ausgabenmanagement und Finanzkoordination. Sie vereint Firmenkarten, Spesenverwaltung, Geschäftsreisen, Rechnungsverarbeitung und internationale Zahlungen in einem System. Der Anbieter hat Büros in Berlin, München, London, Paris, Barcelona, Amsterdam, Stockholm, Warschau und Sofia und ist nach eigenen Angaben in Großbritannien und im EWR lizenziert. Die Kernfunktionen sind Firmenkarten mit Limits und präventiven Sperren, ein Ausgabenmanagement mit automatischer Beleganforderung, Accounts Payable für Eingangsrechnungen, Reisekostenverwaltung und eine Beschaffungslösung. Dazu kommen KI-Agenten, die Abläufe und Genehmigungen automatisieren sollen. Mobile Apps gibt es für iOS und Android. Payhawk richtet sich an Finanzteams in Unternehmen verschiedener Branchen. Die Website nennt Kunden in über 33 Ländern, etwa aus Automobilbau, Gastgewerbe und Einzelhandel. Für Firmen, die Reisekosten und Spesen mit Karten und Rechnungen zusammen steuern wollen, ist das ein passender Ansatz. Bei den Integrationen nennt der Anbieter eine bidirektionale Synchronisierung mit ERP- und HR-Systemen, darunter NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Sage Intacct und Workday. Eine Partner-API ist verfügbar. Eine DATEV-Anbindung wird auf der geprüften Seite nicht genannt, das solltest du vor einer Entscheidung klären. Zum Preismodell: Payhawk arbeitet modular. Du wählst Basismodule wie Travel, Cards und Expenses, Bill Pay oder Procure to Pay. Dazu kommen nutzungsabhängige Kosten, zum Beispiel für zusätzliche Karten, Erstattungen oder Rechnungen, sowie optionale Add-ons. Für kleine Firmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden und einer Gesellschaft gibt es den Einstiegstarif Growth für 149 Britische Pfund pro Monat, optional mit 7 Tagen Testphase. Größere Setups erhalten ein individuelles Angebot, meist mit Jahres- oder Mehrjahresvertrag. Einrichtungsgebühren gibt es laut Anbieter nicht standardmäßig. Zum Hosting nennt die Website keine konkrete Region. Sie spricht von Sicherheit auf Enterprise-Niveau und verweist darauf, dass Gelder über JP Morgan abgesichert sind. Für Firmen mit strengen Anforderungen an den Datenstandort empfiehlt sich eine direkte Rückfrage beim Anbieter.

Integrationen: NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Sage Intacct, Workday