Die 6 besten Spendesk-Alternativen

Circula ist eine Software für Reisekosten- und Spesenabrechnung aus Deutschland. Mitarbeitende fotografieren Belege mit der App, die Texterkennung liest die Daten aus und erstellt daraus Auslagen und Reisekostenabrechnungen. Dadurch entfällt das manuelle Eintippen und Sammeln von Zetteln.

Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschalen berechnet das System automatisch nach den gültigen Vorgaben. Genehmigungsworkflows und Prüfregeln sorgen dafür, dass Abrechnungen vollständig und regelkonform sind. Web- und Mobile-Apps für iOS und Android sind enthalten. Über Schnittstellen zu DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, Personio und Workday landen die Daten direkt in deiner Buchhaltung.

Neben der Reisekostenabrechnung bietet Circula Firmenkreditkarten, die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Mitarbeiter-Benefits an. Du kannst die Module einzeln buchen. Das Modul Auslagen und Reisekosten startet bei 15 Euro pro Lizenz und Monat, es gilt in der Regel eine Mindestzahl von zehn Lizenzen. Komplexe Integrationen können zusätzliche Kosten verursachen. Laut Anbieter nutzen mehr als 2.800 Unternehmen Circula.

Für sehr kleine Teams ist die Mindestabnahme ein Nachteil, für mittelständische Unternehmen mit vielen Reisenden ist Circula eine etablierte, auf den deutschen Markt zugeschnittene Lösung.

HR WORKS ist eine HR-Software für den Mittelstand von der HRworks GmbH aus Freiburg. Die Cloud-Lösung bildet den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus in einer Plattform ab: Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung, Personalverwaltung, Personalentwicklung und vorbereitende Lohnbuchhaltung. Nach Angaben des Anbieters nutzen mehr als 400.000 Menschen die Software, das Unternehmen ist seit über 25 Jahren am Markt und richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen im deutschsprachigen Raum.

In der Zeitwirtschaft erfassen Mitarbeitende Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten per Klick, auch mobil, und eine Team-Übersicht zeigt, wer im Büro und wer im Homeoffice arbeitet. Die Reisekostenabrechnung berechnet Pauschalen automatisch, Belege werden abfotografiert und per OCR ausgelesen, inklusive Plausibilitätsprüfung und aktueller Steuersätze. Die Personalverwaltung umfasst Stellenportal mit Multiposting, Bewerbermanagement, Onboarding, digitale Personalakte mit Erinnerungen und einen Employee Self Service, in dem Mitarbeitende ihre Stammdaten selbst pflegen. Für die Personalentwicklung gibt es unter anderem Mitarbeitergespräche und 360-Grad-Feedback, und HR-Analytics liefert Kennzahlen wie Fluktuation, Urlaubstage und Durchlaufzeiten von Bewerbungen.

Neu hinzugekommen sind KI-Funktionen an mehreren Stellen: Die KI erstellt Stellenbeschreibungen, bereitet Eingaben im Self Service per Text oder am Handy per Spracheingabe auf, fasst Feedback aus Mitarbeitergesprächen zusammen und liest Reisekostenbelege aus. Über die Integration von Haufe HR Dokumente entstehen Vertragsvorlagen aus vorhandenen Dateien. Unternehmen entscheiden laut Anbieter selbst, welche KI-Funktionen sie nutzen, die finalen Entscheidungen bleiben beim Menschen. Auch die Benutzeroberfläche hat HR WORKS nach eigener Aussage deutlich modernisiert.

Bei den Schnittstellen setzt HR WORKS auf die Übergabe an Steuerberater und Buchhaltung. Es gibt One-Click-Schnittstellen zu DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online, dazu Schnittstellen zu ADDISON, SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage, proALPHA, Lexware, Diamant und Infor. Per ASCII-Import lassen sich weitere Systeme anbinden, außerdem gibt es eine öffentliche API. HR WORKS ist DATEV-Schnittstellenpartner und DATEV Corporate Partner und wurde nach Herstellerangaben drei Jahre in Folge mit dem DATEV Schnittstellen-Partner Award ausgezeichnet.

Beim Datenschutz nennt der Anbieter DSGVO-Konformität, einen deutschen Gerichtsstand und die Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001. Die Daten liegen verschlüsselt bei Amazon Web Services im Rechenzentrum in Dublin, Irland, also innerhalb der EU. Laut Hersteller gibt es keine Mindestlaufzeit, du kannst HR WORKS kostenlos testen und wirst von einem Customer-Success-Team persönlich beraten. Preise nennt HR WORKS nicht öffentlich, du erhältst ein individuelles Angebot. Laut Preisseite werden mindestens 20 Nutzer berechnet. HR WORKS passt damit für Unternehmen, die Zeiterfassung, Reisekosten, Personalakte und Lohnvorbereitung aus einer Hand wollen und eng mit dem Steuerberater über DATEV oder ADDISON zusammenarbeiten.

Lanes & Planes ist ein deutscher Anbieter von Software für Geschäftsreisemanagement mit Sitz in München. Die Plattform deckt den gesamten Ablauf einer Dienstreise ab, von der Buchung über die Reise selbst bis zur Abrechnung. Nach Angaben des Unternehmens nutzen über 1.700 Firmen weltweit die Lösung.

Vor der Reise buchen Mitarbeitende Flüge, Bahn, Hotels und Mietwagen über einen großen B2B-Bestand. Während der Reise unterstützt eine mobile App, dazu nennt der Anbieter einen deutschsprachigen Kundenservice rund um die Uhr. Nach der Reise folgen die automatisierte Reisekostenabrechnung, die Anbindung an ERP-Systeme und die Rückforderung der Umsatzsteuer bei Auslandsreisen. Belege lassen sich verwalten und Daten automatisch an die Buchhaltung übergeben.

Die Software richtet sich an vier Gruppen. Reisende buchen selbst über die App. Travel Manager setzen Richtlinien und Genehmigungsabläufe um. Die Buchhaltung profitiert von automatisierter Rechnungsverarbeitung. Die Geschäftsführung erhält Berichte und Überblick über Compliance. Der Anbieter nennt Zertifizierungen und Standards wie TÜV, ISO 27001 und DSGVO-Konformität.

Die Plattform läuft im Browser, eine Installation ist nicht nötig. Sie lässt sich mit ERP- und HR-Systemen verbinden. Welche Systeme genau unterstützt werden, nennt die geprüfte Seite nicht. Einen konkreten Hosting-Standort gibt der Anbieter dort ebenfalls nicht an.

Beim Preis arbeitet Lanes & Planes nicht mit festen Tarifen. Die Kosten hängen vom jährlichen Reisevolumen und den gewählten Leistungen ab. Als Einstieg nennt das Unternehmen ein Reisevolumen ab etwa 30.000 Euro pro Jahr. Auf der Website gibt es einen Preisrechner. Das Tool passt damit eher zu Firmen mit regelmäßigen Dienstreisen als zu Teams, die nur ein paar Belege im Monat abrechnen wollen.

Wer Reisebuchung und Abrechnung aus einer Hand sucht und Wert auf einen deutschen Anbieter mit Service in deutscher Sprache legt, findet hier eine Alternative zu den großen internationalen Plattformen. Für reine Spesenerfassung ohne Buchungsbedarf sind schlankere Tools wie Rydoo oder Circula oft die einfachere Wahl.

Moss ist eine deutsche Plattform für das Management von Unternehmensausgaben. Sie vereint Firmenkarten, Eingangsrechnungen und die Erstattung von Mitarbeiterauslagen in einem System. Für Reisekosten bedeutet das: Du buchst Ausgaben über virtuelle oder physische Karten oder lässt Auslagen erstatten, und Kilometer, Verpflegungspauschalen und Belege werden automatisiert verarbeitet.

Eine KI-gestützte Belegverarbeitung ordnet Dokumente den Transaktionen zu und bereitet die Buchung vor. Budgets und Genehmigungen steuerst du zentral, außerdem gibt es Funktionen für Einkaufsanfragen. Moss bietet laut Anbieter eine Integration für DATEV und verbindet sich mit mehr als 40 Buchhaltungs-, ERP-, HR- und Produktivitätstools. Die Plattform wird in Deutschland entwickelt und gehostet, die Daten bleiben in der EU. Moss verfügt über eine BaFin-Lizenz als E-Geld-Institut sowie ISO 27001 und SOC 2.

Preise veröffentlicht der Anbieter auf der Startseite nicht, es gibt individuelle Pläne wie Smart Cards und Complete Spend Management auf Anfrage. Laut eigener Angabe nutzen mehr als 7.500 europäische Unternehmen Moss.

Moss ist breiter als reine Reisekostensoftware. Wenn du nur Spesen abrechnen willst, kann der Funktionsumfang größer sein als nötig. Für wachsende Unternehmen, die Karten und Ausgaben zusammenführen, ist es eine starke Wahl.

Payhawk ist eine Plattform für Ausgabenmanagement und Finanzkoordination. Sie vereint Firmenkarten, Spesenverwaltung, Geschäftsreisen, Rechnungsverarbeitung und internationale Zahlungen in einem System. Der Anbieter hat Büros in Berlin, München, London, Paris, Barcelona, Amsterdam, Stockholm, Warschau und Sofia und ist nach eigenen Angaben in Großbritannien und im EWR lizenziert.

Die Kernfunktionen sind Firmenkarten mit Limits und präventiven Sperren, ein Ausgabenmanagement mit automatischer Beleganforderung, Accounts Payable für Eingangsrechnungen, Reisekostenverwaltung und eine Beschaffungslösung. Dazu kommen KI-Agenten, die Abläufe und Genehmigungen automatisieren sollen. Mobile Apps gibt es für iOS und Android.

Payhawk richtet sich an Finanzteams in Unternehmen verschiedener Branchen. Die Website nennt Kunden in über 33 Ländern, etwa aus Automobilbau, Gastgewerbe und Einzelhandel. Für Firmen, die Reisekosten und Spesen mit Karten und Rechnungen zusammen steuern wollen, ist das ein passender Ansatz.

Bei den Integrationen nennt der Anbieter eine bidirektionale Synchronisierung mit ERP- und HR-Systemen, darunter NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Sage Intacct und Workday. Eine Partner-API ist verfügbar. Eine DATEV-Anbindung wird auf der geprüften Seite nicht genannt, das solltest du vor einer Entscheidung klären.

Zum Preismodell: Payhawk arbeitet modular. Du wählst Basismodule wie Travel, Cards und Expenses, Bill Pay oder Procure to Pay. Dazu kommen nutzungsabhängige Kosten, zum Beispiel für zusätzliche Karten, Erstattungen oder Rechnungen, sowie optionale Add-ons. Für kleine Firmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden und einer Gesellschaft gibt es den Einstiegstarif Growth für 149 Britische Pfund pro Monat, optional mit 7 Tagen Testphase. Größere Setups erhalten ein individuelles Angebot, meist mit Jahres- oder Mehrjahresvertrag. Einrichtungsgebühren gibt es laut Anbieter nicht standardmäßig.

Zum Hosting nennt die Website keine konkrete Region. Sie spricht von Sicherheit auf Enterprise-Niveau und verweist darauf, dass Gelder über JP Morgan abgesichert sind. Für Firmen mit strengen Anforderungen an den Datenstandort empfiehlt sich eine direkte Rückfrage beim Anbieter.

Pleo ist eine Lösung für Ausgabenmanagement, die Firmenkarten mit einer Web- und Mobile-App für Belege, Spesen und Erstattungen verbindet. Mitarbeitende bezahlen mit der Pleo-Karte und laden den Beleg direkt nach dem Einkauf hoch. Die Ausgaben werden in Echtzeit erfasst und automatisch zu Berichten zusammengeführt.

In den höheren Tarifen kommen Erstattungen und Kilometerabrechnung hinzu, außerdem KI-gestützte Ausgaberichtlinien und Genehmigungsworkflows. Der Tarif Optimise ergänzt Budgetverwaltung, Cashback-Prämien, HRIS-Integrationen und Einblicke in Händlerdaten. Pleo lässt sich laut Anbieter mit zahlreichen Buchhaltungssystemen verbinden. Über 40.000 europäische Unternehmen nutzen die Plattform.

Die Preise gelten pro Nutzer und Monat: Start kostet 8 Euro, Build 14 Euro und Optimise 18 Euro. Start wird monatlich abgerechnet und erlaubt einen Administrator, Build und Optimise setzen mindestens drei Nutzer und jährliche Zahlung voraus. Für Erstattungen über Build und Optimise fällt eine Gebühr von 0,90 Prozent an, auch für Zahlungen in fremden Währungen gelten Gebühren. Du kannst Pleo kostenlos testen.

Pleo eignet sich für kleine und mittlere Teams, die Ausgaben kartenbasiert steuern wollen. Wer nur eine klassische Reisekostenabrechnung mit Tagegeldern sucht, vergleicht es besser mit Circula oder Rydoo.