Document Management System im Vergleich

ELOoffice ist die Einsteiger-Variante des bewährten Dokumentenmanagementsystems von ELO Digital Office aus Stuttgart. Die Software richtet sich an Selbststandige, Freiberufler und kleine Teams, die Dokumente revisionssicher archivieren und schnell wiederfinden wollen. Gescannte Papierunterlagen und digitale Dateien werden in einer vertrauten Ordnerstruktur (Aktenschrank, Ordner, Register) zentral abgelegt. OCR erkennt Texte automatisch und macht Dokumente per Volltextsuche auffindbar. Die Microsoft-Office- und Outlook-Integration ermoglicht das Ablegen von E-Mails und Office-Dokumenten per Klick oder Drag-and-drop. ELO Quickscan erlaubt das mobile Scannen per Smartphone und das direkte Weiterleiten ins Archiv. Die Software erfullt gesetzliche Aufbewahrungspflichten und eignet sich fur den On-Premises-Betrieb unter Windows. Eine kostenlose Version mit bis zu 500 Dokumenten steht zum Einstieg bereit. Wichtig: Der Vertrieb von ELOoffice wurde zum 31. Dezember 2024 eingestellt; Support lauft bis Ende 2026. Als Nachfolger empfiehlt ELO die cloudbasierte ELO ECM Suite for Small Business.

DocuWare ist eine der fuhrenden deutschen DMS- und ECM-Plattformen fur Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Intelligent Document Processing (IDP). Das 1988 in Germering bei Munchen gegrundete Unternehmen bietet sowohl eine vollwertige Cloud-Losung als auch eine On-Premises-Variante mit identischer Architektur an, sodass Unternehmen ihren Deployment-Weg frei wahlen konnen.

Zentrale Funktionen umfassen die KI-gestuzte Intelligent Indexing Engine (automatische Dokumenterkennung, Datenextraktion, Handschriftenerkennung), revisionssichere Archivierung nach GoBD, einen grafischen Workflow-Manager fur mehrstufige Freigabeprozesse sowie eine vollintegrierte E-Rechnungsverarbeitung (ZUGFeRD, XRechnung). DocuWare verbindet sich nativ mit SAP, DATEV, Microsoft 365, Salesforce und vielen weiteren Systemen und ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Im Gartner Magic Quadrant 2026 fur Dokumentenmanagement wurde DocuWare als Challenger positioniert. Die Losung richtet sich an KMU ebenso wie an Konzerne und deckt Branchen von Fertigung und Logistik uber Gesundheitswesen bis zur offentlichen Verwaltung ab. Pakete werden nach Benutzeranzahl gestaffelt (ab 4 Nutzern) und ausschließlich auf Anfrage bepreist.

Microsoft SharePoint ist die zentrale Intranet- und Dokumentenmanagement-Plattform im Microsoft-365-Okosystem. Unternehmen jeder Große nutzen SharePoint, um Team-Sites und Kommunikationsportale aufzubauen, Dokumente mit Versionskontrolle und granularen Zugriffsrechten zu verwalten sowie Wissen strukturiert im gesamten Unternehmen bereitzustellen. Dokumentenbibliotheken, Listen und Pages lassen sich ohne Programmierkenntnisse erstellen; Vorlagen und Webparts beschleunigen die Intranet-Gestaltung erheblich. Workflows zur Dokumentenfreigabe, Benachrichtigung und Datenpflege werden direkt uber Power Automate realisiert, sodass repetitive Aufgaben automatisiert ablaufen. Microsoft Search indexiert alle SharePoint-Inhalte und ermoglicht eine unternehmensweite Volltextsuche uber Dokumente, Listen und Seiten hinweg. Die enge Verzahnung mit Microsoft Teams erlaubt es, SharePoint-Bibliotheken direkt als Kanal-Tabs einzubinden, sodass Teamarbeit und Ablage an einem Ort zusammenkommen. SharePoint ist sowohl als Cloud-Dienst in Microsoft 365 als auch als lokale Installation uber SharePoint Server verfugbar -- Hybridszenarien sind moglich. Dank EU-Datencenter-Optionen und DSGVO-konformer Konfiguration eignet sich die Plattform auch fur datensensible Branchen. KI-Funktionen wie Microsoft 365 Copilot ermoglichen naturlichsprachige Inhaltserstellung, automatische Metadatenextraktion und agentische Suche uber den gesamten SharePoint-Wissensbestand.

M-Files ist ein metadatengesteuertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) aus Finnland, das Wissensarbeit neu definiert: Statt starrer Ordnerstrukturen organisiert M-Files Informationen anhand von Metadaten - also was ein Dokument ist, nicht wo es liegt. Dokumente lassen sich dadurch unabhängig vom Speicherort sekundenschnell finden, egal ob sie in SharePoint, auf Netzlaufwerken oder im M-Files Vault liegen. Die integrierte KI (M-Files Aino) klassifiziert Dokumente automatisch, schlägt Metadaten vor und erkennt Duplikate. Workflows automatisieren Freigabe-, Prüf- und Archivierungsprozesse ohne Programmieraufwand. Für Compliance-intensive Branchen bietet M-Files lückenlose Audit-Trails, revisionssichere Archivierung (GoBD-konform) und granulare, metadatengesteuerte Zugriffsrechte. Die Plattform läuft als Cloud, On-Premise oder Hybrid und integriert sich nativ in Microsoft 365, Teams, SharePoint, Outlook sowie Salesforce, SAP und Dynamics. Mehr als 6.000 Unternehmen weltweit nutzen M-Files - von Steuerberatern und Ingenieurbüros bis hin zu Versicherungen und produzierenden Unternehmen.

d.velop ist eine der führenden deutschen ECM- und DMS-Plattformen für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das Unternehmen aus Gescher (Muensterland) betreibt seit über 30 Jahren Enterprise-Content-Management und wird heute von mehr als 15.500 Unternehmen und Behörden genutzt, darunter Konzerne wie Duerr Group, Signal Iduna und zahlreiche Kommunen und Bundesbehörden.

Kernprodukte sind d.3ecm (das klassische On-Premises-ECM für komplexe Unternehmensumgebungen) und d.velop documents (die moderne SaaS-Lösung in der AWS-Cloud). Beide Varianten bieten revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung nach IDW PS 880 sowie Low-Code-Prozessautomatisierung ohne tiefe IT-Kenntnisse.

Herausragend ist die KI-Integration: Intelligent Document Processing (IDP) klassifiziert und extrahiert Daten aus eingehenden Dokumenten vollautomatisch. Ein KI-Chat erlaubt Mitarbeitenden, Fragen direkt an den Dokumentenbestand zu stellen. Die elektronische Signatur (d.velop sign) unterstützt Fernsignatur, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gemäß eIDAS.

Das Integrationsportfolio umfasst über 500 Konnektoren, darunter SAP S/4HANA, Microsoft 365, DATEV, Salesforce und zahlreiche ERP- und FiBU-Systeme. Server stehen wahlweise in deutschen oder europäischen Rechenzentren, optional auch On-Premises oder im hybriden Betrieb. Ein Partnernetzwerk von über 400 zertifizierten Systemhäusern begleitet Implementierung und Betrieb.

windream ist eine vollständig in Deutschland entwickelte ECM- und DMS-Software der dataglobal Group GmbH aus Bochum. Das System integriert sich über eine patentierte Virtual-File-System-Technologie (VFS) direkt als Netzlaufwerk in den Windows Explorer, sodass Nutzer Dokumente in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung verwalten können, ohne eine separate Anwendung zu starten. Dokumente, E-Mails, Verträge und Rechnungen lassen sich revisionssicher archivieren und rechtsskonform nach GoBD sowie DSGVO ablegen. Die integrierte Workflow-Engine erlaubt die Modellierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, etwa für digitale Rechnungsverarbeitung, Vertragsfreigaben und Posteingangslenkung. Mit windream 9 hält künstliche Intelligenz Einzug: automatisch generierte Dokumentenzusammenfassungen und ein KI-Chatbot für inhaltliche Fragen erleichtern das tägliche Arbeiten spürbar. Der windream Dynamic Workspace bietet eine moderne, geräteoptimierte Web-Oberfläche für Desktop, Tablet und Smartphone und ermöglicht so ortsunabhängiges Arbeiten. Zertifizierte Schnittstellen bestehen zu SAP, Microsoft 365, Microsoft Teams, DATEV sowie zahlreichen ERP- und CRM-Lösungen. windream ist wahlweise als On-Premise-Installation oder als Cloud-Lösung verfügbar und richtet sich vor allem an den deutschen Mittelstand sowie öffentliche Verwaltungen.

Box ist eine Cloud-Plattform für Dateien und Inhalte, die sich vor allem an Unternehmen richtet. Du speicherst Dokumente zentral, teilst sie mit internen und externen Partnern und arbeitest gemeinsam daran. Neben dem reinen Speicher bietet Box Funktionen für Signaturen, KI und Governance.

Das Angebot ist in Stufen gegliedert. Der Tarif Individual ist kostenlos und bietet 10 GB Speicher bei 250 MB maximaler Dateigröße. Personal Pro hat 100 GB und erlaubt Uploads bis 5 GB. Für Firmen gibt es Business Starter mit 100 GB pro Konto sowie Business und Business Plus mit unbegrenztem Speicher. Business Plus erlaubt Uploads bis 15 GB und unbegrenzt externe Nutzer. Die Enterprise-Tarife erlauben je nach Stufe Dateien bis 50, 150 oder 500 GB. Alle Firmentarife setzen mindestens drei Nutzer voraus.

Ab dem Tarif Business sind Box AI, unbegrenzte e-Signaturen und mehr als 1.500 Integrationen enthalten. Die Enterprise-Tarife ergänzen KI-Einheiten, Box Hubs, erweiterte Sicherheits- und Klassifizierungsfunktionen sowie in der Plus-Stufe Support rund um die Uhr. Als Compliance-Nachweise nennt Box unter anderem SOC 1, 2 und 3, in den Enterprise-Tarifen zusätzlich HIPAA und FedRAMP (Moderate).

Für Firmen in der DACH-Region ist die Datenresidenz wichtig. Box nennt 10 Regionen, sogenannte Box Zones, in denen du Daten gegen Aufpreis ablegen kannst. Welche Regionen das genau sind, solltest du direkt beim Anbieter prüfen. Die Preise pro Nutzer zeigt Box auf der Preisseite nicht in allen Tarifen offen an, daher findest du hier keine Preisangaben.

Box ist stark bei großen Dateien, Rechteverwaltung und Integrationen in bestehende Unternehmenssoftware. Für kleine Teams mit schlichtem Speicherbedarf ist es oft zu umfangreich. Die Mindestzahl von drei Nutzern und die Staffelung nach Funktionen machen die Auswahl des passenden Tarifs aufwendiger als bei einfachen Speicherdiensten.