Die 6 besten Box-Alternativen

Google Drive ist der Cloud-Speicher von Google und Teil von Google Workspace. Du speicherst Dokumente, Bilder und Videos, greifst im Browser oder über Apps für Desktop und Smartphone darauf zu und teilst Ordner mit einzelnen Personen oder Teams. Die enge Verbindung mit Google Docs, Tabellen und Präsentationen ermöglicht gleichzeitiges Bearbeiten im Browser mit Kommentaren und Versionsverlauf. Eine leistungsfähige Suche findet Inhalte auch in Dokumenten. Für Unternehmen bietet Workspace gemeinsame Ablagen mit Berechtigungen für Teams, Administrationskonsole, Richtlinien und Datenverlustschutz je nach Tarif. Privatnutzer erhalten mit einem Google-Konto einen kostenlosen Grundspeicher, zusätzlicher Speicherplatz lässt sich über Google One buchen. Die Preise hängen vom gewählten Workspace- oder Speichertarif ab und wurden hier nicht einzeln geprüft, daher ist die Preisliste leer. Der Dienst ist cloudbasiert, eine Offline-Nutzung ist für ausgewählte Dateien möglich. Für DSGVO-sensible Daten solltest Du die Datenverarbeitungsbedingungen von Google Workspace und die Datenregion prüfen. Google Drive passt besonders für Teams, die bereits mit Gmail und Google Docs arbeiten.

DocuWare ist eine der fuhrenden deutschen DMS- und ECM-Plattformen fur Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Intelligent Document Processing (IDP). Das 1988 in Germering bei Munchen gegrundete Unternehmen bietet sowohl eine vollwertige Cloud-Losung als auch eine On-Premises-Variante mit identischer Architektur an, sodass Unternehmen ihren Deployment-Weg frei wahlen konnen.

Zentrale Funktionen umfassen die KI-gestuzte Intelligent Indexing Engine (automatische Dokumenterkennung, Datenextraktion, Handschriftenerkennung), revisionssichere Archivierung nach GoBD, einen grafischen Workflow-Manager fur mehrstufige Freigabeprozesse sowie eine vollintegrierte E-Rechnungsverarbeitung (ZUGFeRD, XRechnung). DocuWare verbindet sich nativ mit SAP, DATEV, Microsoft 365, Salesforce und vielen weiteren Systemen und ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Im Gartner Magic Quadrant 2026 fur Dokumentenmanagement wurde DocuWare als Challenger positioniert. Die Losung richtet sich an KMU ebenso wie an Konzerne und deckt Branchen von Fertigung und Logistik uber Gesundheitswesen bis zur offentlichen Verwaltung ab. Pakete werden nach Benutzeranzahl gestaffelt (ab 4 Nutzern) und ausschließlich auf Anfrage bepreist.

Microsoft OneDrive for Business ist die cloudbasierte Dateispeicher- und Kollaborationsplattform aus dem Microsoft-365-Okosystem. Jeder Nutzer erhalt mindestens 1 TB Cloudspeicher (Plan 2 bietet unbegrenzten Speicher), auf den er von Web, Desktop und Mobilgerat aus zugreift. Dateien werden automatisch gespeichert und mit allen Geraten synchronisiert; Offline-Anderungen fließen beim nachsten Online-Gang zuruck. Innerhalb von Microsoft 365 offnet sich jede Datei direkt in Word, Excel oder PowerPoint im Browser oder in der Desktop-App, sodass mehrere Kollegen gleichzeitig im selben Dokument arbeiten konnen (Co-Authoring). SharePoint-Bibliotheken und Teams-Channels lassen sich als OneDrive-Ordner einbinden, was den Wechsel zwischen Einzel- und Teamablage erubrigen kann. Die Versionsverwaltung bewahrt fruhere Dateizustande und erlaubt die Wiederherstellung nach versehentlichem Loschen oder Ransomware-Angriffen. Microsoft Copilot ist direkt in OneDrive integriert: Dateizusammenfassungen, Dateivergleiche und Audio-Uberblicke entstehen auf Knopfdruck. Administratoren steuern uber Synchronisierungsberichte, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Zugriffsrichtlinien, welche Daten wo landen und wer darauf zugreift. Mehr als 85 Prozent der Fortune-500-Unternehmen setzen OneDrive ein. Hinweis: Die Standalone-Plane (Plan 1 und Plan 2) werden ab Mai 2026 nicht mehr neu verkauft; OneDrive for Business ist weiterhin Bestandteil aller Microsoft-365-Business- und Enterprise-Plane.

Microsoft SharePoint ist die zentrale Intranet- und Dokumentenmanagement-Plattform im Microsoft-365-Okosystem. Unternehmen jeder Große nutzen SharePoint, um Team-Sites und Kommunikationsportale aufzubauen, Dokumente mit Versionskontrolle und granularen Zugriffsrechten zu verwalten sowie Wissen strukturiert im gesamten Unternehmen bereitzustellen. Dokumentenbibliotheken, Listen und Pages lassen sich ohne Programmierkenntnisse erstellen; Vorlagen und Webparts beschleunigen die Intranet-Gestaltung erheblich. Workflows zur Dokumentenfreigabe, Benachrichtigung und Datenpflege werden direkt uber Power Automate realisiert, sodass repetitive Aufgaben automatisiert ablaufen. Microsoft Search indexiert alle SharePoint-Inhalte und ermoglicht eine unternehmensweite Volltextsuche uber Dokumente, Listen und Seiten hinweg. Die enge Verzahnung mit Microsoft Teams erlaubt es, SharePoint-Bibliotheken direkt als Kanal-Tabs einzubinden, sodass Teamarbeit und Ablage an einem Ort zusammenkommen. SharePoint ist sowohl als Cloud-Dienst in Microsoft 365 als auch als lokale Installation uber SharePoint Server verfugbar -- Hybridszenarien sind moglich. Dank EU-Datencenter-Optionen und DSGVO-konformer Konfiguration eignet sich die Plattform auch fur datensensible Branchen. KI-Funktionen wie Microsoft 365 Copilot ermoglichen naturlichsprachige Inhaltserstellung, automatische Metadatenextraktion und agentische Suche uber den gesamten SharePoint-Wissensbestand.

M-Files ist ein metadatengesteuertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) aus Finnland, das Wissensarbeit neu definiert: Statt starrer Ordnerstrukturen organisiert M-Files Informationen anhand von Metadaten - also was ein Dokument ist, nicht wo es liegt. Dokumente lassen sich dadurch unabhängig vom Speicherort sekundenschnell finden, egal ob sie in SharePoint, auf Netzlaufwerken oder im M-Files Vault liegen. Die integrierte KI (M-Files Aino) klassifiziert Dokumente automatisch, schlägt Metadaten vor und erkennt Duplikate. Workflows automatisieren Freigabe-, Prüf- und Archivierungsprozesse ohne Programmieraufwand. Für Compliance-intensive Branchen bietet M-Files lückenlose Audit-Trails, revisionssichere Archivierung (GoBD-konform) und granulare, metadatengesteuerte Zugriffsrechte. Die Plattform läuft als Cloud, On-Premise oder Hybrid und integriert sich nativ in Microsoft 365, Teams, SharePoint, Outlook sowie Salesforce, SAP und Dynamics. Mehr als 6.000 Unternehmen weltweit nutzen M-Files - von Steuerberatern und Ingenieurbüros bis hin zu Versicherungen und produzierenden Unternehmen.

ELOoffice ist die Einsteiger-Variante des bewährten Dokumentenmanagementsystems von ELO Digital Office aus Stuttgart. Die Software richtet sich an Selbststandige, Freiberufler und kleine Teams, die Dokumente revisionssicher archivieren und schnell wiederfinden wollen. Gescannte Papierunterlagen und digitale Dateien werden in einer vertrauten Ordnerstruktur (Aktenschrank, Ordner, Register) zentral abgelegt. OCR erkennt Texte automatisch und macht Dokumente per Volltextsuche auffindbar. Die Microsoft-Office- und Outlook-Integration ermoglicht das Ablegen von E-Mails und Office-Dokumenten per Klick oder Drag-and-drop. ELO Quickscan erlaubt das mobile Scannen per Smartphone und das direkte Weiterleiten ins Archiv. Die Software erfullt gesetzliche Aufbewahrungspflichten und eignet sich fur den On-Premises-Betrieb unter Windows. Eine kostenlose Version mit bis zu 500 Dokumenten steht zum Einstieg bereit. Wichtig: Der Vertrieb von ELOoffice wurde zum 31. Dezember 2024 eingestellt; Support lauft bis Ende 2026. Als Nachfolger empfiehlt ELO die cloudbasierte ELO ECM Suite for Small Business.