DATEV-Schnittstelle: Welche HR-/Buchhaltungstools nativ integrieren

Wer in Deutschland Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Personalverwaltung digitalisiert, kommt an DATEV kaum vorbei. Die meisten Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV-Programmen, weshalb Unternehmen darauf angewiesen sind, Belege, Kontenrahmen und Lohndaten in einem Format zu liefern, das die Kanzlei ohne Umwege weiterverarbeiten kann. Eine native DATEV-Schnittstelle spart dabei manuelle Exporte, Formatkonvertierungen und Rückfragen beim Steuerberater. Dieser Artikel zeigt, welche Buchhaltungs- und HR-Tools DATEV-Anbindungen mitbringen und worauf bei der Auswahl zu achten ist.

Was eine native DATEV-Schnittstelle leistet

Eine native Schnittstelle überträgt Buchungssätze, Belege oder Lohndaten automatisch in ein DATEV-kompatibles Format, meist DATEV-Format ASCII (Kontonummern, Belegdaten) oder als strukturierter Export für DATEV Unternehmen Online. Der Unterschied zur reinen CSV- oder PDF-Ausgabe: Die Kanzlei muss nichts manuell nachbearbeiten, Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 werden korrekt zugeordnet, und Belege lassen sich direkt in DATEV Belegtransfer oder DATEV Unternehmen online einspielen. Für Unternehmen bedeutet das weniger Rückfragen, schnellere Monatsabschlüsse und geringeres Fehlerrisiko bei der Übergabe.

Buchhaltungssoftware mit DATEV-Anbindung

Bei klassischer Finanzbuchhaltung ist die DATEV-Schnittstelle inzwischen fast Standard, die Umsetzung unterscheidet sich aber im Detail:

• Sage 50 bietet eine native DATEV-Schnittstelle für den direkten Datenaustausch mit dem Steuerberater und ergänzt sie um ELSTER-Anbindung und FinTS-Bankverbindung.
• Sage 100 richtet sich an größere Mittelständler und überträgt Buchungsdaten inklusive Kostenstellen im DATEV-Format.
• sevDesk exportiert Belege und Buchungen für die gängigen DATEV-Programme und eignet sich vor allem für kleine Unternehmen und Selbstständige.
• BuchhaltungsButler automatisiert die Belegerfassung per OCR und übergibt die Daten direkt an die Steuerkanzlei im DATEV-Format.
• WISO MeinBüro kombiniert Rechnungsstellung und Buchhaltung mit einem DATEV-Export für Einzelunternehmer und kleine GmbHs.
• weclapp integriert die DATEV-Schnittstelle als Teil seiner ERP-Suite und verknüpft Finanzbuchhaltung mit Auftrags- und Lagerverwaltung.
• QuickBooks und Xero bieten DATEV-kompatible Exporte für Unternehmen, die international aufgestellt sind, aber mit einer deutschen Kanzlei zusammenarbeiten.

Für einen breiteren Marktüberblick lohnt sich zusätzlich ein Blick in die ERP-Systeme und in die Steuersoftware auf suitApp, da viele Anbieter Buchhaltung und Steuerprozesse in einem Produkt bündeln.

HR- und Lohnabrechnungstools mit DATEV-Export

Auf der Personalseite ist die DATEV-Schnittstelle vor allem für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant, da Bruttolöhne, Abzüge und Sozialversicherungsdaten monatlich an die Kanzlei oder direkt an DATEV Lodas übergeben werden müssen:

• Personio überträgt Lohn- und Personalstammdaten per DATEV-Schnittstelle und zählt zu den meistgenutzten HR-Suiten im deutschen Mittelstand.
• HRWorks bündelt Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Lohnvorbereitung mit direktem DATEV-Lodas-Export.
• Factorial bietet eine DATEV-Anbindung für die Übergabe von Abwesenheiten und variablen Lohnbestandteilen an die Kanzlei.
• BambooHR lässt sich über Schnittstellen an DATEV-Umgebungen anbinden, sofern zusätzliche Lohnabrechnungsmodule genutzt werden.
• Papershift exportiert Zeiterfassungsdaten im DATEV-Format und eignet sich besonders für Unternehmen mit Schichtplanung.

Wer primär eine Lösung für Arbeitszeiten sucht, findet weitere Optionen in der Kategorie Zeiterfassungssoftware, während HR-Suiten mit Fokus auf Personalverwaltung unter Personalmanagement-Software und HR Tools gelistet sind.

Spezialfälle: E-Commerce-Buchhaltung und DATEV selbst

Taxdoo hat sich auf die umsatzsteuerliche Behandlung von E-Commerce-Umsätzen spezialisiert und übergibt die aufbereiteten Buchungsdaten automatisiert im DATEV-Format an die Kanzlei, was für Online-Händler mit hohem Belegvolumen den größten Zeitgewinn bringt. Wer ohnehin direkt mit den DATEV-Programmen arbeitet, findet die Kernanwendung selbst als Eintrag unter DATEV gelistet, inklusive der Module für Rechnungswesen, Personalwirtschaft und Kanzleiorganisation.

So läuft die Anbindung in der Praxis ab

Die Einrichtung einer DATEV-Schnittstelle folgt in den meisten Tools einem ähnlichen Muster. Zunächst wird im jeweiligen Programm die DATEV-Beraternummer und Mandantennummer hinterlegt, die vom Steuerberater bereitgestellt wird. Anschließend legt man fest, welcher Kontenrahmen genutzt wird, üblicherweise SKR03 für Handel und Dienstleistung oder SKR04 für bilanzierende Unternehmen. Danach lässt sich der Export meist automatisieren, sodass Buchungsstapel, Belege oder Lohnabrechnungen in einem festen Rhythmus, etwa monatlich, direkt an DATEV Unternehmen online oder DATEV Belegtransfer übergeben werden. Viele Anbieter bieten zusätzlich einen Testlauf an, bei dem die Kanzlei den ersten Export prüft, bevor die automatische Übertragung produktiv geschaltet wird.

Bei HR-Software kommt ein weiterer Schritt hinzu: Vor der ersten Lohnübergabe müssen Lohnarten, Steuerklassen und Sozialversicherungsdaten der Mitarbeitenden korrekt im System hinterlegt sein, da DATEV Lodas diese Angaben direkt für die Abrechnung verwendet. Fehlerhafte Stammdaten fallen hier oft erst bei der ersten Übergabe auf, weshalb ein kurzer Abgleich mit der Lohnbuchhaltung vor dem Echtbetrieb empfehlenswert ist.

Worauf bei der Auswahl zu achten ist

Nicht jede DATEV-Schnittstelle ist gleich leistungsfähig. Vor der Entscheidung lohnt sich ein Blick auf folgende Punkte:

• Unterstützt das Tool den DATEV-Format-Export automatisch oder nur über einen manuellen Zwischenschritt.
• Werden Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 korrekt zugeordnet, oder muss die Kanzlei nachbuchen.
• Lässt sich der Belegtransfer direkt an DATEV Unternehmen online anbinden, statt Dateien manuell hochzuladen.
• Wie hoch ist der Automatisierungsgrad bei wiederkehrenden Buchungen und Lohnarten.
• Bietet der Anbieter Support, wenn die Steuerkanzlei Rückfragen zum Datenformat hat.

Am Ende entscheidet meist die Steuerkanzlei mit, welches Format und welcher Übertragungsweg genutzt werden. Es lohnt sich daher, die DATEV-Kompatibilität eines neuen Tools vorab mit dem Steuerberater abzustimmen, bevor eine Lösung unternehmensweit eingeführt wird.

Für kleine Teams reicht oft eine reine Buchhaltungslösung mit DATEV-Export, während wachsende Unternehmen oder Kanzleien mit mehreren Mandanten von einer Kombination aus Buchhaltungs- und HR-Software profitieren, die beide Datenströme, Rechnungswesen und Lohnabrechnung, im gleichen Format an die Kanzlei liefern. Ein Wechsel des Anbieters lohnt sich in der Regel nur, wenn die bestehende Lösung entweder keinen automatisierten DATEV-Export bietet oder die Kanzlei regelmäßig Nachbearbeitung wegen fehlerhafter Kontenrahmen anmahnt. Ein kurzer Testlauf mit realen Buchungsdaten vor der endgültigen Umstellung zeigt zuverlässig, ob die Schnittstelle im Alltag hält, was der Anbieter verspricht.