Online-Buchungssystem

Ein Online-Buchungssystem nimmt deinen Kunden Termine automatisch ab -- ohne Telefonate, ohne E-Mail-Pingpong und ohne doppelte Buchungen.

31 Tools im VergleichStand 2026 · suitApp

Du suchst ein Online-Buchungssystem, mit dem deine Kunden Termine selbst buchen können und du keine Doppelbuchungen mehr hast? Hier findest du 31 Buchungstools im strukturierten Vergleich, sortiert nach Use-Case (1-zu-1-Termine, Gruppenkurse, Ressourcen, B2B-Sales), Preis und DSGVO-Eignung. Wir haben für jedes Tool den Hosting-Standort, die Bezahl-Integrationen und typische Käufer-Fragen geprüft.

Die wichtigsten Online-Buchungssystem im Detail

#1EasyWeek

FreemiumEU

EasyWeek ist eine Online-Buchungs- und Terminverwaltungssoftware aus Tschechien, die sich besonders für kleine und mittelstaendische Dienstleistungsunternehmen im DACH-Raum eignet. Das System richtet sich an Friseure, Beauty-Studios, Tattoo-Studios, Fitness-Studios,…

Vorteile

+EU-Anbieter aus Tschechien mit Servern in Europa - DSGVO-konform und für DACH-Kunden ohne Datenschutzbedenken einsetzbar.
+Sehr günstiger Einstiegspreis: Der Professional-Plan beginnt bei EUR 16,66/Monat und bietet damit unbegrenzte Buchungen zu einem Bruchteil der Kosten großer Mitbewerber.
+Starke Mobile App für iOS und Android - sowohl für Betreiber als auch für Endkunden, mit Push-Benachrichtigungen und Buchungsmanagement unterwegs.

Nachteile

−Kleinere Lösung im Vergleich zu Timify oder Treatwell: weniger branchenspezifische Vorlagen und Workflows für spezialisierte Branchen.
−Deutlich weniger native Integrationen als große Mitbewerber - viele Verbindungen laufen nur über Zapier und erfordern einen Zapier-Account.
−Die Benutzeroberflaeche wirkt im Vergleich zu neueren SaaS-Produkten weniger ausgefeilt und kann für technisch wenig affine Nutzer anfangs unübersichtlich sein.

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#2Bookly

FreemiumDE

Bookly ist das meistgenutzte WordPress-Plugin für Online-Terminbuchung und gilt als Marktstandard für WP-Booking-Lösungen. Mit über 70.000 aktiven Installationen und einer Bewertung von 4,4 von 5 Sternen (568 Bewertungen) auf WordPress.org bietet es ein vollstaendig responsives…

Vorteile

+Einmalige Lifetime-Lizenz ab $199 ohne laufende Abokosten - im Vergleich zu SaaS-Lösungen wie Calendly oder Acuity langfristig deutlich günstiger.
+Marktstandard für WP-Terminbuchung: über 70.000 aktive Installationen, 4,4/5 Sterne, ausgereiftes Plugin mit jahrelanger Entwicklung und breiter Community.
+DSGVO-Vorteil durch Self-Hosting: Alle Buchungs- und Kundendaten verbleiben auf dem eigenen Server, keine Abhaengigkeit von US-Cloud-Diensten für Kerndaten.

Nachteile

−Add-ons addieren sich schnell: Wer mehrere Erweiterungen benoetigt, zahlt je $29-90 pro Add-on zusaetzlich zu Bookly Pro, was den Gesamtpreis erheblich erhoehen kann.
−Nur für WordPress-Sites: Bookly ist nicht als SaaS nutzbar - wer keine WP-Website betreibt oder wechseln moechte, kann das Plugin nicht einsetzen.
−Preise ausschliesslich in USD (via CodeCanyon) - kein Euro-Pricing, Wechselkursrisiko und kein SEPA-Lastschriftverfahren.

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#3Shore

KostenpflichtigDE

Shore ist eine All-in-One-Software aus Muenchen für Friseure, Beauty-Salons, Wellness, Massage, Tattoo und Gastronomie. Die Plattform verbindet Online-Terminbuchung, integriertes Kassensystem (Shore POS), Kundenkartei, Newsletter- und WhatsApp-Marketing sowie Zahlungsabwicklung…

Vorteile

+All-in-One aus Buchung, POS-Kasse und Marketing in einer Plattform - kein Tool-Flickenteppich
+Made in Germany: Entwicklung und Hosting in Muenchen, DSGVO-konform, ISO-zertifizierte Server in Deutschland
+Branchenspezialist für Friseure, Beauty, Wellness und Gastronomie mit branchenspezifischen Templates

Nachteile

−Teurer als reine Buchungstools wie Calendly oder Acuity Scheduling, besonders bei monatlicher Abrechnung
−Schwerpunkt auf Beauty, Wellness und Gastro - für branchenfremde KMU weniger passend
−Enterprise-Preise nicht transparent ausgewiesen, individuelle Anfrage erforderlich

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#4Setmore

Freemium

Setmore ist ein indisches Online-Terminbuchungs-Tool mit einem aussergewoehnlich grosszuegigen Free Tier: Bis zu 4 Nutzer können unbegrenzt Termine buchen, Stripe- und Square-Zahlungen entgegennehmen und eine gebrandete Buchungsseite nutzen, ohne einen Cent zu zahlen. Mit über…

Vorteile

+Einzigartiger Free Tier mit 4 Nutzern, unbegrenzten Buchungen und Stripe-Zahlung ohne Kosten
+Über 1 Million Nutzer weltweit - bewiesene Zuverlaessigkeit und große Community
+Starke native Mobile Apps für volle Terminverwaltung unterwegs

Nachteile

−Abrechnung ausschliesslich in USD, kein Euro-Pricing für DACH-Kunden
−Server-Standorte nur in USA und Indien, kein DSGVO-konformer EU-Hosting
−Weniger Anpassungsmoeglichkeiten als europaeische Speziallösungen wie SimplyBook.me

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#5Bookafy

Freemium

Bookafy ist eine Online-Terminplanungssoftware aus Tampa, Florida (USA), die sich als günstige und funktionsreiche Alternative zu Calendly positioniert. Das Unternehmen betreibt seine Infrastruktur auf US-amerikanischen AWS-Servern und bedient weltweit über 40.000 Kunden aus…

Vorteile

+Grosszuegiger Free-Tier mit unbegrenzten Buchungen für einen Nutzer – kein Kreditkartendaten erforderlich, direkt einsatzbereit.
+Sehr günstige USD-Preise (ab 9 USD/Nutzer/Monat) machen Bookafy zur kosteneffizienteren Alternative zu Calendly (ab 10 USD) oder Acuity Scheduling.
+Native Mobile Apps für iOS und Android mit guter Bewertung ermöglichen vollstaendige Terminkontrolle unterwegs.

Nachteile

−Abrechnung ausschliesslich in USD – für DACH-Nutzer kommen Waehrungsumrechnungsgebuehren hinzu, keine EUR-Rechnungsstellung.
−Server-Infrastruktur ausschliesslich in den USA (AWS) – kein EU-Hosting, was für datenschutzsensible DACH-Unternehmen kritisch sein kann.
−Geringer Bekanntheitsgrad in der DACH-Region: kaum deutsche Erfahrungsberichte, deutschsprachiger Support nicht garantiert.

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#6Calendly

Freemium

Calendly ist der globale Marktfuehrer für Scheduling-Software und wird von über 100.000 Unternehmen genutzt -- darunter 86 Prozent der Fortune-500-Unternehmen. Die Plattform eliminiert das E-Mail-Ping-Pong bei der Terminabstimmung: Nutzer hinterlegen ihre Verfuegbarkeit,…

Vorteile

+Globaler Marktfuehrer: über 100.000 Unternehmen nutzen Calendly, darunter 86 Prozent der Fortune-500 -- bewaehrte Stabilitaet und breite Community.
+Tiefste Salesforce-Integration im Markt: Sync, Lookup-Routing und automatische Datensatz-Aktualisierung ohne manuellen Aufwand.
+Über 100 native Integrationen (Google, Microsoft, Zoom, HubSpot, Marketo, Stripe, Zapier) für einen zentralen Sales- und Marketing-Workflow.

Nachteile

−Server-Standorte liegen primaer in den USA -- für DSGVO-sensible Branchen in Deutschland ist eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DPA) erforderlich und die Datensouveraenitaet bleibt eingeschraenkt.
−Bei komplexem Calendaring (z.B. ressourcenbasierte Buchungen, Raumverwaltung, mehrstufige Genehmigungsprozesse) stossen die Routing-Optionen schneller an Grenzen als bei spezialisierten Lösungen wie Microsoft Bookings.
−Enterprise-Preise starten bei 15.000 USD pro Jahr -- SSO, SCIM und Compliance sind damit für kleinere Unternehmen kaum erschwinglich.

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#7Doodle

FreemiumEU

Doodle ist ein Schweizer Scheduling-Klassiker, der das Finden gemeinsamer Termine über Unternehmens-, Zeitzonen- und Kalendergrenzen hinweg vereinfacht. Statt E-Mail-Pingpong erstellt der Organisator eine Terminumfrage, einen Booking-Link, einen Gruppen-Termin oder ein…

Vorteile

+Sehr bekannt und intuitiv: Teilnehmer brauchen keine Erklaerung und keinen Account, das senkt Abbruchquoten massiv.
+Hosting in Europa und Schweizer Datenschutz: DSGVO- und DSG-konform, gut geeignet für regulierte Branchen.
+Breite Kalender- und Videocall-Integrationen: Funktioniert mit Google, Microsoft, iCloud, Zoom, Teams und Meet aus einer Hand.

Nachteile

−Free-Plan zeigt Werbung und limitiert Funktionen: Für einen professionellen Auftritt fast immer Pro-Plan noetig.
−Funktionsumfang flacher als Calendly oder Cal.com: Workflows, komplexe Routing-Regeln und Forms-Builder sind weniger maechtig.
−Keine native CRM-Tiefe: Anbindung an HubSpot oder Salesforce zumeist nur über Zapier oder Webhooks.

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#8Eventbrite

FreemiumEU

Eventbrite ist der weltweit fuehrende Online-Marktplatz für Ticketing und Event-Discovery mit Sitz in San Francisco. Die Plattform verarbeitet jaehrlich über 280 Millionen Tickets und listet mehr als 4 Millionen Veranstaltungen weltweit. Veranstalter erstellen in wenigen Minuten…

Vorteile

+Eigener Marketplace mit organischem Traffic: 93 Millionen Kaeufer entdecken Events direkt auf Eventbrite - ohne zusaetzliche Marketingkosten.
+Marktfuehrerschaft und Bekanntheit: Als weltgroesste Ticketing-Plattform bringt Eventbrite globales Vertrauen und Bekanntheit bei Teilnehmern mit.
+Transparente Gebührenmodelle: Flex, Pro und Premium sind klar strukturiert - Veranstalter können Kosten vorab kalkulieren.

Nachteile

−Service-Gebühren sichtbar für Kaeufer: Die Flex-Gebühr (2,5% + 1,79 EUR/Ticket) zahlt der Kaeufer - kann die Conversion beeinflussen.
−US-Hosting als Standard: Server-Standort ist primaer USA; EU-Region verfuegbar, aber nicht automatisch aktiv - erfordert explizite Konfiguration.
−Wenig DSGVO-Dokumentation öffentlich: Datenschutzdetails für deutsche Veranstalter sind schwerer zugänglich als bei DACH-nativen Anbietern.

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#9StartBooking

Freemium

StartBooking ist eine US-amerikanische Online-Terminplanungssoftware, die sich an kleine und mittelgrosse Dienstleister richtet und sowohl als SaaS-Plattform als auch als WordPress-Plugin verfuegbar ist. Du legst Dienstleistungen, Klassen, Veranstaltungen, Mitarbeiter und…

Vorteile

+Doppelte Verfuegbarkeit als SaaS und natives WordPress-Plugin deckt unterschiedliche technische Setups ab.
+Klare Klassen- und Event-Funktionalitaet eignet sich besonders für Studios, Trainer und Kursanbieter.
+Stripe- und Zoom-Integration bereits im Basic-Plan ohne Aufpreis verfuegbar.

Nachteile

−Server stehen in den USA, was zusaetzliche DSGVO-Schritte mit Standardvertragsklauseln erfordert.
−Plugin und Oberflaeche sind primaer englischsprachig, die Endkunden-Buchungsstrecke laesst sich nur teilweise lokalisieren.
−Marktanteil und Community sind im Vergleich zu Calendly, Amelia oder Bookly klein, entsprechend weniger Tutorials und Erfahrungsberichte.

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#10eTermin

FreemiumDE

eTermin ist ein professionelles Online-Terminbuchungssystem, das speziell für den DACH-Markt entwickelt wurde. Die Software ermöglicht Unternehmen eine 24/7 Terminbuchung über die eigene Website, Google-Suche und Social Media - ohne manuelle Koordination. Mit über 2.200…

Vorteile

+DSGVO-konform mit Serverstandort in der EU (Frankfurt am Main)
+Starker Fokus auf den deutschsprachigen DACH-Markt mit deutschem Support
+Transparent kalkulierte EUR-Preise ohne versteckte Gebühren

Nachteile

−Kein dauerhaft kostenloser Free-Tier - nur 30-Tage-Testphase
−Weniger KI-gestuetzte Automatisierungen als US-Konkurrenten wie Calendly oder Acuity
−Benutzeroberflaeche wirkt im Vergleich zu modernen SaaS-Tools weniger zeitgemaess

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Alle 31 Online-Buchungssystem im Überblick

Klick dich direkt zu unseren Tests der einzelnen Anbieter — sortiert wie sie in der Kategorie gelistet sind.

EasyWeek-Test EUBewertung lesen →

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Bookafy-Test Bewertung lesen →

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Shore-Test DEBewertung lesen →

Setmore-Test Bewertung lesen →

bookingkit-Test DEBewertung lesen →

Calendly-Test Bewertung lesen →

Doodle-Test EUBewertung lesen →

Eventbrite-Test EUBewertung lesen →

eTermin-Test DEBewertung lesen →

Timify-Test DEBewertung lesen →

Butlerapp-Test DEBewertung lesen →

Chili Piper-Test Bewertung lesen →

Octorate-Test EUBewertung lesen →

SimplyBook.me-Test EUBewertung lesen →

Acuity Scheduling-Test Bewertung lesen →

Squarespace Scheduling-Test Bewertung lesen →

Appointlet-Test Bewertung lesen →

Zoho Bookings-Test EUBewertung lesen →

Terminland-Test DEBewertung lesen →

Brevo (Meetings)-Test DEBewertung lesen →

edoobox-Test EUBewertung lesen →

Easy!Appointments-Test DEBewertung lesen →

DaySmart Software-Test Bewertung lesen →

Amelia-Test EUBewertung lesen →

BirchPress-Test Bewertung lesen →

WP Booking Calendar-Test EUBewertung lesen →

Flixcheck-Test DEBewertung lesen →

meetergo-Test DEBewertung lesen →

Calenso-Test EUBewertung lesen →

11 von 31 Buchungstools hosten in Deutschland -- wichtig für Termindaten

Wenn deine Kunden bei der Buchung Name, E-Mail, Telefonnummer und manchmal sensible Daten (Gesundheit, Beratungsanlass) eingeben, verarbeitest du personenbezogene Daten nach DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Server-Standort sind Pflicht. Deutsches Hosting vereinfacht beides erheblich.

Buchungssysteme mit deutschem Hosting:

eTermin - Linz/DE, klassisches Termin-Tool für Praxen und Dienstleister
Timify - München, multifunktional, gut für Filialen und Ressourcen
Shore - München, Branchenlösung für Beauty, Wellness, Friseur
Terminland - Gießen, klassisch im Gesundheitswesen verbreitet
meetergo - Düsseldorf, B2B-Sales-Routing, Calendly-Alternative
Butlerapp - Kurs- und Workshop-Buchung
bookingkit - Berlin, Touren- und Aktivitätenanbieter
Flixcheck - Datenerhebung und Buchung kombiniert
Brevo Meetings - Paris, aber EU-Hosting
Bookly - WordPress-Plugin, Hosting hängt vom Server ab
Easy!Appointments - Open Source, Self-Hosting

Bei US-Tools wie Calendly und Acuity Scheduling ist EU-Hosting nicht garantiert -- prüfe AV-Vertrag und Data Processing Addendum.

Was kostet ein Online-Buchungssystem 2026? Von 0 EUR bis Premium

Buchungstools sind preislich erfreulich übersichtlich. Wer einfach starten will, kommt mit 0 bis 15 EUR pro Monat aus. Professionelle Funktionen wie SMS-Erinnerungen, Bezahlung und Custom-Branding kosten 20 bis 50 EUR.

Komplett kostenlos oder mit nutzbarem Free-Tier:

Calendly - Free für 1 Event-Typ, ideal für Solopreneure
Setmore - kostenlos für 4 Nutzer, mit Basis-Bezahlung
Doodle - Gruppenterminfindung, Basis-Free
Zoho Bookings - Free für 1 Nutzer
Easy!Appointments - Open Source, vollständig kostenlos selbst hostbar
meetergo - Free-Tier verfügbar, DE-Anbieter
eTermin - kostenlose Einstiegsvariante
Timify - Classic-Plan kostenlos
SimplyBook.me - Free für bis zu 50 Buchungen/Monat

Preisklassen für Bezahlpläne (monatlich):

5 bis 15 EUR: Setmore Pro (5 USD), Calendly Standard (10 EUR), Zoho Bookings Premium
15 bis 30 EUR: eTermin, Acuity Scheduling, Timify Premium
30 bis 60 EUR: Shore, bookingkit, Chili Piper (Enterprise-Sales)

Achte auf Limits beim Free-Tier (oft 1 Kalender, 1 Event-Typ), SMS-Kosten als Zusatzpaket und Aufpreise für mehrere Nutzer oder Standorte.

Welche Integrationen sind Pflicht -- Zahlung, Kalender, Video-Calls

Buchungstools leben von ihren Anbindungen. Die wichtigsten Standard-Integrationen in dieser Kategorie:

Stripe - 84 Prozent (Pflicht für Online-Zahlung direkt bei Buchung)
Google Calendar - 81 Prozent (Verfügbarkeit prüfen, Termin eintragen)
PayPal - 71 Prozent (alternative Zahlung)
Zoom - 55 Prozent (automatischer Meeting-Link bei Online-Termin)
Mailchimp - 52 Prozent (E-Mail-Marketing, Newsletter)
Zapier - 52 Prozent (Brücke zu CRM, Sheets, Slack)
Microsoft Teams - 42 Prozent
REST API - 35 Prozent (eigene Integrationen)
Google Meet - 32 Prozent
Salesforce / HubSpot - 26 bzw. 23 Prozent (CRM-Sync)
Outlook - 23 Prozent (Microsoft-Stack)

Wenn du Bezahlung direkt bei der Buchung brauchst, ist Stripe oder PayPal Pflicht (z.B. für Kurse, Coaching, Workshops). Für klassische B2B-Sales-Termine reicht Kalender plus Video-Call-Anbindung. 90 Prozent der Tools haben eine API -- wenn dein Wunsch-Integration fehlt, ist sie meist über Zapier oder direkt machbar.

Welche Buchungs-Features brauchst du wirklich? Use-Case statt Feature-Liste

Die Feature-Listen der Anbieter sind sich extrem ähnlich. Was wirklich zählt, hängt vom Use-Case ab.

Standard-Features (in fast allen Tools):

Buchungsseite mit individuellem Link
Verfügbarkeitsabgleich mit Google Calendar oder Outlook
Automatische E-Mail-Bestätigung und Erinnerung
Stornierung und Umbuchung durch den Kunden
Mobile-App (61 Prozent) für Admin-Sicht unterwegs

Differenzierende Features (selten und entscheidend):

Bezahlung direkt bei Buchung (mit Stripe/PayPal): kritisch für Kurse, Coaching, kostenpflichtige Beratung
Mehrere Ressourcen pro Standort: wichtig für Friseur (mehrere Stylisten), Praxen (mehrere Ärzte/Räume)
Gruppenkurse mit Teilnehmer-Limit: Yoga, Workshops, Webinare
Routing-Logik nach Lead-Score (B2B-Sales): typisch für Chili Piper, meetergo
SMS-Erinnerungen: reduzieren No-Shows um 30 bis 50 Prozent, oft kostenpflichtig (5 bis 20 Cent pro SMS)
Wiederkehrende Termine oder Paketbuchungen: für Fitness, Therapie, Coaching-Serien
White-Label und Custom Domain: wenn die Buchungsseite Teil deiner Marke sein soll
Mehrsprachigkeit: wichtig für Tourismus, internationale Anbieter
Branchen-Workflows (Touren, Aktivitäten, Veranstaltungen): z.B. bookingkit für Erlebnisanbieter, Eventbrite für Events

Wann lohnt sich welches Buchungstool? Empfehlungen nach Branche

Konkrete Empfehlungen abhängig davon, was du tatsächlich buchen lässt.

Solopreneur, Freelancer, Coach (1-zu-1-Termine, ggf. mit Bezahlung):

Calendly - Marktführer, größte Integration-Reichweite
meetergo - deutsche Alternative mit Hosting in DE
Setmore - günstig, mit Bezahlung im Free-Tier
Acuity Scheduling - wenn du komplexe Service-Strukturen abbilden willst

Friseur, Beauty, Wellness (mehrere Mitarbeiter, Kasse, Kundenkartei):

Shore - Branchenlösung aus München, mit Kasse und Marketing
Timify - flexibel, gut für Filialen
EasyWeek - moderne Alternative im Beauty-Segment

Arztpraxis, Therapeut, Heilberufe:

Terminland - Klassiker im Gesundheitswesen
eTermin - verbreitet bei Praxen und Behörden
Easy!Appointments - wenn du Open Source und Self-Hosting brauchst

Restaurant, Bar, Café (Tischreservierung):

Spezialisierte Restaurant-Tools wie OpenTable oder Quandoo (nicht in dieser Liste) sind die richtige Wahl -- generische Buchungstools sind oft suboptimal

Hotel, Pension, Ferienwohnung:

Octorate - PMS und Channel-Manager für Beherbergung

Touren, Aktivitäten, Workshops:

bookingkit - Berliner Spezialist für Erlebnisanbieter
Butlerapp - Kurs- und Workshop-Buchungen
Eventbrite - Events mit Ticketing

B2B-Sales mit Lead-Routing (Demos, Discovery-Calls):

Chili Piper - Enterprise-Sales mit Round-Robin und Lead-Score
meetergo - deutsche Alternative mit Routing
Calendly Teams - einfache Sales-Routing-Funktionen
HubSpot Meetings oder Brevo Meetings - im CRM-Workflow integriert

Gruppentermine finden (DOODLE-Use-Case):

Doodle - Klassiker für asynchrone Terminabstimmung im Team

WordPress-First:

Bookly oder Amelia - Plugins direkt im WordPress-Backend
WP Booking Calendar - Alternative

Worauf du achten solltest: DSGVO, AV-Vertrag und Zahlung

Buchungssysteme verarbeiten personenbezogene Daten und oft auch Zahlungsdaten. Diese Punkte solltest du vor dem Vertragsabschluss klären.

Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO): Pflicht. Seriöse Anbieter stellen den Vertrag zum Download bereit. US-Tools brauchen zusätzlich ein Data Processing Addendum.
Server-Standort: DE oder EU bevorzugen. Bei US-Tools (Calendly, Acuity, Doodle) prüfen, ob EU-Region wählbar ist. Das EU-US Data Privacy Framework ist seit 2023 die Rechtsgrundlage für Drittlandtransfer.
Sensible Buchungs-Felder: Wenn du nach Gesundheitsanliegen, Anliegen-Beschreibung etc. fragst, sind das besonders sensible Daten -- hier ist deutsches oder EU-Hosting fast Pflicht.
Zahlungsabwicklung: Stripe und PayPal sind PSD2- und SCA-konform. Achte darauf, dass Zahlungsdaten nie im Buchungstool selbst gespeichert werden (PCI-DSS-Pflichten).
Stornierungs- und Erstattungsbedingungen: Klar im Buchungsprozess kommunizieren, sonst riskierst du Chargebacks und Streit.
Datenexport bei Vertragsende: CSV-Export der Kunden- und Buchungsdaten sollte garantiert sein.

Für Heilberufe (Ärzte, Therapeuten) und sensible Beratung sind Terminland, eTermin und Easy!Appointments (Self-Hosting) die typischen DSGVO-konformen Adressen.

Was kostenlose Buchungstools wirklich können -- und wo sie aufhören

18 der 31 Tools haben einen kostenlosen Plan. Das reicht oft länger als man denkt, hat aber klare Grenzen.

Free-Tier reicht meistens, wenn:

Du nur einen Event- oder Service-Typ anbietest
Du keine Bezahlung im Tool brauchst (oder mit externer Bezahlung arbeitest)
Standard-Branding (Anbieter-Logo auf der Buchungsseite) okay ist
Du eine moderate Buchungsmenge hast (typisch 10 bis 50 pro Monat im Free-Tier)
Du keine SMS-Erinnerungen brauchst

Du brauchst einen Bezahlplan, sobald:

Mehrere Service-Typen, Mitarbeiter oder Standorte abgebildet werden müssen
Du Bezahlung direkt bei Buchung willst
Custom-Branding ohne Anbieter-Logo nötig ist
SMS-Erinnerungen No-Shows reduzieren sollen
Team-Funktionen (Round-Robin, Mehrfach-Kalender) gebraucht werden
Du an Salesforce, HubSpot oder anderes CRM anbinden willst

Konkrete Sprünge: Calendly wird ab Standard (10 EUR pro Nutzer und Monat) deutlich nützlicher, Setmore Pro startet bei 5 USD, Timify Premium ab 25 EUR. Open-Source mit Easy!Appointments bleibt dauerhaft kostenlos, kostet dich aber etwas Server-Pflege.