Aktenplatz vs windream im Vergleich
Preise, Hosting, Funktionen sowie Vor- und Nachteile von Aktenplatz und windream nebeneinander, damit du schnell siehst, welches Tool besser zu dir passt.
Geprüft von Max Benzab 299 € einmalig
Aktenplatz aus München ist ein Dokumentenmanagement-System für Mittelstand, Kanzleien und öffentlichen Dienst mit Volltextsuche samt OCR, einheitlichen Akten, Aufgaben und Board, Mandantenportal, Audit-Log und Hosting in Deutschland, ab 360 Euro pro Nutzer und Jahr oder im Starter Paket für 299 Euro einmalig.
- Preismodell
- Kostenpflichtig
- Hosting
- Deutschland
- Testphase
- keine Angabe
- API
- Ja
Kostenpflichtig
Deutsches ECM- und DMS-System mit patentierter Windows-Explorer-Integration, revisionssicherer Archivierung, KI-Unterstützung und Workflow-Automatisierung für Mittelstand und Behörden.
- Preismodell
- Kostenpflichtig
- Hosting
- Deutschland
- Testphase
- keine Angabe
- API
- Ja
Auf einen Blick
| Merkmal | Aktenplatz | windream |
|---|---|---|
| Preismodell | Kostenpflichtig | Kostenpflichtig |
| Einstiegspreis | ab 299 € einmalig | Preis auf Anfrage |
| Kostenlose Testphase | keine Angabe | keine Angabe |
| Hosting | Deutschland | Deutschland |
| Betrieb | Cloud, On-Premise | Cloud, On-Premise |
| API | Ja | Ja |
| Mobile App | Ja | Ja |
| Integrationen | 23 dokumentiert | 7 dokumentiert |
Angaben laut Anbieter.
Wann Aktenplatz, wann windream?
Aktenplatz passt, wenn …
- du viele fertige Integrationen brauchst (23 dokumentiert)
windream passt, wenn …
Bei Preis, Hosting, Betrieb, API und App hat windream keinen messbaren Vorsprung. Den Ausschlag geben Funktionsumfang und Bedienung, siehe Funktionen sowie Vor- und Nachteile unten.
Funktionen
Aktenplatz
- Eine Suche für alles
- Einheitliche Aktenstruktur
- Aufgaben und Board
- Regeln und Automatisierung
- Aktenpilot
- PDF im Browser
Integrationen: DATEV, DATEV Unternehmen online, Lexware Office, sevDesk, SAP S/4HANA und 18 weitere
windream
- Virtual File System (VFS)
- Revisionssichere Archivierung
- Workflow-Management
- Digitale Rechnungsverarbeitung
- KI-Unterstützung (windream 9)
- windream Dynamic Workspace
Integrationen: SAP, Microsoft 365, Microsoft Teams, DATEV, Windows Explorer und 2 weitere
Tarife und Preise
Aktenplatz (Kostenpflichtig)
- Starter Paket299 € einmalig
- Professional360 € bei jährlicher Zahlung
- Enterpriseauf Anfrage
windream (Kostenpflichtig)
- Lizenz auf Anfrageauf Anfrage
- Cloud-Optionauf Anfrage
Preise laut Anbieter, ohne Gewähr. Prüfe den aktuellen Stand auf der Website des Anbieters.
Vor- und Nachteile
Aktenplatz
Vorteile
- Öffentliche Preise: Professional kostet 360 Euro pro Nutzer und Jahr, ohne Setup-Gebühren und mit allen Updates, Enterprise ist individuell.
- Hosting standardmäßig in deutschen Rechenzentren bei Hetzner und IONOS, ohne AWS, Azure oder Google Cloud.
- Flexible Betriebsarten bis hin zu On-Premise, kommunalen Rechenzentren und Air-Gapped-Betrieb, auch für den öffentlichen Dienst.
- Einrichtung und Aufräumen der Ablage auf Wunsch durch den Anbieter, dazu monatliche Expertencalls im Starter Paket.
- Mandantenportal für Kunden und Mandanten, laut Anbieter ohne Lizenzkosten für externe Nutzer.
- Versionsverlauf, Rechte pro Gruppe, Akte und Fach sowie Audit-Log als Grundlage für die Verfahrensdokumentation nach GoBD.
- Breiter Schnittstellenkatalog mit offener REST-API, Webhooks, WebDAV und DATEV-Belegtransfer.
Nachteile
- Keine kostenlose Testversion: Der Einstieg läuft über eine Live-Demo oder das Starter Paket für 299 Euro einmalig.
- Professional ist auf bis zu 25 Benutzer ausgelegt und wird für 12 Monate im Voraus bezahlt, größere Teams brauchen ein individuelles Enterprise-Angebot.
- Laut Preisseite gehören API-Zugang, White-Label, On-Premise-Betrieb und SLA zum Enterprise-Tarif, dessen Preis nicht veröffentlicht ist.
- Persönlicher Support wird im Prepaid-Modell abgerechnet, 4 Stunden kosten 500 Euro.
windream
Vorteile
- Windows-native VFS-Integration: Da windream als normales Netzlaufwerk erscheint, ist die Einarbeitungszeit minimal. Jede Windows-Anwendung kann direkt auf die ECM-Dokumente zugreifen, was die Akzeptanz bei Mitarbeitern deutlich erhöht.
- Made in Germany und DSGVO-konform: Die Software wird ausschließlich in Bochum entwickelt, Server stehen in Deutschland, und die Archivierung ist von unabhängigen Wirtschaftsprüfer testiert. Besonders relevant für öffentliche Verwaltungen und regulierte Branchen.
- Ausgezeichnete Compliance-Absicherung: Mehrfacher Testsieger im BARC-Studie für ECM-Funktionen; GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung mit lückenlosem Audit-Trail.
- Modular und skalierbar: Unternehmen können mit einzelnen Modulen wie E-Mail-Archivierung starten und den Funktionsumfang bedarfsgerecht erweitern, ohne die gesamte Suite sofort einführen zu müssen.
- Breites Integrationsportfolio: Zertifizierte Schnittstellen zu SAP, DATEV, Microsoft 365, Teams und zahlreichen ERP- und CRM-Systemen sorgen für eine reibungslose Einbindung in bestehende IT-Landschaften.
- KI-Funktionen in windream 9: Automatische Dokumentenzusammenfassungen und ein eingebetteter KI-Chatbot reduzieren den manuellen Aufwand bei der Informationsrecherche erheblich.
- Flexibler Betrieb: On-Premise, Cloud oder Hybrid möglich, inkl. Serverstandort Deutschland, was Datenschutzanforderungen des öffentlichen Sektors erfüllt.
Nachteile
- Starker Windows-Fokus: Die patenierte VFS-Integration ist ein klarer Vorteil für Windows-Umgebungen, jedoch ein Nachteil für Unternehmen, die auf Mac, Linux oder rein browserbasierte Arbeitsplätze setzen.
- Kleineres Partnerökosystem als Marktführer: Im Vergleich zu d.velop oder DocuWare ist das Netzwerk an zertifizierten Implementierungspartnern kleiner, was die regionale Versorgungs- und Beratungstiefe einschränken kann.
- Keine öffentliche Preistransparenz: Alle Editionspreise sind nur auf Anfrage verfügbar, was Budgetplanungen erschwert und den Vergleich mit Wettbewerbern wie agorum core aufwendiger macht.
- Wartungsgebühren vergleichsweise hoch: Laut Anwenderberichten liegen die jährlichen Pflegegebühren bei rund 22 Prozent des Lizenzpreises und damit höher als bei einigen Mitbewerbern.
- Tiefe Windows-Abhängigkeit langfristig riskant: Während die VFS-Integration heute ein Alleinstellungsmerkmal ist, könnte eine zunehmende Verlagerung hin zu cloud-nativen Arbeitsplätzen diesen Vorteil mittelfristig schwächern.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Aktenplatz und windream?
Aktenplatz: Aktenplatz aus München ist ein Dokumentenmanagement-System für Mittelstand, Kanzleien und öffentlichen Dienst mit Volltextsuche samt OCR, einheitlichen Akten, Aufgaben und Board, Mandantenportal, Audit-Log und Hosting in Deutschland, ab 360 Euro pro Nutzer und Jahr oder im Starter Paket für 299 Euro einmalig. windream: Deutsches ECM- und DMS-System mit patentierter Windows-Explorer-Integration, revisionssicherer Archivierung, KI-Unterstützung und Workflow-Automatisierung für Mittelstand und Behörden.