Aktenplatz

Aktenplatz ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS) der Ladewig GmbH aus München. Es richtet sich an den Mittelstand, Kanzleien, Vereine und den öffentlichen Dienst und legt Dokumente in Akten ab, die alle nach derselben Struktur aufgebaut sind: Die Ablagestruktur wird einmal festgelegt, jede neue Akte übernimmt sie automatisch. Ein einziges Suchfeld durchsucht Dokumente, Notizen, Mails und Kontakte, auch eingescanntes Papier, weil eine OCR den Text vorher auslesbar macht.

Neben der Ablage deckt Aktenplatz den Arbeitsablauf ab. Aufgaben mit Frist und Verantwortlichem hängen direkt am Vorgang, Vorgänge wandern als Board per Drag and drop durch ihre Phasen, und Regeln weisen Dokumente und Aufgaben automatisch zu. PDFs lassen sich im Browser öffnen, kommentieren, stempeln und unterschreiben. Postfächer werden synchronisiert, Mails samt Anhang landen auf Wunsch regelbasiert an der richtigen Akte. Der Aktenpilot erkennt eingehende Dokumente, liest Inhalte aus und legt sie am passenden Platz ab. Über das Mandantenportal reichen Kunden und Mandanten Unterlagen selbst ein oder rufen Dokumente ab, laut Anbieter ohne Lizenzkosten für externe Portalnutzer.

Für die Nachvollziehbarkeit führt Aktenplatz einen Versionsverlauf, vergibt Rechte pro Gruppe, Akte und Fach und protokolliert jeden Zugriff in einem Audit-Log, das die Grundlage für die Verfahrensdokumentation bildet. Der Anbieter bezeichnet die Software als GoBD-konform und DSGVO-konform.

Gehostet wird standardmäßig in deutschen Rechenzentren von Hetzner und IONOS in Falkenstein und Nürnberg, ohne AWS, Azure oder Google Cloud. Alternativ läuft Aktenplatz auf einem dedizierten Server, in der eigenen Infrastruktur oder in kommunalen Rechenzentren, sogar offline im Air-Gapped-Betrieb. Technisch setzt die Plattform auf Kubernetes und Open-Source-Komponenten.

Angebunden wird über eine offene REST-API, Webhooks und WebDAV, dazu kommen DATEV-Belegtransfer, ZUGFeRD und XRechnung sowie Import und Export als CSV, XML, PDF und ZIP. Der Schnittstellenkatalog nennt gängige ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Salesforce, HubSpot, Lexware und sevDesk. Cloud-Ablagen wie OneDrive, Dropbox, Nextcloud und Google Drive lassen sich in beide Richtungen archivieren. Native Apps gibt es für iPhone, iPad und Android, die Web-App läuft auf Mac, Windows und Linux.

Die Preise sind offen einsehbar. Der Tarif Professional kostet 360 Euro pro Nutzer und Jahr, wird für 12 Monate im Voraus bezahlt und enthält 500 GB Speicher, bis zu 25 Benutzer, KI-gestützte Suche, Priority Support, Mobile App, erweiterte Berechtigungen und Versionskontrolle. Enterprise ist individuell kalkuliert und umfasst unbegrenzte Nutzer und Speicher, API-Zugang, On-Premise-Betrieb und eine SLA. Für den Einstieg bietet der Anbieter das Starter Paket für 299 Euro einmalig an: sechs Monate voller Funktionsumfang, ein monatlicher 30-Minuten-Call und die gemeinsame Einrichtung. Eine kostenlose Testversion gibt es nicht, stattdessen eine 30-minütige Live-Demo. Persönlicher Support wird im Prepaid-Modell abgerechnet, 4 Stunden kosten 500 Euro.

Aktenplatz passt zu Unternehmen, die ihre Ablage nicht nur digitalisieren, sondern gleich mit aufräumen wollen, denn der Anbieter übernimmt auf Wunsch Analyse, Einrichtung und begleitete Einführung.