Aktenplatz vs DocuWare im Vergleich
Preise, Hosting, Funktionen sowie Vor- und Nachteile von Aktenplatz und DocuWare nebeneinander, damit du schnell siehst, welches Tool besser zu dir passt.
Geprüft von Max Benzab 299 € einmalig
Aktenplatz aus München ist ein Dokumentenmanagement-System für Mittelstand, Kanzleien und öffentlichen Dienst mit Volltextsuche samt OCR, einheitlichen Akten, Aufgaben und Board, Mandantenportal, Audit-Log und Hosting in Deutschland, ab 360 Euro pro Nutzer und Jahr oder im Starter Paket für 299 Euro einmalig.
- Preismodell
- Kostenpflichtig
- Hosting
- Deutschland
- Testphase
- Nein
- API
- Ja
Kostenpflichtig
DocuWare digitalisiert Dokumente und Geschaftsprozesse mit KI-Indexierung, Workflow-Automatisierung und revisionssicherer Archivierung - wahlweise in der Cloud oder On-Premises.
- Preismodell
- Kostenpflichtig
- Hosting
- EU
- Testphase
- Ja
- API
- Ja
Auf einen Blick
| Merkmal | Aktenplatz | DocuWare |
|---|---|---|
| Preismodell | Kostenpflichtig | Kostenpflichtig |
| Einstiegspreis | ab 299 € einmalig | Preis auf Anfrage |
| Kostenlose Testphase | Nein | Ja |
| Hosting | Deutschland | EU |
| Betrieb | Cloud, On-Premise | Cloud, On-Premise |
| API | Ja | Ja |
| Mobile App | Ja | Ja |
| Integrationen | 23 dokumentiert | 10 dokumentiert |
Angaben laut Anbieter.
Wann Aktenplatz, wann DocuWare?
Aktenplatz passt, wenn …
- deine Daten in Deutschland gehostet sein sollen
- du viele fertige Integrationen brauchst (23 dokumentiert)
DocuWare passt, wenn …
Bei Preis, Hosting, Betrieb, API und App hat DocuWare keinen messbaren Vorsprung. Den Ausschlag geben Funktionsumfang und Bedienung, siehe Funktionen sowie Vor- und Nachteile unten.
Funktionen
Aktenplatz
- Eine Suche für alles
- Einheitliche Aktenstruktur
- Aufgaben und Board
- Regeln und Automatisierung
- Aktenpilot
- PDF im Browser
Integrationen: DATEV, DATEV Unternehmen online, Lexware Office, sevDesk, SAP S/4HANA und 18 weitere
DocuWare
- Intelligent Indexing (KI)
- Workflow-Automatisierung
- Rechnungsverarbeitung
- Elektronische Signatur
- Cloud-Archivierung
- Document Capture
Integrationen: SAP, DATEV, Microsoft 365, Microsoft SharePoint, Microsoft Outlook und 5 weitere
Tarife und Preise
Aktenplatz (Kostenpflichtig)
- Starter Paket299 € einmalig
- Professional360 € bei jährlicher Zahlung
- Enterpriseauf Anfrage
DocuWare (Kostenpflichtig)
- DocuWare Cloud 4auf Anfrage
- DocuWare Cloud 15auf Anfrage
- DocuWare Cloud 40auf Anfrage
- DocuWare Cloud 100auf Anfrage
Preise laut Anbieter, ohne Gewähr. Prüfe den aktuellen Stand auf der Website des Anbieters.
Vor- und Nachteile
Aktenplatz
Vorteile
- Öffentliche Preise: Professional kostet 360 Euro pro Nutzer und Jahr, ohne Setup-Gebühren und mit allen Updates, Enterprise ist individuell.
- Hosting standardmäßig in deutschen Rechenzentren bei Hetzner und IONOS, ohne AWS, Azure oder Google Cloud.
- Flexible Betriebsarten bis hin zu On-Premise, kommunalen Rechenzentren und Air-Gapped-Betrieb, auch für den öffentlichen Dienst.
- Einrichtung und Aufräumen der Ablage auf Wunsch durch den Anbieter, dazu monatliche Expertencalls im Starter Paket.
- Mandantenportal für Kunden und Mandanten, laut Anbieter ohne Lizenzkosten für externe Nutzer.
- Versionsverlauf, Rechte pro Gruppe, Akte und Fach sowie Audit-Log als Grundlage für die Verfahrensdokumentation nach GoBD.
- Breiter Schnittstellenkatalog mit offener REST-API, Webhooks, WebDAV und DATEV-Belegtransfer.
Nachteile
- Keine kostenlose Testversion: Der Einstieg läuft über eine Live-Demo oder das Starter Paket für 299 Euro einmalig.
- Professional ist auf bis zu 25 Benutzer ausgelegt und wird für 12 Monate im Voraus bezahlt, größere Teams brauchen ein individuelles Enterprise-Angebot.
- Laut Preisseite gehören API-Zugang, White-Label, On-Premise-Betrieb und SLA zum Enterprise-Tarif, dessen Preis nicht veröffentlicht ist.
- Persönlicher Support wird im Prepaid-Modell abgerechnet, 4 Stunden kosten 500 Euro.
DocuWare
Vorteile
- Made in Germany: Entwicklung und Hauptrechenzentren in Deutschland, GoBD-konforme Archivierung und DSGVO-Compliance aus einer Hand.
- Cloud und On-Premises mit identischem Funktionsumfang: Unternehmen konnen Deployment-Modell frei wahlen oder hybrid betreiben, ohne auf Funktionen verzichten zu mussen.
- DATEV- und SAP-Anbindung nativ: Direkte Konnektoren ohne Drittsoftware erleichtern den Einsatz in deutschen KMU und Steuerkanzleien erheblich.
- Gartner Magic Quadrant 2026 als Challenger positioniert: Unabhangige Analystenanerkennung bestatigt Marktreife und Investitionssicherheit.
- Skalierbar von 4 bis weit uber 100 Nutzer: Einheitliche Plattformarchitektur wachst mit dem Unternehmen, keine Produktwechsel notwendig.
- Starkes Partnerokosystem: Breites Netz zertifizierter Implementierungspartner in der DACH-Region sichert lokalen Support und Branchenexpertise.
Nachteile
- Preis nicht transparent: Alle Pakete werden ausschließlich auf Anfrage bepreist - ein direkter Kostenvergleich ist ohne Verkaufsgesprach nicht moglich.
- Oberflache wirkt veraltet: Nutzer auf Capterra und Trusted.de bemangeln das altbackene, farblose UI-Design im Vergleich zu moderneren SaaS-Konkurrenten.
- Steile Lernkurve: Insbesondere der Workflow-Designer erfordert intensive Einarbeitung und oft externe Schulungen, was die Time-to-Value verlangsamt.
- Support nur uber Partner: Direkte Herstellerunterstutzung ist begrenzt - Anfragen laufen häufig uber Vertriebspartner, was zu langeren Reaktionszeiten fuhren kann.
- Uberdimensioniert fur einfache Anwendungsfalle: Wer nur Ablage und Suche benotigt, zahlt fur einen Funktionsumfang, den er nicht ausschopft.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Aktenplatz und DocuWare?
Aktenplatz: Aktenplatz aus München ist ein Dokumentenmanagement-System für Mittelstand, Kanzleien und öffentlichen Dienst mit Volltextsuche samt OCR, einheitlichen Akten, Aufgaben und Board, Mandantenportal, Audit-Log und Hosting in Deutschland, ab 360 Euro pro Nutzer und Jahr oder im Starter Paket für 299 Euro einmalig. DocuWare: DocuWare digitalisiert Dokumente und Geschaftsprozesse mit KI-Indexierung, Workflow-Automatisierung und revisionssicherer Archivierung - wahlweise in der Cloud oder On-Premises.
Welches Tool hostet in Deutschland?
Aktenplatz gibt Hosting in Deutschland an, DocuWare nicht.