DocuWare vs paperless-ngx

Intelligent Indexing: KI-basierte automatische Indexierung von Dokumenten - das System lernt aus Korrekturen und erkennt Dokumenttypen, extrahiert Daten und klassifiziert ohne manuellen Aufwand.

Workflow-Automatisierung: Grafischer Workflow-Designer fur mehrstufige Freigabe-, Prüf- und Genehmigungsprozesse - von einfachen Benachrichtigungen bis zu komplexen unternehmensweiten Ablaufen.

Rechnungsverarbeitung: Automatisierter Eingangsrechnungs-Workflow mit E-Rechnung-Unterstutzung (ZUGFeRD, XRechnung), revisionssicherer Archivierung und Buchungsfreigabe.

Elektronische Signatur: Integration fuhrender Signaturanbieter fur rechtskraftige qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen direkt aus dem DMS-Workflow heraus.

Cloud-Archivierung: GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung aller Dokumenttypen in der deutschen und europaischen Cloud mit ISO-27001-Zertifizierung und DSGVO-Compliance.

Document Capture: Massenerfassung per Scanner, E-Mail, Import oder Mobile App mit automatischer Barcode-Erkennung, Dokumentensplitting und OCR auch fur handschriftliche Inhalte.

Mobile Access: Native Apps fur iOS und Android ermoglichen Dokumentenzugriff, Freigaben und Archivierung von unterwegs - auch fur Aussendienst und Fertigung.

ERP- und DATEV-Integration: Bidirektionale Anbindung an SAP, DATEV, Microsoft 365 und weitere Systeme fur automatischen Datenabgleich, Smart Connect und Indexdaten-Synchronisation.

Automatische Texterkennung per Tesseract OCR macht eingescannte Papierdokumente und Bild-PDFs vollständig durchsuchbar – unterstützt werden Dutzende Sprachen.

Leistungsstarke Volltextsuche über alle archivierten Dokumente, Metadaten, Tags und Korrespondenten – Ergebnisse erscheinen in Echtzeit.

Flexible Klassifizierung mit frei definierbaren Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen; automatische Zuweisung per Matching-Regeln oder maschinellem Lernen.

Dokumente aus E-Mail-Postfächern werden automatisch per IMAP-Polling abgerufen, gespeichert und klassifiziert – ideal für digitale Rechnungen und Verträge.

Automatisierte Workflows weisen neu importierten Dokumenten anhand von Bedingungen (Absender, Betreff, Inhalt) Tags, Typen und Speicherpfade zu.

Vollständige REST-API erlaubt die Integration in Homeautomation, Zapier-Alternativen (n8n, Make) und eigene Skripte zum automatisierten Dokumentenmanagement.

Apps wie Paperless Mobile (iOS & Android) oder Swift Paperless bieten nativen mobilen Zugriff auf das paperless-ngx-Archiv über die REST API.

Dokumente können lokal, auf einem NAS, S3-kompatiblem Object Storage oder über gemountete Netzlaufwerke gespeichert werden – vollständige Flexibilität im Homelab.