123erfasst vs TimeDoctor

Mitarbeiter erfassen ihre Arbeits-, Pausen- und Fahrtzeiten direkt per Smartphone-App auf der Baustelle. Die Daten werden automatisch den jeweiligen Projekten zugeordnet und in Echtzeit ins Büro übertragen – auch ohne Internetverbindung dank Offline-Modus.

Bautagesberichte werden mobil mit Fotos, Notizen und Wetterdaten erstellt und sofort digital archiviert. Das Bautagebuch dient als rechtssicherer Nachweis für Auftraggeber und ersetzt handschriftliche Aufzeichnungen vollständig.

Mängel und Aufgaben werden als Tickets erfasst, auf hinterlegten Bauplänen verortet und Nachunternehmern oder Mitarbeitern zugewiesen. Die gesamte Dokumentation steht jederzeit digital abrufbar für Bauabnahmen bereit.

Projekte, Geräte und Personal werden in einem übersichtlichen Kalender per Drag & Drop disponiert. Die Planung kann im Team mit Rollen- und Rechtesteuerung erfolgen, sodass Bauleiter und Disponenten gleichzeitig arbeiten können.

Einsatzzeiten und Standorte von Baumaschinen werden erfasst, Wartungstermine geplant und Telematik-Portale verschiedener Hersteller angebunden. Das Add-On Betriebsdaten ermöglicht automatische Standort- und Statusinformationen direkt aus dem Gerät.

Löhne werden unter Berücksichtigung branchenspezifischer Bautarife, Zulagen und Spesen direkt in der Software berechnet. Der Export zu DATEV und anderen Lohnsystemen minimiert den manuellen Aufwand im Büro.

Angebote, Aufträge und Rechnungen werden intuitiv erstellt, Baustein-Kataloge genutzt und GAEB-Ausschlllreibungen importiert bzw. exportiert. Die KI-Kalkulationskontrolle im Pro-Tarif prüft die Kalkulation automatisch auf Plausibilität.

Individuelle Formulare, Checklisten und Unterschriftsfelder werden in der Software erstellt und mobil auf der Baustelle ausgefüllt. Die ausgefüllten Formulare sind sofort digital archiviert und können als PDF exportiert werden.

TimeDoctor erfasst Arbeitszeiten automatisch auf Desktop (Windows, Mac, Linux) und Mobilgeräten, inklusive Offline-Synchronisation. Mitarbeiter können Timer manuell starten und stoppen; Leerlaufzeiten werden erkannt und separat ausgewiesen.

In konfigurierbaren Intervallen werden automatisch Screenshots des Mitarbeiter-Bildschirms erstellt. Im Premium-Plan sind zusätzlich Videoaufnahmen des Bildschirms möglich. Administratoren können Screenshots optional verpixeln, um sensible Inhalte zu schützen.

Jede besuchte Website und jede genutzte Anwendung wird protokolliert und nach Produktivitätskategorie bewertet. Manager sehen auf einen Blick, ob Zeit auf arbeitsbezogene oder ablenkende Aktivitäten verwendet wird.

Benchmarks AI vergleicht Team-Performance mit anonymisierten Branchendaten. Das System erkennt frühe Burnout-Signale, ineffiziente Prozesse und Fehlausrichtungen – und sendet Warnungen an Dashboard oder E-Mail, bevor Probleme eskalieren.

TimeDoctor enthält eine integrierte Schichtplanung, Urlaubsverwaltung und automatisierte Timesheets. Die nahtlose Integration in Payroll-Tools wie Gusto, QuickBooks und ADP reduziert manuelle Abrechnungsarbeit erheblich.

TimeDoctor verbindet sich mit den meisten verbreiteten Projektmanagement-, HR- und Kommunikationstools, darunter Jira, Asana, Trello, Slack, Salesforce und GitHub. Eine offene API sowie Zapier-Support ermöglichen zusätzliche individuelle Workflows.

Admins können feingranular steuern, wer welche Daten sieht. Optionales Screenshot-Blurring, manuelle Zeiteinträge und anonymisierte Berichte helfen, den Datenschutz von Mitarbeitenden zu wahren und DSGVO-Anforderungen zu adressieren.