Die 6 besten 123erfasst-Alternativen

dataPad® ist eine mobile Formular-App aus Österreich, die Unternehmen dabei hilft, papierbasierte Dokumentationsprozesse vollständig zu digitalisieren. Mit der App können Mitarbeiter individuelle Formulare – von einfachen Checklisten bis zu komplexen Workflows – sowohl offline als auch online ausfüllen. Die Lösung unterstützt Fotodokumentation mit integriertem Editor, digitale Unterschriften mit Zeitstempel, QR-Code-Scan, Diktierfunktion sowie dynamische Blöcke zur flexiblen Datenerfassung. Über eine RESTful API lässt sich dataPad® nahtlos in bestehende ERP-, CRM- und Branchensoftware integrieren. Besonders im Handwerk, Bauwesen, Wartung und Außendienst ersetzt die App Papierformulare und schafft eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation. Fertige PDF-Dokumente werden automatisch generiert und synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht – ideal für Teams, die regelmäßig ohne Netz arbeiten.

clockin ist eine deutsche Zeiterfassungslösung aus Osnabrück, die Unternehmen aller Branchen bei der rechtskonformen Erfassung von Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten unterstützt. Die cloud-basierte Software ist 100 % Made in Germany, DSGVO-konform und EuGH-konform. Über 8.000 Unternehmen nutzen clockin bereits – besonders beliebt im Handwerk, Außendienst, der Pflege und im mittelständischen KMU-Bereich. Mitarbeiter stempeln per Smartphone-App, Tablet-Terminal oder Web-Browser; alle Daten laufen in Echtzeit im persönlichen Bürocenter zusammen. clockin erstellt automatisch Stundenzettel, bietet einen direkten DATEV-Export für die Lohnbuchhaltung und ermöglicht die Projektzeiterfassung mit digitalen Projektakten, Checklisten, Fotos und Unterschriften. Ergänzend stehen KI-basierte Add-ons für Videodokumentation, Gesprächsnotizen und einen KI-Telefonassistenten zur Verfügung. Das Abonnement startet ab 3,19 € pro Nutzer und Monat (bei 24-monatiger Laufzeit) und kann 14 Tage kostenlos getestet werden – ohne automatische Verlängerung.

towio ist eine cloudbasierte Handwerkersoftware von Wurth, die Betriebe im Handwerk beim papierlosen Arbeiten unterstützt. Mit towio erstellst du Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen in wenigen Schritten direkt am Smartphone, Tablet oder PC. Die gesetzeskonforme Zeiterfassung nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz lässt sich per App oder Desktop starten und stoppen. Baustellendokumentation gelingt vor Ort mit automatisch hinterlegten Metadaten wie GPS-Standort und Wetter sowie Fotodokumentation und digitalen Kundenunterschriften. Aufgaben lassen sich Mitarbeitern zuweisen und terminieren, abgeschlossene Arbeiten werden archiviert. Jede per E-Mail versendete Rechnung erfullt automatisch das ZUGFeRD-E-Rechnungsformat. Ein integriertes Kassenbuch erleichtert die Einnahmen- und Ausgabenverwaltung, Artikelstammdaten lassen sich importieren und exportieren. towio läuft als Cloud-Lösung ohne Installation auf Mac, Windows, iOS und Android. Datenspeicherung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland, die Lösung ist DSGVO-konform und GoBD-zertifiziert. Die Abrechnung läuft uber bestehende Wurth-Kundenkonten. Ein 14-tägiger kostenloser Test ohne automatische Verlängerung steht zur Verfügung. Telefonischer und E-Mail-Support sowie Schulungen sind im Preis enthalten.

Crewmeister ist eine deutsche Zeiterfassungssoftware aus München für Betriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Per Smartphone-App, Tablet-Terminal oder Browser stempeln Mitarbeiter sekundengenau ein und aus, auch offline. Überstunden werden automatisch berechnet, Pausen abgezogen und Daten DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert. Urlaubsanträge, Krankheitsmeldungen und Schichtplanung mit Vorlagen sind integriert. GPS-Standorterfassung und optionale DATEV-Schnittstelle runden das Angebot ab.

ClickUp ist eine All-in-One Work-Management-Plattform, die Aufgaben, Docs, Chat, Ziele, Zeiterfassung und Whiteboards in einem einzigen Workspace vereint. Statt einzelner Tools für Projektmanagement, Dokumentation und Kommunikation setzt ClickUp auf eine gemeinsame Oberfläche mit frei konfigurierbaren Ansichten wie Liste, Board, Kalender, Gantt, Timeline und Tabelle. So kannst du für unterschiedliche Teams und Projekte jeweils die passende Darstellung wählen, ohne die Daten in ein anderes Tool zu übertragen.

Der integrierte KI-Assistent ClickUp Brain fasst Aufgaben zusammen, beantwortet Fragen zum Workspace-Inhalt, schreibt Updates und automatisiert wiederkehrende Abläufe. Mit der neueren Generation Brain² kommt ein persistentes Gedächtnis über mehrere KI-Modelle hinweg hinzu, darunter GPT, Claude und Gemini, sowie sogenannte Super Agents, die Aufgaben über mehr als 500 Tool-Integrationen hinweg eigenständig ausführen können. Damit positioniert sich ClickUp zunehmend als Plattform, auf der KI nicht nur unterstützt, sondern eigenständig Teilaufgaben übernimmt.

Die Plattform richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen sowie Enterprise-Teams, die mehrere Einzeltools wie Jira, Asana, Notion oder Slack durch eine gemeinsame Lösung ersetzen möchten. ClickUp gibt an, mehr als fünf Millionen Teams zu bedienen, darunter einen Großteil der Fortune-500-Unternehmen. Über 1.000 native und API-Integrationen verbinden ClickUp mit bestehenden Tool-Stacks, etwa Slack, Microsoft 365, Google Workspace, GitHub, Zoom und Salesforce. Dashboards und Reporting-Funktionen erlauben es, den Fortschritt mehrerer Projekte an einer Stelle zu überwachen, während Automatisierungen wiederkehrende Statuswechsel, Zuweisungen und Benachrichtigungen ohne manuellen Aufwand erledigen.

Die Preise starten bei einem kostenlosen Plan mit unbegrenzten Aufgaben und Mitgliedern und skalieren über mehrere kostenpflichtige Tarife bis hin zu individuellen Enterprise-Konditionen mit SAML SSO, Audit-Logs und HIPAA-Unterstützung. Die bezahlten Tarife enthalten inzwischen ein KI-Kontingent für ClickUp Brain: Core bringt 1.000 Credits, Business 1.500 Credits pro Nutzer und Monat (Stand 30.10.2026). Die hohe Funktionsdichte macht ClickUp besonders für Teams interessant, die verschiedene Arbeitsbereiche konsolidieren wollen, verlangt neuen Nutzern aber auch eine spürbar längere Einarbeitungszeit ab als schlankere Einzeltools mit engerem Funktionsumfang.

Clockify ist eine der beliebtesten Zeiterfassungssoftware weltweit und wird von über 7 Millionen Nutzern eingesetzt. Das serbische Unternehmen COING (Teil der CAKE.com-Gruppe) bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan mit unbegrenzten Nutzern, Projekten und Zeiterfassungen – ohne versteckte Gebühren. Per Timer, Wochentabelle, Kalender oder Auto-Tracker lässt sich Arbeitszeit sekundengenau erfassen. Berichte, Rechnungsstellung, Genehmigungsworkflows und GPS-Tracking runden das Funktionsspektrum ab. Clockify läuft als Web-App, Desktop-Client und mobile App (iOS/Android) und synchronisiert alle Daten in Echtzeit. Bezahlpläne (Basic bis Enterprise) schalten erweiterte Verwaltungs-, Abrechnungs- und Sicherheitsfunktionen frei. Datenhaltung wahlweise auf US- oder EU-Servern (Deutschland) möglich.