Die 6 besten Personio-Alternativen

Factorial ist eine cloudbasierte All-in-One HR-Plattform aus Barcelona, die sämtliche Personalprozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen automatisiert. Die Software bündelt Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, digitale Personalakte, Lohnabrechnung, Recruiting, Performance Management und interne Kommunikation in einer einzigen Oberfläche. Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten über Browser, Mobile App oder Tablet-Kiosk und stellen Urlaubsanträge per Self-Service. Manager genehmigen Anträge mit einem Klick und behalten Abwesenheiten teamweit im Blick. Die digitale Personalakte ersetzt Aktenordner durch revisionssichere Dokumentenablage mit elektronischer Signatur. Im Recruiting-Modul lassen sich Stellenanzeigen auf mehreren Jobboards veröffentlichen, Bewerbungen zentral verwalten und Kandidaten im Kanban-Board durch den Prozess führen. Onboarding-Workflows automatisieren wiederkehrende Aufgaben für neue Mitarbeiter. Die Plattform ist DSGVO-konform, hostet ausschließlich in europäischen Rechenzentren und bietet Schnittstellen zu DATEV, Personio-Importen, Slack, Microsoft Teams und Google Workspace. Mit über 13.000 Kundenunternehmen weltweit zählt Factorial zu den am schnellsten wachsenden HR-Tech-Anbietern in Europa und ist eine ernsthafte Alternative zu Personio für Unternehmen mit 10 bis 1.000 Mitarbeitern.

Sage HR ist eine cloudbasierte Personalmanagement-Software des britisch-deutschen ERP-Anbieters Sage und richtet sich an kleine sowie mittelständische Unternehmen, die ihre HR-Prozesse strukturiert digitalisieren möchten. Die Plattform startet mit dem Core-HR-Modul Plus, in dem Mitarbeiterdaten, Verträge, Dokumente und Organigramme zentral verwaltet werden, und lässt sich modular um Leave Management, Zeiterfassung, Schichtplanung, Performance Management, Recruiting und Spesenabrechnung erweitern. Du buchst die Bausteine flexibel pro Mitarbeiter und Monat, sodass die Lösung von der reinen digitalen Personalakte bis zur Full-Suite-HR mitwächst. Über das Self-Service-Portal beantragen Mitarbeiter Urlaub, melden Krankheit, pflegen Kontaktdaten und sehen Gehaltsabrechnungen ein, während Führungskräfte Genehmigungen mobil per App freigeben. Sage HR bietet automatisierte Workflows für Onboarding, Vertragserstellung und wiederkehrende Aufgaben sowie umfangreiche Reports zu Headcount, Fluktuation und Abwesenheiten. Daten werden DSGVO-konform in europäischen Rechenzentren gehostet, ein dediziertes Sicherheits- und Compliance-Team kümmert sich um ISO 27001 und SOC-Audits. Über offene APIs verbindest du Sage HR mit DATEV, Lexware, Sage Lohnabrechnung, Microsoft 365, Slack und gängigen ATS-Systemen. Dadurch eignet sich die Software für deutsche und europäische KMU, die HR-Stammdaten, Abwesenheiten und Performance in einem System bündeln und gleichzeitig die Brücke zu Lohnbuchhaltung und Steuerberatung schlagen möchten.

BambooHR ist der führende cloudbasierte HR-Software-Anbieter für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im US-Markt und wird weltweit von über 34.000 Unternehmen in 190 Ländern eingesetzt. Die Plattform vereint alle zentralen Personalverwaltungsfunktionen: Mitarbeiterdatenbank, Bewerbermanagement (ATS), strukturierte Onboarding-Workflows, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Leistungsmanagement mit 360-Grad-Feedback sowie ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal. Die drei Tarife Core, Pro und Elite (jeweils pro Mitarbeiter pro Monat, Preis auf Anfrage) decken von grundlegenden HR-Prozessen bis hin zu erweiterter Analytics und Talentmanagement alle Anforderungen wachsender Unternehmen ab. Ergänzend sind Payroll (nur USA), Zeiterfassung und Benefits Administration als kostenpflichtige Add-ons buchbar. Seit März 2026 bietet BambooHR mit BambooHR Services auch einen vollständig verwalteten Payroll-Service an. Dank einer offenen REST-API und mehr als 120 vorintegrierten Drittanbieter-Apps -- darunter Slack, Microsoft 365, Okta, Greenhouse, Lever, Indeed, Zapier und SAP SuccessFactors -- lässt sich die Plattform nahtlos in bestehende Systemlandschaften einbinden. Kundendaten werden wahlweise in den USA, Kanada oder im EU-Rechenzentrum in Irland gehostet. BambooHR ist nicht DATEV- oder DACH-Lohn-kompatibel und eignet sich daher primär für international ausgerichtete KMU oder US-Niederlassungen.

jacando ist eine Schweizer HR-Software des Basler Anbieters jacando AG und bündelt Recruiting, Personalverwaltung, Talentmanagement und Zeiterfassung in einer modularen Cloud-Suite. Die Plattform richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen in der DACH-Region, die ihre HR-Prozesse digitalisieren und gleichzeitig hohe Anforderungen an Datenschutz erfüllen müssen. Mit jacando match steuerst du den kompletten Hiring-Funnel von der Stellenanzeige über Multiposting und Karriereseite bis zum digitalen Bewerbergespräch. jacando admin übernimmt die Personalverwaltung mit digitaler Personalakte, Dokumentenmanagement, Organigramm und Workflows für Vertragsänderungen. Im Modul time erfasst du Arbeitszeit, Abwesenheiten, Spesen und Schichten über Web und Mobile App. Das Modul talent unterstützt Onboarding, Zielvereinbarungen, Beurteilungen und Weiterbildungen. Die Plattform ist ISO 27001 zertifiziert, hostet Daten in zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz und der EU und erfüllt damit DSGVO und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz. Über Standardintegrationen verbindest du jacando mit Buchhaltungssystemen wie DATEV, Lexware, Sage, Abacus und SD Worx, mit Microsoft 365 sowie über Zapier und REST-API mit weiteren Tools. Self-Service-Portale für Mitarbeitende und Führungskräfte reduzieren Rückfragen, automatisierte Workflows beschleunigen Genehmigungen. Damit eignet sich jacando für DACH-Unternehmen mit Standorten in Schweiz, Deutschland oder Österreich, die eine HR-Suite mit Schweizer Hosting und tiefer Buchhaltungsintegration suchen.

Kenjo ist eine europäische All-in-One HR-Suite aus Berlin, speziell entwickelt für KMU mit Frontline-Mitarbeitenden – also Teams in Gastronomie, Einzelhandel, Logistik und Pflege. Die Plattform vereint Schichtplanung, digitale Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Recruiting, Onboarding, Leistungsbewertung und Payroll-Vorbereitung in einer einzigen cloudbasierten Lösung. Kenjo richtet sich an Personalverantwortliche, die multiple Excel-Tabellen, WhatsApp-Koordination und manuelle Prozesse durch ein DSGVO-konformes System ablösen möchten. Mit einer mobilen App für Mitarbeitende im Außendienst, einem Kiosk-Terminal für standortbasiertes Einstempeln und einem Self-Service-Portal ermöglicht Kenjo modernes Workforce Management auch ohne feste Büroarbeitsplätze. Dank transparenter Preise ab 5,40 EUR pro Mitarbeitenden und Monat eignet sich die Plattform bereits für kleine Teams – und skaliert bis hin zu mittelständischen Unternehmen mit mehreren Standorten.

HeavenHR ist eine in Berlin entwickelte All-in-One-HR-Software, die kleine und mittlere Unternehmen bei der digitalen Personalverwaltung und Lohnabrechnung unterstützt. In einer zentralen Cloud-Plattform verwaltest du Personalstammdaten in der digitalen Personalakte, erfasst Arbeitszeiten gesetzeskonform, planst Abwesenheiten und steuerst Recruiting-Prozesse. Die integrierte Lohnabrechnung in Echtzeit bildet alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben ab, kommuniziert direkt mit Finanzämtern und Krankenkassen und erstellt Lohndokumente automatisch. Mitarbeiter nutzen ein Self-Service-Portal für Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Dokumente und Gehaltsabrechnungen, Führungskräfte genehmigen Anträge per App oder Browser. HeavenHR ist Made in Germany, betreibt seine Plattform in deutschen Rechenzentren mit ISO-Zertifizierung und stellt damit eine vollständig DSGVO-konforme Lösung bereit. Die Software ist modular aufgebaut, sodass du mit HR Admin startest und Lohnabrechnung, Recruiting, Schichtplanung sowie Performance Management bei Bedarf hinzubuchst. Workflows für Onboarding, Vertragserstellung, Genehmigungen und Befristungs-Reminder reduzieren manuelle Arbeit deutlich. Über Integrationen verbindest du HeavenHR mit DATEV, Lexware, Microsoft 365, Google Workspace und über die offene API mit eigenen Tools. Damit eignet sich HeavenHR für Mittelständler, Startups und Steuerkanzlei-Mandanten, die HR und Payroll in einem deutschen System bündeln möchten, statt mehrere internationale Tools parallel zu betreiben.