Die Agenturverwaltung

Die Agenturverwaltung ist eine browserbasierte Agentursoftware der Die Agenturverwaltung GmbH & Co. KG aus Hamburg. Sie bündelt Angebot, Projektmanagement, Zeiterfassung, Eingangsbelege, Abrechnung, Controlling und Personalverwaltung in einem System, statt sie auf getrennte Tools und Excel-Listen zu verteilen. Die Zielgruppe sind dienstleistende Betriebe mit Honorargeschäft: Marketing-, PR-, Werbe-, Social-Media- und Digitalagenturen, Beratungen, Design- und Filmstudios sowie Software- und App-Entwicklung. Starten kann man laut Anbieter schon allein, richtig spürbar wird der Effekt bei etwa 25 bis 35 Personen.

Am Anfang steht das Angebot. Kostenvoranschläge entstehen im eigenen Corporate Design, gegliedert in Positionsgruppen und Positionen, kalkuliert als Festpreis, nach Tagessatz oder nach Stundensatz. Wiederkehrende Leistungen liegen in einem Produktkatalog, komplette Angebote oder einzelne Positionen lassen sich kopieren. Aus dem freigegebenen Kostenvoranschlag entsteht das Projekt samt Zeitbudgets, die in die Aufgaben übertragen werden. Der Soll-Ist-Vergleich läuft laufend mit, ein Budget-Alarm meldet, wenn hinterlegte Schwellen erreicht werden. Alternativ kann das Projektbudget auch manuell, ohne Kostenvoranschlag, festgelegt werden.

Für die Projektsteuerung gibt es Kanban-Boards je Projekt oder Team, Aufgaben mit Unteraufgaben, Kommentaren und Dateianhängen sowie eine Listen-, Wochen- und Kapazitätsansicht. Die Kapazitätsplanung zeigt geplante Last gegen verfügbare Zeit, sodass sichtbar wird, wer in der nächsten Woche überbucht ist. Abwesenheiten fließen direkt ein, individuelle Arbeitszeitmodelle bilden Teilzeit und Vier-Tage-Woche ab, und die Verrechenbarkeitsquote lässt sich je Person, Team und Zeitraum auswerten. Zeiten werden per Timer oder als Liste direkt auf Projekt, Aufgabe oder Angebotsposition gebucht und mit hinterlegten Stundensätzen bewertet. Zusätzlich gibt es eine digitale Stechuhr für die gesetzeskonforme Anwesenheitserfassung mit Start, Ende und Pausen.

Bei der Abrechnung unterstützt das System Voll-, Teil- und Akontorechnungen, Retainer und Time and Material, außerdem E-Rechnungen in allen gängigen Formaten, offene Posten und ein Mahnwesen. Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Upload oder über Dienste wie GetMyInvoices und Pleo ins System. Eine KI-gestützte Belegerkennung liest die Daten aus und schlägt die Kontierung vor, Freigaben laufen digital, und Fremdleistungen werden dem Projekt zugeordnet und automatisch weiterberechnet. Die Agenturverwaltung ist Schnittstellenpartner für den DATEV Buchungsdatenservice und den DATEV Belegbildservice, Buchungen und Belegbilder gehen damit ganz ohne Export an DATEV und den Steuerberater. Über 200 Kennzahlen bilden die Grundlage für eigene Berichte und rollenbezogene Dashboards. Die Personalverwaltung führt Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Arbeitszeitkonten.

Angebunden sind unter anderem DATEV, Personio, HRworks, Pleo, GetMyInvoices, Slack, make.com, Google Sheets, Microsoft Entra für Single Sign-on, HubSpot CRM, E-Mail und iCal. Über make.com lassen sich tausende weitere Drittanbieter-Apps anbinden. Eine API ist dokumentiert, und über einen MCP-Server lassen sich Projekt- und Finanzdaten aus Claude oder ChatGPT abfragen. Ein Vertriebs-CRM ist die Software nach Angaben des Anbieters nicht, dafür wird HubSpot angebunden.

Die Preise gelten netto pro Nutzerin und Nutzer und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer: Basic kostet 15 Euro, Cherry-Picker mit drei frei wählbaren Premium-Modulen 25 Euro, mit sechs Modulen 35 Euro, Premium mit vollem Funktionsumfang 45 Euro. Grundlegende Projektmanagement-Funktionen sind in jedem Paket enthalten, die Kapazitätsplanung und das erweiterte Projektmanagement gehören zu den Premium-Modulen und sind im Basic-Paket nicht enthalten. Die Lizenzkosten werden für zwölf Monate im Voraus berechnet und danach tagesgenau korrigiert, Kündigungsfristen gibt es nicht. Hinzu kommt eine einmalige Onboarding-Pauschale von 1.000 Euro. Support per E-Mail und Telefon ist inklusive. Eine interaktive Demo startet sofort, für einen Test mit eigenen Daten muss man den Anbieter ansprechen.

Zum Datenschutz nennt der Anbieter ISO-27001-zertifizierte Server, Betrieb nach DSGVO inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag, tägliche Backups und Audit-Trails. Die Daten liegen in drei Rechenzentren in der Region Frankfurt, die mehrere Kilometer voneinander entfernt sind, und werden in jedem davon doppelt gespeichert. Eine Spiegelung in ein anderes EU-Land gibt es aktuell nicht, sie ist laut Anbieter aber geplant. KI-Modelle laufen neben Frankfurt teils in Irland und Schweden, der E-Mail-Versand aus dem System läuft über Rechenzentren in Frankreich.