Caya vs DocuWare

Briefpost wird täglich im deutschen Scanzentrum geoeffnet, gescannt und als PDF im Document Cockpit bereitgestellt, inklusive automatischer Klassifizierung und E-Mail-/App-Benachrichtigung.

Deep-OCR macht alle eingescannten Dokumente volltext-durchsuchbar, sodass Briefe, Rechnungen und Verträge sekundenschnell gefunden werden.

Document Extractions lesen Beträge, IBANs, Lieferanten und Vorgangsnummern automatisch aus und liefern strukturierten Output als JSON oder CSV für angebundene Systeme.

Regelbasierte Automatisierungen verteilen Dokumente an zuständige Personen oder Abteilungen, vergeben Tags und loesen Folgeprozesse aus, ohne manuellen Eingriff.

Physische Originale werden mindestens 90 Tage sicher im Scanzentrum aufbewahrt; digitale Dokumente werden revisionssicher und unveraenderlich abgelegt.

Granulare Lese- und Bearbeitungsrechte für Nutzer und Rollen stellen sicher, dass jedes Teammitglied nur die relevanten Dokumente sieht.

Native Anbindungen an DATEV, Zapier, Make und über 100 weitere Tools ermöglichen die automatische Uebertragung extrahierter Daten in ERP- und Buchhaltungssysteme.

Dokumente sind jederzeit über Browser sowie iOS- und Android-App abrufbar, mit Push-Benachrichtigung bei neuer Post.

Caya erfuellt DSGVO, GoBD, ISO 27001, DORA und bietet individuelle AVV sowie Verschwiegenheitsverpflichtungen für Berufsgeheimnisstraeger.

Franchise-Netzwerke, Hausverwaltungen und Unternehmen mit mehreren Standorten verwalten alle Posteingaenge zentral in einer Instanz.

Intelligent Indexing: KI-basierte automatische Indexierung von Dokumenten - das System lernt aus Korrekturen und erkennt Dokumenttypen, extrahiert Daten und klassifiziert ohne manuellen Aufwand.

Workflow-Automatisierung: Grafischer Workflow-Designer fur mehrstufige Freigabe-, Prüf- und Genehmigungsprozesse - von einfachen Benachrichtigungen bis zu komplexen unternehmensweiten Ablaufen.

Rechnungsverarbeitung: Automatisierter Eingangsrechnungs-Workflow mit E-Rechnung-Unterstutzung (ZUGFeRD, XRechnung), revisionssicherer Archivierung und Buchungsfreigabe.

Elektronische Signatur: Integration fuhrender Signaturanbieter fur rechtskraftige qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen direkt aus dem DMS-Workflow heraus.

Cloud-Archivierung: GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung aller Dokumenttypen in der deutschen und europaischen Cloud mit ISO-27001-Zertifizierung und DSGVO-Compliance.

Document Capture: Massenerfassung per Scanner, E-Mail, Import oder Mobile App mit automatischer Barcode-Erkennung, Dokumentensplitting und OCR auch fur handschriftliche Inhalte.

Mobile Access: Native Apps fur iOS und Android ermoglichen Dokumentenzugriff, Freigaben und Archivierung von unterwegs - auch fur Aussendienst und Fertigung.

ERP- und DATEV-Integration: Bidirektionale Anbindung an SAP, DATEV, Microsoft 365 und weitere Systeme fur automatischen Datenabgleich, Smart Connect und Indexdaten-Synchronisation.