Caya
Caya digitalisiert Briefpost täglich per Scanzentrum in Deutschland und automatisiert Dokumentenprozesse mit OCR, KI-Extraktion und GoBD-konformer Archivierung.
Was ist Caya?
Caya ist eine deutsche Document Automation Suite für Unternehmen, die ihre Briefpost digitalisieren und Dokumentenprozesse automatisieren moechten. Der Service digitalisiert eingehende Briefpost täglich über ein eigenes Scanzentrum in Deutschland: Dokumente werden geoeffnet, gescannt, per OCR volltext-erschlossen und im digitalen Posteingang bereitgestellt. Dort lassen sie sich per Volltextsuche finden, in individuellen Ordnerstrukturen ablegen und via Automagic Workflows regelbasiert an Teammitglieder oder externe Systeme weiterleiten. KI-gestuetzte Document Extractions lesen relevante Datenpunkte wie Beträge, IBANs und Lieferantennamen automatisch aus und uebergeben sie als JSON oder CSV an angebundene Tools. Caya ist GoBD-konform, DSGVO-konform, ISO 27001-zertifiziert und DORA-konform. Alle Daten werden verschluesselt in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Frankfurt gespeichert. Mit über 100 Integrationen, darunter DATEV, Zapier und Make, passt sich Caya in bestehende Softwarelandschaften ein. Die Lösung eignet sich besonders für Steuerberater, Banken, Hausverwaltungen, Franchise-Netzwerke und alle KMU mit hohem Postvolumen oder strengen Compliance-Anforderungen.
Quick Info
Tags
Für wen ist Caya geeignet?
Caya ist geeignet für:
Wichtigste Funktionen von Caya
Die wichtigsten Funktionen von Caya sind:
Digitaler Posteingang (Post Scan)
Briefpost wird täglich im deutschen Scanzentrum geoeffnet, gescannt und als PDF im Document Cockpit bereitgestellt, inklusive automatischer Klassifizierung und E-Mail-/App-Benachrichtigung.
Volltextsuche (OCR)
Deep-OCR macht alle eingescannten Dokumente volltext-durchsuchbar, sodass Briefe, Rechnungen und Verträge sekundenschnell gefunden werden.
KI-Datenextraktion
Document Extractions lesen Beträge, IBANs, Lieferanten und Vorgangsnummern automatisch aus und liefern strukturierten Output als JSON oder CSV für angebundene Systeme.
Automagic Workflows
Regelbasierte Automatisierungen verteilen Dokumente an zuständige Personen oder Abteilungen, vergeben Tags und loesen Folgeprozesse aus, ohne manuellen Eingriff.
GoBD-konforme Archivierung
Physische Originale werden mindestens 90 Tage sicher im Scanzentrum aufbewahrt; digitale Dokumente werden revisionssicher und unveraenderlich abgelegt.
Rechte- und Rollenverwaltung
Granulare Lese- und Bearbeitungsrechte für Nutzer und Rollen stellen sicher, dass jedes Teammitglied nur die relevanten Dokumente sieht.
100+ Integrationen
Native Anbindungen an DATEV, Zapier, Make und über 100 weitere Tools ermöglichen die automatische Uebertragung extrahierter Daten in ERP- und Buchhaltungssysteme.
Mobile App und Web-Zugriff
Dokumente sind jederzeit über Browser sowie iOS- und Android-App abrufbar, mit Push-Benachrichtigung bei neuer Post.
Compliance Management
Caya erfuellt DSGVO, GoBD, ISO 27001, DORA und bietet individuelle AVV sowie Verschwiegenheitsverpflichtungen für Berufsgeheimnisstraeger.
Mehrere Standorte und Mandanten
Franchise-Netzwerke, Hausverwaltungen und Unternehmen mit mehreren Standorten verwalten alle Posteingaenge zentral in einer Instanz.
Was sind Vorteile und Nachteile von Caya?
Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile von Caya im Überblick:
Vorteile
Nachteile
Caya-Preise und Kosten
Die aktuellen Preispläne und Kosten von Caya sind:
Essentials
Basisfunktionen für Selbstständige und Freelancer mit bis zu 5 Nutzenden, OCR, Integrationen und individuellen Workflows.
- Bis zu 5 Nutzende
- Texterkennung (OCR)
- Individuelle Ordnerstruktur
- Alle Integrationen
- Standard- und individuelle Workflows
- 50 Automations-Actions inklusive
- Individueller AVV
- Persoenlicher Ansprechpartner
Standard
BeliebtStandardlösung für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 50 Nutzenden und erweitertem Funktionsumfang.
- Bis zu 50 Nutzende
- Texterkennung (OCR)
- Individuelle Ordnerstruktur
- Alle Integrationen
- Standard- und individuelle Workflows
- 150 Automations-Actions inklusive
- Individueller AVV
- Persoenlicher Ansprechpartner
Professional
Erweiterte Compliance-Funktionen für Berufsgeheimnisstraeger (Anwaelte, Steuerberater) mit unbegrenzten Nutzenden.
- Unbegrenzte Nutzende
- Texterkennung (OCR)
- Individuelle Ordnerstruktur
- Alle Integrationen
- Standard- und individuelle Workflows
- Automations-Actions auf Anfrage
- Verschwiegenheitsverpflichtung gem. BRAO / StGB
- Individueller AVV
- Persoenlicher Ansprechpartner
Caya Videos
Folgende Videos helfen dir beim schnellen Einstieg in Caya:
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Häufig gestellte Fragen zu Caya
Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Caya auf einen Blick: