Caya vs ELOoffice im Vergleich
Preise, Hosting, Funktionen sowie Vor- und Nachteile von Caya und ELOoffice nebeneinander, damit du schnell siehst, welches Tool besser zu dir passt.
Geprüft von Max Benzab 9,99 € / Monat
Caya digitalisiert Briefpost täglich per Scanzentrum in Deutschland und automatisiert Dokumentenprozesse mit OCR, KI-Extraktion und GoBD-konformer Archivierung.
- Preismodell
- Kostenpflichtig
- Hosting
- Deutschland
- Testphase
- Nein
- API
- Ja
ab 345 € einmalig
ELOoffice ist das bewährte Windows-DMS von ELO Digital Office fur Einzelplätze und kleine Teams mit OCR, Volltextsuche und Outlook-Integration.
- Preismodell
- Kostenpflichtig
- Hosting
- keine Angabe
- Testphase
- Ja
- API
- Nein
Auf einen Blick
| Merkmal | Caya | ELOoffice |
|---|---|---|
| Preismodell | Kostenpflichtig | Kostenpflichtig |
| Einstiegspreis | ab 9,99 € / Monat | ab 345 € einmalig |
| Kostenlose Testphase | Nein | Ja |
| Hosting | Deutschland | keine Angabe |
| Betrieb | Cloud | On-Premise |
| API | Ja | Nein |
| Mobile App | Ja | Ja |
| Integrationen | 8 dokumentiert | 4 dokumentiert |
Angaben laut Anbieter.
Wann Caya, wann ELOoffice?
Caya passt, wenn …
- deine Daten in Deutschland gehostet sein sollen
- du eine API für eigene Integrationen brauchst
ELOoffice passt, wenn …
- du die Software selbst betreiben willst (On-Premise)
Funktionen
Caya
- Digitaler Posteingang (Post Scan)
- Volltextsuche (OCR)
- KI-Datenextraktion
- Automagic Workflows
- GoBD-konforme Archivierung
- Rechte- und Rollenverwaltung
Integrationen: DATEV, Zapier, Make, Lexware, sevDesk und 3 weitere
ELOoffice
- Dokumentenarchivierung nach Aktenschrank-/Ordner-Prinzip
- OCR-Texterkennung fur gescannte Dokumente
- Volltextsuche uber alle archivierten Dokumente
- Microsoft-Outlook- und Office-Integration (Print & Archive, Drag-and-drop)
- Automatische Verschlagwortung wiederkehrender Eingangsbelege
- ELO Quickscan App fur mobiles Scannen per Smartphone
Integrationen: Microsoft Outlook, Microsoft Office, DATEV, ELO Quickscan
Tarife und Preise
Caya (Kostenpflichtig)
- Essentials9,99 € / Monat
- Standard24,99 € / Monat
- Professional79,99 € / Monat
ELOoffice (Kostenpflichtig)
- ELOoffice Freeauf Anfrage
- ELOoffice Einzelplatz (Einmallizenz)345 € einmalig
Preise laut Anbieter, ohne Gewähr. Prüfe den aktuellen Stand auf der Website des Anbieters.
Vor- und Nachteile
Caya
Vorteile
- Made in Germany: Scanzentren und Hochsicherheitsrechenzentrum in Frankfurt, Hosting ausschließlich in Deutschland.
- Lückenlose Compliance: GoBD, DSGVO, ISO 27001 und DORA aus einer Hand, inklusive individuellem Auftragsverarbeitungsvertrag.
- End-to-End-Automatisierung vom Briefeingang bis zur Datenubergabe an ERP- und Buchhaltungssysteme ohne manuellen Aufwand.
- Plug-and-Play ohne IT-Projekt: Caya richtet den Nachsendeauftrag ein; Kunden sind innerhalb weniger Tage produktiv.
- Branchenvorkonfiguriert mit vorgefertigten Workflows für Steuerberater, Banken, Hausverwaltungen und Versicherungsmakler.
- Skalierbar von Freiberuflern bis zum Enterprise-Einsatz mit unbegrenzten Nutzenden im Professional-Tarif.
Nachteile
- Nur Deutsche-Post-Sendungen werden digitalisiert; Pakete anderer Zusteller oder direkt eingeworfene Briefe werden nicht erfasst.
- Kosten skalieren mit dem Briefvolumen: jeder zusätzliche Scan kostet extra (0,79 bis 0,99 EUR), was bei hohem Postaufkommen teuer werden kann.
- Nachsendeauftrag dauert mehrere Tage zur Einrichtung; in der Zwischenzeit kommt Post noch physisch an.
- Keine On-Premise-Option: Unternehmen mit strikter No-Cloud-Policy können den Service nicht nutzen.
ELOoffice
Vorteile
- Made in Germany: ELO Digital Office ist ein etablierter Hersteller aus Stuttgart mit uber 25 Jahren Erfahrung
- On-Premises-First: Alle Daten bleiben lokal, keine Pflicht zur Cloud-Nutzung
- Einmallizenz ohne laufende Abokosten moglich (Einzelplatzversion)
- Intuitive Ablagestruktur nach vertrautem Ordner-/Aktenschrank-Prinzip
- Kostenloser Einstieg mit ELOoffice Free (bis 500 Dokumente)
- Direkte Upgrade-Option auf ELO ECM Suite for Small Business
Nachteile
- Vertrieb seit 31. Dezember 2024 eingestellt; Support endet Ende 2026 -- langfristig keine Weiterentwicklung
- Cloud-Funktionen und kollaborative Features deutlich limitierter als bei ELOprofessional oder ELOenterprise
- Nur fur Windows verfugbar -- kein macOS-Support
- Upgrade auf die Nachfolgelosung erfordert Server-Infrastruktur und Datenmigration
- Oberflache wirkt laut Nutzerbewertungen altbacken verglichen mit modernen DMS-Losungen
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Caya und ELOoffice?
Caya: Caya digitalisiert Briefpost täglich per Scanzentrum in Deutschland und automatisiert Dokumentenprozesse mit OCR, KI-Extraktion und GoBD-konformer Archivierung. ELOoffice: ELOoffice ist das bewährte Windows-DMS von ELO Digital Office fur Einzelplätze und kleine Teams mit OCR, Volltextsuche und Outlook-Integration.
Welches Tool hostet in Deutschland?
Caya gibt Hosting in Deutschland an, ELOoffice nicht.