Caya vs M-Files

Briefpost wird täglich im deutschen Scanzentrum geoeffnet, gescannt und als PDF im Document Cockpit bereitgestellt, inklusive automatischer Klassifizierung und E-Mail-/App-Benachrichtigung.

Deep-OCR macht alle eingescannten Dokumente volltext-durchsuchbar, sodass Briefe, Rechnungen und Verträge sekundenschnell gefunden werden.

Document Extractions lesen Beträge, IBANs, Lieferanten und Vorgangsnummern automatisch aus und liefern strukturierten Output als JSON oder CSV für angebundene Systeme.

Regelbasierte Automatisierungen verteilen Dokumente an zuständige Personen oder Abteilungen, vergeben Tags und loesen Folgeprozesse aus, ohne manuellen Eingriff.

Physische Originale werden mindestens 90 Tage sicher im Scanzentrum aufbewahrt; digitale Dokumente werden revisionssicher und unveraenderlich abgelegt.

Granulare Lese- und Bearbeitungsrechte für Nutzer und Rollen stellen sicher, dass jedes Teammitglied nur die relevanten Dokumente sieht.

Native Anbindungen an DATEV, Zapier, Make und über 100 weitere Tools ermöglichen die automatische Uebertragung extrahierter Daten in ERP- und Buchhaltungssysteme.

Dokumente sind jederzeit über Browser sowie iOS- und Android-App abrufbar, mit Push-Benachrichtigung bei neuer Post.

Caya erfuellt DSGVO, GoBD, ISO 27001, DORA und bietet individuelle AVV sowie Verschwiegenheitsverpflichtungen für Berufsgeheimnisstraeger.

Franchise-Netzwerke, Hausverwaltungen und Unternehmen mit mehreren Standorten verwalten alle Posteingaenge zentral in einer Instanz.

M-Files organisiert Dokumente anhand von Metadaten statt Ordnern - Informationen werden nach ihrem inhaltlichen Kontext gefunden, unabhaengig vom physischen Speicherort.

Die integrierte KI Aino schlaegt Metadaten automatisch vor, klassifiziert neue Dokumente und erkennt Duplikate - das reduziert manuellen Ablageaufwand erheblich.

Grafische Workflow-Konfiguration für Freigabeprozesse, Dokumentenrouting, Aufgabenzuweisung und End-to-End-Prozessautomatisierung ohne Programmieraufwand.

M-Files ist nativ in Teams, SharePoint, Outlook und Microsoft Copilot eingebettet - Dokumente bleiben kontextreich und Compliance-konform direkt in der bekannten Arbeitsumgebung.

Lueckenlose Versionsverwaltung stellt sicher, dass immer die aktuelle Dokumentenversion genutzt wird; alle Änderungen sind nachvollziehbar und rückgaengig zu machen.

Revisionssichere Archivierung (GoBD-konform), automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und lueckenlose Audit-Protokolle unterstützen DSGVO, ISO und branchenspezifische Vorschriften.

M-Files laeuft als SaaS-Cloud, On-Premise-Server oder in einer Hybridkonfiguration - Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen können Daten vollstaendig lokal halten.

M-Files verbindet bestehende Speicherorte wie Netzlaufwerke, SharePoint oder andere DMS-Systeme ohne Migration - eine einheitliche Suche über alle Quellen ist sofort möglich.

Berechtigungen werden anhand von Metadaten automatisch vergeben und angepasst - kein manuelles Rechtevergabe-Chaos, Zugriffsschutz folgt dem Dokumentenkontext.

Native Mobile-Apps für iOS und Android ermöglichen Zugriff, Suche und Bearbeitung von Dokumenten auch unterwegs und im Offline-Modus.