To-Do-App im Vergleich

Microsoft To Do ist die komplett kostenlose To-Do-App von Microsoft und der Nachfolger der 2015 übernommenen App Wunderlist. Sie richtet sich vor allem an Nutzer, die bereits im Microsoft-365-Ökosystem arbeiten, und punktet mit einer schlanken, unaufdringlichen Oberfläche ohne Upsell-Druck oder Funktionssperren hinter einer Bezahlschranke. Das zentrale Feature ist 'Mein Tag': Jeden Morgen startet die App mit einer leeren Liste, in die Nutzer gezielt Aufgaben aus anderen Listen, markierten E-Mails oder Planner-Zuweisungen ziehen. Intelligente Listen gruppieren Aufgaben automatisch nach Kriterien wie 'Wichtig', 'Geplant' oder 'Mir zugewiesen'. Aufgaben lassen sich mit Fristen, Erinnerungen, Notizen, Dateianhängen und Unteraufgaben versehen, wiederkehrende Aufgaben werden flexibel unterstützt. Die Stärke von Microsoft To Do liegt in der nahtlosen Einbindung in Outlook und Microsoft 365: Markierte E-Mails erscheinen automatisch als Aufgaben, die App lässt sich direkt aus der Outlook-Seitenleiste heraus bedienen, und Aufgaben aus Microsoft Planner tauchen automatisch in der eigenen Liste auf. Auch Microsoft Teams und Cortana können per Sprach- oder Chatbefehl Aufgaben anlegen. Microsoft To Do läuft auf Web, Windows, iOS, Android und synchronisiert Listen geräteübergreifend über das Microsoft-Konto. Für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten, ist die App durch die tiefe Verzahnung mit Outlook, Planner und Teams oft die naheliegendste Wahl, auch wenn ihr im Vergleich zu spezialisierten Anbietern wie Todoist oder TickTick Funktionen wie Tags, verschachtelte Projekte oder ein Kanban-Board fehlen. Als Teil des Microsoft-Ökosystems unterliegt die Infrastruktur grundsätzlich US-amerikanischem Recht, was bei sensiblen Unternehmensdaten berücksichtigt werden sollte.

Integrationen: Outlook, Microsoft Planner, Microsoft Teams, Cortana

MeisterTask ist eine Aufgaben- und Projektmanagement-App des deutschen Unternehmens Meister, die vor allem bei DACH-Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen beliebt ist. Anders als viele US-amerikanische Wettbewerber speichert MeisterTask Daten in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt und ist damit eine der wenigen To-Do- und Projektmanagement-Lösungen mit garantiertem EU-Serverstandort. Das Herzstück ist eine flexible Kanban-Ansicht, in der Aufgaben als Karten durch individuell definierbare Spalten wandern, ergänzt durch Listen- und Tabellenansichten für Nutzer, die klassische To-Do-Listen bevorzugen. Automatisierungsregeln verschieben Karten automatisch, weisen Verantwortliche zu oder setzen Fälligkeiten, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind, was manuelle Routinearbeit reduziert. Seit 2025 ergänzen KI-Credits die Plattform, mit denen sich Aufgabenbeschreibungen automatisch zusammenfassen oder Checklisten generieren lassen. MeisterTask ist eng mit MindMeister verzahnt, der Mindmapping-Software desselben Anbieters, wodurch sich Brainstormings direkt in strukturierte Projekte überführen lassen. Weitere Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, GitHub und Zapier. Die App läuft auf Web, iOS, Android, Mac und Windows und eignet sich sowohl für Einzelpersonen als auch für kleine bis mittlere Teams. Der kostenlose Plan begrenzt Nutzer auf drei Projekte und eine siebentägige Versionshistorie, was für den privaten Gebrauch meist ausreicht. Für Unternehmen mit mehr Projekten, benutzerdefinierten Feldern oder Zeitachsen-Ansichten sind die kostenpflichtigen Pläne Pro und Business notwendig, deren Preise im europäischen Vergleich im mittleren bis oberen Segment liegen. Wer DSGVO-Konformität und deutschen Serverstandort als hartes Ausschlusskriterium hat, findet in MeisterTask eine der wenigen Alternativen mit vollständig europäischer Infrastruktur.

Integrationen: MindMeister, Slack, Microsoft Teams, GitHub, Zapier

Todoist ist der weltweit meistgenutzte Task-Manager und wird von über 50 Millionen Menschen in mehr als 160 Ländern eingesetzt. Entwickelt vom tschechischen Unternehmen Doist mit Sitz in Tallinn, arbeitet das Team seit 2007 vollständig remote, bootstrapped und ohne Risikokapital - eine Seltenheit in der SaaS-Welt und ein klares Signal für langfristige Produktstabilität. Die Stärke von Todoist liegt in der Geschwindigkeit der Aufgabenerfassung. Per natürlicher Spracheingabe werden Datum, Uhrzeit, Priorität und Wiederholungsregeln automatisch erkannt: Wer 'Jeden Montag Bericht erstellen' eintippt, legt die Aufgabe ohne zusätzliche Klicks korrekt an. Wiederkehrende Aufgaben, Prioritätsstufen P1 bis P4, Unteraufgaben, Abschnitte und Etiketten sorgen für eine präzise Strukturierung selbst komplexer Vorhaben. Seit 2023 integriert Todoist KI-Funktionen direkt in den Workflow. Der Todoist Assist (Pro und Business) schlägt passende Unteraufgaben vor, extrahiert Aktionspunkte aus E-Mails und hilft, große Projekte in konkrete nächste Schritte zu zerlegen. Damit geht Todoist deutlich über klassische To-do-Apps hinaus und positioniert sich als intelligenter Produktivitäts-Hub. Projekte und Aufgaben können als klassische Liste, Kanban-Board oder Wochenkalender dargestellt werden - je nach Arbeitsstil und Aufgabentyp. Individuelle Filter (bis zu 150 im Pro-Plan) und die 'Heute'- sowie 'Demnachst'-Ansichten helfen, den Fokus auf das Wesentliche zu richten. Das integrierte Karma-System belohnt konsequente Aufgabenerledigung mit Punkten und Levels; Produktivitätsdiagramme machen Fortschritte über Zeit sichtbar. Todoist läuft nativ auf iOS, Android, Windows, macOS, im Browser sowie als Smartwatch-App - alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert. Über 90 Integrationen, darunter Google Kalender, Outlook, Slack, Gmail, GitHub und IFTTT, verbinden Todoist nahtlos mit bestehenden Tech-Stacks. Der Business-Plan bietet einen gemeinsamen Team-Workspace mit Rollenverwaltung, bis zu 500 Team-Projekten, geteilten Vorlagen und SOC2-Typ-II-Sicherheitszertifizierung für Unternehmens-Compliance. Wichtige Hinweise für 2026: Im Dezember 2025 hat Doist die Preise spürbar erhöhen - Pro kostet nun 5 USD/Monat (jährlich) statt zuvor 4 USD, Business stieg auf 8 USD/User/Monat (jährlich). Die Serverinfrastruktur läuft ausschließlich bei Amazon Web Services (AWS) ohne EU-spezifische Hosting-Option, was bei DSGVO-sensiblen Anwendungsfällen geprüft werden sollte.

Integrationen: Google Kalender, Outlook, Slack, Gmail, GitHub und 5 weitere

Things 3 ist eine To-Do-App des deutschen Entwicklers Cultured Code, die sich ausschließlich an Nutzer im Apple-Ökosystem richtet. Statt auf ein Abo-Modell setzt Things 3 auf einen einmaligen Kauf pro Plattform und hat sich seit dem Erscheinen einen Ruf als eine der am schönsten gestalteten Produktivitäts-Apps überhaupt erarbeitet, belegt durch zwei Apple Design Awards und eine App-Store-Editors-Choice-Auszeichnung. Die App organisiert Aufgaben in Bereichen und Projekten, unterstützt Unteraufgaben, Checklisten und wiederkehrende Aufgaben und legt großen Wert auf eine ruhige, ablenkungsfreie Oberfläche. Die 'Heute'- und 'Demnächst'-Ansichten helfen dabei, den Tag zu planen, ohne von einer überladenen Gesamtliste erschlagen zu werden. Notizen innerhalb von Projekten und Aufgaben unterstützen Markdown-Formatierung, was Things 3 auch für längere Projektdokumentation nutzbar macht. Ein Alleinstellungsmerkmal ist die tiefe Integration in das Apple-Ökosystem: Native Shortcuts-Unterstützung erlaubt komplexe Automatisierungen, eine schnelle Suche findet Aufgaben in Millisekunden, und durchdachte Tastaturkürzel machen die Bedienung am Mac besonders flüssig. Things 3 synchronisiert nahtlos über iCloud zwischen Mac, iPhone, iPad und Apple Watch, seit der jüngsten Überarbeitung 2026 auch mit Unterstützung für Apple Vision Pro. Was Things 3 bewusst nicht bietet, ist eine Teamfunktion: Die App ist konsequent auf Einzelnutzer ausgelegt und verzichtet auf Aufgabenzuweisung, Kommentare oder geteilte Projekte. Wer ausschließlich auf Apple-Geräten arbeitet und ein dauerhaft werbefreies, abonnementfreies Tool sucht, findet in Things 3 eine der elegantesten Lösungen am Markt, allerdings ohne Windows- oder Android-Client und ohne kostenlose Version zum Ausprobieren vor dem Kauf.

Integrationen: Apple Kalender, Apple Shortcuts, Apple Watch, Apple Vision Pro

Any.do ist eine To-Do-App aus Israel, die Aufgabenverwaltung, Kalender und KI-gestützte Tagesplanung in einer Oberfläche bündelt. Seit dem Start 2010 hat sich Any.do besonders auf Einzelpersonen konzentriert, die einen strukturierten Tagesplan wollen, ohne selbst jede Priorität manuell setzen zu müssen, und hat das Angebot inzwischen um Team- und Familienfunktionen erweitert. Das Kernstück ist der KI-gestützte Tagesplaner, der die vorhandene Aufgabenliste analysiert und automatisch einen realistischen Tagesablauf vorschlägt. Aufgaben lassen sich als einfache Liste, als Kanban-Board oder in Kalenderansicht darstellen, wiederkehrende Aufgaben, Ortserinnerungen und Farbtags helfen bei der Organisation. Eine Besonderheit ist die Möglichkeit, Erinnerungen direkt per WhatsApp zu erhalten, was Any.do von den meisten Wettbewerbern unterscheidet. Mit dem Family-Plan bietet Any.do einen gemeinsamen Bereich für bis zu vier Personen inklusive geteilter Einkaufsliste und gemeinsamer Projekte, was die App auch für den privaten Haushalt interessant macht. Der Teams-Plan wiederum richtet sich an kleine Unternehmen mit einem kollaborativen Arbeitsbereich, unbegrenzten Projekt-Boards und über 100 Workflow-Vorlagen für wiederkehrende Geschäftsprozesse. Any.do läuft auf iOS, Android, Web, Mac und Windows und synchronisiert Aufgaben in Echtzeit über alle Geräte. Der kostenlose Personal-Plan deckt grundlegende Listen, Erinnerungen und einen einfachen Kalender ab, für wiederkehrende Aufgaben, WhatsApp-Erinnerungen und die KI-Funktionen ist mindestens der Premium-Plan nötig. Für Nutzer, die einen automatisierten Tagesplan statt manueller Priorisierung bevorzugen, ist Any.do eine der wenigen Apps, die diesen Ansatz konsequent verfolgen.

Integrationen: WhatsApp, Google Kalender, Outlook, Slack, Zapier

Google Tasks ist die kostenlose, minimalistische To-Do-App von Google, die direkt in Gmail, Google Kalender, Google Chat und Google Drive eingebettet ist. Statt als eigenständige App im Vordergrund zu stehen, funktioniert Google Tasks als Seitenleiste, die genau dort erscheint, wo bereits gearbeitet wird, und verzichtet bewusst auf komplexe Funktionen zugunsten von Einfachheit. Nutzer können mehrere Aufgabenlisten für unterschiedliche Projekte oder Lebensbereiche anlegen, Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, Uhrzeit, Notizen und Unteraufgaben versehen und wichtige Punkte mit einem Stern markieren. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich einrichten. Ein besonderes Feature ist die direkte Umwandlung von Gmail-E-Mails in Aufgaben per Drag-and-drop, ohne dass Gmail dafür verlassen werden muss. Aufgaben mit Datum erscheinen automatisch in Google Kalender, wo sie sich direkt als Zeitblöcke einplanen lassen, was Google Tasks zu einem praktischen Werkzeug für Zeitblockierung macht. Die Sichtbarkeit lässt sich anpassen, sodass eingeplante Aufgaben den eigenen Kalenderstatus auf 'beschäftigt' setzen können. In Google Docs können einzelne Abschnitte als Aufgabe an andere Personen delegiert werden, allerdings ist diese Funktion bestimmten Business- und Enterprise-Versionen von Google Workspace vorbehalten. Google Tasks synchronisiert automatisch über alle Geräte, die mit demselben Google-Konto verbunden sind, sowohl im Web als auch auf iOS und Android. Für Nutzer, die bereits täglich in Gmail und Google Kalender arbeiten und keine separate, funktionsreiche To-Do-App wollen, ist Google Tasks die naheliegende und komplett kostenlose Wahl, auch wenn Power-User schnell an die Grenzen des reduzierten Funktionsumfangs stoßen.

Integrationen: Gmail, Google Kalender, Google Chat, Google Drive, Google Docs

TickTick ist eine To-Do-App und Kalender-Hybrid, der Aufgabenverwaltung mit Zeitmanagement-Werkzeugen in einer einzigen Oberfläche verbindet. Entwickelt vom chinesischen Unternehmen Appest, hat sich TickTick seit dem Start 2013 zu einer der günstigsten Vollversionen unter den großen To-Do-Apps entwickelt und punktet vor allem bei Nutzern, die neben reiner Aufgabenverwaltung auch Fokus- und Gewohnheitswerkzeuge in einer App wollen. Das Herzstück ist die klassische Listenverwaltung mit Unteraufgaben, Prioritätsstufen, Tags und wiederkehrenden Aufgaben. Darüber hinaus bringt TickTick einen integrierten Pomodoro-Timer für fokussiertes Arbeiten in 25-Minuten-Blöcken, einen Habit-Tracker mit Statistiken für Gewohnheiten und eine Eisenhower-Matrix-Ansicht mit, die Aufgaben automatisch nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Diese Kombination macht TickTick zu einem Allrounder, der bei anderen Anbietern oft auf mehrere separate Apps verteilt ist. Die Kalenderansicht zeigt Aufgaben und Termine wahlweise als Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tagesübersicht und lässt sich mit Google Kalender, Outlook und Apple Kalender verbinden. Seit 2025 hat TickTick zudem KI-Funktionen ergänzt: Sprachaufnahmen lassen sich automatisch in strukturierte Aufgaben umwandeln, und ein Zusammenfassungs-Tool fasst Besprechungsnotizen automatisch zusammen. TickTick läuft nativ auf iOS, Android, Windows, macOS, Linux und im Browser, alle Änderungen synchronisieren in Echtzeit. Der kostenlose Plan deckt die meisten Grundfunktionen ab, ist aber bei der Anzahl an Listen und Kalenderabos begrenzt. Der Premium-Plan hebt diese Grenzen auf und schaltet zusätzliche Themes, mehr Speicherplatz für Anhänge und smarte Listen frei. Für 2026 gilt: TickTick Premium kostet regulär 49,99 USD im Jahr, wird aber häufig für rund 36 bis 40 USD im Rahmen von Rabattaktionen angeboten, was TickTick zur günstigsten Vollversion unter den großen To-Do-Apps macht. Für Studierende und Lehrkräfte gibt es einen Ausbildungsrabatt von 25 Prozent.

Integrationen: Google Kalender, Outlook, Apple Kalender, Zapier, IFTTT