Aktenplatz vs M-Files im Vergleich
Preise, Hosting, Funktionen sowie Vor- und Nachteile von Aktenplatz und M-Files nebeneinander, damit du schnell siehst, welches Tool besser zu dir passt.
Geprüft von Max Benzab 299 € einmalig
Aktenplatz aus München ist ein Dokumentenmanagement-System für Mittelstand, Kanzleien und öffentlichen Dienst mit Volltextsuche samt OCR, einheitlichen Akten, Aufgaben und Board, Mandantenportal, Audit-Log und Hosting in Deutschland, ab 360 Euro pro Nutzer und Jahr oder im Starter Paket für 299 Euro einmalig.
- Preismodell
- Kostenpflichtig
- Hosting
- Deutschland
- Testphase
- Nein
- API
- Ja
Kostenpflichtig
Metadatengesteuertes DMS aus Finnland mit KI-Klassifizierung, Workflow-Automatisierung und nativer Microsoft 365-Integration für Compliance-intensive Branchen.
- Preismodell
- Kostenpflichtig
- Hosting
- EU
- Testphase
- Ja
- API
- Ja
Auf einen Blick
| Merkmal | Aktenplatz | M-Files |
|---|---|---|
| Preismodell | Kostenpflichtig | Kostenpflichtig |
| Einstiegspreis | ab 299 € einmalig | Preis auf Anfrage |
| Kostenlose Testphase | Nein | Ja |
| Hosting | Deutschland | EU |
| Betrieb | Cloud, On-Premise | Cloud, On-Premise |
| API | Ja | Ja |
| Mobile App | Ja | Ja |
| Integrationen | 23 dokumentiert | 10 dokumentiert |
Angaben laut Anbieter.
Wann Aktenplatz, wann M-Files?
Aktenplatz passt, wenn …
- deine Daten in Deutschland gehostet sein sollen
- du viele fertige Integrationen brauchst (23 dokumentiert)
M-Files passt, wenn …
Bei Preis, Hosting, Betrieb, API und App hat M-Files keinen messbaren Vorsprung. Den Ausschlag geben Funktionsumfang und Bedienung, siehe Funktionen sowie Vor- und Nachteile unten.
Funktionen
Aktenplatz
- Eine Suche für alles
- Einheitliche Aktenstruktur
- Aufgaben und Board
- Regeln und Automatisierung
- Aktenpilot
- PDF im Browser
Integrationen: DATEV, DATEV Unternehmen online, Lexware Office, sevDesk, SAP S/4HANA und 18 weitere
M-Files
- Metadatenbasierte Verwaltung
- KI-Klassifizierung mit M-Files Aino
- Workflow-Automatisierung
- Native Microsoft 365-Integration
- Versionskontrolle
- Compliance und Audit-Trails
Integrationen: Microsoft 365, Salesforce, SAP, Microsoft Dynamics 365, Google Workspace und 5 weitere
Tarife und Preise
Aktenplatz (Kostenpflichtig)
- Starter Paket299 € einmalig
- Professional360 € bei jährlicher Zahlung
- Enterpriseauf Anfrage
M-Files (Kostenpflichtig)
- Essentialsauf Anfrage
- Enterpriseauf Anfrage
Preise laut Anbieter, ohne Gewähr. Prüfe den aktuellen Stand auf der Website des Anbieters.
Vor- und Nachteile
Aktenplatz
Vorteile
- Öffentliche Preise: Professional kostet 360 Euro pro Nutzer und Jahr, ohne Setup-Gebühren und mit allen Updates, Enterprise ist individuell.
- Hosting standardmäßig in deutschen Rechenzentren bei Hetzner und IONOS, ohne AWS, Azure oder Google Cloud.
- Flexible Betriebsarten bis hin zu On-Premise, kommunalen Rechenzentren und Air-Gapped-Betrieb, auch für den öffentlichen Dienst.
- Einrichtung und Aufräumen der Ablage auf Wunsch durch den Anbieter, dazu monatliche Expertencalls im Starter Paket.
- Mandantenportal für Kunden und Mandanten, laut Anbieter ohne Lizenzkosten für externe Nutzer.
- Versionsverlauf, Rechte pro Gruppe, Akte und Fach sowie Audit-Log als Grundlage für die Verfahrensdokumentation nach GoBD.
- Breiter Schnittstellenkatalog mit offener REST-API, Webhooks, WebDAV und DATEV-Belegtransfer.
Nachteile
- Keine kostenlose Testversion: Der Einstieg läuft über eine Live-Demo oder das Starter Paket für 299 Euro einmalig.
- Professional ist auf bis zu 25 Benutzer ausgelegt und wird für 12 Monate im Voraus bezahlt, größere Teams brauchen ein individuelles Enterprise-Angebot.
- Laut Preisseite gehören API-Zugang, White-Label, On-Premise-Betrieb und SLA zum Enterprise-Tarif, dessen Preis nicht veröffentlicht ist.
- Persönlicher Support wird im Prepaid-Modell abgerechnet, 4 Stunden kosten 500 Euro.
M-Files
Vorteile
- Kein Ordner-Chaos: Dokumente werden über Metadaten gefunden, nicht über verschachtelte Verzeichnisstrukturen - die Suche funktioniert wie eine intelligente Suchmaschine.
- Bestehende Speicherorte bleiben erhalten: M-Files verbindet Netzlaufwerke, SharePoint und andere Repositories ohne kostspielige Datenmigration.
- Starke Compliance-Unterstützung: Automatisierte Aufbewahrungsfristen, Audit-Trails und GoBD-konforme Archivierung reduzieren regulatorische Risiken deutlich.
- Tiefe Microsoft 365-Integration: Native Einbettung in Teams, Outlook und Copilot macht M-Files zur natürlichen Erweiterung bestehender Microsoft-Umgebungen.
- KI-gestützte Klassifizierung: Aino automatisiert das Tagging und Kategorisieren neuer Dokumente und spart erheblichen manuellen Ablageaufwand.
- Flexible Deployment-Optionen: Cloud, On-Premise und Hybrid decken unterschiedliche IT-Anforderungen und Datenschutzbeduerfnisse ab.
- Bewahrt vor Versionskonflikten: Eindeutige Versionskontrolle verhindert, dass Teams auf veralteten Dokumenten arbeiten.
Nachteile
- Steile Lernkurve bei der Administration: Die Konfiguration von Metadatenstrukturen, Klassen und Workflows erfordert fundiertes Verständnis des M-Files-Datenmodells - Administratoren benötigen intensive Einarbeitung.
- Preise nicht öffentlich: Konkrete Lizenzkosten werden nicht veröffentlicht; individuelle Angebote sind erforderlich, was Budgetplanung und Vergleiche erschwert.
- Eingeschränkte Entwicklerwerkzeuge: Die interne Skriptumgebung für fortgeschrittene Anpassungen bietet laut Nutzerbewertungen kaum Debugging-Möglichkeiten und lückenhafter Dokumentation für komplexe Use Cases.
- Direktbearbeitung im Browser begrenzt: Dokumente werden häufig für die Bearbeitung in externe Applikationen (Word, Excel) ausgecheckt - echte In-Browser-Kollaboration ist eingeschränkt.
- Einrichtungsaufwand bei komplexen Strukturen: Große Installationen mit vielen Integrationen und individuellen Workflows erfordern professionelle Implementierungsprojekte und sind selten selbst konfigurierbar.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Aktenplatz und M-Files?
Aktenplatz: Aktenplatz aus München ist ein Dokumentenmanagement-System für Mittelstand, Kanzleien und öffentlichen Dienst mit Volltextsuche samt OCR, einheitlichen Akten, Aufgaben und Board, Mandantenportal, Audit-Log und Hosting in Deutschland, ab 360 Euro pro Nutzer und Jahr oder im Starter Paket für 299 Euro einmalig. M-Files: Metadatengesteuertes DMS aus Finnland mit KI-Klassifizierung, Workflow-Automatisierung und nativer Microsoft 365-Integration für Compliance-intensive Branchen.
Welches Tool hostet in Deutschland?
Aktenplatz gibt Hosting in Deutschland an, M-Files nicht.