actiTIME

actiTIME ist eine Software für Zeiterfassung und Projektcontrolling, die erfasste Stunden direkt mit Kosten, Budgets, Abrechnung und Profitabilität verknüpft. Entwickelt wird sie von actiTIME Inc., einem kanadischen Unternehmen mit verteiltem Team. Das Produkt entstand 2004 als internes Werkzeug eines Softwarehauses, die erste öffentliche Version erschien 2007 als Self-Hosted-Edition, die Cloud-Version folgte 2012. Nach eigenen Angaben nutzen heute mehr als 100.000 Anwender in über 130 Ländern actiTIME.

Im Alltag erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten in einem Wochen-Stundenzettel, in einer Kalenderansicht mit Start- und Endzeiten, über die Chrome-Erweiterung oder in der mobilen App für iOS und Android, die laut Anbieter auch offline funktioniert. Führungskräfte können Stundenzettel prüfen, bearbeiten, freigeben und sperren, damit eingereichte Zeiten nicht nachträglich verändert werden. Überstunden werden nach eigenen Regeln berechnet, Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit lassen sich direkt im Stundenzettel erfassen, inklusive Urlaubskonten, Ansparregeln und Sperrtagen.

Die eigentliche Stärke liegt im Projektcontrolling. Aufgaben bekommen Zeitschätzungen, Fristen, Prioritäten, eigene Status und eigene Felder, ein Kanban-Board zeigt den Fortschritt. Budgets lassen sich als Zeit-, Kosten- oder Abrechnungsbudget auf Ebene von Aufgabe, Projekt und Kunde anlegen. Über Stundensätze für abrechenbare und nicht abrechenbare Tätigkeiten berechnet actiTIME Arbeitskosten, erstellt Rechnungen und liefert Berichte wie Soll-Ist-Vergleich, Kosten der Arbeit oder Gewinn und Verlust je Kunde und Projekt. Für die Ressourcenplanung helfen Zeitschätzungen, Arbeitszuweisungen, individuelle Arbeitszeitmodelle und der Vergleich von geplantem und tatsächlichem Aufwand. Eine visuelle Einsatzplanung auf einer Zeitleiste mit Schichten, Projektaktivitäten und Abwesenheiten bietet das separate Zusatzprodukt actiPLANS, das sich mit actiTIME verbinden lässt.

Als Anbindungen nennt der Anbieter Zapier, QuickBooks Online, actiPLANS, eine REST-API und die Chrome-Erweiterung, die Zeiten in anderen Web-Apps erfasst. Eine direkte Schnittstelle zu DATEV oder deutschen Lohnprogrammen wird auf der Website nicht genannt, Daten lassen sich aber als CSV exportieren oder per API übergeben.

Beim Datenschutz bezeichnet sich actiTIME als DSGVO-konform. Laut Sicherheitsrichtlinie läuft die Online-Version in Rechenzentren von Amazon Web Services, Daten europäischer Kunden werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbankinstanz, Backups laufen täglich, die Übertragung ist per TLS verschlüsselt. Wer die Daten im eigenen Haus halten möchte, kann actiTIME Self-Hosted auf eigenen Servern per Docker betreiben.

Zum Preis: Für bis zu 3 Nutzer ist actiTIME kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang und ohne API-Zugang. actiTIME Online kostet bei 1 bis 40 Nutzern 6 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 7 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, ab 41 Nutzern sinkt der Preis auf 5 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Für mehr als 200 Nutzer gibt es einen Festpreis für unbegrenzt viele Nutzer. Die Self-Hosted-Version kostet einmalig 120 US-Dollar pro Nutzer. Alle Preise verstehen sich ohne Steuern, eine 30-tägige Testphase ist ohne Kreditkarte möglich. actiTIME passt damit vor allem zu Agenturen, Beratungen, Architektur- und Ingenieurbüros sowie IT-Teams, die Projektzeiten nicht nur erfassen, sondern gegen Budgets und Abrechnung auswerten wollen.