Webinar-Software – Die besten Tools im Vergleich

Webinar Software bezeichnet Programme, die es einem ermöglichen, mit einem Publikum per Video- und Audio-Wiedergabe zu kommunizieren. Im Grunde ähnelt sie also Video-Chat- oder Voice-Call-Software. Sie ist jedoch gezielt auf den Use-Case des Webinars zugeschnitten. Daher ist die Kommunikation oft nicht nur in Echtzeit möglich, sondern das Webinar kann auch aufgezeichnet werden. Webinar Software ermöglicht die Registrierung der Teilnehmer via E-Mail und erinnert automatisch an die Teilnahme. Für Webinar Software ist darüber hinaus noch entscheidend, dass sie Interaktion ermöglicht und dass die Inhalte archiviert und geordnet werden können. Daher können sich zur eigentlichen Webinar-Funktion noch Content-Management-Tools, Chats und andere interaktive Systeme sowie analytische Programme anschließen.

Alles über Webinar-Tools

Webinar-Software hilft dir dabei, eigene Webinare und Webcasts zu erstellen. Dabei gibt es unterschiedliche Typen und du solltest vor dem Abschluss der Subscription genau wissen, worauf es dir ankommt. Webinar-Software unterscheidet sich beispielsweise hinsichtlich der Automatisierungsmöglichkeiten, Anpassbarkeit der gegebenen E-Mail-Vorlagen oder des verfügbaren Supports.

1. Wie funktioniert ein Webinar und wie ist der Ablauf?

Der Host eines Webinars plant und promotet das Webinar über verschiedene Kanäle. Die Teilnehmer registrieren sich für das Event, sodass sie Benachrichtigungen, Updates und die Aufzeichnung erhalten. Optional kann die Webinar Software auch die Bezahlung für ein Webinar übernehmen. Bevor oder während das Webinar stattfindet, erhalten die Teilnehmer einen Link, mit dem sie am Webinar teilnehmen können. Es gibt auch die Lösung, die Teilnahme mit einer Konferenz-Rufnummer zu lösen. Mit dieser kann man über sein Smartphone am Webinar teilnehmen. Webinar Software ist vorrangig Browser-basiert und erfordert keine zusätzliche On-Premise-Installation. Manchmal ist es jedoch notwendig, ein Browser-Plugin zu installieren. Der Host kann sich entweder selbst filmen oder auch seinen Bildschirm mit den Teilnehmern teilen (screen-sharing). 

2. Warum lohnen sich Webinare für Unternehmen?

Webinare sind ähnlich wie Workshops organisiert und damit sehr praxisnah. Dadurch bieten sie Kunden einen direkten Mehrwert, der für ihre bestimmten Bereiche oder Use-Cases relevant ist. Dadurch bindet man bestehende Kunden an das eigene Unternehmen und generiert zudem völlig neue Leads, da sich Interessenten in der Regel mit ihren E-Mails für ein Webinar registrieren. So kann man einen direkten Kontakt zu Personen aufbauen, die ein sehr spezielles Interesse haben und die eigene Marke als professionell wahrnehmen. Dienstleistende Unternehmen können so ihre Expertise beweisen und sich als führenden Spezialisten in ihrer Branche positionieren. So beschleunigt sich der Verkaufsprozess für hochwertige Produkte und Dienstleistungen des eigenen Unternehmens.

3. Was sind wichtige Funktionen von Webinar-Software?

Damit die Arbeit mit Webinar-Software möglichst produktiv und zielführend ist, muss sie oft weitaus mehr als nur ihre Kernfunktionen bieten. Hier eine Übersicht, die dir bei der Orientierung für dein Unternehmen weiterhelfen kann.

  • Anpassbarkeit an Corporate Design: Die Software sollte möglichst nahtlos zum Aussehen der eigenen Marke des Unternehmens und womöglich auch zur Website passen. Das wirkt hochwertiger und es entstehen keine Störfaktoren bei der Nutzer-Erfahrung.
  • Verschiedene Nutzerrollen: Die Rolle der Teilnehmer und die Rolle des Hosts ergeben sich aus der Natur der Sache. Daneben fallen aber noch andere Aufgaben an, die eher im Hintergrund stattfinden. Der Chat kann moderiert werden, um besonders bei hohen Teilnehmerzahlen Fragen zu filtern. In der Nachbearbeitung von Daten und Aufzeichnungen etc. kann die Rollenverteilung ebenfalls wertvoll sein.
  • Registrierungsformular: Die Registrierung zum Webinar ist nicht nur die notwendige Bedingung zur Teilnahme, sondern liefert auch einen wichtigen Informationskanal: die E-Mail. Nicht nur für Organisation und Updates ist dies wichtig, sondern auch für die Leadgenerierung. Die übersichtliche Verwaltung und Weiterverarbeitung der Daten ist daher ein Feature, das man sich in einer kostenlosen Testphase auch aus User-/Kundensicht genauer anschauen sollte.
  • Umfragefunktion: Evaluation ist immer wichtig, nicht nur am Anfang. Nicht nur organisatorisch lassen sich so Abläufe verbessern, sondern auch inhaltlich. Denn Inhalte lassen sich an aktuellen Beispielen am besten erklären und nicht selten ändern sich bestimmte Themen in der digitalisierten Welt von Grund auf. Letzten Endes ist es auch ein Teil des Services, dem Kunden bzw. den potentiellen Kunden eine Möglichkeit zum Feedback einzuräumen.
  • Webinar-Live-Chat: Um möglichst gut an ein normales Seminar heranzukommen, sollte ein Webinar natürlich auch Echtzeit-Interaktion ermöglichen. Da man nicht genau wissen kann, wer an einem Webinar teilnimmt und die Barriere für Trolle, Saboteure usw. sehr niedrig ist, ist es oft nicht sinnvoll allen Teilnehmern sozusagen “Sprachrechte” zu erlauben. Die Chat-Funktion ist daher wohl das geschickteste Tool, um Interaktion zu ermöglichen.
  • Reporting und Analysefunktionen: Wer sich stark auf Webinare verlässt und sehr viele Webinare mit hohen Teilnehmerzahlen veranstaltet, wird sehr viel Nutzen aus Reporting und Analysetools ziehen können. Daran lassen sich die besten Inhalte, Moderatoren, Performances etc. ablesen.
  • Aufnahmefunktion: Um dauerhaften und wiederholbaren Content zu schaffen, ist die Aufnahmefunktion unabdingbar. Das ist nicht nur für die Teilnehmer sehr angenehm. So kann man sich auch seine eigene Performance anschauen und sich daran bewerten.

4. Worauf solltest du bei Webinar-Tools achten?

  • Preisstruktur: Die meisten Webinar-Software-Anbieter haben ein monatliches Gebührenmodell. Dabei werden in der untersten Preiskategorie bis zu 20€ pro Monat fällig. Jedoch ist die Anzahl der Teilnehmer in der Regel begrenzt (meist auf 50 Teilnehmer) und die Software beschränkt sich auf sehr grundsätzliche Features. Die nächste Preisstufe reicht von etwa 20 – 100€, wobei die meisten Anbieter etwa 50€ für ihre Software und Dienste abfragen und etwa 100 Leute an einem Webinar teilnehmen können. Ab 100€ pro Monat bekommt man Premium-Dienste mit sehr umfangreichen zusätzlichen Features. Hier können teilweise tausende und sogar zehntausende Teilnehmer an den Webinaren teilnehmen. Die Preise steigen hier sogar noch über 1000€ pro Monat für Großunternehmer.
  • Funktionsumfang: Eine Übersicht an Funktionen haben wir im vorigen Abschnitt bereits geliefert. Für manche sind vielleicht gute Analytics-Tools sehr wertvoll, für andere Aufnahme- und Nachbearbeitungsfunktionen. Wer sich Webinar-Software anschaffen möchte, sollte also vielleicht schon einen Überblick haben, welche 3 – 4 Funktionen er braucht und wie viel die Software kosten sollte. So kann man aus den dutzenden Anbietern eine engere Auswahl treffen und wichtige Funktionen besser beurteilen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzerfreundlichkeit ist sowohl als Anbieter wichtig als auch als Kunde/User. Schließlich sollten sich die eigenen Mitarbeiter schnell und intuitiv einarbeiten können. Für User ist es oft ein wichtiges Kriterium, mit möglichst wenig Aufwand an einem Webinar teilnehmen zu können. Ein intuitiv designtes User-Interface mit schneller Registrierung und möglichst ohne Installation von Software ist dabei das Maß aller Dinge.
  • Integrationen: Ausschlaggebend für die Auswahl von Software können oft auch Integrationen sein. Wer ohnehin mit Software wie MailChimp, Zipier oder GetResponse arbeitet, wird einen hohen Mehrwert aus solchen Integrationen ziehen können. Manche Integrationen sind dabei vielleicht komfortabel, aber letzten Endes auch verzichtbar wie beispielsweise die Integration von Youtube. Dagegen ist jedoch die Integration von bestimmten Marketing-Programmen, die automatisiert Daten verarbeiten und übertragen können, sehr wertvoll.
  • Kundenservice: Ein guter Kundenservice ist das A und O bei jeglicher Software, denn schließlich sind die meisten Menschen keine Experten in Sachen Technik und Programmierung. Selbst wenn am eigenen Arbeitsplatz ein Programmierer zur Stelle sein sollte, ist das Problem oft nicht am Frontend der Software auszumachen. Daher sollte ein guter Kundenservice zu den gängigen Bürozeiten erreichbar sein und womöglich auch deutschen Support bieten.