The Procurement Manager

The Procurement Manager hat genau einen Arbeitsablauf: Für jeden Lieferantenvertrag soll vor der Kündigungsfrist eine dokumentierte Entscheidung stehen, ob verlängert, nachverhandelt oder gekündigt wird. Das Tool leitet die Prüfung an den verantwortlichen Fachbereich, an Finance und an die IT weiter und übergibt dem Einkauf am Ende ein Entscheidungspaket mit exakten Daten und Quellbelegen.

Der wichtigste Gedanke steckt in der Datenstruktur. Viele Tabellen kennen nur eine Spalte für die Verlängerung, und daraus entstehen verpasste Fristen. The Procurement Manager trennt deshalb drei Daten. Das interne Entscheidungsziel ist das eigene Datum, bis zu dem eine Entscheidung stehen soll, mit Puffer für Verhandlungen. Die Kündigungsfrist ist der letzte Tag, an dem laut Vertrag gekündigt werden kann, und wird immer von einer Person anhand des Originaldokuments bestätigt. Das Verlängerungsdatum ist der Tag, an dem die Laufzeit weiterläuft. Im Beispiel auf der Startseite liegt das Entscheidungsziel 14 Tage vor einer 45-tägigen Kündigungsfrist.

Der Ablauf hat drei Schritte. Zuerst werden Lieferanten und Verträge mit Verlängerungsdaten und Kündigungsfristen importiert, auch per CSV mit Validierung. Die Kündigungsbedingungen bestätigt das Team von Hand, das Tool rät nie ein Datum. Dann öffnet sich rechtzeitig vor dem Entscheidungsziel ein Review, zu dem Fachbereich, Finance und IT per E-Mail-Link oder in der App eingeladen werden. Externe Prüfer brauchen dafür keinen bezahlten Sitz. Schließlich sieht der Einkauf alle Antworten gebündelt und bestätigt Verlängern, Nachverhandeln, Kündigung vorbereiten oder Zurückstellen, mit vollständigem Audit-Trail.

Wichtig ist auch hier, was nicht automatisch passiert: Nichts wird verlängert, gekündigt oder an Lieferanten gesendet, ohne dass Menschen entscheiden. Das Tool interpretiert keine rechtlichen Pflichten. Über die Weboberfläche oder per MCP aus Claude und ChatGPT lassen sich anstehende Entscheidungen auflisten, Entscheidungspakete abrufen oder Erinnerungen an Prüfer entwerfen. Schritte wie das Bestätigen einer Frist oder die Freigabe einer Entscheidung bleiben Menschen vorbehalten.

Bewusst außen vor bleiben Contract Lifecycle Management und Spend Management, Lieferantenportale und Bestellungen, automatische Kündigungen, Vertragsunterzeichnung, KI-Rechtsberatung, Lizenznutzungsanalysen sowie Rechnungs- oder ERP-Integrationen. Wer also ein vollständiges Vertragsmanagement mit Vorlagen und E-Signatur sucht, braucht ein anderes System.

Die Preise sind pauschal pro Monat, ohne Gebühren pro Sitz. Starter kostet 49 USD pro Monat für bis zu 50 Verträge mit unbegrenzten Reviews, Routing an drei Parteien, E-Mail-Links für externe Prüfer, Entscheidungsprotokoll, CSV-Import und Fristen-Dashboard. Growth kostet 99 USD pro Monat für bis zu 250 Verträge und ergänzt Slack-Benachrichtigungen, Export der Entscheidungspakete als PDF und CSV, eine Aktivitäts-Timeline, MCP-Integration und Priority Support. Für mehr als 250 Verträge gibt es Angebote auf Anfrage.

Das Tool passt zu Einkaufs- und Finanzteams in wachsenden Unternehmen, die viele SaaS- und Dienstleisterverträge mit automatischer Verlängerung haben. Betreiber ist Max Benz aus Dresden, die Oberfläche ist englischsprachig.