ContractSafe

ContractSafe ist eine Plattform für Contract Lifecycle Management (CLM), die einen Vertrag von der ersten Anfrage über Erstellung, Prüfung, Freigabe und E-Signatur bis zur Fristenkontrolle und Auswertung nach der Unterschrift begleitet. Den vollen Umfang gibt es nur im höchsten der drei Tarife Organize, Finalize und Maximize. Anbieter ist die ContractSafe LLC aus Malibu, Kalifornien, gegründet von Randy Bishop und Ken Button. Laut Anbieter arbeiten mehr als 1.700 Organisationen mit der Software, drei von vier Kunden haben zwischen 50 und 1.000 Beschäftigte. ContractSafe versteht sich als einfache Alternative zu großen CLM-Suiten: Der Start soll Stunden statt Wochen dauern, ohne IT-Projekt, externe Berater oder Einrichtungsgebühr.

Vor der Unterschrift: Im Tarif Maximize fordern Kolleginnen und Kollegen Verträge über eigene Intake-Formulare an, und Vorlagen füllen Standardverträge aus den Antworten. Wer eine Vorlage verantwortet, sperrt Formulierungen, macht Felder zur Pflicht und legt Freigabewege nach Vertragsart oder Vertragswert fest. In allen Tarifen lassen sich Entwürfe in der App mit automatischer Versionierung bearbeiten, auch eingescannte PDFs werden zu bearbeitbaren Dokumenten. Ab Finalize öffnest du Verträge in Word Online oder Word am Desktop, Änderungen und Kommentare laufen zurück zu ContractSafe. Dazu kommen Redlining zum Versionsvergleich, Kommentare mit Erwähnungen und Freigabe-Workflows für einzelne Personen oder gespeicherte Gruppen. Offene Freigaben erinnert das System alle drei Tage per E-Mail, eine Ablehnung stoppt den Ablauf und hält die Gründe fest.

Die integrierte E-Signatur ist ab Finalize unbegrenzt enthalten. Sie läuft über Dropbox Sign und erfüllt laut Anbieter die US-Gesetze ESIGN Act und UETA. Unterzeichnende brauchen kein Konto, die Signaturreihenfolge ist frei wählbar, Erinnerungen gehen automatisch raus, und der Audit-Trail hängt am fertigen Vertrag. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen nach eIDAS (FES, QES) unterstützt ContractSafe nicht. Wer DocuSign nutzt, bindet stattdessen das eigene Konto an. Finalize bringt außerdem Zapier mit Anschluss an mehr als 8.000 Apps und Single Sign-on per SAML 2.0, etwa mit Okta oder Azure AD. Maximize ergänzt API, Salesforce, das Lifecycle-Tracking mit Pipeline-Ansicht und Durchlaufzeit je Phase sowie die KI-Vertragsprüfung. Sie prüft eingehende Verträge gegen Playbooks mit den Regeln deines Teams, markiert fehlende oder abweichende Klauseln und schlägt Formulierungen vor. Den Vertrag selbst ändert die KI nicht.

Nach der Unterschrift landen alle Verträge in einem durchsuchbaren Archiv. Du lädst sie einzeln, in großen Mengen oder per E-Mail hoch, OCR macht auch Scans im Volltext durchsuchbar. In allen Tarifen erkennt die KI die Vertragsart und schlägt bis zu 29 Felder vor, darunter Vertragspartner, Verlängerung, Kündigungsfrist, Zahlungsbedingungen und anwendbares Recht. Gespeichert wird ein Wert erst, wenn ein Mensch ihn bestätigt. Die Smart Search versteht Fragen in natürlicher Sprache, ein KI-Chat beantwortet Fragen aus dem Vertragstext und zeigt nur Verträge, die der Nutzer sehen darf. Die KI-Funktionen lassen sich ganz oder teilweise abschalten. Für Fristen gibt es unbegrenzte Datumsfelder und wiederkehrende Erinnerungen an beliebige E-Mail-Adressen, bei sich automatisch verlängernden Verträgen rücken die Termine selbst weiter. Dashboards, Kalender, Berichte als XLS oder CSV sowie Rechte nach Ordner, Tag, Team und Nutzer sind in allen Tarifen enthalten.

Die Preise stehen auf der Website und richten sich nach Tarif und Zahl der aktiven Verträge, nicht nach Nutzern. Bis 100 Verträge kostet Organize 450 US-Dollar, Finalize 660 US-Dollar und Maximize 815 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung. Über 10.000 Verträge sind es 1.630, 2.125 und 2.425 US-Dollar. Monatsverträge ohne Jahresbindung beginnen bei 540 US-Dollar für Organize. Abgerechnet wird nur in US-Dollar. Alle Tarife enthalten unbegrenzte Nutzer, Onboarding, Schulung, Datenmigration und einen festen Customer Success Manager. Die Testphase dauert 7 Tage und umfasst alle Funktionen außer Single Sign-on.

Zum Datenschutz: ContractSafe läuft bei Amazon Web Services, verschlüsselt mit AES-256 und ist nach SOC 2 Type II und ISO 27001 zertifiziert. Als Speicherort wählst du USA, EU, Kanada oder Australien. EU-Konten liegen in der AWS-Region eu-west-1 in Irland, und die KI verarbeitet ihre Daten mit Modellen, die in der EU gehostet werden. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln gibt es auf Anfrage, Vertragsdaten fließen laut Anbieter nie in das Training öffentlicher KI-Modelle. Oberfläche, Erinnerungs-Mails und Support sind englischsprachig. Der KI-Chat antwortet in der Sprache des Nutzers, die Datenextraktion ist auf Englisch optimiert. Der Live-Support ist an fünf Tagen pro Woche rund um die Uhr erreichbar, auch für Kunden in Europa.

ContractSafe passt zu Unternehmen, in denen eine Person die Verträge verantwortet, etwa die Rechtsabteilung, die Finanzleitung oder das Einkaufs- und Compliance-Management, und alle anderen Verträge selbst anfordern, finden, freigeben und unterschreiben lassen will, ohne Kosten pro Nutzer.