Scout SaaS

Scout SaaS ist eine Procurement-Software für Teams, die ihre Software-Tools selbst einkaufen. In vielen Unternehmen beginnt ein Software-Kauf mit einer Nachricht im Chat, geht über E-Mails mit Angeboten weiter und endet mit einer Entscheidung, deren Begründung später niemand mehr findet. Scout SaaS bringt Anfrage, Angebote und Freigaben in einen gemeinsamen Datensatz, vom Satz wir brauchen ein Tool bis zur Entscheidung, die alle verstehen.

Jede Anfrage beginnt mit einem klaren Briefing: wer das Tool braucht, warum, wie viele Seats und welches Budget vorgesehen ist, dazu ein Entscheidungsdatum. Danach werden Anbieterangebote erfasst, mit laufenden Kosten, Einmalkosten für die Einführung und Vertragslaufzeit. Scout SaaS stellt sie nebeneinander und berechnet Erstjahres- und Gesamtkosten der Laufzeit auf derselben Grundlage. Im Beispiel auf der Startseite stehen so drei Angebote für ein E-Signatur-Tool mit 25 und 30 Seats sowie jährlicher und monatlicher Laufzeit direkt vergleichbar nebeneinander.

Wählt man eine Kategorie, schlägt Scout SaaS passende Anbieter aus dem eigenen Software-Verzeichnis vor, mit Logo, veröffentlichten Listenpreisen und Sicherheitsangaben wie SAML-SSO, SCIM und Audit-Logs. Ein Vorschlag lässt sich mit einem Klick als Angebot übernehmen. Security-, Legal- und Budget-Prüfungen bleiben mit Belegen und Namen der Prüfenden an der Anfrage. Ändert sich ein Angebot, werden die betroffenen Freigaben ungültig. Fünf serverseitig erzwungene Rollen trennen diejenigen, die Anfragen bearbeiten, von denen, die Entscheidungen prüfen. Dateien bis 10 MB, Kommentare, Benachrichtigungen und das gewählte Angebot bleiben am Kaufdatensatz, Archivieren und Wiederherstellen ist möglich. Exporte gibt es als CSV und JSON, ein widerrufbarer MCP-Schlüssel gibt einem KI-Assistenten Zugriff auf genau einen Workspace.

Die Grenzen beschreibt der Anbieter offen: Scout SaaS verhandelt nicht mit Lieferanten, kauft keine Software und ersetzt nicht die Angebote, die das Team selbst einholt. Listenpreise und Sicherheitsangaben aus dem Verzeichnis sind ein Ausgangspunkt, Konditionen prüft das Team selbst. Es gibt keine automatischen Hersteller-Integrationen oder Managed Services.

Der einzige Tarif, Team, kostet 29 USD pro Monat und Workspace und umfasst bis zu 1.000 Anwendungsdatensätze und 500 Beschaffungsanfragen. Mit dem Code BLACKFRIDAY26 im Stripe-Checkout kosten die ersten beiden Monatsperioden 0 USD, danach gilt der reguläre Preis, sofern man nicht vorher kündigt. Eine Karte ist auch mit Code nötig. Kündigen lässt sich jederzeit im Abrechnungsportal, das Angebot richtet sich nur an Unternehmen.

Scout SaaS passt zu wachsenden Unternehmen ohne eigene Einkaufsabteilung, in denen Fachbereiche Software selbst auswählen, aber IT, Legal und Finance mitentscheiden sollen. Für komplexe Ausschreibungen oder Einkauf jenseits von Software braucht es ein vollwertiges Procurement-System. Betreiber ist Max Benz aus Dresden.