Die 6 besten Notion AI-Alternativen

ClickUp Brain ist der KI-Assistent direkt im ClickUp Workspace und kombiniert drei Rollen in einer Plattform: AI Knowledge Manager, AI Project Manager und AI Writer. Als Knowledge Manager beantwortet er Fragen zu Aufgaben, Docs und Team-Daten ohne erneutes Erklaren. Als Project Manager erstellt er Aufgaben, priorisiert sie, schreibt Zusammenfassungen und kann als autonomer Super Agent eigenstandig Workflows ausfuhren. Als Writer generiert er Texte, E-Mails und Berichte direkt im Kontext der laufenden Arbeit. ClickUp Brain unterstuzt mehrere Premium-Sprachmodelle gleichzeitig, darunter GPT-5, Claude Opus und Gemini, und kann per Klick zwischen ihnen wechseln. Die Enterprise Search durchsucht ClickUp-Daten sowie verbundene Apps wie Google Drive, GitHub und Salesforce zentral. Alle Konversationen sind privat, Daten werden nicht fur das Training externer Modelle verwendet, und die Plattform ist SOC 2-, ISO 27001-, GDPR- und HIPAA-konform.

Craft ist eine moderne Notiz- und Dokumenten-App mit einem eleganten Block-Editor und starkem Fokus auf Design und Benutzerfreundlichkeit. Die App richtet sich an Privatpersonen, Knowledge Worker und kleine Teams, die einen zentralen Ort für Ideen, Aufgaben und Dokumente suchen. Der Block-Editor erlaubt das Erstellen strukturierter Dokumente aus verschiedenen Inhaltstypen wie Text, Bilder, Tabellen, Whiteboards und mehr. Täglich genutzte Funktionen wie Daily Notes, Aufgaben und Kalenderintegration helfen dabei, den Überblick zu behalten. Craft beinhaltet einen integrierten KI-Assistenten auf Basis von GPT-4o, der beim Schreiben, Zusammenfassen und Umformulieren von Texten unterstützt. Dokumente können einfach als Links geteilt oder veröffentlicht werden. Dank nativer Apps für iOS, macOS und iPadOS ist Craft besonders für Apple-Nutzer optimiert und wurde von Apple mehrfach ausgezeichnet, unter anderem als Mac App des Jahres. Eine Windows- und Web-Version ist ebenfalls verfügbar, jedoch mit eingeschränkterem Funktionsumfang. Craft unterstützt den Import aus Notion und bietet MCP-Verbindungen für KI-Tools wie Claude und ChatGPT sowie eine API für eigene Integrationen. Besonders überzeugt die App durch ihre Offline-Fähigkeit und die durchgängig hochwertige Designsprache.

Confluence ist das Team-Wiki und die zentrale Knowledge Base von Atlassian. Teams erstellen, organisieren und teilen Wissen in strukturierten Spaces und Pages, die sich per Live-Editor gemeinsam bearbeiten lassen. Neben klassischer Dokumentation bietet Confluence kollaborative Whiteboards zum Brainstorming, Datenbanken zur strukturierten Informationsverwaltung und Video-Seiten für asynchrone Kommunikation. Die KI-Funktionen von Atlassian Rovo helfen dabei, Texte zu verfassen, lange Dokumente zusammenzufassen, Inhalte in Timelines oder Charts umzuwandeln und mittels KI-Agenten Folgeschritte zu automatisieren. Rovo Search durchsucht nicht nur Confluence, sondern auch verbundene Tools wie Jira, Slack oder Google Drive. Die nahtlose Jira-Integration erlaubt es Teams, Anforderungen, Retrospektiven und Sprintdokumentationen direkt mit Tickets zu verknüpfen. Confluence ist als Cloud-Produkt (SaaS) sowie als Data-Center-Variante für selbst gehostete Umgebungen verfügbar. EU Data Residency ist optional buchbar. Der kostenlose Plan unterstützt bis zu 10 Nutzer; bezahlte Pläne skalieren bis zu Unternehmenslösungen mit bis zu 150 Sites und uneingeschränkter Automatisierung.

Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft, der direkt in alle bekannten Microsoft 365 Anwendungen integriert ist: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneNote. Statt zwischen Tools zu wechseln, erhalten Nutzer KI-Unterstützung genau dort, wo sie arbeiten. In Word hilft Copilot beim Schreiben, Umformulieren und Zusammenfassen von Dokumenten. In Excel erkennt er Trends, erklärt Formeln und erstellt Pivot-Tabellen per Spracheingabe. In PowerPoint verwandelt er Texte oder vorhandene Word-Dokumente in fertige Präsentation. In Outlook fasst er lange E-Mail-Threads zusammen, schlägt Antworten vor und priorisiert die Inbox. In Teams liefert er nach Meetings automatisch Zusammenfassungen, Action Items und Transkripte. 2026 laufen in Copilot die Modelle GPT-5.4 Thinking und GPT-5.3 Instant sowie eigene Microsoft Copilot Models. Copilot Chat mit Work IQ erschliesst Organisationsdaten via Microsoft Graph: Dokumente, E-Mails, Chats und Kalender werden als Kontext einbezogen, ohne Daten mit dem Modell zu trainieren. Copilot Pages ermöglicht kollaborative KI-generierte Arbeitsblaetter, die direkt in Teams und Browser geteilt werden können. Mit Copilot Studio lassen sich eigene Agents für interne Geschäftsprozesse ohne tiefgehende Programmierkenntnisse konfigurieren und ausrollen. Microsoft Graph Connectors verbinden Copilot mit Drittsystemen wie Salesforce, ServiceNow und SAP, sodass Copilot auch auf externe Datenquellen zugreifen kann. Für europäische Unternehmen besteht EU Data Boundary Compliance: Daten von EU- und EFTA-Kunden werden im Ruhezustand und bei der Übertragung ausschließlich in der EU verarbeitet und gespeichert. Für Deutschland wird ab 2026 zusätzlich in-Country Processing in deutschen Rechenzentren ausgerollt. Copilot erfüllt Enterprise-Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen und ist in die Microsoft-Sicherheitsarchitektur eingebettet. Die Mobile Apps für iOS und Android sind im Lieferumfang enthalten. Copilot Studio ermöglicht via API die programmatische Steuerung von Agents. Es gibt drei Einstiegspunkte: den kostenlosen Copilot Chat (enthalten in jedem M365-Abo), Copilot Pro für Privatnutzer (ca. 20 USD/Monat) und Microsoft 365 Copilot für Business und Enterprise als Zusatzlizenz.

Google Meet ist die professionelle Videokonferenzlösung von Google, tief in Google Workspace integriert. Unternehmen nutzen Meet direkt aus Gmail oder Google Kalender heraus, ohne zusätzliche Software zu installieren. Der browserbasierte Client funktioniert auf allen Geräten und Betriebssystemen. Für kostenlose Nutzer stehen unbegrenzte 1:1-Gespräche sowie Gruppenkonferenzen mit bis zu 100 Personen und 60 Minuten Länge bereit. Workspace-Abonnenten erhalten deutlich mehr: Enterprise-Kunden können bis zu 1.000 Teilnehmer in einer einzigen Konferenz zusammenbringen. Ein Kernmerkmal ist die Gemini-KI-Integration. Die Funktion 'Take Notes for Me' erstellt automatisch strukturierte Mitschriften während des Meetings und speichert sie in Google Drive, sodass Teilnehmer sich vollständig auf das Gespräch konzentrieren können. Translated Captions übersetzen Untertitel in Echtzeit in über 100 Sprachen und machen internationale Meetings deutlich zugänglicher. Weitere KI-Funktionen umfassen automatische Meeting-Zusammenfassungen, Aufgabenextraktion und Geräuschunterdrückung. Für kollaborative Sessions bietet Meet Breakout-Rooms, Umfragen, Q&A-Funktionen und den integrierten Chat. Aufzeichnungen landen direkt in Google Drive und sind ab Business Standard verfügbar. Livestreaming innerhalb der Organisation ist ab Enterprise möglich. Google Meet unterstützt EU-Datenspeicherung (Data Residency), was besonders für europäische Unternehmen und Behörden relevant ist. Mobile Apps für Android und iOS sind kostenlos verfügbar. Die Plattform eignet sich für KMU, die bereits auf Google Workspace setzen, ebenso wie für Großunternehmen und Bildungseinrichtungen mit Google Workspace for Education.

ChatGPT ist OpenAIs KI-Chat-Plattform und weiterhin die meistgenutzte KI-Anwendung weltweit. Seit dem Rollout der GPT-5.6-Modellfamilie im Juli 2026 arbeitet ChatGPT nicht mehr mit einem einzelnen Universalmodell, sondern mit drei spezialisierten Varianten: Luna übernimmt schnelle Alltagsaufgaben im kostenlosen Plan, Sol und Sol Pro liefern die stärkste Reasoning-Leistung für Plus- und Pro-Nutzer, während Terra auf hochvolumige Geschäftsaufgaben wie Kundensupport, interne Tools und Dokumentenanalyse zugeschnitten ist. Zu den zentralen Funktionen zählen der Advanced Voice Mode mit Video- und Bildschirmfreigabe, der autonome ChatGPT Agent für mehrstufige Aufgaben, Deep Research für ausführliche Recherchen mit Quellenangaben sowie der Code Interpreter für Datenanalyse direkt im Chat. Die Bildgenerierung läuft inzwischen vollständig über ChatGPT Images 2.0 auf Basis von GPT Image 2, nachdem OpenAI die älteren DALL-E-Modelle im Mai 2026 eingestellt hat. Für Entwicklung und Programmierung wurden Codex und die klassische ChatGPT-Oberfläche zu ChatGPT Work zusammengeführt, einer neuen Desktop-App für Chat, Coding-Agent und Workflows in einem Fenster. Zusätzlich befindet sich Sites in der Beta-Phase, mit dem sich einfache Webseiten direkt aus einem Chat heraus erstellen lassen, und Entwickler erhalten über die Responses API programmatisches Tool-Calling sowie eine Multi-Agent-Beta. Custom GPTs erlauben weiterhin eigene Assistenten mit individuellem System-Prompt, Wissensbasis und externen API-Aktionen ohne Programmierkenntnisse. Preislich ist ChatGPT im deutschsprachigen Raum in Euro gestaffelt: Free kostet 0 Euro und bietet unbegrenzte Textchats mit eingeschränkten Zusatzfunktionen, Go liegt bei 8 Euro im Monat mit deutlich höheren Limits, Plus kostet 23 Euro im Monat mit fortgeschrittenen Reasoning-Modellen sowie Projekten und geplanten Aufgaben, und Pro startet ab 103 Euro im Monat mit bis zu 20-facher Nutzung, GPT-5.6 Sol Pro und unbegrenzter, schnellerer Bildgenerierung. Für Teams bietet Business ab zwei Nutzern 21 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung beziehungsweise 26 Euro bei monatlicher Zahlung, inklusive Konnektoren zu Microsoft 365, Google Drive, Slack, GitHub, Linear und Figma sowie SAML SSO, MFA und standardmäßigem Ausschluss der Daten vom Modelltraining. Enterprise richtet sich mit individuellen Konditionen an größere Organisationen und bietet Datenresidenz in mehreren Regionen weltweit, darunter die EU, SCIM, eine zentrale Admin-Konsole, Compliance-API-Protokolle, IP-Allowlisting sowie dediziertes Onboarding und individuelle Sicherheitsprüfungen. Damit deckt ChatGPT weiterhin die gesamte Spanne von Privatnutzern über Freelancer bis hin zu Konzernen ab, wobei Nutzer außerhalb von Business- und Enterprise-Verträgen beachten sollten, dass ihre Konversationen standardmäßig zur Modellverbesserung herangezogen werden können.