Zugferd vs XRechnung: Unterschiede, Pflichten, Software-Support 2026

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können. Damit sind zwei Formate in aller Munde: ZUGFeRD und XRechnung. Beide erfüllen die gesetzlichen Vorgaben der EU-Norm EN 16931, funktionieren aber technisch grundverschieden und passen in unterschiedliche Geschäftssituationen. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, zeigt die aktuellen Fristen bis 2028 und listet Software, die beide Formate zuverlässig unterstützt.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine normale PDF-Rechnung, die im Hintergrund einen maschinenlesbaren XML-Datensatz eingebettet trägt. Menschen sehen die gewohnte PDF-Ansicht, Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus. Genau diese Doppelfunktion macht ZUGFeRD im Alltag praktisch, weil keine zusätzliche Viewer-Software nötig ist, um eine Rechnung zu prüfen. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3.3 gilt seit Januar 2026 und ist vollständig kompatibel mit dem europäischen Rechnungsstandard.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist reines XML, ohne visuelle Ebene. Eine XRechnung-Datei lässt sich nicht einfach öffnen und lesen, sondern braucht ein Buchhaltungsprogramm oder einen Viewer, der die strukturierten Felder in eine lesbare Ansicht übersetzt. Dafür ist das Format besonders robust in automatisierten Prozessen, etwa wenn Rechnungen direkt in ein ERP-System eingelesen werden sollen. XRechnung ist der verbindliche Standard für Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landesbehörden und liegt aktuell in Version 3.0.2 vor.

Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

• Lesbarkeit: ZUGFeRD zeigt eine normale PDF-Ansicht, XRechnung braucht eine Viewer- oder Buchhaltungssoftware
• Einsatzbereich: XRechnung ist Pflicht im B2G-Bereich (Rechnungen an Behörden), ZUGFeRD ist im B2B-Alltag die praktischere Wahl
• Dateigröße und Handling: ZUGFeRD-Dateien lassen sich wie gewohnte PDFs verschicken und archivieren, XRechnung-Dateien laufen meist über automatisierte Schnittstellen
• Rechtliche Gleichwertigkeit: Beide Formate erfüllen EN 16931 vollständig, keines ist "besser" im Sinne der Rechtssicherheit
• Verbreitung in Software: nahezu alle deutschen Buchhaltungslösungen unterstützen inzwischen beide Formate parallel

Wer muss ab wann welches Format nutzen?

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche. Beim Versand gestaffelt sich die Pflicht nach Unternehmensgröße:

• Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro können weiterhin klassische Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versenden
• Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen relevante B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen können
• Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich für alle Unternehmen

Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt XRechnung schon heute in der Regel als vorgeschriebenes oder zumindest bevorzugtes Format. Im normalen B2B-Geschäft zwischen Unternehmen bleibt die Formatwahl den Vertragsparteien überlassen, solange EN 16931 eingehalten wird, was ZUGFeRD zur pragmatischeren Option für die meisten Betriebe macht.

Software-Support: Wer kann beide Formate?

Für die Umstellung zählt vor allem, ob die eingesetzte Buchhaltungs- oder ERP-Software beide Formate zuverlässig erzeugen und einlesen kann. Ein Blick in die ERP-Systeme auf suitApp zeigt, dass die E-Rechnungs-Fähigkeit inzwischen ein Standardmerkmal geworden ist, statt ein Zusatzfeature einzelner Anbieter zu sein.

In der Praxis unterstützen unter anderem folgende Tools sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung im Rechnungsversand und -empfang:

• lexoffice erzeugt ZUGFeRD-konforme PDF-Rechnungen automatisch und bietet einen XRechnung-Export für Behördenrechnungen
• sevDesk stellt beide Formate direkt aus der Rechnungsvorlage heraus zur Verfügung, inklusive automatischer Formatprüfung
• Sage 50 deckt als klassische Buchhaltungssoftware für den Mittelstand beide Standards inklusive Archivierung ab
• DATEV integriert E-Rechnungsverarbeitung direkt in bestehende Kanzlei- und Unternehmensworkflows, wichtig für Betriebe mit Steuerberateranbindung

Wer aktuell noch keine E-Rechnungs-fähige Software im Einsatz hat, sollte die Übergangsfrist bis 2027 nicht ungenutzt verstreichen lassen. Der Wechsel betrifft nicht nur den Rechnungsversand, sondern auch Archivierung, Belegprüfung und die Anbindung an Steuerberater oder Finanzbehörden.

So gelingt die Umstellung im Unternehmen

Der Wechsel auf E-Rechnung lässt sich in wenigen klaren Schritten planen, statt ihn bis zur letzten Frist aufzuschieben. Wer frühzeitig startet, vermeidet Zeitdruck kurz vor 2027 und kann die Umstellung mit ohnehin anstehenden Software-Wechseln verbinden.

• Bestandsaufnahme: Prüfen, ob die aktuelle Buchhaltungs- oder ERP-Software ZUGFeRD und XRechnung bereits erzeugen und einlesen kann, oder ob ein Update beziehungsweise ein Anbieterwechsel nötig ist
• Kundenkreis analysieren: Klären, welche Kunden Behörden sind (XRechnung-Pflicht) und welche im normalen B2B-Geschäft stehen, wo ZUGFeRD meist praktikabler ist
• Archivierung sicherstellen: E-Rechnungen müssen revisionssicher und maschinenlesbar aufbewahrt werden, ein reines PDF-Archiv reicht bei XRechnung nicht aus
• Steuerberater einbinden: Klären, wie die Kanzlei E-Rechnungen empfängt und verarbeitet, insbesondere bei DATEV-Anbindung
• Testphase einplanen: Vor dem verpflichtenden Stichtag mit einzelnen Geschäftspartnern testweise E-Rechnungen austauschen, um Formatfehler frühzeitig zu erkennen

Gerade kleinere Unternehmen unterschätzen häufig den Aufwand für die Archivierung und die Anbindung an bestehende Buchhaltungsprozesse. Die technische Erzeugung einer ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei ist mit moderner Software meist unproblematisch, die revisionssichere Ablage über mehrere Jahre hinweg erfordert dagegen ein durchdachtes Archivierungskonzept, das viele Cloud-Lösungen inzwischen standardmäßig mitliefern.

Fazit

ZUGFeRD und XRechnung sind keine Konkurrenten, sondern Formate für unterschiedliche Einsatzzwecke. Im normalen B2B-Alltag zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD wegen seiner PDF-Lesbarkeit meist die praktischere Wahl, während XRechnung im Behördengeschäft gesetzt ist. Entscheidend ist am Ende weniger die Formatwahl selbst als die Frage, ob die eingesetzte Software beide Standards zuverlässig beherrscht, denn ab 2028 wird strukturierte E-Rechnung für nahezu alle Unternehmen in Deutschland zur Pflicht.