Reisekostenmanagement automatisieren: Welche Funktionen sollte eine Software bieten

Foto von Vitaly Gariev auf Unsplash

Geschäftsreisen bringen mehr Verwaltungsarbeit mit sich, als es auf den ersten Blick scheint. Belege sammeln, Fahrtkosten erfassen, Pauschalen berechnen, Ausgaben prüfen und am Ende alles an die Buchhaltung weitergeben. Solange es nur ein paar Reisen im Monat sind, geht das mit Tabellen und E-Mails. Irgendwann aber nicht mehr.

Vor allem wenn mehrere Personen unterwegs sind, häufen sich Rückfragen und einzelne Belege fehlen. Daten werden mehrfach übertragen oder Abrechnungen bleiben länger liegen als geplant. Genau da setzen Reisekosten-Tools an. Sie verbinden die einzelnen Schritte, vom Beleg bis zur Buchhaltung.

Welche Aufgaben sollte eine Reisekostensoftware übernehmen?

Eine gute Lösung sollte nicht erst bei der fertigen Abrechnung beginnen. Praktisch ist es, wenn sie den gesamten Ablauf einer Geschäftsreise begleitet. Beschäftigte erfassen ihre Ausgaben unterwegs und die zuständigen Personen prüfen sie anschließend im selben System.

Typische Funktionen sind:

• Belege per Smartphone fotografieren und digital zuordnen
• Fahrtkosten und Kilometer erfassen
• Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen berechnen
• Ausgaben bestimmten Reisen oder Kostenstellen zuweisen
• Freigaben digital abbilden
• Daten an die Buchhaltung übergeben

Je weniger Informationen dabei erneut eingegeben werden müssen, desto geringer ist der Verwaltungsaufwand. Das betrifft gerade Unternehmen, in denen regelmäßig mehrere Beschäftigte unterwegs sind.

Wie erleichtert die mobile Belegerfassung den Alltag?

Papierbelege sind im Reisekostenprozess nach wie vor eine häufige Fehlerquelle. Ein Taxibeleg landet in der Jackentasche und eine Hotelrechnung wird erst Wochen später weitergeleitet. Fehlt etwas, beginnt die Suche oft erst bei der Abrechnung.

Mit einer mobilen Erfassung können Belege direkt nach dem Bezahlen fotografiert und der jeweiligen Reise zugeordnet werden. Gute Anwendungen lesen wichtige Angaben wie Datum, Betrag oder Händler aus dem Dokument aus. Die reisende Person muss dann nur noch prüfen, ob die Angaben stimmen.

Das spart nicht nur Tipparbeit. Die Buchhaltung erhält die Unterlagen früher und kann offene Fragen klären, solange die Reise noch nicht Wochen zurückliegt.

Wie lassen sich Pauschalen und steuerliche Vorgaben abbilden?

Bei Reisekosten geht es nicht allein um Rechnungen und Quittungen. Auch Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Fahrtkosten müssen nach den jeweils geltenden Vorgaben berücksichtigt werden.

Software kann hier Berechnungen übernehmen. Dazu gehören etwa die Reisedauer, das Reiseziel und mögliche Kürzungen der Verpflegungspauschale, wenn Mahlzeiten bereits gestellt wurden. Für 2026 gelten die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Auslandspauschalen, die bei beruflich veranlassten Auslandsreisen berücksichtigt werden müssen.

Bei der Softwareauswahl lohnt sich deshalb ein Blick darauf, wie solche Werte gepflegt werden. Änderungen bei Pauschalen sollten nicht jedes Mal von Hand in Tabellen übertragen werden müssen.

Wie sollten Prüfung und Freigabe funktionieren?

Nicht jede eingereichte Ausgabe kann ungeprüft übernommen werden. Unternehmen brauchen deshalb einen nachvollziehbaren Freigabeprozess. Je nach Aufbau kann eine Abrechnung zunächst bei der Teamleitung landen und anschließend an Buchhaltung oder Personalabteilung weitergegeben werden.

Software kann dabei Regeln hinterlegen. Überschreitet beispielsweise eine Hotelrechnung einen festgelegten Betrag oder fehlt ein Beleg, lässt sich die zuständige Person darauf aufmerksam machen.

Automatisierung hilft vor allem dort, wo sie Routine abnimmt, ohne dass die Prüfbarkeit verloren geht. Wer eine Ausgabe freigegeben oder geändert hat, sollte später noch nachvollziehbar sein.

Wie gelangen Reisekosten in die Buchhaltung?

Am Ende müssen die erfassten Daten weiterverarbeitet werden. Genau an diesem Übergang entstehen schnell zusätzliche Arbeitsschritte. Beträge werden exportiert, erneut eingegeben oder zwischen verschiedenen Programmen verschoben.

Wenn sich eine Reisekostenabrechnung erstellen lässt und Belege dabei direkt an die Buchhaltung übergeben werden, entfällt ein zusätzlicher Erfassungsschritt. Wichtig ist deshalb, vor der Entscheidung für eine Software zu prüfen, welche Exporte und Schnittstellen tatsächlich verfügbar sind.

Je mehr Anwendungen im Unternehmen beteiligt sind, desto wichtiger wird ihre Verbindung. Gut geplante Software-Integrationen helfen dabei, Reise- und Belegdaten zwischen verschiedenen Anwendungen weiterzugeben, ohne sie jedes Mal neu erfassen zu müssen.

Auch die Anbindung an die Buchhaltung sollte genauer betrachtet werden. Gerade bei Schnittstellen unterscheiden sich Lösungen darin, welche Daten übertragen werden und wie viel Nacharbeit anschließend nötig ist.

Welche Auswertungen helfen bei den Reisekosten?

Digitale Reisekostendaten lassen sich nicht nur abrechnen. Sie zeigen auch, wo im Unternehmen Kosten entstehen und an welchen Stellen Abläufe länger dauern als erwartet.

Interessant sind zum Beispiel:

• Reisekosten pro Monat oder Quartal
• durchschnittliche Kosten pro Geschäftsreise
• Ausgaben nach Kostenart
• Kosten nach Team oder Kostenstelle
• Zeit zwischen Einreichung und Freigabe

Solche Kennzahlen können dabei helfen, Entwicklungen früher zu erkennen. Steigen etwa Hotelkosten über mehrere Monate oder dauern Freigaben ungewöhnlich lange, lässt sich gezielter nach der Ursache suchen.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer Lösung achten?

Eine lange Funktionsliste sagt noch wenig darüber aus, wie gut eine Software im Arbeitsalltag funktioniert. Entscheidend ist, ob sie zu den vorhandenen Abläufen und Programmen passt.

Vor dem Kauf lohnt sich deshalb ein Praxistest. Am besten lässt man jemanden eine echte Reise testweise durch den gesamten Prozess schicken. Wie schnell lässt sich ein Beleg erfassen? Werden Pauschalen korrekt berücksichtigt? Wer bekommt die Abrechnung zur Prüfung? Und was kommt am Ende in der Buchhaltung an?

Auch die Bedienung auf dem Smartphone verdient Aufmerksamkeit. Wenn Beschäftigte unterwegs erst mehrere Menüs öffnen müssen, um einen Beleg hochzuladen, wird die Funktion im Alltag schnell lästig.

Was bleibt am Ende für Unternehmen wichtig?

Reisekostenmanagement muss nicht komplett automatisiert werden, damit sich der Aufwand reduziert. Oft reicht es schon, einzelne Medienbrüche zu beseitigen. Ein digital erfasster Beleg muss nicht später noch einmal abgetippt werden. Eine hinterlegte Pauschale muss niemand jedes Mal nachschlagen.

Wer eine Lösung auswählt, sollte deshalb weniger auf die Zahl der Funktionen schauen und mehr auf den tatsächlichen Ablauf. Erfassung, Prüfung, Freigabe und Buchhaltung müssen zusammenpassen. Dann wird aus der Reisekostenabrechnung ein Ablauf, der planbar ist. Belegstapel, Tabellen und Rückfragen werden zur Ausnahme.