E-Rechnung Pflicht 2025 und 2027: Übergangsfristen, Formate, Software

Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber klare Fristen gesetzt: Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zum Versand folgt in Stufen bis 2028. Dieser Artikel erklärt, was genau auf dich zukommt, welche Formate zugelassen sind und welche Software dich beim Umstieg unterstützt.

Was ist die E-Rechnung Pflicht?

Unter "E-Rechnung Pflicht" versteht man die gesetzliche Verpflichtung, im B2B-Bereich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Eine einfache PDF-Datei gilt dabei nicht als E-Rechnung, da sie keine maschinenlesbare Datenstruktur enthält. Stattdessen müssen die Formate der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde und das Umsatzsteuergesetz (UStG) entsprechend geändert hat. Deutschland setzt damit die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) um, die auf eine vollständige Digitalisierung der Umsatzsteuerprozesse innerhalb der EU abzielt. Betroffen sind grundsätzlich alle im Inland ansässigen Unternehmen, die steuerpflichtige B2B-Umsätze erbringen.

Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (brutto), Fahrausweise sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind von der Empfangspflicht nicht ausgenommen und müssen ab 2025 ebenfalls E-Rechnungen entgegennehmen können.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber hat die Einführung in drei Phasen eingeteilt:

• Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen. Jedes inländische Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu empfangen und zu verarbeiten. Das Ausstellen kann bis Ende 2026 noch in Papierform oder als PDF mit Zustimmung des Empfängers erfolgen.
• Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz. Betriebe, die diesen Schwellenwert im Vorjahr überschritten haben, müssen ihre B2B-Rechnungen zwingend als E-Rechnung versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen. Ab diesem Zeitpunkt müssen sämtliche inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden, unabhängig vom Jahresumsatz.

Die Übergangsfrist bis Ende 2026 ist für viele Betriebe wichtig: Wer noch keine E-Rechnung-fähige Software einsetzt, kann in dieser Zeit weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Ab 2027 entfällt dieser Spielraum für große Unternehmen, ab 2028 für alle.

Zulässige Formate: ZUGFeRD und XRechnung

Nicht jedes digitale Rechnungsdokument gilt als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Zugelassen sind nur Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland haben sich dabei zwei Standards durchgesetzt:

• XRechnung: Reines XML-Format ohne visuellen Anteil. Wurde ursprünglich für die öffentliche Verwaltung (B2G) entwickelt und ist bereits seit Jahren Standard für Rechnungen an Bundesbehörden. Die strukturierten Daten sind für Buchhaltungssoftware direkt lesbar, können aber ohne spezielle Viewer nicht auf einem Bildschirm angezeigt werden.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0): Hybridformat aus PDF/A-3 und eingebettetem XML. Der Empfänger erhält eine lesbare PDF-Datei und gleichzeitig eine strukturierte XML-Datei. ZUGFeRD ist mit dem französischen Format Factur-X kompatibel und in der Praxis der beliebteste Standard für den Mittelstand, da er visuell lesbar bleibt.

Wichtig: Ein normales PDF ohne eingebettete XML-Daten gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Auch EDI-Formate (Electronic Data Interchange) können weiter genutzt werden, wenn beide Parteien zustimmen und der Standard sicherstellt, dass die enthaltenen Daten der EN 16931 entsprechen.

Auswirkungen auf Buchhaltung und Prozesse

Die E-Rechnung Pflicht verändert nicht nur den Rechnungsversand, sondern greift in bestehende Buchhaltungsprozesse ein. Wer bisher Rechnungen manuell erfasst oder als PDF-Anhang per E-Mail versendet hat, muss seine Abläufe anpassen. Das betrifft vor allem:

• Eingangsrechnungen: Strukturierte Formate können automatisch ins Buchhaltungssystem übertragen werden. Doppelte Erfassung entfällt, Fehler werden reduziert.
• Ausgangsrechnungen: Die Rechnungssoftware muss ZUGFeRD- oder XRechnung-Export beherrschen. Das setzt voraus, dass alle Pflichtangaben wie USt-IdNr. und Rechnungsposten korrekt strukturiert sind.
• Archivierung: E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen (zehn Jahre) und müssen unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden.

Software für die E-Rechnung Pflicht

Die gute Nachricht: Viele gängige Buchhaltungs- und ERP-Lösungen unterstützen ZUGFeRD und XRechnung bereits. Beim Kauf oder Wechsel einer Software solltest du gezielt auf diese Features achten:

• Export als ZUGFeRD oder XRechnung in der Ausgangsrechnung
• Import und automatische Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
• GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
• Anbindung an DATEV oder Steuerberater-Export

Zu den Lösungen, die E-Rechnung unterstützen, gehören unter anderem:

• Lexoffice von Lexware: Cloud-Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen mit ZUGFeRD-Unterstützung.
• sevDesk: Online-Buchhaltungssoftware mit automatischem E-Rechnungs-Export und -Import.
• DATEV: Der Standard in deutschen Steuerkanzleien, vollständig E-Rechnung-konform und weit verbreitet im Mittelstand.
• WISO MeinBüro: Rechnungssoftware für Freiberufler und kleine Betriebe mit ZUGFeRD-Export.
• Sage 50 und Sage 100: Klassische KMU-Buchhaltungslösungen mit umfassender E-Rechnung-Funktionalität.
• Scopevisio: Cloud-ERP für den Mittelstand mit vollständiger Unterstützung des E-Rechnungs-Standards.
• BuchhaltungsButler: KI-gestützte Buchhaltungsautomatisierung mit automatischer Verarbeitung eingehender E-Rechnungen.

Wenn du gerade eine neue Software suchst, lohnt sich ein Blick auf die ERP-Systeme im Vergleich, die neben E-Rechnung auch Warenwirtschaft, CRM und weitere Geschäftsbereiche abdecken.

Praktische Tipps für die Umstellung

Damit der Wechsel auf E-Rechnung reibungslos klappt, solltest du frühzeitig planen:

• Software prüfen: Unterstützt deine aktuelle Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware bereits ZUGFeRD oder XRechnung? Falls nicht, gibt es ein Update oder musst du wechseln?
• Empfangsweg definieren: Wie sollen eingehende E-Rechnungen bei dir ankommen? Per E-Mail-Anhang, über ein Kundenportal oder via PEPPOL-Netzwerk?
• Mitarbeiter schulen: Wer in deinem Unternehmen erstellt oder verarbeitet Rechnungen? Diese Personen müssen den neuen Ablauf kennen.
• Testläufe starten: Teste den ZUGFeRD- oder XRechnung-Export deiner Software mit einem öffentlichen Validator, bevor du echte Rechnungen versendest.
• Steuerberater einbinden: Kläre ab, wie eingehende E-Rechnungen optimal übermittelt werden und ob ein DATEV-Unternehmen Online-Zugang sinnvoll ist.

Fazit

Die E-Rechnung Pflicht ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein Schritt zur Modernisierung des deutschen Rechnungswesens. Mit den richtigen Tools lassen sich Prozesse automatisieren, Fehler reduzieren und der Aufwand bei der Buchhaltung deutlich senken. Nutze die Übergangsfrist bis Ende 2026, um deine Software und Abläufe rechtzeitig umzustellen. Wer schon 2025 auf E-Rechnung umsteigt, verschafft sich einen Vorsprung und vermeidet den Zeitdruck kurz vor den stärkeren Pflichtfristen ab 2027 und 2028.