Die 6 besten Smallpdf-Alternativen

Adobe Acrobat ist die Referenzlösung für den Umgang mit PDF-Dateien und wird von der Firma entwickelt, die das Format erfunden hat. Du kannst Texte und Bilder direkt im Dokument bearbeiten, Seiten umsortieren, Dateien zusammenführen, Formulare erstellen und ausfüllen sowie Dokumente per elektronischer Unterschrift freigeben. Eine OCR-Funktion macht gescannte Dokumente durchsuchbar, und Schutzfunktionen wie Passwörter und Schwärzungen helfen bei vertraulichen Inhalten. Die Tarife Standard, Pro und Studio unterscheiden sich vor allem bei Signatur-, Schutz- und KI-Funktionen. Acrobat läuft auf Windows, macOS, im Browser und als mobile App und lässt sich in Microsoft 365 und Cloud-Speicher einbinden. Für Unternehmen ist es die sichere Wahl, wenn Kompatibilität mit allen Geschäftspartnern wichtig ist. Dafür ist es im Vergleich zu Alternativen eher teuer und nur im Abo erhältlich. Zu den wichtigsten Funktionen zählen PDF-Inhalte direkt bearbeiten, Konvertierung nach Word, Excel und PowerPoint, OCR für gescannte Dokumente sowie Elektronische Unterschriften. Als Stärken nennen Nutzer vor allem: branchenstandard mit höchster Kompatibilität; umfangreicher Funktionsumfang. Als Nachteil solltest du beachten: nur im Abo erhältlich. Das Werkzeug richtet sich vor allem an Unternehmen, Verwaltung, Kanzleien und Freelancer und lässt sich gut mit anderen Anwendungen kombinieren. Vergleiche vor einer Entscheidung die Tarife und prüfe, ob eine Testversion oder ein kostenloser Tarif zu deinen Anforderungen passt.

ABBYY FineReader PDF ist eine Desktop-Software für Texterkennung (OCR) und PDF-Bearbeitung. Du wandelst gescannte Dokumente und Bilder in durchsuchbare und bearbeitbare Dateien um, etwa in PDF, Word oder Excel, und behältst dabei Layout und Tabellen weitgehend bei. Das Programm unterstützt viele Sprachen, darunter Deutsch, und bietet zusätzliche Funktionen wie PDF-Bearbeitung, Kommentare, Schwärzen sowie den Vergleich zweier Dokumentversionen. Das Unternehmen ABBYY hat jahrzehntelange Erfahrung in der Dokumentenerkennung. Laut deutscher Preisseite gibt es FineReader PDF Standard für 99 Euro pro Jahr (16 Euro pro Monat bei Monatsabo) und Corporate für 165 Euro pro Jahr (24 Euro monatlich), jeweils für einen Einzelplatz; die Mac-Version kostet 69 Euro pro Jahr. Für größere Teams gibt es Mengenrabatte über den Vertrieb. Die Software eignet sich für Büros, Kanzleien und Archive, die regelmäßig gescannte Unterlagen verarbeiten. Für automatisierte Massenverarbeitung von Rechnungen sind spezialisierte Cloud-Dienste oder Server-Produkte besser geeignet als die Desktop-Variante. Nutze vor der Entscheidung eine Testphase oder den kostenlosen Einstieg, prüfe aktuelle Preise direkt beim Anbieter und gleiche die Funktionen mit den Anforderungen Deines Teams ab.

Foxit PDF Editor richtet sich an Teams, die einen vollwertigen PDF-Editor suchen, aber nicht die Preise von Adobe zahlen möchten. Du erstellst, bearbeitest, konvertierst, signierst und verwaltest PDF-Dokumente auf Desktop und im Web. Dazu kommen OCR, Formularunterstützung und Sicherheitsfunktionen. Ein integrierter KI-Assistent steht mit monatlichen Credits zur Verfügung. Im Tarif PDF Editor+ sind zusätzlich mobile Apps, Smart Redact zum automatischen Schwärzen und Foxit eSign mit 150 Umschlägen pro Jahr enthalten. Neben dem Abo gibt es eine unbefristete Lizenz für Windows und macOS als Einmalkauf. Eine 14-tägige Testversion ist ohne Kreditkarte verfügbar. Foxit ist ressourcenschonend und startet schnell, die Bedienoberfläche ähnelt klassischen Office-Programmen. Zu den wichtigsten Funktionen zählen PDFs erstellen, bearbeiten und konvertieren, OCR, Formulare sowie Elektronische Signatur (eSign). Als Stärken nennen Nutzer vor allem: günstiger als Acrobat; unbefristete Lizenz möglich. Als Nachteil solltest du beachten: weniger verbreitet als Adobe. Das Werkzeug richtet sich vor allem an Unternehmen, Verwaltung und Freelancer und lässt sich gut mit anderen Anwendungen kombinieren. Vergleiche vor einer Entscheidung die Tarife und prüfe, ob eine Testversion oder ein kostenloser Tarif zu deinen Anforderungen passt.

iLovePDF ist eine Online-Plattform mit zahlreichen PDF-Werkzeugen. Du kannst Dateien zusammenführen, teilen, komprimieren, konvertieren, bearbeiten, mit Wasserzeichen versehen, entsperren und per OCR durchsuchbar machen. Der Basic-Tarif ist kostenlos, läuft nur im Web und begrenzt die Dateigrößen. Premium kostet laut Anbieter 5 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung und bietet unbegrenzte Verarbeitung, Dateien bis 4 GB, Stapelverarbeitung, Desktop- und Mobile-Apps, 2.000 KI-Credits und werbefreie Nutzung. Für größere Organisationen gibt es einen Business-Tarif mit Single Sign-on und individuellen Verträgen. iLovePDF ist eine einfache Wahl, wenn du schnell und ohne Installation arbeiten willst. Zu den wichtigsten Funktionen zählen PDF zusammenfügen und teilen, Komprimieren, Konvertieren sowie OCR. Als Stärken nennen Nutzer vor allem: kostenloser Einstieg; günstiges Premium. Als Nachteil solltest du beachten: eingeschränkte Dateigrößen im Gratis-Tarif. Das Werkzeug richtet sich vor allem an Privatanwender, Kleine Unternehmen und Bildung und lässt sich gut mit anderen Anwendungen kombinieren. Vergleiche vor einer Entscheidung die Tarife und prüfe, ob eine Testversion oder ein kostenloser Tarif zu deinen Anforderungen passt.

JOPDF ist ein kostenloser PDF-Editor für den Desktop, der unter Windows, macOS und Linux läuft. Laut Anbieter sind alle Funktionen ohne Abo, ohne Testphase und ohne Anmeldung freigeschaltet, und die Software setzt keine Wasserzeichen in bearbeitete oder konvertierte Dateien. Die Oberfläche arbeitet mit Tabs, sodass mehrere PDFs gleichzeitig offen bleiben.

Im Bearbeitungsmodus änderst du vorhandenen Text direkt im Dokument und passt Schriftart, Größe und Farbe an. Bilder lassen sich kopieren, zuschneiden, spiegeln, drehen, skalieren und ersetzen, Links kannst du hinzufügen oder ändern. Zum Kommentieren gibt es Hervorheben, Unterstreichen, Durchstreichen, Wellenlinie, Schreibmaschine, Haftnotizen, Zeichenwerkzeuge und Stempel, alle Kommentare lassen sich mit einem Klick ein- und ausblenden. Seiten fügst du per Drag and drop ein, sortierst, drehst, teilst oder löschst sie, mehrere PDFs werden zu einer Datei zusammengeführt. Leere PDFs erstellst du mit einem Klick, außerdem kannst du Signaturen einfügen, Formulare ausfüllen und Seitenzahlen setzen.

Der Konverter wandelt PDFs in Word, Excel, PowerPoint und Bilder um und erstellt PDFs aus Office-Dateien und Bildformaten wie JPG, PNG, BMP, TIFF und HEIC, auch im Stapel. Seit Version 2.4.0 kommen CAD-Dateien als Quelle dazu, und PDF-Seiten lassen sich ohne Plugin direkt als Bild exportieren. Die Komprimierung bietet drei Stufen und verarbeitet ebenfalls mehrere Dateien auf einmal. Zum Schutz vergibst du ein Passwort und schränkst Rechte wie Kopieren, Bearbeiten oder Drucken ein. Gedruckt wird auf Wunsch in Graustufen oder doppelseitig.

Neu in Version 2.4.0 ist eine Texterkennung (OCR) für Scans und Bilder. Die lokale OCR läuft auf dem eigenen Rechner und unterstützt 29 Sprachen, die Online-OCR nutzt eine Cloud-Engine für komplexere Dokumente und unterstützt 26 Sprachen, auch mehrere gleichzeitig. Als Ergebnis wählst du ein durchsuchbares PDF, bei dem das Scan-Bild erhalten bleibt, oder ein bearbeitbares PDF.

Zum Datenschutz schreibt der Anbieter, dass JOPDF Dateien lokal auf dem Gerät verarbeitet und Dokumente nicht ohne Zustimmung auf einen Server lädt. Bearbeiten, Kommentieren, Organisieren, Schützen und Konvertieren funktionieren offline, der Konverter braucht nur für den einmaligen Download seines Plugins eine Internetverbindung. Wo die Server der Online-OCR stehen, nennt jopdf.com nicht.

Unterstützt werden Windows 11, 10, 8.1, 8 und 7 SP1 in 32 und 64 Bit, macOS ab 10.13 auf Intel und Apple Silicon sowie Linux-Distributionen wie Ubuntu, Debian, Linux Mint, Fedora und Astra Linux, mit Paketen für AMD64 und ARM64. Die Oberfläche gibt es in 12 Sprachen, darunter Deutsch. Auf jopdf.com gibt es nur Desktop-Versionen, keine Mobil-Apps und keine Browser-Version.

Für Banken, Behörden und Unternehmen nennt die Partnerseite individuelle Lösungen, etwa lokale Bereitstellung auf eigenen Servern, eine RESTful-API, OEM-Branding, Funktionsentwicklung nach Wunsch und SLA, Preise dafür sind nicht veröffentlicht. Angaben zur Firma hinter JOPDF, etwa Name, Anschrift oder Sitz, finden sich auf jopdf.com nicht, Kontakt läuft über support@jopdf.com. Laut Anbieter wurde JOPDF über 10 Millionen Mal heruntergeladen.

JOPDF passt zu Privatleuten, Studierenden und kleinen Büros, die einen kostenlosen PDF-Editor mit Textbearbeitung, Konverter und OCR suchen, der lokal arbeitet und auch unter Linux läuft.

Nitro PDF Pro ist ein PDF-Editor von Nitro Software, Inc. Der Anbieter positioniert ihn als kostengünstige Alternative zu Adobe Acrobat. Du erstellst, bearbeitest, konvertierst, signierst und schützt damit PDF-Dokumente. Die Software läuft auf Windows, Mac und iOS und passt sich laut Anbieter der jeweiligen Plattform an.

Zu den Funktionen zählen das Bearbeiten von Texten und Bildern, das Zusammenfügen und Sortieren von Seiten, OCR für gescannte Dokumente, Passwortschutz und Verschlüsselung sowie digitale Signaturen. Für die Zusammenarbeit gibt es Kommentare und Markups. Smart Redact erkennt laut Hersteller über 30 Kategorien personenbezogener Daten und schwärzt sie. Zusätzlich sind KI-Werkzeuge zur Dokumentenanalyse und Datenextraktion enthalten. Als Integrationen nennt Nitro Microsoft Office, OneDrive, Dropbox, Google Drive und Box sowie eine API.

Beim Preismodell unterscheidet Nitro mehrere Produkte. Nitro PDF Standard ist ein Jahresabo für Windows, Mac und iOS. Nitro PDF Plus ergänzt Single Sign-on, Domänenkontrolle, Azure Information Protection und Nutzungsanalysen und wird über den Vertrieb mit Mengenrabatten angeboten. Nitro PDF Classic ist eine Dreijahreslizenz nur für Windows. Konkrete Preise nennt die geprüfte Seite nicht, deshalb sind keine Preispläne hinterlegt. Zum Testen gibt es eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte.

Zum Datenschutz nennt Nitro SOC 2 Type II, ISO 27001, HIPAA und DSGVO-Konformität. Rechenzentren stehen laut Seite in Australien, Toronto und Dublin. Ein Hosting in Deutschland ist nicht angegeben. Mit Nitro Sign gibt es zudem eine Signaturlösung, die für die Enterprise-Stufe eIDAS-Anforderungen (AES und QES) adressiert.

Nitro PDF Pro eignet sich für Unternehmen und Teams, die eine zentrale Verwaltung, Single Sign-on und Compliance-Nachweise brauchen und dabei günstiger als bei Acrobat bleiben wollen. Für Einzelnutzer mit wenig Bedarf ist ein kostenloser Editor oft ausreichend.