Caya vs eBuero

Briefpost wird täglich im deutschen Scanzentrum geoeffnet, gescannt und als PDF im Document Cockpit bereitgestellt, inklusive automatischer Klassifizierung und E-Mail-/App-Benachrichtigung.

Deep-OCR macht alle eingescannten Dokumente volltext-durchsuchbar, sodass Briefe, Rechnungen und Verträge sekundenschnell gefunden werden.

Document Extractions lesen Beträge, IBANs, Lieferanten und Vorgangsnummern automatisch aus und liefern strukturierten Output als JSON oder CSV für angebundene Systeme.

Regelbasierte Automatisierungen verteilen Dokumente an zuständige Personen oder Abteilungen, vergeben Tags und loesen Folgeprozesse aus, ohne manuellen Eingriff.

Physische Originale werden mindestens 90 Tage sicher im Scanzentrum aufbewahrt; digitale Dokumente werden revisionssicher und unveraenderlich abgelegt.

Granulare Lese- und Bearbeitungsrechte für Nutzer und Rollen stellen sicher, dass jedes Teammitglied nur die relevanten Dokumente sieht.

Native Anbindungen an DATEV, Zapier, Make und über 100 weitere Tools ermöglichen die automatische Uebertragung extrahierter Daten in ERP- und Buchhaltungssysteme.

Dokumente sind jederzeit über Browser sowie iOS- und Android-App abrufbar, mit Push-Benachrichtigung bei neuer Post.

Caya erfuellt DSGVO, GoBD, ISO 27001, DORA und bietet individuelle AVV sowie Verschwiegenheitsverpflichtungen für Berufsgeheimnisstraeger.

Franchise-Netzwerke, Hausverwaltungen und Unternehmen mit mehreren Standorten verwalten alle Posteingaenge zentral in einer Instanz.

Ausgebildete Sekretär:innen nehmen Anrufe persönlich im Namen deines Unternehmens entgegen, begrüßen Anrufer mit deinem Firmennamen und führen das Gespräch nach deinen Vorgaben – kein Anrufbeantworter, kein IVR-System.

Das eBuero-Sekretariat nimmt Terminanfragen entgegen und trägt sie direkt in deinen freigegebenen Google Kalender ein – ohne Rückfragen und ohne dass du selbst aktiv werden musst.

Auf Wunsch ist das Sekretariat rund um die Uhr erreichbar, auch an Wochenenden und Feiertagen – ideal für Hotlines, Notfalldienste oder international tätige Unternehmen.

Wichtige Kontakte werden als VIP markiert und direkt durchgestellt; unerwünschte Werbeanrufe werden herausgefiltert, damit du dich auf relevante Gespräche konzentrieren kannst.

Über die kostenlose App für iOS und Android steuerst du in Echtzeit, welche Anrufszenarien aktiv sind – Meeting, Urlaub, Außer Haus – und empfängst sofort Anrufnotizen direkt auf dein Smartphone.

Über die native Zapier-Schnittstelle verbindest du eBuero mit über 3.500 Apps, darunter CRM-Systeme, Helpdesk-Tools und Projektmanagement-Software, um Anrufdaten automatisiert weiterzuverarbeiten.

Deine Kontaktliste und dein Google Kalender werden mit dem Sekretariat geteilt, damit Anrufer korrekt identifiziert und Termine ohne Medienbruch vereinbart werden können.

eBuero stellt lokale Telefonnummern bereit, sodass dein Unternehmen regional präsent wirkt – unabhängig davon, wo du oder dein Team tatsächlich arbeiten.