Caya vs windream

Briefpost wird täglich im deutschen Scanzentrum geoeffnet, gescannt und als PDF im Document Cockpit bereitgestellt, inklusive automatischer Klassifizierung und E-Mail-/App-Benachrichtigung.

Deep-OCR macht alle eingescannten Dokumente volltext-durchsuchbar, sodass Briefe, Rechnungen und Verträge sekundenschnell gefunden werden.

Document Extractions lesen Beträge, IBANs, Lieferanten und Vorgangsnummern automatisch aus und liefern strukturierten Output als JSON oder CSV für angebundene Systeme.

Regelbasierte Automatisierungen verteilen Dokumente an zuständige Personen oder Abteilungen, vergeben Tags und loesen Folgeprozesse aus, ohne manuellen Eingriff.

Physische Originale werden mindestens 90 Tage sicher im Scanzentrum aufbewahrt; digitale Dokumente werden revisionssicher und unveraenderlich abgelegt.

Granulare Lese- und Bearbeitungsrechte für Nutzer und Rollen stellen sicher, dass jedes Teammitglied nur die relevanten Dokumente sieht.

Native Anbindungen an DATEV, Zapier, Make und über 100 weitere Tools ermöglichen die automatische Uebertragung extrahierter Daten in ERP- und Buchhaltungssysteme.

Dokumente sind jederzeit über Browser sowie iOS- und Android-App abrufbar, mit Push-Benachrichtigung bei neuer Post.

Caya erfuellt DSGVO, GoBD, ISO 27001, DORA und bietet individuelle AVV sowie Verschwiegenheitsverpflichtungen für Berufsgeheimnisstraeger.

Franchise-Netzwerke, Hausverwaltungen und Unternehmen mit mehreren Standorten verwalten alle Posteingaenge zentral in einer Instanz.

Patentierte VFS-Technologie bindet windream als zusaetzliches Netzlaufwerk direkt in den Windows Explorer ein. Jede Windows-Anwendung kann Dokumente nativ öffnen und speichern, ohne eine separate Programmoberflaeche zu benoetigen.

Rechtskonforme Ablage aller Dokumente gemäß GoBD, DSGVO und weiterer Compliance-Vorgaben, testiert von einem anerkannten Wirtschaftspruefer. Unveraenderbarkeit und Nachvollziehbarkeit jeder Änderung sind gewaehrleistet.

Integrierte Workflow-Engine zur Modellierung und Automatisierung elektronischer Geschäftsprozesse, zum Beispiel Rechnungsfreigaben, Vertragsmanagement oder Posteingangsbearbeitung, inklusive Eskalationssteuerung und Statusverfolgung.

Automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Freigabe von Eingangsrechnungen inklusive E-Rechnungs-Unterstützung. Das Add-on dg docapprove bietet einen smarten Freigabe-Workflow mit vollstaendigem Audit-Trail.

Kuenstliche Intelligenz generiert automatisch Management-Summaries von Dokumenten und beantwortet inhaltliche Fragen per Chat, erkennt Zusammenhaenge und erstellt Übersetzungen direkt im System.

Modernes, responsives Web-Frontend für Desktop, Tablet und Smartphone. Zentralisiert Dokumente, Workflows und Drittanwendungen auf einer personalisierbaren Plattform für flexibles Arbeiten im Homeoffice oder unterwegs.

Direkte, revisionssichere Archivierung von E-Mails aus Microsoft Outlook heraus. Eingehende und ausgehende Nachrichten werden automatisch klassifiziert und in die jeweilige Akte oder den passenden Ordner eingeordnet.

Abbildung komplexer Aktenhierarchien in digitaler Form, zum Beispiel Personalakten, Projektakten oder Kundenakten, mit rollenbasierter Zugriffskontrolle und vollstaendigem Versionsmanagement.

Mehrdimensionale Suchfunktionen erlauben das schnelle Wiederfinden von Dokumenten über Volltext, Metadaten, Datum oder Dokumententyp. Dublettenerkennung reduziert den Speicherbedarf.

Nahtlose Anbindung an Microsoft Teams, Outlook und SharePoint. Dokumente können direkt aus Teams heraus abgelegt und gesucht werden, ohne den Arbeitskontext zu verlassen.