Caya vs Softmaker FreeOffice

Detaillierter Vergleich der beiden Software für papierloses Büro Tools

Caya

Caya digitalisiert Briefpost täglich per Scanzentrum in Deutschland und automatisiert Dokumentenprozesse mit OCR, KI-Extraktion und GoBD-konformer Archivierung.

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Kostenpflichtig

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Softmaker FreeOffice

Kostenlose Office-Suite aus Nuernberg mit TextMaker, PlanMaker und Presentations - nativ kompatibel mit DOCX, XLSX und PPTX, ohne Cloud-Zwang.

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Kostenlos

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Bewertungen im Vergleich

Caya

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Softmaker FreeOffice

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Funktionen im Vergleich

Nur bei Caya

Digitaler Posteingang (Post Scan)

Briefpost wird täglich im deutschen Scanzentrum geoeffnet, gescannt und als PDF im Document Cockpit bereitgestellt, inklusive automatischer Klassifizierung und E-Mail-/App-Benachrichtigung.

Volltextsuche (OCR)

Deep-OCR macht alle eingescannten Dokumente volltext-durchsuchbar, sodass Briefe, Rechnungen und Verträge sekundenschnell gefunden werden.

KI-Datenextraktion

Document Extractions lesen Beträge, IBANs, Lieferanten und Vorgangsnummern automatisch aus und liefern strukturierten Output als JSON oder CSV für angebundene Systeme.

Automagic Workflows

Regelbasierte Automatisierungen verteilen Dokumente an zuständige Personen oder Abteilungen, vergeben Tags und loesen Folgeprozesse aus, ohne manuellen Eingriff.

GoBD-konforme Archivierung

Physische Originale werden mindestens 90 Tage sicher im Scanzentrum aufbewahrt; digitale Dokumente werden revisionssicher und unveraenderlich abgelegt.

Rechte- und Rollenverwaltung

Granulare Lese- und Bearbeitungsrechte für Nutzer und Rollen stellen sicher, dass jedes Teammitglied nur die relevanten Dokumente sieht.

100+ Integrationen

Native Anbindungen an DATEV, Zapier, Make und über 100 weitere Tools ermöglichen die automatische Uebertragung extrahierter Daten in ERP- und Buchhaltungssysteme.

Mobile App und Web-Zugriff

Dokumente sind jederzeit über Browser sowie iOS- und Android-App abrufbar, mit Push-Benachrichtigung bei neuer Post.

Compliance Management

Caya erfuellt DSGVO, GoBD, ISO 27001, DORA und bietet individuelle AVV sowie Verschwiegenheitsverpflichtungen für Berufsgeheimnisstraeger.

Mehrere Standorte und Mandanten

Franchise-Netzwerke, Hausverwaltungen und Unternehmen mit mehreren Standorten verwalten alle Posteingaenge zentral in einer Instanz.

Gemeinsame Features

Keine gemeinsamen Features

Nur bei Softmaker FreeOffice

TextMaker Textverarbeitung

TextMaker bietet professionelle Textverarbeitung mit Serienbriefunktion, Inhaltsverzeichnissen, Formeleditor und vollstaendiger DOCX-Kompatibilitaet für verlustfreies Arbeiten mit Word-Dokumenten.

PlanMaker Tabellenkalkulation

PlanMaker unterstützt über 430 Rechenfunktionen, Pivot-Tabellen, Arbeitsblatter mit bis zu 1 Million Zeilen und mehr als 80 Diagrammtypen für umfassende Datenanalysen.

Presentations Praesentation

Presentations erstellt und bearbeitet Praesentation kompatibel mit PowerPoint (PPTX), inklusive Animationen, Folienuebergaenge und Notizansicht.

Native MS-Office-Formate

DOCX, XLSX und PPTX sind die Standardformate - kein Konvertierungsverlust beim Öffnen oder Speichern von Microsoft Office-Dateien.

PDF- und EPUB-Export

Dokumente und Tabellenkalkulationen werden direkt als PDF oder EPUB exportiert, ohne zusaetzliche Software.

Flexible Oberflaeche

Die Benutzeroberflaeche ist wahlweise mit modernen Ribbons oder klassischen Menuestrukturen einstellbar, inklusive Dark Mode und Schnellzugriffsleiste.

Touchscreen-Modus

Ein spezieller Fingereingabemodus mit vergrosserten Symbolen erleichtert die Bedienung auf Tablets und Touch-Displays.

Mehrplattform-Unterstützung

FreeOffice lauft nativ auf Windows (32-Bit und 64-Bit), macOS und Linux - ein einheitliches Erlebnis auf allen Desktop-Betriebssystemen.

Rechtschreibpruefung

Integrierte Rechtschreibpruefung mit Hunspell-Woerterbuechern in zahlreichen Sprachen inklusive Thesaurus-Funktion.

Datenschutz ohne Cloud

Alle Dokumente bleiben lokal - keine Uebertragung an Cloud-Dienste, DSGVO-konform einsetzbar ohne Konto oder Online-Registrierung.

Preise im Vergleich

Caya

Kostenpflichtig

Essentials

9,99 EUR/monthly

Basisfunktionen für Selbstständige und Freelancer mit bis zu 5 Nutzenden, OCR, Integrationen und individuellen Workflows.

Bis zu 5 Nutzende
Texterkennung (OCR)
Individuelle Ordnerstruktur
+5 weitere Features

Standard

Beliebt

24,99 EUR/monthly

Standardlösung für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 50 Nutzenden und erweitertem Funktionsumfang.

Bis zu 50 Nutzende
Texterkennung (OCR)
Individuelle Ordnerstruktur
+5 weitere Features

Professional

79,99 EUR/monthly

Erweiterte Compliance-Funktionen für Berufsgeheimnisstraeger (Anwaelte, Steuerberater) mit unbegrenzten Nutzenden.

Unbegrenzte Nutzende
Texterkennung (OCR)
Individuelle Ordnerstruktur
+6 weitere Features

Softmaker FreeOffice

Kostenlos

FreeOffice

0 EUR/one-time

Vollstaendig kostenlos für private und gewerbliche Nutzung, ohne Testphase oder Einschraenkung der Nutzungsdauer.

TextMaker, PlanMaker, Presentations
Bis zu 3 Computer (Windows, macOS, Linux)
DOCX, XLSX, PPTX als native Formate
+4 weitere Features

SoftMaker Office NX Home

29.90 EUR/yearly

Einstieg in die kostenpflichtige SoftMaker-Welt mit erweiterten Funktionen und mobilem Zugriff.

Bis zu 5 Computer und 5 mobile Geraete
Windows, macOS, Linux, iOS, Android
TextMaker, PlanMaker, Presentations, BasicMaker
+2 weitere Features

SoftMaker Office NX Universal

Beliebt

49.90 EUR/yearly

Vollausstattung mit KI-Funktionen, Duden-Korrektor und professionellem Fontmanagement für anspruchsvolle Nutzer.

Bis zu 5 Computer und 5 mobile Geraete
Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Duden-Korrektor für Deutsch
+4 weitere Features

SoftMaker Office Professional 2024

139.95 EUR/one-time

Einmalkauf für Nutzer, die keine Abonnements bevorzugen, mit umfangreichem Profi-Funktionsumfang.

Bis zu 5 Computer (Windows, macOS, Linux)
Einmalkauf ohne Abo
Duden-Korrektor und professionelle Woerterbucher
+2 weitere Features

Caya

Vorteile

Made in Germany: Scanzentren und Hochsicherheitsrechenzentrum in Frankfurt, Hosting ausschliesslich in Deutschland.

Lueckenlose Compliance: GoBD, DSGVO, ISO 27001 und DORA aus einer Hand, inklusive individuellem Auftragsverarbeitungsvertrag.

End-to-End-Automatisierung vom Briefeingang bis zur Datenubergabe an ERP- und Buchhaltungssysteme ohne manuellen Aufwand.

Plug-and-Play ohne IT-Projekt: Caya richtet den Nachsendeauftrag ein; Kunden sind innerhalb weniger Tage produktiv.

Branchenvorkonfiguriert mit vorgefertigten Workflows für Steuerberater, Banken, Hausverwaltungen und Versicherungsmakler.

Skalierbar von Freiberuflern bis zum Enterprise-Einsatz mit unbegrenzten Nutzenden im Professional-Tarif.

Nachteile

Nur Deutsche-Post-Sendungen werden digitalisiert; Pakete anderer Zusteller oder direkt eingeworfene Briefe werden nicht erfasst.

Kosten skalieren mit dem Briefvolumen: jeder zusaetzliche Scan kostet extra (0,79 bis 0,99 EUR), was bei hohem Postaufkommen teuer werden kann.

Nachsendeauftrag dauert mehrere Tage zur Einrichtung; in der Zwischenzeit kommt Post noch physisch an.

Keine On-Premise-Option: Unternehmen mit strikter No-Cloud-Policy können den Service nicht nutzen.

Softmaker FreeOffice

Vorteile

Made in Germany: SoftMaker entwickelt seit 1987 in Nuernberg - deutsches Softwarehaus mit langjähriger Erfahrung im Office-Markt.

Kostenlos ohne Einschraenkung: FreeOffice ist kein Testzeitraum und kein Freemium - die Kernanwendungen sind dauerhaft gratis für private und gewerbliche Nutzung.

Native DOCX/XLSX/PPTX-Speicherung: Dateien werden standardmaessig im Microsoft Office-Format gespeichert, nicht nur importiert, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Kein Cloud-Zwang: Volle Offline-Nutzung ohne Konto, Login oder Datenweitergabe - ideal für datenschutzbewusste Nutzer und DSGVO-Umgebungen.

Optionaler MS-Office-Look: Die Oberflaeche kann auf Ribbons umgestellt werden, sodass der Umstieg von Microsoft Office minimal Eingewoehnung erfordert.

Plattformuebergreifend: Windows, macOS und Linux aus einer Hand - kein Wechsel der Software beim Betriebssystemwechsel notwendig.

Aktiv weiterentwickelt: Regelmäßige Updates und eine kostenpflichtige Upgrade-Option (SoftMaker Office NX) mit KI, Duden und DeepL-Integration.

Nachteile

Kleineres Ecosystem: Weniger Erweiterungen, Add-ins und Community-Ressourcen als Microsoft Office oder LibreOffice.

FreeOffice ohne KI und Duden-Korrektor: Erweiterte Sprachfunktionen (Duden, LanguageTool, ChatGPT, DeepL) sind ausschliesslich in der kostenpflichtigen SoftMaker Office NX-Version verfuegbar.

Keine Cloud-Suite: Es gibt keine webbasierte Version - für kollaboratives Echtzeit-Bearbeiten im Browser fehlt eine Lösung wie Google Workspace oder Microsoft 365.

Mobile App nur über SoftMaker Office: Die iOS- und Android-App ist nicht die FreeOffice-Variante, sondern erfordert SoftMaker Office (mit kostenloser Testphase).

Geringere Bekanntheit in Unternehmen: In großen IT-Umgebungen selten anzutreffen, was Kompatibilitaets- und Supportfragen bei Zusammenarbeit aufwerfen kann.

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