Caya vs Deskbird

Briefpost wird täglich im deutschen Scanzentrum geoeffnet, gescannt und als PDF im Document Cockpit bereitgestellt, inklusive automatischer Klassifizierung und E-Mail-/App-Benachrichtigung.

Deep-OCR macht alle eingescannten Dokumente volltext-durchsuchbar, sodass Briefe, Rechnungen und Verträge sekundenschnell gefunden werden.

Document Extractions lesen Beträge, IBANs, Lieferanten und Vorgangsnummern automatisch aus und liefern strukturierten Output als JSON oder CSV für angebundene Systeme.

Regelbasierte Automatisierungen verteilen Dokumente an zuständige Personen oder Abteilungen, vergeben Tags und loesen Folgeprozesse aus, ohne manuellen Eingriff.

Physische Originale werden mindestens 90 Tage sicher im Scanzentrum aufbewahrt; digitale Dokumente werden revisionssicher und unveraenderlich abgelegt.

Granulare Lese- und Bearbeitungsrechte für Nutzer und Rollen stellen sicher, dass jedes Teammitglied nur die relevanten Dokumente sieht.

Native Anbindungen an DATEV, Zapier, Make und über 100 weitere Tools ermöglichen die automatische Uebertragung extrahierter Daten in ERP- und Buchhaltungssysteme.

Dokumente sind jederzeit über Browser sowie iOS- und Android-App abrufbar, mit Push-Benachrichtigung bei neuer Post.

Caya erfuellt DSGVO, GoBD, ISO 27001, DORA und bietet individuelle AVV sowie Verschwiegenheitsverpflichtungen für Berufsgeheimnisstraeger.

Franchise-Netzwerke, Hausverwaltungen und Unternehmen mit mehreren Standorten verwalten alle Posteingaenge zentral in einer Instanz.

Schreibtischbuchung: Intuitive Reservierung beliebiger Schreibtische in zwei Klicks, mit Lieblingsplaetzen, QR-Code-Check-in und automatischer Freigabe nicht genutzter Buchungen.

Meetingraum-Buchung: Raeume sekundengenau buchen, nach Größe, Stockwerk oder Ausstattung filtern und Serienbuchungen anlegen, ohne Doppelbuchungen.

Interaktive Gebaeudeplaene: Echtzeit-Ansicht aller Plaetze und Reservierungen direkt auf dem Bürogrundriss, inklusive KI-gestuetztem Plan-Designer.

Workplace Analytics: Belegungs- und Anwesenheitsdaten in Echtzeit ohne zusaetzliche Hardware, mit Office- und Workforce-Reports sowie benutzerdefinierten Exporten.

Besuchermanagement: Digitaler Self-Check-in per Kiosk, Vorabregistrierung, Echtzeit-Benachrichtigungen und individuelles Branding für einen professionellen Empfang.

Mobile App: Native iOS- und Android-App für Buchungen, Wochenplanung, Kollegensuche und Benachrichtigungen unterwegs.

MS Teams Integration: Schreibtische, Raeume und Wochenplaene direkt in Teams buchen und aktualisieren, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

Parkplatzbuchung: Parkplaetze vor der Fahrt ins Büro reservieren, mit Ausstattungsfilter und automatischer Freigabe bei Nichtnutzung.

Hybrid-Work-Regeln: Flexible Richtlinien für Büropraesenztage, Halbtagesplanung, Genehmigungsworkflows und Einschraenkungen je Wochenplan.

Public API: Offene REST-API für eigene Integrationen, Automatisierungen und den Anschluss an bestehende Unternehmens-IT-Systeme (ab Professional-Plan).