Alles über Projektmanagement-Software 

Die 5 wichtigsten Punkte:

  1. Die Arbeit an PCs mit Daten, digitaler Kommunikation und Software sorgt dafür, dass Projektmanagement-Software aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken ist.
  2. Die Arbeit mit entsprechender Software konkretisiert die Kommunikation zur Arbeit und macht sie effizienter.
  3. Es gibt eine Vielzahl an Programmen im Projektmanagement. Es gibt Allrounder aber auch sehr spezialisierte Software.
  4. Bei der Auswahl von Software-Programmen muss man sich seine eigene Bedürfnisse vor Augen führen.
  5. Über Integrationen von anderen Programmen kann man die Interoperabilität der Projektmanagement-Software sinnvoll ausbauen.

1. Was versteht man unter Projektmanagement?

Das Projektmanagement ist an sich keine Erfindung der Neuzeit. Früher gab es ganz einfach Titel für diesen Job, die spezifisch für eine Branche oder für eine bestimmte Arbeit waren. Die moderne Arbeitswelt ist flexibler geworden. Es stehen in vielen Unternehmen sehr unterschiedliche, stets wechselnde Arbeiten und Projekte an. Jedes Mal aufs Neue muss ein Team, Ressourcen und Zeit organisiert und investiert werden, um möglichst gute und effektive Arbeit abzuliefern. Ganz egal, ob es sich hierbei um unternehmerische, freiberufliche oder kreative Projekte handelt. Das Projektmanagement stellt die Qualität, Kommunikation und Effektivität der Arbeit her.

2. Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software sind alle Programme, die in der heutigen Arbeitswelt dabei helfen, die Arbeit zu organisieren. Eigentlich dient Projektmanagement-Software jedoch dazu Aufgaben zu erstellen, Deadlines zu setzen, arbeitsbezogene Kommunikation und effektive Kollaboration zu schaffen.

3. Warum solltest du Projektmanagement-Tools nutzen? 

Heutzutage arbeiten kleine und große Unternehmen gleichermaßen an zahlreichen Projekten gleichzeitig. Oft hat man für die unterschiedlichen Tätigkeiten bestimmte Fachkräfte und Experten, die vom Fach des anderen wenig bis gar nichts verstehen. Dennoch arbeiten sich diese Mitarbeiter gegenseitig zu und ihre Arbeit baut aufeinander auf. Daher ist der Projektmanager mit viel Erfahrung in verschiedenen Bereichen und Branchen eine begehrte Fachkraft. Da viele Arbeitsprozesse heute digital und über Daten, Software und Apps etc. laufen, liegt es in der Natur der Sache, dass Software diese Arbeitsprozesse am besten und effektivsten organisieren kann. Hier sind ein paar Gründe weshalb du solche Tools unbedingt nutzen solltest:

Bessere Projektplanung und -organisation

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die die Projektplanung über Software vorteilhaft macht. Andere Kommunikationswege mögen schneller oder erreichbarer sein, aber nur ein Projektmanagement-Programm verschafft einem einen einzigen Ort, an dem Datenaustausch und Kommunikation für bestimmte Projekte stattfindet.

Optimiertes Aufgabenmanagement

Deadlines, Meilensteine, Aufgabenerstellung und -verteilung und noch viel mehr visualisiert und kommuniziert die wesentlichen Informationen, die man bei der Arbeit braucht. Dadurch werden Workflow und Routine verbessert. 

Höhere Projekttransparenz

Eine gute Software ermöglicht es auf einen Blick, die Verantwortlichen, die Deadline und mögliche angeschlossene Projekte und Aufgaben anzuzeigen. 

Verbesserte Kommunikation

Durch Projektmanagement-Programme wird die Kommunikation vor allem konkretisiert. Sie ist aufgabenbezogen, sodass alle Verantwortlichen auf einen Blick die relevante Kommunikation verfolgen können, während sie für unbeteiligte Mitarbeiter, die Kommunikation nicht unübersichtlich macht.

Klarere Verantwortlichkeiten

Die Aufgaben und Projekte können direkt an alle Beteiligten delegiert werden. So wissen alle Verantwortlichen, an wen sie sich wenden können, wenn es Unklarheiten gibt. Dies erleichtert vor allem die Kommunikation über verschiedene Abteilungen hinweg. Auch Rollenverteilung kann hierbei wichtig sein, wenn bestimmte Daten bezüglich eines Projektes zum Beispiel vertraulich sind.

4. Welche Arten von Projektmanagement gibt es?

Es gibt natürlich unterschiedliche Ansätze beim Projektmanagement. Man kann sie nach der Methode oder aber auch ihrer Ausrichtung oder dem zugrunde liegenden System ordnen. Eine sehr verbreitete Kategorisierung teilt das Projektmanagement schlicht und ergreifend an seinem Zweck auf, was praxisnah ist und für Einsteiger wahrscheinlich die einfachste Kategorisierung ist. Es werden dabei die folgenden Kategorien unterschieden:

Single Project Management Systeme

Solche Systeme sind nur einem einzigen Projekt gewidmet. Es handelt sich also um eine einzige Abteilung oder um ein Team, das sich ausschließlich und immer wieder um ein Projekt kümmert. Software, die für solche Projekte geeignet sind, müssen in der Regel nicht umfassend viele Funktionen haben. Wichtig ist, dass sie gute und einfache Kommunikationswege und Möglichkeiten zur Routinierung ermöglichen.

Multi Project Management Systeme

In Agenturen, Marketingabteilungen und in vielen Startups, die sich erst noch finden müssen, gibt es immer wieder neue und einzigartige Projekte. Routinen kommen hier seltener zustande als beim Single Project Management. Es geht also nicht darum, Arbeitskreisläufe und Automatisierungen zu ermöglichen, sondern darum Überblicke und effektives Arbeiten zu ermöglichen. Dies gelingt durch Meilensteine, Rollenverteilung und Prioritätensetzung zum Beispiel.

Enterprise Project Management Systeme

Noch umfassender oder besser gesagt noch spezialisierter als das Multi Project Management ist das Enterprise Project Management. Hier geht es nicht nur darum, mehrere Projekte zu managen, sondern die unterschiedlichen Abteilungen alle unter einem Dach zu vereinen. Dazu zählt Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, Kundenmanagement, Personalabteilung etc. Um die besten Entscheidungen zu treffen, ist es notwendig, dass eine möglichst transparente und nahtlose Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Abteilungen zu ermöglichen. Daher enthält Enterprise Project Management Software auch Tools oder Integrationen von Software aus anderen Bereichen.

Projekt-Kollaborationsplattformen

Darüber hinaus gibt es noch viele Plattformen im Projektmanagement, die meistens nur ergänzend zur eigentlichen Projektmanagement genutzt wird. Dabei handelt es sich meistens nur um Kommunikationsplattformen. Typisch hierfür wäre beispielsweise Slack, Discord und Plattformen, die Instant-Messages, E-Mail und Projektmanagement zusammenbringt.

5. Was sind typische Features von CRM-Tools?

Mit der zunehmenden Digitalisierung und der Tatsache, dass in Zukunft immer mehr funktionale Gegenstände in unserem Alltag über Software arbeiten, wird die Arbeitswelt immer komplexer. Das spiegelt sich auch in unserer Arbeitswelt wider, die immer strategischer, geplanter und auf viel mehr Daten basiert als je zuvor. Projektmanagement-Software ist in dieser Arbeitswelt fast unverzichtbar geworden.

Um wirklich von einem Projektmanagement-System zu profitieren, muss man sich in erster Linie damit vertraut machen, wie diese Systeme funktionieren. So weiß man bei der Auswahl genauer, worauf man achten muss und was für einen selbst relevant ist. In diesem Abschnitt geben wir dir eine Übersicht über Projektmanagement-Features, die dir helfen können, deine Projekte zu organisieren. 

Projektplanung und Meilensteine

Es ist oft so, dass Projekte aufeinander aufbauen. Front-End und Back-End-Arbeiten machen teilweise erst dann sind, wenn ein gewisser Teil des Codes im jeweiligen End bereits besteht oder bekannt ist wie dieser aussehen wird. Um nicht von Hölzchen auf Stöckchen zu kommen, kann man Projekte sinnvoll in verschiedene Teilprojekte bzw. Meilensteine aufbauen. So kann ein gewisser Teil des Teams z. B. schon mit dem dritten Teil eines Projektes arbeiten. Während ein anderes Team an einem anderen Teil arbeitet. Auch für die Abschätzung, wie lange die einzelnen Meilensteine brauchen, ist dies entscheidend.

Aufgabenmanagement (inkl. Erstellen, Zuweisen und Festlegen von Abhängigkeiten)

Das Aufgabenmanagement hängt mit dem zuvor genannten Punkt zusammen. Bestimmte Aufgaben erfordern Zusammenarbeit bei gewissen Aufgaben. Um die Abhängigkeiten und entsprechende Prioritäten besser handhaben zu können, ist es wichtig, ein gutes Aufgabenmanagement in der Hand zu haben. Dazu gehört auch die Verteilung von Rollen und Arbeiten an bestimmte Teile des Teams. So weiß jeder, was er zu tun hat und hat Zugang zu den Informationen, Daten etc., die er braucht. Das steigert im besten Fall die Produktivität und vor allem die Effizienz der Arbeit. 

Aufgabenfeed 

Ein Aufgabenfeed hilft dabei, Prioritäten und neue Aufgaben organisieren zu können. Er visualisiert auch den Status einer Arbeit. So kann ein Team-Mitglied auf einen Blick sehen, wie ein Projekt voranschreitet. Beispiele für sinnvolle Feeds sind Notifications, Leisten und Boards. Sie helfen dabei, einen Workflow und Routinen zu kreieren. 

Reporting

Präzises und genaues Reporting ist ein wesentliches Feature für das Projektmanagement. Projektmanager müssen wissen, woran die Mitglieder eines Teams gerade arbeiten. Dies kann auch für Kunden sinnvoll sein, für die eventuell Budget und Zeit-Aspekte entscheidend sind. Hier können auch Integrationen zu anderen Tools und Programmen sinnvoll sein, wenn man sich nach neuer Projektmanagement-Software umschaut.

Verschiedene Ansichten (Listenansicht, Boardansicht, Ausblendung)

Im Leben wie bei der Arbeit können sich neue Erkenntnisse ergeben, wenn man die Perspektive wechselt. Die Boardansicht beispielsweise mag besser darin sein, Team-Mitglieder, den Fortschritt und ähnliche Details zu erfahren. Aus der Listenansicht ergeben sich eventuell Prioritäten oder die Dauer eines Projektes besser. Kann man bestimmte Elemente ausblenden, ist dies für das Finden von bestimmten Informationen ebenfalls hilfreich. Daher ist es wichtig, das ein Programm nicht starr ist, sondern dass man die Ansichten bei einem Programm ändern kann. 

Dateimanagement (Dokumente, Bilder, Pfade)

Gutes Dateimanagement ist heute schon wichtig und wird vermutlich noch wichtiger in Zukunft werden. Daher ist es wichtig, möglichst vielfältige Möglichkeiten für das Dateimanagement zu haben. Innovative Entwicklungen sind Tags, die zusätzlich zu den Namen der Ordner und Dateien zu Projekten, Aufgaben und den Verantwortlichen zuordnen lassen. Dies hat sowohl navigational als auch als Zuweisung im Aufgabenmanagement Vorteile. Fast universell durchgesetzt hat sich auch die Anzeige von Ordnern als Breadcrumbs bzw. als Breadcrumb-Trail und das ein gutes Beispiel für schnelle und effektive Anordnung von Ordnern ist.

Ressourcenmanagement

In manchen Arbeitsfeldern macht es Sinn zusätzlich zum Projektmanagement auch Ressourcenmanagement zu integrieren. Es geht hierbei vor allem um die Zuweisung von Budget, Daten und Arbeitskraft etc. Schließlich kann es manchmal entscheidend sein, die Kosten für ein Projekt im Auge zu behalten. Verursacht ein Projekt Engpässe in anderen Bereichen oder verursacht es schlichtweg mehr Kosten als dass es Nutzen bringt, muss frühzeitig eingegriffen werden. 

Zeiterfassung

Immer mehr Projektmanager suchen auch nach Möglichkeiten Zeiterfassung sinnvoll und fair zu ermöglichen. Es geht hierbei um effektives Arbeiten und die bessere Planung von Projekten. Zeiterfassung steigert natürlich die Produktivität der Mitarbeiter. Allerdings kann es auch unter Druck setzen, vor allem bei kreativen Arbeiten, die auch immer wichtiger werden, sind sie aber kontraproduktiv. 

Agile-Funktionen

Das Gegenmodell zur Zeiterfassung ist das sogenannte Agile Working. Im Deutschen würden wir diese Arbeitsweise vielleicht eher mit dem Begriff Flexibilität beschreiben. Bezogen ist diese Agilität bzw. Flexibilität auf die Zeit und den Ort. Arbeit wird nicht länger nach der Zeit abgerechnet, sondern nach dem Endergebnis oder eben der Fertigstellung von Meilensteinen oder eines ganzen Projekts. Inzwischen gibt es viele Studien, die darlegen, dass ‘agile worker’ im Schnitt viel effektiver als die klassischen 9-to-5-Arbeiter sind. Agile Projektmanagement-Tools versuchen Flow, Transparenz und eben Flexibilität zu schaffen. Apps sind hierfür ein Beispiel. Oft ist es aber das Gesamtprodukt, das zum Agile Working passt und nicht das einzelne Tool.

Risikomanagement

Es gibt fast keine Arbeit, bei der kein Risiko besteht. Schließlich bestehen Risiken oft in unbestimmten oder unbekannten Bedingungen, die einen Einfluss auf ein Projekt haben können. Von der Idee bis zur Entwicklung und Ausführung können immer unvorhergesehene Situationen auftreten. Einem guten Projektmanager werden solche Risiken intuitiv bewusst. An einem einfachen Beispiel ist das einfach zu erklären. Hängt ein Projekt wesentlich von dem Abschluss von einem bestimmten Code ab, aber es gibt nur einen einzigen Entwickler, der diesen Code abliefern kann, besteht das Risiko offensichtlich im Ausscheiden dieses Entwicklers (Krankheit, Kündigung etc.). Eventuell ergeben sich Risiken aber erst aus einer Menge von Daten, die eine Software besser verarbeiten kann als ein Mensch. In solchen Fällen ist es sinnvoll, wenn das Programm die Risiken identifizieren und mitteilen oder sogar visualisieren kann.

Mobile Apps

Projektmanager sind oft unterwegs, in Meetings oder auf Messen etc. In diesem Fall kann man sich also nicht auf den Laptop oder gar den stationären PC im Büro beschränken. Gute mobile Apps sind also hier der Schlüssel, um im Loop zu bleiben, den Überblick über Aufgaben, Meilensteine und Deadlines zu behalten und das Team zu koordinieren.

Kollaborationstools

Effektive Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg für viele Unternehmen. Die unterschiedlichen Abteilungen arbeiten sich oft einander zu. Hier ist es wichtig, den Austausch zu koordinieren. Leute im Kundenmanagement können beispielsweise nicht einfach Budgetentscheidungen treffen, während die Verantwortlichen für die Finanzen oft nicht wissen, wie Kosten/Nutzen für Ausgaben im Kundenmanagement sind. Eine möglichst schnelle, präsente und übersichtliche Kommunikation ist also entscheidend. Dabei ist es schwierig zu lösen, lange Gespräche sinnvoll übersichtlich zu gestalten. Endlose E-Mail-Wechsel mögen für zwei Teilnehmer noch okay sein, sind aber gesamte Teams gefragt, sind Threads besser, die nach Themen geordnet sind. Es gibt Projektmanagement-Tools, die Instant-Messages, E-Mails und Dokumente an einem Ort vereint.

6. Welche Integrationen können relevant für ein Projektmanagement-System sein? 

In jedem Büro wird mit bestimmten Programmen und Tools gearbeitet, die zur Grundausstattung gehören. Dazu zählen zum Beispiel E-Mail-Programme, Filesharing- und verschiedene Kommunikationssoftware.

E-Mail

Ob Gmail, Thunderbird oder Outlook, die Integration von E-Mail-Dienstleistern oder auch E-Mail-Programmen ist sinnvoll, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Sie sind eine Möglichkeit um mobil und flexibel, aber auch relativ unaufdringlich zu kommunizieren.

Finanzsoftware

Projektmanagement hat immer auch mit Buchhaltung, der Berechnung von Kosten/Nutzen und Kostenvoranschlägen zu tun. Viele Projektmanagement-Programme liefern solche Möglichkeiten in ganz grundsätzlicher Form. Manche Programme setzen aber auf die Integration spezialisierterer Software oder zumindest aus den Daten, die diese herausgeben.

Kommunikation

Slack ist inzwischen ein weitverbreitetes Kommunikationstool für Teams und Projekte. Es reicht allerdings für Projektmanagement alleine nicht aus, weshalb die Integration von Slack in Projektmanagement-Programme zum Standard gehört. Das ist zum Beispiel bei den großen Programmen Asana und Wrike der Fall.

Filesharing

Noch universeller als Slack in der Kommunikation ist wohl die Verbreitung von Google Drive als Cloudspeicher und Filesharing-Plattform. Die Erstellung von Spreadsheets, Google Docs etc. ist einfach so intuitiv, schnell und einfach zu erstellen, dass fast jeder es benutzt. Daher lässt es sich auch in viele Projektmanagement-Programme integrieren.

Helpdesk

Die Integration eines Helpdesks ist ebenfalls eine sinnvolle Verknüpfung. Es verbindet das Projektmanagement mit dem Customer-Relationship-Management. Besonders sinnvoll ist dies, wenn künstliche Intelligenz bzw. ein Chatbot vorgefertigte Anfragen liefert, die direkt in Tasks umgewandelt und bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden können.

CRM

Oft überschneiden sich die Funktionen, die Projektmanagement- und CRM-Software (d. h. Customer-Relationship-Management) anbieten. Dennoch kann man die deutliche Grenze darin ziehen, dass sich CRM-Software auf den Kontakt mit Kunden, die Verarbeitung, Sicherung und Auswertung von Daten der Kunden konzentriert. Während sich das Projektmanagement auf alle internen und externen Arbeiten konzentriert, zu denen eben auch kundenbezogene Arbeiten gehören. Aus der natürlichen Nähe dieser beiden Felder ergibt sich die Möglichkeit der sinnvollen Integration von Software der beiden Bereiche.

7. Worauf solltest du bei der Auswahl von Projektmanagement-Tools achten? 

Egal wie gut ein Projektmanager ist, gute Projektmanagement-Software ist heutzutage ein unverzichtbarer Teil des Projektmanagements. Produkte, Kampagnen und Strategien sind heute komplex, was sich in der heutigen Arbeitswelt widerspiegelt. Dies muss daher auch entsprechend in einer Software festgehalten werden können. Eine ganze Bandbreite an Tasks ist dafür notwendig: Datenerfassung und -sicherung, Analysen und Updates, die auf diesen Daten basieren und die Vorbereitung und Darstellung von Berichten, die auf diesen Analysen basieren. Die Frage, worauf man bei der Auswahl von Projektmanagement-Tools achten soll, stellt sich aber jedes Mal individuell. Hier sind einige Punkte, an denen du dich orientieren kannst.

Preisstruktur

Es gibt viele kostenlose Tools. Diese bieten sich aber nur für kleine Teams an. Sobald das Unternehmen wächst, kann es daher nötig sein, dass man auf eine andere Software umsteigen muss. Wer von Anfang auf eine gut skalierbare Software setzt, spart sich Mühe und Zeit, die beim Wechsel zu anderen Programmen entstehen kann. Außerdem verfügen kostenlose und günstige Programme nur über Basis-Funktionen. Tools, die durch Insights, Automatisierung und Evaluation etc. einen wirklichen Mehrwert bieten kosten etwas. 

Funktionsumfang

Welche Funktionen Projektmanagement-Software haben sollte, sollte sich natürlich am eigenen Bedarf orientieren. Dazu sollte man sich mit den Funktionen, die angeboten werden vertraut machen. Essentiell sind generell Funktionen wie die Erstellung und Planung von Projekten, die Teamkommunikation, Zeiterfassung, Reporting, Budgetplanung sowie Rechnungs- und Lohnerstellung. Die meisten dieser Punkte erklären sich von selbst und es ist fast nicht notwendig zu erwähnen, dass man sie braucht. Oft ist aber die Art und Weise, wie diese Funktionen von einer Firma gestaltet werden. Manche dieser Funktionen sind für die Arbeitsweise verschiedener Teams auch überflüssig. Daher sollte man die eigenen Bedürfnisse erfassen und gewichten bei der Auswahl von Projektmanagement-Software. 

Kundenservice

Der Kundenservice einer Software sollte ein Punkt sein, den man bei der Auswahl der Software nicht unterschätzen sollte. Dabei stellt sich in Deutschland schon die Frage, ob überhaupt ein Kundenservice in Deutsch zur Verfügung steht. Das ist bei Asana, Wrike und Trello z. B. kaum bis gar nicht der Fall. Dagegen ist der Kundenservice bei allen drei Anbietern auf Englisch sehr ausgeprägt und geht teilweise auch über den eigenen Bereich hinaus. Wer sehr viel Wert darauf legt, auf Deutsch beraten zu werden, sollte sich mit deutscher Projektmanagement-Software wie Contec-X oder Campana & Schott befassen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit spielt immer eine Rolle. Selbst wenn man Experten im eigenen Team hat, die alle Funktionen einer komplizierten Software beherrschen, kann es immer mal wieder vorkommen, dass das Personal wechselt. In diesem Fall müsste ein Arbeitsteam also nicht nur den Verlust des Fachmannes bzw. der Fachfrau verkraften. Stattdessen hätte man auch noch Schwierigkeiten, die neuen Arbeitskräfte in die Software einzuarbeiten. Zudem ist Benutzerfreundlichkeit für alle Teile des Teams eine Einladung, die Software intensiv und regelmäßig zu nutzen.

Datensicherheit

Bei bezahlter Software sollte die Datensicherheit inzwischen kein extensives Thema sein. Alle Software-Hersteller setzen bei der Datenübertragung und der Datenspeicherung auf sichere Systeme. Dies darf man jedoch nicht als Freifahrtschein ansehen, sorglos mit allen Daten umzugehen. Denn bestimmte Daten, auf die die Software keinen Einfluss hat, dürfen schlicht und ergreifend nicht gespeichert werden bzw. nur für einen begrenzten Zeitraum. 

Bei Freeware und kostenlosen Programmen gestaltet sich das Thema jedoch völlig anders. Hier sollte man sich vergewissern, dass diese auch den aktuellen 

Sicherheitsstandards entspricht. 

Skalierbarkeit

Die benutzerfreundlichste, nützlichste und sicherste Software nützt nichts, sobald diese nicht skaliert. Für die Skalierbarkeit gibt es unterschiedliche Faktoren. Sie spielt eine Rolle, wenn beispielsweise große Mengen von Daten erfasst oder gesichert werden müssen. Oder wenn die Projekte so zahlreich werden, dass die Aufgaben schlicht und ergreifend unübersichtlich werden. Natürlich ist der Kostenfaktor hier genauso zu beachten. In der Regel ist dies bei Projektmanagement-Software jedoch kein problematischer Punkt.

Anpassbarkeit

Oft lassen sich Probleme der Skalierung auch schon mit der individuellen Anpassbarkeit einer Software lösen. Am offensichtlichsten ist dies beim Interface. Können eine ganze Reihe von Aufgaben sinnvoll in Kategorien gegliedert werden, ist für die Übersichtlichkeit viel getan. Aber auch andere Punkte wie das Verschieben von Chatleisten und ähnlichen Features sollten nicht unterschätzt werden. Die Anpassbarkeit einer Software ist nicht nur eine Frage des Komforts, da jeder Mensch anders produktiv ist und schon kleine Störfaktoren Produktivität behindern können. Wichtig ist Anpassbarkeit aber auch im Punkt Rollenverteilung bei einer Software. Unter Umständen ist es dringend erforderlich, dass nicht alle Mitglieder eines Teams Zugriff zu allen Funktionen haben.

Integrationen

Bei der Anpassbarkeit spielen auch die möglichen Integrationen zu anderen Programmen eine wichtige Rolle. Kommunikationssoftware wie Skype, Telegram, Whatsapp etc. oder auch zu Cloud-Services oder evtl. sozialen Medien können Kommunikations- und Arbeitsprozesse verkürzen.

8. Wie steht es um die Datensicherheit von Projektmanagement-Software

Was die DSGVO angeht, gibt es immer noch viel Verunsicherung. Schuld daran sind teilweise auch Falschinformationen. So ist zum Beispiel die weitverbreitete Ansicht, dass man Daten nicht mehr auf außereuropäischen Servern bei einem Cloudservice speichern könnte, schlichtweg falsch. Sofern der Dienstleister, den man auswählt, die Richtlinien der DSGVO beachtet, ist daran nichts einzuwenden. Da der europäische Markt für die meisten Softwarehersteller aber zu wichtig ist, beachten sie sehr wohl die Regelungen der DSGVO. Die DSGVO ist vor allem aber auch eine Frage der Art der Daten, die man speichert, und des Umgangs mit den jeweiligen Daten. Viele Software-Anbieter beraten ihre Kunden zu diesen Themen auch gerne zumindest in standardisierter Form.

9. Wie viel Budget muss ich für Projektmanagement-Software einplanen? 

Die Kosten sind natürlich ein Schlüsselfaktor bei der Auswahl von Projektmanagement-Software. Es gibt Cloud-basierte Plattformen auf dem Markt, aber auch on-premise bzw. lokal installierte Software. Die Kosten und die Preismodelle variieren hierbei genau wie die angebotenen Features und Services. Zum Beispiel wird Timechart nur gegen Gebühr angeboten, während Wrike eine kostenlose Version mit limitierten Features bietet. Von solchen kostenlosen Trials kann man daher auch sehr gut Gebrauch machen, bevor man sich auf ein Tool festlegt.

On-Premise Software

Die Zeit der On-Premise-Software geht auch im Projektmanagement langsam zu Ende. Dennoch gibt es noch Nischen, in denen sie immer noch gefragt ist. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn eine Firma ihre Daten und die ihrer Kunden keiner Drittpartei anvertrauen möchte. Bei On-Premise Software gleichen sich die Preise ziemlich stark an, was ein Zeichen dafür ist, dass hier große Konkurrenz zwischen den Anbietern herrscht. 

Cloud-Basierte Software

Bei Cloud-basierter Software ist die Anzahl der User bei den kostenlosen und günstigsten Varianten meistens limitiert, sodass sie sich oft nur für kleine Teams eignen. Es gibt hier aber natürlich die Möglichkeit, auf höherklassige Enterprise-Lösungen upzugraden. Damit erhöht sich das Datenvolumen und die Projekte, die man auf der Cloud speichern kann. Nicht selten sind diese dann sogar unbegrenzt. Die angebotenen Pakete variieren hier jedoch sehr stark in den angebotenen Features und bei den Preisen. Da diese Programme Software-as-a-Service-Lösungen sind, sind monatliche oder jährliche Gebühren typisch. Die standardmäßige Preisstruktur gestaltet sich pro User, pro Monat.

Zwei der beliebtesten Projektmanagement-Programme sind Wrike und Asana. Ersteres eignet sich für Unternehmen, die auf Skalierbarkeit achten müssen. Asana ist dagegen vor allem für kleine Unternehmen geeignet. Wrike wird in fünf verschiedenen Preisstufen angeboten. Die ersten beiden werden in Dollar abgerechnet und kosten $9,80 und $24,80 (also umgerechnet €8,40 und €21,30). Die ersten beiden zahlungspflichtigen Programme kosten bei Asana €10,99 und €24,99. Asana ist aber vor allem für seine kostenlose Version bekannt. Wrike hat drei weitere hochklassigere Software-Lösungen und Asana eine. Die Unternehmen fahren bei diesen Produkten ebenfalls die gleiche Strategie. Nämlich dass man sie kontaktieren soll, um ein individuelles Angebot von den Firmen zu erhalten.