Du bist für die Planung der Arbeitsschichten deiner Angestellten verantwortlich und weißt nicht, wie du allen Anforderungen gerecht werden kannst? Das Erstellen des richtigen Dienstplans stellt eine umfangreiche Aufgabe dar, bei der du schnell überfordert sein kannst. Wie du einen richtigen Plan erstellt, auf welche Kriterien du achten solltest und welche Herangehensweise die beste für das Unternehmen ist, erfährst du hier.
Das passende Werkzeug
Schreibst du deinen Dienstplan immer noch per Hand in einer alten Excel-Liste und musst jede Änderung manuell eintragen? Inzwischen kannst du mit einer Software die Erstellung des Schichtplans vereinfachen und die Arbeitszeiten online eintragen. Die passende Dienstplan App hilft dir, Fehler zu reduzieren, warnt dich wenn Schichten doppelt belegt oder Überstunden eingeplant sind.
Mithilfe von modernen Planungssystemen kannst du deinen Arbeitsaufwand reduzieren. Deine Mitarbeiter haben den Plan direkt nach Veröffentlichung auf dem Smartphone und werden über Änderungen schnell informiert. Es besteht die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung in diese Anwendungen zu integrieren.
Planungskriterien
Es müssen im Vorhinein alle Anforderungen an den Arbeitsplan geklärt sein, bevor du mit der Gestaltung beginnen kannst:
Gesetzliche Vorgaben: Nur wenn die gesetzlichen Bestimmungen wie Arbeitszeitgesetz oder Bundesurlaubsgesetz eingehalten werden, ist der Plan auch rechtlich gültig. Achte darauf, die Höchstarbeits- und Ruhezeiten einzuhalten.
Innerbetriebliche Regelungen: Neben den Gesetzesregelungen sind die Arbeitsverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarung unbedingt einzuhalten.
Betriebliche Ziele: Der Dienstplan muss das primäre Planungsziel erreichen, damit die Besetzungsstärke und Qualität der Mitarbeiter in jeder Schicht ausreicht. So kannst du sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Arbeit zufriedenstellend erledigen.
Qualifikationen: Nicht jeder deiner Mitarbeiter kann auch in jede Schicht eingeplant werden, da manche Aufgaben mit speziellen Anforderungen verbunden sind.
Abwesenheiten: Damit du eine gewisse Planungssicherheit hast, sind die Urlaubsansprüche und Krankheitsfälle zu berücksichtigen. Gerade spontane Abwesenheit kann nur mit einer flexiblen Planung aufgefangen werden.
Tipp:
Der Dienstplan steht oder fällt mit der Akzeptanz deiner Angestellten, auf die du unbedingt Rücksicht nehmen solltest. Deshalb empfehlen wir diese drei Dinge zu beachten:
Plane vorausschauend: Du solltest mindestens einen Monat im Voraus planen, damit deine Angestellten auch private Termine gut koordinieren können. Das sorgt für eine gute Work-Life-Balance und steigert die Planungssicherheit.
Bleibe fair: Natürlich können nicht alle Wünsche umgesetzt werden, trotzdem sollten unbeliebte Dienste gleichmäßig aufgeteilt sein.
Schichtwechsel berücksichtigen: Um die physische und psychische Gesundheit deiner Mitarbeiter nicht zu gefährden, sollten sie nicht mehr als drei Nachtschichten am Stück übernehmen. Das Modell “Frühschicht-Spätschicht-Nachtschicht” hat sich bewährt.
Planungsstrategie
In der Regel wirst du einen Dienstplan nicht jeden Monat komplett neu aufziehen, sondern eine bestimmte Strategie nutzen. Je nach Unternehmen und Tätigkeiten, bieten sich folgende Möglichkeiten an:
Orientierung am alten Plan
Wenn bereits ein alter Arbeitsplan vorliegt, stellt das eine gute Grundlage für weitere Planung dar. Im Grunde muss man nur die neuen Informationen einpflegen und die Verfügbarkeiten deiner Angestellten bei Änderungen anpassen. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich nur, wenn vergangene Dienstpläne keine Probleme verursacht haben.
Rahmendienstplan
Bei dem sogenannten Rollplan wiederholt sich die Arbeitseinteilung in einem bestimmten Abstand von mehreren Wochen. Das bedeutet, der Plan ist für einen längeren Zeitraum gesehen immer identisch, du musst nur die aktuellen Gegebenheiten wie Urlaube anpassen.
Planung durch Mitarbeiter
Es ist wichtig, dass deine Angestellten mit dem neuen Plan gut zurechtkommen. Aus diesem Grund kannst du auch wie folgt vorgehen: Du veröffentlichst den groben Schichtplan und deine Mitarbeiter können sich selbst in die freien Zeiten eintragen.
Kombination
In der Realität ist die Herangehensweise oft nicht eindeutig und die verschiedenen Strategien werden miteinander kombiniert. Es ist möglich, einen Rahmendienstplan vorzugeben und gleichzeitig auf die Wünsche der Angestellten zu achten. Die Fertigstellung und Veröffentlichung sollte jedoch immer von dem Dienstplaner erledigt werden.
Fazit
Mit dem entsprechenden Tool kannst du anhand der vorgegebenen Kriterien einen strukturierten Plan aufsetzen. Natürlich spielt hier auch die Mitarbeiterzufriedenheit eine entscheidende Rolle, weshalb du so gut wie möglich auf ihre Bedürfnisse eingehen solltest. Im besten Fall kannst du dich an alten Plänen oder einem Rahmenplan orientieren, um zusammen mit den Angestellten die Schichten effizient einzuteilen.