Digitale Zeiterfassung Pflicht: Was Arbeitgeber 2026 wissen müssen

Max Benz

26. April 2026

15 Min. Lesezeit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits heute für alle Arbeitgeber in Deutschland. Das Bundesarbeitsgericht stellte das im September 2022 klar. Was 2026 neu dazukommt: Die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung wird gesetzlich konkretisiert. Wer jetzt handelt, vermeidet Bußgelder, Rechtsstreitigkeiten und den Druck einer kurzfristigen Systemeinführung.

Zeiterfassung ist also keine Frage des „ob" mehr. Die Frage ist nur noch: wie, wann und mit welchem System.

Das Wichtigste in Kürze:

Zeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss September 2022 für alle Arbeitgeber Pflicht
2026 regelt der Gesetzgeber die Pflicht zur elektronischen Erfassung konkret
Bußgelder bis zu 30.000 Euro drohen bei Verstößen
Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt, Dokumentation bleibt trotzdem Pflicht
Betriebe unter 10 Mitarbeitenden dürfen vorerst analog erfassen

Ist die digitale Zeiterfassung in Deutschland wirklich Pflicht?

Ja, Zeiterfassung ist Pflicht. Was noch aussteht, ist die gesetzliche Pflicht zur digitalen Form, aber der Unterschied ist kleiner als viele Unternehmen annehmen.

Das Bundesarbeitsgericht entschied im September 2022, dass die Pflicht zur Zeiterfassung aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt und ohne weitere Ausführungsgesetze gilt. Diese Pflicht zur Zeiterfassung gilt unmittelbar und ohne Übergangsfrist. Ein häufiger Irrtum: Viele Geschäftsführer warten darauf, dass das neue Zeiterfassungsgesetz verabschiedet wird, bevor sie handeln. Das ist riskant, denn die Pflicht besteht schon heute.

Der Unterschied liegt nur darin, welche Technik vorgeschrieben ist. Heute genügen auch analoge oder papierbasierte Systeme, solange sie objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Ab dem neuen Gesetz wird elektronische Erfassung der Standard. Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD aus dem Jahr 2025 kündigt genau das an.

Die rechtliche Grundlage im Überblick

EuGH-Urteil 2019: Das Stechuhr-Urteil

Im Mai 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof, dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur Einführung eines Systems verpflichten müssen, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit vollständig erfasst werden kann. Ohne systematische Erfassung, so der EuGH, lassen sich Arbeitnehmerrechte wie Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten oder Mindestlohnansprüche nicht wirksam kontrollieren.

Deutschland hat die EU-Vorgaben seitdem nicht in einem eigenständigen Gesetz umgesetzt, was aber am Grundsatz nichts ändert.

BAG-Beschluss September 2022: Pflicht zur Zeiterfassung ab sofort

Am 13. September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht in einem Beschluss (Az. 1 ABR 22/21) klar, dass in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Die Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). Arbeitgeber müssen danach eine geeignete Organisation aufbauen, die den Arbeitsschutz sicherstellt, und dazu gehört, so das BAG, ein System zur Zeiterfassung.

Kein neues Gesetz nötig, kein Übergangszeitraum. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit diesem Beschluss für alle Arbeitgeber.

Koalitionsvertrag 2025: Die digitale Konkretisierung

Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD aus dem Jahr 2025 enthält die Vereinbarung, die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten „unbürokratisch zu regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregelungen vorzusehen". Die genaue gesetzliche Ausgestaltung läuft noch. Ein Referentenentwurf liegt vor. Die Richtung ist klar: Digitale Zeiterfassung kommt.

Ab wann gilt die Pflicht zur Zeiterfassung – und für wen?

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt schon heute für alle Arbeitgeber, unabhängig von Betriebsgröße oder Branche. Was gestaffelt eingeführt wird, ist die Pflicht zur elektronischen Form. Nach dem vorliegenden Referentenentwurf sehen die Übergangsfristen so aus:

UnternehmensgrößeÜbergangsfrist für elektronische Erfassung250 oder mehr Mitarbeitende1 Jahr nach Inkrafttreten50 bis 249 Mitarbeitende2 Jahre nach Inkrafttreten10 bis 49 MitarbeitendeBis zu 5 Jahre nach InkrafttretenWeniger als 10 MitarbeitendeAnaloge Erfassung bleibt zulässig

Leitende Angestellte, die ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich bestimmen, können von der elektronischen Erfassungspflicht ausgenommen sein (§ 5 Abs. 3 ArbGG). Tarifvertraglich sind in Grenzen abweichende Regelungen möglich.

Für Betriebe unter 10 Mitarbeitenden gilt: Auch sie müssen Arbeitszeiten erfassen. Nur die Pflicht zur elektronischen Form entfällt für sie vorerst. Wer Minijobber beschäftigt, hat außerdem nach § 17 Mindestlohngesetz ohnehin eine Dokumentationspflicht, die unabhängig von der Betriebsgröße gilt.

Welche Software hilft bei der Umsetzung der Zeiterfassungspflicht?

Eine gute Zeiterfassungssoftware automatisiert den Großteil des Aufwands. Mitarbeitende erfassen Zeiten per App oder Web-Interface, Vorgesetzte genehmigen Überstunden mit einem Klick, und die Buchhaltung erhält einen fehlerfreien Export.

Was eine konforme Lösung können sollte: digitale Stempeluhr (Web, App, Terminal), automatische Berechnung von Pausen und Überstunden, Genehmigungsworkflows für Führungskräfte, DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland oder der EU, Export zu Lohnbuchhaltungssystemen, Archivierung über mindestens 2 Jahre und ein revisionssicheres Änderungsprotokoll.

Unterschiede zwischen Systemtypen: Cloud-basierte Software ist für die meisten KMU die kostengünstigste und flexibelste Wahl. Sie erfordert keine lokale IT-Infrastruktur, lässt sich per Browser und Smartphone nutzen und wird automatisch mit Updates versorgt. Für Betriebe mit Schichtarbeit oder physischen Stempeluhren am Eingang gibt es Terminal-Lösungen, die offline-fähig sind und dann synchronisieren. Für Unternehmen mit komplexen Projekten empfiehlt sich eine Lösung, die Zeiterfassung und Projektzeit kombiniert.

Wer die Zeiterfassung direkt mit einer durchgängigen Personaleinsatzplanung & Überstundenverwaltung verbinden möchte, findet mit Lucca Timesheet eine Lösung, die beides in einem System abdeckt. Das ist besonders relevant für Unternehmen, die wachsen und manuelle HR-Prozesse ablösen wollen.

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Was muss bei der Zeiterfassung konkret erfasst werden?

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen täglich, vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Das ist das Minimum, das der BAG-Beschluss und das Arbeitszeitgesetz verlangen.

Vollständig bedeutet konkret: Beginn der Arbeitszeit, Ende der Arbeitszeit, Pausen (Beginn und Dauer), Überstunden sowie Besonderheiten wie Nachtarbeit oder Sonn- und Feiertagsarbeit, wenn dadurch Zuschläge oder Ausgleichsansprüche entstehen.

Das System muss objektiv sein, also nicht nachträglich veränderbar ohne erkennbaren Zeitstempel. Es muss verlässlich und zugänglich sein, damit Behörden oder der Betriebsrat im Streitfall Einsicht nehmen können. Eine Mindestarchivierungsdauer von zwei Jahren gilt nach § 16 Abs. 2 ArbZG.

Im Homeoffice und bei mobiler Arbeit gelten dieselben Anforderungen. Wer von zuhause oder unterwegs arbeitet, muss trotzdem täglich Zeiten erfassen.

Was nicht erfasst werden muss: Das Gesetz schreibt nicht vor, welche Inhalte bei der Arbeit erledigt wurden. Die Zeiterfassungspflicht betrifft nur die zeitlichen Eckpunkte, nicht die inhaltliche Dokumentation von Aufgaben. Projektorientierte Unternehmen können natürlich darüber hinausgehen und Tätigkeiten zuordnen. Das ist eine betriebliche Entscheidung, keine rechtliche Pflicht.

Pausen unterliegen einer eigenen Logik: Das Arbeitszeitgesetz schreibt bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit eine Pause von mindestens 30 Minuten vor, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Diese Pausen müssen klar als solche im System erkennbar sein. Kurzunterbrechungen von unter 15 Minuten zählen rechtlich nicht als Pausen und müssen nicht separat erfasst werden.

Für Betriebe, die Schichtarbeit oder wechselnde Einsätze haben, ist die Personaleinsatzplanung eng mit der Zeiterfassung verknüpft. Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Zeiten müssen dokumentiert werden. Ein System, das Planung und Erfassung verbindet, reduziert hier den administrativen Aufwand erheblich.

Bleibt Vertrauensarbeitszeit nach dem neuen Gesetz erlaubt?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig. Sie bedeutet aber nicht, dass keine Zeiterfassung stattfinden muss.

Bei Vertrauensarbeitszeit legen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst fest. Der Arbeitgeber kontrolliert das nicht aktiv. Die Pflicht zur Erfassung bleibt davon unberührt. Mitarbeitende können ihre Zeiten selbst eintragen. Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass ein System bereitsteht und genutzt wird.

Praktisch empfiehlt sich ein Self-Service-System, bei dem Mitarbeitende Beginn und Ende der Arbeitszeit selbst eingeben, kombiniert mit einem Genehmigungsmodul, das Vorgesetzte über Überstunden informiert. Vertrauensarbeitszeit und digitale Zeiterfassung schließen sich nicht aus.

Wo es für Arbeitgeber kritisch wird: Wenn Mitarbeitende ihre Zeiten nicht eintragen, fehlt der Nachweis. Das ist ein rechtliches Risiko. Arbeitgeber sollten deshalb aktiv sicherstellen, dass das System tatsächlich genutzt wird. Erinnerungs-Automatiken, Genehmigungsworkflows und regelmäßige Auswertungen durch HR helfen dabei, Lücken früh zu erkennen.

Auch das oft genannte Argument, Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung seien kulturell unvereinbar, ist nicht stichhaltig. Vertrauensarbeitszeit bezieht sich auf die Freiheit, Arbeitszeiten selbst einzuteilen, nicht darauf, sie nicht zu dokumentieren. Ein modernes Self-Service-System unterstützt genau dieses Modell, ohne es einzuschränken.

Was droht bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro können verhängt werden. Das ist die direkteste Konsequenz. Der größere Schaden entsteht aber oft in Arbeitsrechtstreitigkeiten.

Ohne nachvollziehbares Zeiterfassungssystem kehrt sich im Streitfall die Beweislast um. Ein Mitarbeitender, der Überstunden geltend macht, muss das normalerweise beweisen. Kann er es nur glaubhaft machen, liegt es am Arbeitgeber, das Gegenteil zu beweisen. Ohne Zeiterfassungssystem ist das kaum möglich.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Das Arbeitsgericht Emden verurteilte 2020 einen Arbeitgeber zur Zahlung von Überstundenvergütung, weil er keine objektiven Nachweise über die geleistete Arbeitszeit vorlegen konnte. Das Gericht wertete das Vorbringen des Arbeitnehmers als ausreichend glaubhaft. Das Unternehmen hatte keine systematische Erfassung, nur mündliche Absprachen und eine informelle Notizliste. Die war im Gerichtssaal nichts wert.

Die relevanten Bußgeldrahmen: § 22 Arbeitszeitgesetz sieht Bußgelder bis zu 15.000 Euro bei Verstößen gegen Dokumentationspflichten vor. § 25 Arbeitsschutzgesetz ermöglicht Bußgelder bis zu 30.000 Euro bei systematischen Verstößen gegen den Arbeitsschutz. Daneben können Behörden die Einführung eines Systems anordnen.

Neben diesen direkten Konsequenzen gibt es noch einen dritten Risikofaktor, der oft unterschätzt wird: Reputationsschaden und Mitarbeiterbindung. Fehlende Transparenz bei Arbeitszeiten führt zu Misstrauen. Überstunden, die nicht sauber erfasst sind, werden irgendwann zum Konflikt. Ein System schafft Klarheit für beide Seiten.

Wer bisher noch kein System eingeführt hat, riskiert außerdem, bei einer Betriebsprüfung durch die Aufsichtsbehörde negativ aufzufallen. Arbeitsschutzbehörden können die Einführung eines Systems per Anordnung erzwingen. Wer einer solchen Anordnung nicht nachkommt, riskiert weitere Sanktionen.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Zeiterfassung

Unternehmen mit Betriebsrat müssen diesen bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems beteiligen. Das ergibt sich aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), der dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen einräumt, die das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern überwachen können.

Das gilt auch für digitale Zeiterfassungssysteme und besonders für Systeme mit biometrischer Erfassung oder GPS-Tracking. Der Betriebsrat kann mitbestimmen, ob Standortdaten erhoben werden dürfen, wie das Genehmigungsmodul ausgestaltet ist und wer Einsicht in die Daten erhält.

Worüber der Betriebsrat mitbestimmt:

die Auswahl des Systems und seiner technischen Konfiguration
die Frage ob und wie Auswertungen von Mitarbeitenden eingesehen werden können
die Zugriffsrechte für Vorgesetzte und HR
die Dauer der Datenspeicherung
die Frage ob anonymisierte oder personenbezogene Auswertungen erlaubt sind

Worüber er nicht mitbestimmt: ob überhaupt eine Zeiterfassung eingeführt wird. Die gesetzliche Pflicht steht. Der Betriebsrat kann die Ausgestaltung beeinflussen, nicht aber die Einführung grundsätzlich verhindern.

Empfehlung für die Praxis: Betriebsrat frühzeitig in die Systemevaluation einbinden, am besten bereits bei der Erstellung des Anforderungskatalogs. Eine Betriebsvereinbarung schafft Rechtssicherheit für beide Seiten und beschleunigt den Rollout. Wer den Betriebsrat erst nach der Kaufentscheidung informiert, riskiert, das System auf Eis legen zu müssen.

Zeiterfassung im Homeoffice und bei mobiler Arbeit

Wo Arbeit stattfindet, spielt für die Pflicht zur Zeiterfassung keine Rolle. Homeoffice und mobiles Arbeiten unterliegen denselben Anforderungen wie das Büro.

Das System muss so gestaltet sein, dass Mitarbeitende auch außerhalb des Büros bequem Zeiten erfassen können. Eine App oder ein Web-Interface sind die gängigen Lösungen. Die Daten müssen zentral und sicher gespeichert werden, damit bei einer Prüfung oder einem Rechtsstreit vollständige Auswertungen vorgelegt werden können.

Bei mobiler Zeiterfassung per Smartphone gilt nach der DSGVO: GPS-Tracking oder Standorterfassung ist ohne ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeitenden nicht zulässig. Eine einfache Selbsteintragung ohne Standortdaten ist datenschutzrechtlich unkritisch.

DSGVO-Grundsätze für konforme Zeiterfassungssysteme:

Datensparsamkeit: Erfasst werden darf nur, was für den gesetzlichen Zweck der Zeiterfassung notwendig ist. Wer zusätzliche Daten wie Arbeitsort oder Tätigkeiten erfassen möchte, braucht dafür eine Rechtsgrundlage.

Zweckbindung: Zeiterfassungsdaten dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden, zum Beispiel nicht für Leistungsbeurteilungen ohne gesonderte Grundlage.

Transparenz: Mitarbeitende müssen nach Art. 13 DSGVO informiert werden, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff hat. Diese Informationspflicht kann in die Betriebsvereinbarung oder in ein separates Datenschutz-Merkblatt aufgenommen werden.

Zugriffsrechte: HR und direkte Vorgesetzte erhalten in der Regel Einsicht in die Zeiten ihrer Mitarbeitenden. Weitergehende Auswertungen, etwa teamübergreifende Vergleiche oder historische Produktivitätsanalysen, bedürfen einer Rechtsgrundlage oder einer Betriebsvereinbarung.

Löschfristen: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (mindestens 2 Jahre nach ArbZG) müssen Daten gelöscht werden. Ein gutes System unterstützt automatische Löschroutinen.

Was muss ein rechtskonformes Zeiterfassungssystem können?

Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Das sind die drei Kernbedingungen aus dem BAG-Beschluss. Objektiv heißt: Das System erfasst Zeiten ohne menschliche Eingriffsmöglichkeit nach der Buchung. Verlässlich heißt: Es funktioniert konsistent und dokumentiert vollständig. Zugänglich heißt: Behörden, Betriebsrat und im Streitfall das Gericht können Einsicht verlangen.

Checkliste für ein rechtskonformes Zeiterfassungssystem:

Tägliche Erfassung von Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit
Manipulationsschutz (keine nachträgliche Veränderung ohne Protokoll)
DSGVO-konforme Datenhaltung
Mindestens 2 Jahre archivierbar
Zugänglich für Behörden und Betriebsrat auf Anfrage
Homeoffice-fähig (App oder Web-Interface)
Exportfunktion für Lohnabrechnung (z.B. DATEV oder Lexware)
Automatische Berechnung von Überstunden
Genehmigungsworkflow für Vorgesetzte
Revisionssicheres Änderungsprotokoll

Excel-Listen erfüllen diese Anforderungen in der Regel nicht. Excel ist kein manipulationssicheres System. Einträge können ohne Protokoll verändert werden. Ein Arbeitsgericht würde Excel-Tabellen im Streitfall mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht als hinreichenden Nachweis akzeptieren.

Was viele unterschätzen: Auch das Änderungsprotokoll ist Teil der Rechtssicherheit. Wenn ein Mitarbeitender oder Vorgesetzter nachträglich eine Zeit ändert, muss das System das erfassen. Wer hat geändert? Was wurde geändert? Wann? Systeme ohne dieses Protokoll sind faktisch manipulierbar und damit nicht rechtskonform.

Für die Praxis empfiehlt sich außerdem eine Rollenkontrolle: Wer darf was sehen und ändern? HR-Teams, Vorgesetzte und Mitarbeitende sollten unterschiedliche Zugriffsrechte haben. Eine Mitarbeiterin, die eigene Zeiten nachträglich ändern kann, ohne dass das sichtbar ist, stellt die Objektivität des Systems in Frage.

Digitale Zeiterfassung einführen: Schritt für Schritt

Wer noch kein System hat oder von Excel auf eine rechtskonforme Lösung wechseln will, steht vor einer konkreten Aufgabe. Diese Schritte helfen dabei, die Umstellung strukturiert anzugehen.

Schritt 1: Anforderungen klären. Was soll das System neben der Pflicht zur Zeiterfassung noch leisten? Reicht einfache Stempeluhr-Funktionalität, oder werden Überstundenverwaltung, Projektzeit-Tracking oder Schichtplanung gebraucht? Je klarer die Anforderungen, desto gezielter die Auswahl.

Schritt 2: Betriebsrat informieren. In Betrieben mit Betriebsrat sollte dieser frühzeitig eingebunden werden. Am besten noch vor der Systemauswahl, damit er sich an der Anforderungsdefinition beteiligen kann. Das beschleunigt die spätere Zustimmung und vermeidet Rückschläge.

Schritt 3: System auswählen. Mehrere Anbieter vergleichen, Testphase nutzen, DSGVO-Konformität prüfen (Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag). Auf suitapp.de lassen sich die gängigen Lösungen nach Funktionen und Betriebsgröße filtern.

Schritt 4: Mitarbeitende schulen. Ein System funktioniert nur, wenn es genutzt wird. Kurze Einführung, klare Regeln und ein Ansprechpartner für Rückfragen sind das Mindeste. Besonders bei Vertrauensarbeitszeit ist es wichtig, den kulturellen Rahmen zu erklären: Das System dient dem Schutz beider Seiten, nicht der Kontrolle.

Schritt 5: Betriebsvereinbarung abschließen. In Betrieben mit Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung verabschieden. Sie regelt Zugriffsrechte, Auswertungsrechte, Eskalationsprozesse und die Datenaufbewahrung.

Schritt 6: Testlauf und Go-Live. Einen oder zwei Wochen mit einer Pilotgruppe testen, Feedback sammeln und das System vor dem Rollout auf alle Mitarbeitenden feintunen.

Schritt 7: Laufende Kontrolle. Regelmäßig prüfen, ob das System vollständig genutzt wird. Fehlende Einträge frühzeitig ansprechen. Überstunden-Reports als HR-Werkzeug nutzen, nicht als Überwachungsinstrument.

FAQ zur Zeiterfassungspflicht

Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung bereits heute?

Ja. Zeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 für alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend. Die Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Kein neues Gesetz ist nötig, damit diese Pflicht gilt.

Was passiert, wenn kein Zeiterfassungssystem eingeführt wird?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro sind möglich. Außerdem droht im Arbeitsrechtsstreit eine Beweislastumkehr: Ohne Nachweis kann es schwer werden, behauptete Überstunden zu widerlegen. Behörden können zusätzlich die Einführung eines Systems anordnen.

Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für Minijobber und Teilzeitkräfte?

Ja, die Pflicht gilt für alle Beschäftigungsformen. Für Minijobber schreibt außerdem § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) ohnehin eine Dokumentation der Arbeitszeiten vor, unabhängig von der Betriebsgröße.

Darf ich Arbeitszeiten weiterhin in Excel erfassen?

Formell ist das nicht ausdrücklich verboten, aber Excel-Tabellen sind in der Praxis problematisch: Sie sind nicht manipulationssicher. Einträge können nachträglich geändert werden, ohne dass das erkennbar ist. Im Streitfall würde ein Arbeitsgericht Excel-Listen kaum als hinreichenden Nachweis akzeptieren.

Was gilt bei Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, aber die Pflicht zur Zeiterfassung bleibt bestehen. Mitarbeitende können ihre Zeiten flexibel einteilen und selbst eintragen. Kein Eintrag bedeutet kein Nachweis, und das ist ein rechtliches Risiko für den Arbeitgeber.

Welche Übergangsfristen gelten für die digitale Zeiterfassung?

Nach dem vorliegenden Referentenentwurf: Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden sollen etwa 1 Jahr nach Inkrafttreten des neuen Gesetzes umgestellt haben. Für Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitenden gilt eine Frist von 2 Jahren, für 10 bis 49 Mitarbeitende bis zu 5 Jahre. Betriebe unter 10 Mitarbeitenden dürfen analog erfassen. Das Gesetz war zum Stand April 2026 noch nicht verabschiedet.

Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?

Mindestens 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz. Für steuerliche Zwecke können längere Fristen gelten (bis zu 10 Jahre nach § 147 Abgabenordnung). Empfehlenswert ist eine Software, die flexible Archivierungsfristen unterstützt.

Muss der Betriebsrat einem Zeiterfassungssystem zustimmen?

Kein Vetorecht, aber ein Mitbestimmungsrecht. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG muss der Betriebsrat bei der Einführung und Ausgestaltung eines Zeiterfassungssystems beteiligt werden. Eine Betriebsvereinbarung schafft Rechtssicherheit.

Gilt die Pflicht auch im Homeoffice?

Ja. Wo Arbeit stattfindet, spielt für die Erfassungspflicht keine Rolle. Auch im Homeoffice oder unterwegs müssen täglich Zeiten erfasst werden. Self-Service-Apps oder Web-Interfaces sind dafür die passende Lösung.

Darf der Arbeitgeber GPS-Daten über Homeoffice-Mitarbeitende erheben?

Nein, nicht ohne ausdrückliche Einwilligung. GPS-Tracking oder Standorterfassung ist nach der DSGVO ohne ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeitenden unzulässig. Eine einfache Selbsteintragung der Zeiten ohne Standortdaten ist datenschutzrechtlich unbedenklich.

Was kostet ein konformes Zeiterfassungssystem?

Das hängt von Unternehmensgröße und Funktionsumfang ab. Cloud-basierte Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen starten häufig zwischen 3 und 10 Euro pro Nutzenden und Monat. Für Systeme mit Terminal-Hardware oder umfangreichem Planungsmodul kann es mehr sein. Auf suitapp.de findest du einen Vergleich passender Lösungen für deine Betriebsgröße.

Reicht eine Zeiterfassung per Strichliste oder Papierformular?

Für Betriebe unter 10 Mitarbeitenden ist das vorerst noch zulässig. Für größere Betriebe gilt nach dem neuen Gesetz die elektronische Pflicht. Auch heute schon gilt: Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Eine Strichliste, die nur der Arbeitgeber hat und die nicht unabhängig geprüft werden kann, erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht.

Muss ich Mitarbeitende über die Zeiterfassung informieren?

Ja. Nach Art. 13 DSGVO müssen Mitarbeitende informiert werden, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff hat. Diese Information kann in die Einstellungsunterlagen, eine Datenschutzinformation oder eine Betriebsvereinbarung eingebaut werden.